源泉徴収票の書き方や作成上の注意点を詳しく解説 |HR NOTE

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源泉徴収票の書き方や作成上の注意点を詳しく解説

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源泉徴収票の書き方源泉徴収票は、給与や所得税などを記載して社員へ配布する重要な書類です。作成するときは、金額の間違いなどがないよう丁寧に作業しなければなりません。

 この記事では、源泉徴収票の書き方を項目別に詳しく解説します。源泉徴収票を作成するときの注意点についても紹介しますので、書き方がよくわからないという人はぜひチェックしてください。 

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1. 源泉徴収票とは1年間の収入や所得税額を記載した書類

源泉徴収票 書き方源泉徴収票とは、社員ごとの1年間の収入や、納付した所得税の金額などが記載された書類です。給与や賞与のほか、各種の手当や控除額なども記載されています。会社側は毎年12月に源泉徴収票を発行し、各社員へ配布するのが基本です。

関連記事:給与支払報告書と源泉徴収票の違いは?代用の可否・作成ポイントも解説

1-1. 源泉徴収とは社員の代わりに会社が税金を納める制度

源泉徴収とは、給与や賞与などから税金を天引きし、会社が社員に代わって国へ納める制度のことです。源泉徴収を行うことで、税金の納付漏れを防止できます。源泉徴収票は、1年間に実施された源泉徴収の全体像を確認するための書類といえるでしょう。
年末調整の際に会社が作成して提出する書類なので、年末調整の手順とあわせて書き方や提出先を把握しておく必要があります。当サイトでは、年末調整のやり方にあわせて源泉徴収票など年末調整にかかわる書類の書き方をわかりやすく解説した資料を無料で配布しています。
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2. 源泉徴収票の書き方を項目ごとに詳しく解説

項目ごと 解説

源泉徴収票には、次のような項目を記載しなければなりません。

  • 社員の住所や氏名
  • 支払金額
  • 各種控除の金額
  • 源泉徴収税額
  • 配偶者・扶養親族の有無
  • 生命保険料・地震保険料の控除額
  • 支払者の名称・住所

以下、主な項目の書き方を詳しく解説しますので、作成する前にチェックしておきましょう。

関連記事:源泉徴収票の作成方法|年末調整や給与所得の計算方法を図解で説明

関連記事:源泉徴収票の作成手順を6つのステップで徹底解説

2-1. 支払を受ける者

「支払を受ける者」の欄には、各社員の住所や氏名といった基本情報を記載しましょう。氏名にはフリガナも記載します。部長や課長などの役職に就いている場合は、その名称を記入しましょう。

受給者番号は、会社側が給与の支払いや税金関係の処理を効率的に行うための番号で、公的なものではありません。社員ごとに別の番号を割り当て、管理しやすくしましょう。社員番号などと同じ番号を使っても問題ありません。

個人番号(マイナンバー)は、税務署や市区町村へ提出する源泉徴収票にだけ記載するのが基本です。個人情報の流出を防止するため、社員へ渡す源泉徴収票には個人番号を記載しないようにしましょう。

関連記事:源泉徴収票にマイナンバーは記載すべき?必要性や注意点を紹介

2-2. 種別

「種別」の欄には、給与や賞与、給付金など、どのような形式で支払ったのかを記載します。

2-3. 支払金額

1年間に支払った給与や賞与の合計額を記載します。各種の控除や源泉徴収を行う前の金額を記載することに注意しましょう。

2-4. 給与所得控除後の金額(調整控除後)

「給与所得控除後の金額」の欄には、支払金額から給与所得控除額を引いた数値を記載しましょう。給与所得控除とは、働くうえで発生するスーツ代や靴代といった経費を一定の基準で計算して、給与から差し引く制度のことです。給与所得控除額は、給与の額によって異なり、給与が高くなるほど控除額は低くなります。

2-5. 所得控除の額の合計額

先ほど紹介した「給与所得控除後の金額」から差し引く、各種控除の合計額を記載しましょう。具体的には、社会保険料控除、生命保険料控除、障害者控除、配偶者控除、配偶者特別控除、扶養控除などが該当します。ただし、配偶者控除と配偶者特別控除を重複して受けることはできません。

