電子契約とは?書面契約や電子署名との違いや導入時の注意点をわかりやすく紹介! | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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電子契約とは?書面契約や電子署名との違いや導入時の注意点をわかりやすく紹介!

パソコン紙ペン

新型コロナウイルスによる自粛期間中に、「書面の押印をするために出社をする」ことが疑問視され、多くの会社で電子契約の導入が話題となりました。

電子契約とは、紙面に印鑑を押印してつくる契約書の代わりに、電子ファイルに電子署名をして契約の証とする方法です。

本記事では、電子契約の法的根拠や収入印紙の取扱い、電子契約を導入することのメリットや注意点について詳しく解説していきます。

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1.電子契約とは?

パソコンと書類

電子契約とは、紙面に捺印してつくる契約書の代わりに、電子ファイルに電子署名をして契約の証とする方法です。

本来、契約は口約束でも成り立ちますが、お互いの「言った言わない」のトラブルを防ぐためにも契約書を作成し、お互いに署名・押印して確認の証とすることが一般的です。

従来は書面での契約が主流でしたが、現在では電子データ上で署名などのやり取りができる電子契約を導入する企業が増えてきています。

また、タイムスタンプや電子署名の機能が搭載されている電子契約サービスを利用することで、「契約書の合意が本人である証拠」となり、「契約書内容の改変防止」を実現することができます。

1-1.電子契約の仕組み

電子契約は、契約書を送信する側がPC上で作成して電子契約サービスにアップロードし、受信者に契約書をメールで送信します。

送信すると、受信者側にアップロードした契約書のURLが届くので、そのメールを開き契約書の内容に問題がなければ署名をおこないます。

署名すれば契約書に契約日時が保存され、締結が完了するという仕組みになっています。

すでに電子契約を導入している場合、使用方法に則って何となく締結している方も多いかもしれません。ただし、これから電子契約を導入する場合、サービスが法律に対応できているのかを理解するためにも、電子契約の仕組みの理解は非常に重要です。

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2.電子契約と書面契約の違い

机と2人の男性

電子契約と書面契約の違いは以下の通りです。

  書面契約 電子契約
形式 紙面 PDF・電子データ
証拠力 印鑑・印影 電子署名
事務処理 実物管理 サーバー管理
印紙税 200円~2,000円 不要

2-1.形式の違い

書面契約では、パソコンで作成した書類を印刷した文書を製本し使用します。

一方、電子契約は、電子契約サービス上で作成した書類を使用するため、印刷は不要です。

2-2.証拠力の違い

書面契約では、製本した文書に印鑑や印影を使用し、契印や割印をすることで本人確認・改ざん防止とします。
一方、電子契約では電子署名やタイムスタンプに加えて、「認証局」という電子証明書の発行・管理をおこなう機関を利用します。

このように、認証局や電子署名・タイムスタンプを利用することで、本人確認や契約書内容の改変を防ぎ、紙の契約書と同様の法的効力を持たせることができます。

2-3.業務フローの違い

契約書を2部(取引先に渡す分と、社内保管用)用意して、収入印紙を添えて郵送または持参します。

お互いの押印や確認が終わったら1部ずつ、それぞれの会社にて保管します。

一方、電子契約はすべての押印・申請フローをオンライン上で完結させ、電子データとして契約書をサーバー上に保管します。

2-4.コストの違い

書面契約の場合は、書類の印刷代や製本・郵送などの作業に対する人件費、保管するためのスペースなどのコストがかかります。

一方、電子契約では収入印紙が不要となり、書類保管スペースはすべてサーバー上または、電子契約サービス上となります。

ただし、電子契約サービスの利用料が別途かかるので注意しましょう。

3.電子署名における収入印紙の取り扱い

タブレットと白いペン

次に、電子署名における収入印紙はなぜ不要になるのか、取り扱い方法について解説します。

3-1.印紙税とは何か?

印紙税とは、契約の受発注にともない契約書や領収書を作成したときに、その契約文書に課させる税金のことです。

印紙税法という法律内で、課税対象の文書や金額が決められています。

3-2.収入印紙とは?

