打刻と実労働の乖離が発生する原因とは？対処方法や防止方法も解説！

労働時間の管理で大切なのが、タイムカードの打刻時刻と実労働時間が合っているかという点です。打刻された時刻と実労働時間に乖離がある場合、「賃金不払残業」とみなされ、労働基準監督署の立入調査や監督指導の対象になる可能性があります。

1. 打刻と実労働が乖離する原因とは

2019年4月に労働安全衛生法が改正され、「労働時間の適正な把握」が義務づけられました。［注1］

勤怠管理におけるトラブルが発生すると、労働時間の適正な把握ができなくなるため注意しなければなりません。

タイムカードに打刻された時刻と実労働時間の乖離は、勤怠管理において発生しがちなトラブルの一つです。たとえば、従業員が実際の退勤時間よりも遅くに打刻をしている場合や、企業が従業員に打刻させてから業務を続けるよう指示している場合などは、打刻と実労働が乖離している状態といえます。

タイムカードの打刻時刻と実労働時間の乖離が生じる原因は以下の通りです。

• 従業員による不正打刻
• 会社側からの打刻指示
• 早出・残業の際の打刻漏れ

それぞれの原因について詳しく確認しておきましょう。

［注1］労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-1. 従業員による不正打刻

当然ですが、従業員が不正打刻をおこなっていると、タイムカードに打刻された時刻と実労働時間の乖離が生じてしまいます。タイムカードを適切に管理しないと、以下のような不正打刻が起こりやすいため注意しましょう。

• 遅刻しそうなときに、同僚に頼んで代理で打刻してもらう
• 打刻せずに退勤して、後日手書きで残業時間を記入する

従業員による不正打刻は、残業代を多く受け取ったり、遅刻を隠したりすることなどを目的におこなわれます。タイムカードは誰でも簡単に使える便利なツールですが、打刻ルールを設定しておかないと不正が発生しやすくなります。また、打刻や修正に関するルールを作成し、従業員にきちんと周知しておくことも重要です。

1-2. 会社側からの打刻指示

従業員による不正ではなく、会社側からの不適切な指示によって、タイムカードの時刻と実労働時間が乖離するケースもあります。たとえば、タイムカードに打刻させてから残業を命じたり、数分の残業を切り捨てたりすることは、乖離が発生する大きな原因です。

労働基準法「全額払いの原則」に基づき、会社側は労働時間を1分単位で管理したうえで、その対価としての賃金を支払わなければなりません。

（賃金の支払）
第二十四条　賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

不適切な指示により打刻のタイミングをずらしたり、賃金を支給しなかったりすると、労働基準法違反として罰則を受ける可能性もあるため注意しましょう。

関連記事：なぜ労働時間は1分単位で計算するのか？違法になる根拠や対策方法を解説！

1-3. 早出・残業の際の打刻漏れ

早出や残業の際の打刻漏れも、打刻時刻と実労働時間に乖離が発生する原因です。単純に打刻を忘れているケースもありますが、早出や残業の際は打刻しないことが会社の文化になってしまっているケースもあるでしょう。

いわゆるサービス残業が横行していると、労働時間を正確に把握できないだけではなく、労働基準法違反とみなされる可能性もあります。

ここまで紹介したように、さまざまな理由によって乖離が発生します。いずれのケースにも共通しているのが、タイムカードの打刻のみで労働時間を管理し、労働時間の実態調査をおこなっていないという点です。

実際に厚生労働省が公開している「賃金不払残業の解消のための取組事例」でも、タイムカードの打刻と労働時間に乖離がみられる企業に対し、労働時間の実態調査をおこなうよう指導しています。［注2］

［注2］賃金不払残業の解消のための取組事例｜厚生労働省

2. 打刻と実労働が乖離していると違法になる？

タイムカードの打刻時刻と実労働時間が乖離した場合、違法になるのでしょうか。法令違反に問われる可能性があるケースとして、次の2点が挙げられます。

• 賃金不払残業が発生しているケース（労働基準法第24条、第37条）
• 「労働時間の適正な把握」の責務を怠ったケース（労働安全衛生法第66条の8の3）

まず、労働者がタイムカードに打刻された時刻よりも長時間勤務し、賃金不払残業が発生している場合、労働基準法第24条「全額払いの原則」に違反します。また、時間外労働や休日労働、深夜労働に対しては、割増賃金も支給しなければならず、打刻と実労働の乖離から給与計算ミスへとつながり、労働基準法第37条に違反する可能性もあります。
賃金不払残業が認められた場合、労働基準監督署の監督指導を受けるほか、労働基準法第119条の規定に基づいて「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科される恐れもあります。［注3］

また、2020年の労働安全衛生法の改正によって、「労働時間の適正な把握」が義務化されました。
タイムカードの打刻時刻と実労働時間の間に著しい乖離が認められる場合、労働安全衛生法第66条の8の3に違反する可能性もあります。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づいて、労働時間の実態調査をおこなうことが大切です。［注4］

［注3］労働基準法｜e-Gov法令検索

［注4］労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省

3. 打刻と実労働の乖離が発生した場合の対処方法

もしタイムカードの打刻時刻と実労働時間に乖離が発生した場合、どのように対処すればよいのでしょうか。

まずは労働時間の実態調査を実施し、なぜ打刻情報と実労働時間が一致しないのか原因究明をおこないましょう。労働時間を正確に把握する方法として、タイムカードのほかにも「入退場記録」「パソコンの使用時間の記録」などが役立ちます。

ここでは、タイムカードの打刻と実労働の乖離が発生した場合の対処方法を解説します。

3-1. 打刻と実労働時間が一致しない理由を調査する

タイムカードの打刻に不正があったケースや、労働者からの申告があったケースなど、打刻時刻と実労働時間に乖離が疑われる場合は、まず労働時間の実態調査を実施しましょう。
打刻情報と実労働時間の乖離をそのままにしていると、賃金不払残業が発生し、法令違反に問われる可能性があります。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、労働時間を客観的に把握するため、以下の2つの措置を講ずるよう求めています。

また、誰がどの程度の残業をおこなっているのか把握しやすくなり、業務の再配分や人材の補充なども検討しやすくなるでしょう。