源泉徴収票の保管期間は何年?適切な保管方法も紹介 |HR NOTE

源泉徴収票の保管期間は何年?適切な保管方法も紹介 |HR NOTE

源泉徴収票の保管期間は何年?適切な保管方法も紹介

源泉徴収票 保管期間

源泉徴収票は、社員や税務署へ提出する必要がある重要な書類です。作成方法だけではなく、保管期間や保管方法についても理解しておきましょう。

この記事では、源泉徴収票を保管しておく必要性や注意点について詳しく解説します。源泉徴収に関連する書類の保管期間や保管方法についても紹介しますので、ぜひチェックしてください。

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1. 源泉徴収票の保管期間は何年?

源泉徴収票の保管期間 年数

源泉徴収票は重要な書類ではありますが、保管期間は定められていません。会社は、社員本人へ交付したり税務署へ提出したりするために源泉徴収票を作成しますが、基本的に原本を渡します。つまり、原本は手元に残らず、源泉徴収票を会社で保管するという状況は発生しないのです。

1-1. 給与所得者の扶養控除等申告書などは7年間保存する

源泉徴収票とは異なり、給与所得者の扶養控除等申告書などは7年間保存しなければなりません。国税庁は、源泉徴収義務者に対して以下のような書類の保存を義務付けています。[注1]

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 給与所得者の基礎控除申告書(令和2年分以降)
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 所得金額調整控除申告書(令和2年分以降)
  • 退職所得の受給に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

たとえば、令和4年度分の申告書は、令和5年1月10日の翌日から起算して7年間保存しなければなりません。税務調査の対象となる期間が最大で7年間だからです。税務署から求められたときにすぐに提出できるよう、しっかりと管理しておきましょう。

1-2. 源泉徴収簿は7年間保存する

源泉徴収票を作成するもとになる源泉徴収簿は、7年間保存する必要があります。源泉徴収簿は、国税庁が定める「帳簿」に該当するからです。総勘定元帳や仕訳帳と同様、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しておきましょう。[注2]

賃金台帳を源泉徴収簿としても使用している場合は、賃金台帳を7年間保存しておく必要があります。賃金台帳の本来の保存期間は5年間ですが、源泉徴収簿として帳簿の意味を持たせている場合は、7年間保存しなければなりません。

1-3. 社員には源泉徴収票を保存する義務はない

受け取った社員側も、源泉徴収票を保存しておく必要はありません。極端に言うと、すぐに破棄してしまっても問題ありません。ただし、住宅ローンを申し込むときなどに提出を求められるケースもあるため、購入の予定がある場合は保存しておく必要があります。源泉徴収票の保存について、社員から質問された場合は伝えておきましょう。

2. 源泉徴収簿や申告書の適切な保管方法を2つのポイントで解説

適切 保管方法

前述のとおり、源泉徴収簿や給与所得者の扶養控除等申告書などは7年間保存しなければなりません。ここでは、適切な管理方法を解説しますのでチェックしておきましょう。

2-1. 紙ベースで保管するときのポイント

紙ベースで保管するときは、源泉徴収簿や各種の申告書など、書類ごとのフォルダーを準備しましょう。さらに各書類を年度ごとに分けておくと管理しやすいのですが、社員の人数が少ない場合は、2〜3年分をまとめてファイリングしても問題ありません。

それぞれのフォルダーの背表紙には、書類名や年度を書いておきましょう。「7年保存」などと記載しておくと、いつまで保存しておけばよいのかを簡単に把握できます。個人情報を含む重要な書類も多いため、専用の棚を準備したり、管理担当者を決めたりすることも大切です。

2-2. 電子データで保管するときのポイント

一定の要件を満たす場合は、各種の書類を電子データとして保管することも可能です。電子データとして保管すれば、大量のフォルダーを置いておく場所は必要なく、管理コストの削減につながります。目的の書類を簡単に検索することもできるため、管理業務を大幅に効率化できるでしょう。

電子データとして保管する場合は、紙の書類をスキャンする、パソコンで作成してそのままデータ化する、といった方法で進めましょう。必要に応じてすぐに提出できるよう、わかりやすいファイル名やフォルダ名を付けておくことが大切です。紙ベースで保管するときと同様、個人情報の扱いについても十分注意しなければなりません。

3. 源泉徴収簿や申告書を保管するときの注意点

書類保管 注意点

源泉徴収簿や各種の申告書を会社で保管するときは、すぐに提出できる状態にしておく、個人情報の漏洩を防止する、といった点に注意しましょう。以下、それぞれの注意点について詳しく解説します。

3-1. すぐに提出できる状態にしておく

給与所得者の扶養控除等申告書や配偶者控除等申告書などは、年末調整の際に社員から提出してもらいますが、会社から税務署へ提出する必要は基本的にありません。定められた保存年数が過ぎるまで、会社で大切に管理しておきましょう。

ただし、必要に応じてすぐに提出できる状態にしておかなければなりません。税務調査などの際に提出を求められるケースもあるため、わかりやすく分類したうえで管理しておくことが重要です。社員から源泉徴収票の再発行を求められるケースもあります。

源泉徴収簿に記載された情報が必要になるため、すぐに対応できるよう、しっかりと管理しておきましょう。
また、源泉徴収簿や申告書などの年末調整にかかわる書類は提出を求められた際に正しく記載されている必要もあります。

一方で、年末調整にかかわる書類は多く、複雑なため、正しい記載方法を理解しきれていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトでは、そのような方に向けて、年末調整に必要な書類の書き方や手続き方法をわかりやすく解説したガイドブックを無料でお配りしています。

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3-2. 個人情報の取り扱いに注意する

源泉徴収簿や各種の申告書には、氏名や住所、マイナンバーといった個人情報が多く記載されているため、取り扱いには十分注意しなければなりません。紙ベースで保管する場合は鍵付きの棚に入れる、電子データで保管する場合は担当者だけが情報にアクセスできるようにする、といった対策が重要です。管理に関わる社員には、個人情報の重要性についてしっかりと周知しておきましょう。

3-3. 保存期間が過ぎた書類は適切な方法で廃棄する

7年間の保存期間が過ぎた源泉徴収簿などは、廃棄しても問題ありません。ただし、個人情報の漏洩を防止するためにも適切な方法で廃棄しましょう。たとえば、情報を記録したメディアを捨てるだけでは、復元される可能性があります。メディアを破砕処理する、書類管理システムの正しい削除方法を実行するなど、情報の復元が不可能な対策を取りましょう。

4. 会社で源泉徴収票を保管する必要はない

会社で保管 必要なし

今回は、源泉徴収票を会社で保管する必要性について解説しました。源泉徴収票は、原本を社員本人や税務署へ提出するため、会社で保管する必要はありません。ただし、源泉徴収票を作成するもとになる源泉徴収簿は、7年間保存する必要があります。

社員から源泉徴収票の再発行を依頼されることもあるため、しっかりと管理しておきましょう。源泉徴収簿や各種の申告書には、氏名やマイナンバーといった個人情報が多く記載されているため、アクセス制限などを設け、適切な方法で管理することも大切です。

[注1]No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間|国税庁

[注2]No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

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