収入印紙とは、契約書や領収書にかかる印紙税を支払う用途で用いられる証票です。

印紙税を支払うための専用の印紙なため、取り扱いには注意が必要になります。

3-3.電子契約では収入印紙が不要な理由

前述したように、収入印紙とは書面文書にかかる印紙税を支払うときに必要な証票です。

一方、書面文書ではなく電子データでやり取りをする電子契約には印紙税のような課税がされません。

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4.電子契約の法的根拠

書類と緑の鉛筆

電子契約はなぜ、法的に効力が認められるのでしょうか。

本章では、電子契約の法的根拠について解説します。

4-1.電子契約における「契約」とは

電子契約の法的根拠を考える前に、そもそも「契約」とはどのような法律に基づいて成立するのかを説明します。

契約の定義は民法第522条1項で定められています。

具体的には、

  • 「契約の内容を一方が示して、その締結を申し入れる意思表示(申し込み)に対して相手が承諾をしたときに契約が成立すること」
  • 「また、契約の成立には書面の作成やそのほかの方式を具備する必要はないこと」

と決められています。

これらのことから、電子契約での契約成立には紙の書面作成が不必要であり、電子契約でも法的な契約は成立することが分かります。

4-2.契約書が法的根拠を持つためには非改ざん性が重要

前章では、契約を締結するだけであれば、書面・電子問わず契約書の作成は不必要であることが分かりました。

しかし、契約成立後にトラブルが起きた際に、裁判で契約に関する説明をするためには、契約書の作成が不可欠であり、この契約書において非改ざん性が重要となります。

契約書の作成主体が本人であることを法的に証明するために、今までは「紙にお互い署名をしてハンコを押す」という流れをとっていました。

押印して、契約文書を2部作成し、お互いに保有することで、非改ざん性を担保していました。

電子契約上で「間違いなく本人が内容を確認しサインした」という非改ざん性は、電子契約上で取り交わす「電子署名」にて担保します。

2001年4月に施行された電子契約法の中で「電子署名は非改ざん性がある」ことが明記されたことにより、電子契約上での法的根拠が立証されました。

4-3.電子証明書とタイムスタンプ

電子契約に電子署名をおこなうことで、法的に守られた契約が成り立ちますが、さらに非改ざん性を高めるために「電子証明書」と「タイムスタンプ」を用います。

電子証明書とは、国が認めた認定局によって「この電子証明は本人のものである」と認めるための証明書です。

電子証明書があることで、電子署名の複製偽装を防ぐことができます。

また、タイムスタンプとは契約書にサインする時間を改ざんすることを防止するための電子署名です。

後から書き換えられないように、当該署名が存在していたことを証明するために使用されます。

5.電子契約を導入するにあたって覚えておきたい法律

緑の背景とたくさんの本

電子契約を導入するためには、さまざまな法律に対応しなくてはいけません。
ここでは、電子契約を導入するにあたって覚えておきたい法律を紹介します。

5-1.電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類を電子化して保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法の条件として、7年間のデータ保存や、真実性の確保などが義務付けられています。

また電子帳簿保存法は、制定されてから現在まで、3回の法改正がおこなわれてきました。電子帳簿保存法は、たびたび法改正が実施されるので、その都度対応する必要があります。

5-2.電子署名法

電子署名法は、電子契約であっても本人による契約同意の信憑性を明らかにする法律です。

この電子署名法の制定によって、電子署名の法的効力を実現することができました。

5-3.e-文書法

e-文書法は、紙媒体での保存が必須であった契約書に対し、スキャナ保存した電子契約書の保存が認められた法律です。

なお、混同しやすいe-文書法と電子帳簿保存法の違いは、「対象となる文書」と「文書の保存要件」になります。

このように契約書を電子化する場合は、どの法律に対応しなければいけないのか注意する必要があります。

6.電子契約のメリット

4人の人間

本章では、電子契約の導入することのメリットを3つご紹介します。

6-1.コストを削減できる

電子契約は、人件費や郵送費、収入印紙代などのコストを削減できるメリットがあります。

書面での契約書を作成し、印刷・製本・押印・郵送・回収・保管までの作業を自給1,500円の人材が30分でおこなったと仮定します。

この場合の人件費は、750円となります。

この人件費にプラスして、封筒や印刷用紙代、切手代がおよそ140円、場合によっては収入印紙がかかってくるため、書面契約の場合は1回あたりに少なくとも1,000円程度のコストがかかっていることになります。

