近年では、労働基準法の改正や、働き方改革の推進の影響から、適切に従業員の労働時間を把握できるような仕組みを構築することが大切です。なかには、打刻機とはそもそもどのようなものか、どのような種類があるのかわからない方がいるかもしれません。当記事では、打刻機の意味や機能、種類、選定ポイントについて詳しく解説します。
タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。
・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる／ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない／気づいたら上限を超過していた
そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。
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打刻機とは？
「打刻機」とは、従業員の始業や終業などの勤怠に関する時間情報を記録するための機械を指します。打刻機の読み方は「だこくき」であり、英語では「Time Recorder」と呼ばれることがあります。
紙のタイムカードを打刻機に挿入して、勤怠管理をおこなう方法を思い浮かべる方は多いのではないのでしょうか。
しかし、近年では、IT技術の発展や、働き方改革の影響もあり、さまざまな機能の搭載された打刻機が登場しています。そのため、不正打刻や打刻・集計ミスなどに悩まれている方は、自社に適した打刻機の導入を検討するのがおすすめです。
打刻機の主な機能
打刻機の主な機能として、始業・終業などの時刻を打刻する機能が挙げられます。また、シフト管理機能により、従業員のスケジュールを管理することが可能です。
さらに、残業や休暇の申請・承認などのワークフロー機能により、従業員の勤務状況を細かく管理することができます。ほかに、アラート機能により、打刻忘れを防止したり、集計機能により、業務負担の軽減につなげたりすることが可能です。そして、パスワード機能を使用して、打刻管理をおこなえば、改ざんなどの不正を防止することができます。
打刻機の機能は、種類や製品によって大きく異なります。まずは、打刻機を導入する目的を明確にし、あらゆる製品を比較してみて、自社のニーズにあったものを導入することが大切です。
打刻機の種類はタイムカードだけではない
先述の通り打刻機というと紙のタイムカードを差し込むタイプを連想されることが多いですが、現在は様々な打刻方法ど打刻機が存在します。ここでは、打刻機の種類について詳しく紹介します。
打刻機の種類①：タイムカード式のタイムレコーダー
タイムカード式のタイムレコーダーとは、紙のタイムカードを専用の機器に挿入し、始業・終業の時間を打刻して、従業員の労働時間を記録する打刻機のことです。
この打刻機は、以前から幅広く使用されており、コストを抑えて導入・運用できるというメリットがあります。また、シンプルな運用方法であるため、従業員に対する教育コストもあまりかからないため、スムーズに運用可能です。
ただし、このタイプの打刻機の種類によっては、集計業務を手作業でおこなわなければならないため、集計ミスが生じ、給与の計算間違いにつながる恐れがあります。また、打刻漏れや不正打刻なども発生しやすいため、打刻ルールをきちんと定めることが大切です。なお、近年では、打刻ミスを防止するための機能や集計機能の搭載された打刻機もあります。
打刻機の種類②：ICカード式のタイムレコーダー
ICカード式のタイムレコーダーとは、ICカードリーダーに、ICチップの埋め込まれたカードをかざして、始業・終業の時間を打刻し、従業員の労働時間を記録する打刻機のことです。たとえば、交通系ICカードや社員証を使用して、勤怠管理をおこなうことができます。
この打刻機では、打刻によって読み取られた情報は、基本的に電子データとして保存されます。そのため、紙のタイムカードで管理する場合とは異なり、エクセルなどのITツールを活用して、管理できるというメリットがあります。また、用紙代やインク代が不要となるため、備品コストの削減が期待できます。
ただし、カードの紛失や盗難が生じた場合や、カードを自宅に置き忘れた場合の対策を、あらかじめ明確にしておくことが大切です。
打刻機の種類③：生体認証のタイムレコーダー
生体認証のタイムレコーダーとは、顔・虹彩・指紋・静脈・音声など、従業員の生体情報を使用して、打刻をおこない、勤務状況を記録する打刻機のことです。この打刻機では、本人確認が適切におこなえるため、代理打刻などの不正打刻を防止できます。
また、備品の紛失や盗難などのリスクが発生しないため、セキュリティリスクを抑えることが可能です。ただし、顔や指紋などのデータは盗まれる可能性もあるため、注意する必要があります。
また、生体認証の精度が悪かったり、身体のパーツが変化したりすると、機器が反応しないため、認証までに時間がかかる可能性もあります。そのため、複数の認証を取り入れるなど、事前に対策を考えておくことが大切です。
打刻機の種類④：勤怠管理ソフト付タイムレコーダー
勤怠管理ソフト付タイムレコーダーとは、タイムレコーダーで読み取った従業員の勤務情報を勤怠管理ソフトに取り込み、管理できる打刻機のことです。打刻漏れや打刻ミスを可視化して把握できるため、適切に勤怠管理をおこなうことができます。