2-6. 源泉徴収税額

「源泉徴収税額」の欄には、実際に源泉徴収される税額を記載します。源泉所得税と復興特別所得税の合計金額を記入しましょう。源泉徴収税額は、給与や賞与の合計金額から、各種の控除を差し引いた金額をもとに計算します。

2-7. 控除対象配偶者の有無等

控除対象配偶者や老人控除対象配偶者がいる場合は、該当する欄に「◯」を記入しましょう。

2-8. 配偶者(特別)控除の額

配偶者控除や配偶者特別控除の金額を記載しましょう。それぞれの控除金額は、「給与所得者の配偶者控除等申告書」をもとに計算します。

2-9. 控除対象扶養親族の数

配偶者以外で控除対象となる扶養親族がいる場合は、それぞれの人数を記入します。16歳未満の扶養親族、障害のある扶養親族など、該当する欄に記入しましょう。

2-10. 社会保険料等の金額

「社会保険料等の金額」の欄には、給与から差し引いた社会保険料の合計金額を記載しましょう。代表的な社会保険料としては、厚生年金保険料、健康保険料、雇用保険料などが挙げられます。

2-11. 生命保険料・地震保険料の控除額

各社員が生命保険会社などへ支払っている保険料を記入します。「給与所得者の保険料控除申告書」を作成する際に算出した控除金額を記入しましょう。

2-12. 基礎控除の額

「基礎控除の額」の欄は、「給与所得者の基礎控除申告書」から転記しましょう。基礎控除の額が48万円の場合は、記載する必要はありません。

2-13. 所得金額調整控除額

所得金額調整控除の適用がある場合のみ、控除金額を記載しましょう。

2-14. 未成年者・外国人等

未成年者や外国人、勤労学生などの場合は、該当する欄に「◯」を記入しましょう。

2-15. 中途就・退職

年の途中で就職したり退職したりした場合は、該当する欄に「◯」を記入します。就職日や退職日も記載しましょう。

関連記事:退職所得の源泉徴収票とは?所得税の計算方法も紹介

2-16. 支払者

「支払者」の欄には、会社名や所在地、法人番号を記載しましょう。個人事業主の場合は、氏名や個人番号を記載します。社員に配布する源泉徴収票には、個人番号や法人番号を記載する必要はありません。

3. 源泉徴収票を作成するときの2つの注意点

源泉徴収票 注意点

源泉徴収票を作成するときは、記入する数値を間違えたり、非課税の手当を支払金額に含めたりしないように注意しましょう。以下、それぞれの注意点について簡単に解説します。

3-1. 数値の間違いがないか念入りにチェックする

源泉徴収票は、社員へ配布するだけではなく、税務署や市区町村へも提出する重要な書類です。すべての項目を記載したら、内容に間違いがないかしっかりとチェックしましょう。

とくに支払金額や源泉徴収税額などの数値については、注意しなければなりません。作成したあとで見直したり、必要に応じてダブルチェック体制を整えたりすることが大切です。

3-2. 通勤手当は支払金額に含めない

支払金額に含めるのは、給与や賞与など、源泉徴収の対象になるものだけです。たとえば、バスや電車などによる通勤の場合、通勤手当が10万円までなら非課税であるため、源泉徴収する必要はありません。この場合は、通勤手当を支払金額に含めないように注意しましょう。

4. 源泉徴収票は間違いのないように作成しよう

作成 完璧

今回は、源泉徴収票の書き方や作成上の注意点を紹介しました。源泉徴収票は、確定申告や収入の証明などに使用される重要な書類です。給与や賞与の支払金額、各種の控除金額など、多くの項目を正しく記載しなければなりません。

作成したあとに間違いがないか確認することも大切です。年末の忙しい時期に多くの社員の源泉徴収票を作成すると、間違いが発生する可能性もあるため、必要に応じてダブルチェック体制を整えておくとよいでしょう。

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