一方、電子契約であればオンライン上で書面を作成して確認・申請をする人件費のみになるため、200円~300円のコストへと削減ができるのです。

6-2.業務効率化できる

電子契約はすべてオンライン上でやり取りが完結できるため、大幅に業務を効率化できます。

書類の準備さえ整っていれば、契約書の送付から署名のやり取りまで、たった数分で終わらせることも可能です。

従来のように書面でやり取りする場合は、一度印刷して製本をおこない、必要な箇所に社判や担当者印を押印し、収入印紙を買って契約書を郵送するという非常に時間がかかる作業が発生していました。

ミスプリントをしたり、押印間違えがあったりするとまた印刷からやり直しになるため、作業時間をとられて非効率的です。

電子契約に切り替えれば、このような手間をすべて省くことができるため導入のメリットが大きいといえます。

6-3.コンプライアンスを強化できる

電子契約は、書面の契約よりもコンプライアンスを強化できるメリットがあります。

書面の場合は、紙の差し替えや書き換えなどが起きた際、改ざんを立証するのが非常に困難です。

一方、電子契約は「いつ誰が改ざんしたか」という記録が必ず電子データ上に残ります。

電子署名やタイムスタンプなど、複数の電子データを用いることで不正防止が容易となります。

7.電子契約導入における注意点

紫の背景と黄色い服着た人

本章では、電子契約を導入する際に気を付けておきたい点についてご紹介します。

7-1.セキュリティ面が整っているか

電子契約のやり取りはすべてインターネット上でおこなうため、自社の使用している回線のセキュリティが弱ければ重大な情報漏えいにつながるリスクがあります。

電子契約の契約書には、契約書の氏名や住所など重要なデータを記載するので、記入前に自社のセキュリティ面の見直しを図る必要があります。

7-2.自社・取引先からの理解が必要

自社の社員が電子契約の導入に賛成であっても肝心な取引先が電子契約を受け入れてくれない場合もあります。

電子契約には法的根拠があることを知らない、セキュリティ面が心配でなんとなく使いたくない、インターネットに詳しくないため書面の契約を希望するなど理由はさまざまです。

いきなり電子契約を導入せずに、まずは取引先や関係者に対して「電子契約に切り替えたい」という旨を説明し、話し合ってみると良いでしょう。

7-3.電子化できない種類の契約書もある

近年、電子契約の普及が進んでいますが、すべての契約書が電子化できるわけではありません。

例えば、電子化できない契約書として、「任意後見契約書」や「訪問販売等で交付する書面」が該当します。

そのため、電子契約を導入する際は、自社で扱う契約書が電子化できるのか、事前に確認しておきましょう。

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8.電子契約の活用事例

汚い字

本章では、電子契約を導入している企業をピックアップして、電子契約の導入効果についてまとめていきます。

8-1.野村証券

同社では、電子契約の導入前は、各支店・部門ごとにバラバラに契約書を管理していました。

電子契約を導入することで、オンライン上で情報の一元化が実現し、全社の契約状況(購買情報)をリアルタイムで可視化できるようになりました。

8-2.ファミリーマート

コンビニエンスストアの店舗拡大を急ぐ中で、ファミリーマートは、店舗工事に関わる工事請負契約の機会が増大しました。

契約手続きをする人的コストや、収入印紙税をおさえるために電子契約を導入しました。

導入後は契約手続きに費やした時間が3分の1まで減少し、全国の契約状況を可視化できるようにもなりました。

8-3.TAKASHIMAYA

同社では、毎年2,000件もの店舗改修工事が発生しており、その都度、工事請負業者との契約締結の業務が発生していました。

各エリアでの契約進捗を見える化し、契約の作業ミスを防ぐ目的で電子契約を導入しました。

結果として、契約書の保管負担がなくなり大幅なペーパーレス化に成功しています。

また、オンライン上でいつでも契約書や関係署名を検索・閲覧できるようにし、コンプライアンスの強化にもつながりました。

9.電子契約を導入して、生産性を上げ費用も削減しよう

盾と携帯

テレワークに移行して書面契約のやり取りが難しくなった今、多くの企業が電子契約の導入を検討しています。

電子契約は書面契約と変わらず信ぴょう性があり、電子署名法などで法的根拠が示されています。

今までの契約を全てオンライン化できれば、企業にとって大きなコストダウンにつながりメリットが大きいです。

まずは取引先、関係者に電子契約について相談し、導入の検討をしてみるのはいかがでしょうか。

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