また、読み取った情報は電子データとして扱えるため、業務負担を削減することが可能です。さらに、外部連携機能を使用して、勤怠管理ソフトと給与計算ソフトを連携させれば、勤怠管理から給与計算まで、スムーズにおこなうことができます。
ただし、機能の多い勤怠管理ソフト付打刻機を導入すると、操作が複雑であるために、社内に定着するまでに時間がかかるという恐れがあります。また、打刻機が故障すると、復旧するまでに時間がかかる可能性もあるため、代替手段を用意しておくのがおすすめです。
打刻機を選ぶ際のポイント
ここでは、打刻機を選択するときのポイントについて詳しく紹介します。
簡単に導入するなら、紙の打刻機がおすすめ
コストを抑えて、素早く導入したいと考えている方は、紙のタイムカードを使用して運用する打刻機を導入するのがおすすめです。
紙のタイムカードを使用する場合、紙代・インク代・タイムレコーダー費など少ない費用で運用できるため、コストを抑えることができます。また、運用方法がシンプルであるため、少人数の企業であれば、すぐに勤怠管理を始めることが可能です。
ただし、手作業で運用することが多いため、打刻・集計などのミスが生じやすいです。そのため、打刻・運用ルールをきちんと定め、従業員に周知することが大切です。
ICカードの社員証があるならICカード対応の打刻機がおすすめ
社員証にICチップを搭載して管理できるのであれば、ICカードに対応した打刻機を導入するのがおすすめです。社員証を使用すれば、本人確認も同時に可能となるため、不正打刻を防止できます。また、社員証さえ用意すれば、打刻できるため、従業員の負担が少ないというメリットがあります。さらに、会社側の導入コストを抑えることも可能です。
ただし、社員証を紛失した場合や自宅に置き忘れた場合には、打刻ができないため、対策をきちんと明確にし、従業員に周知することが大切です。また、社員証の紛失や盗難は、会社情報の漏洩につながる可能性があるため、ペナルティなどを設けて、従業員の意識を高めるのも一つの手といえます。
集計を効率化するなら勤怠管理ソフト付きの打刻機がおすすめ
集計業務は給与計算に影響を与えるため、ミスがあると、会社側と従業員の間でトラブルが生じるという恐れがあります。そのため、経理や労務を担当している方の負担が大きい場合や、集計業務を効率化したいと考えている場合は、勤怠管理ソフト付きの打刻機の導入がおすすめです。
勤怠管理ソフトには、集計機能が搭載されているため、従業員が打刻するだけで、労働時間や残業時間などが自動で反映されます。そのため、集計業務の工数を削減することが可能です。ただし、勤怠管理ソフト付きの打刻機は、導入や運用にコストがかかるため、費用対効果をきちんと検証することが重要といえます。
不正打刻を防止するなら、生体認証の打刻機がおすすめ
不正打刻を防止したいと考えている方は、生体認証の打刻機を導入するのがおすすめです。生体認証を使用すれば、本人以外は打刻できないため、セキュリティ強度を高め、不正を防ぐことができます。また、紙のタイムカードやICカードのように、紛失や盗難が発生する恐れもないため、安心して勤怠管理をおこなうことが可能です。
生体認証には、さまざまな種類があるため、業務内容や管理のしやすさの観点から、自社にあう認証方法を選択するのがおすすめといえます。
打刻機なしの勤怠管理システムもおすすめ
打刻機を使用しない勤怠管理システムで、従業員の勤務状況を管理する方法を導入するのもおすすめです。たとえば、クラウド型の勤怠管理システムはおすすめの方法の一つです。
クラウド型の勤怠管理システムでは、ベンダーが用意したサーバーを使用するため、自社で打刻するためのシステムを用意する必要がありません。そのため、初期コストを抑え、簡単に導入できるというメリットがあります。
また、複数の打刻方法が用意されているため、テレワークにも柔軟に対応可能です。さらに、法改正やシステムの不具合への対応は、ベンダーにより自動でおこなってもらえることもあるため、運用・保守の業務負担を減らすことができます。
ただし、機能の多いシステムを導入する場合、コストが大きくなったり、操作が難しく社内に定着するまでに時間がかかったりする可能性もあります。そのため、費用対効果を検証することが大切です。また、複数のシステムを比較したり、無料トライアルを活用したりしたうえで、自社にあったシステムを導入するのがおすすめといえます。
自社に合う打刻機を選んで勤怠管理を効率化しよう！
「打刻機」とは、始業・終業など、勤怠に関する時間情報を記録するための機械を指します。打刻機には、紙のタイムカードだけではなく、ICカードや生体認証に対応した種類もあります。また、勤怠管理ソフト付タイムレコーダーを導入すれば、さまざまな機能を活用して、勤怠管理の業務を効率化することが可能です。
このように、あらゆる打刻機の種類があるため、自社にあう打刻機を導入することが重要といえます。また、打刻機を使用しないで、勤怠管理をおこなえるシステムもあります。
タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。
・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる／ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない／気づいたら上限を超過していた
そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。
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