無料で作成できる「電子印鑑」は偽造リスクも！法的に安全な電子契約を実現するには

働き方改革によるペーパレス化の流れや、リモートワークの高まりによる新たな働き方の浸透により、外部との契約や社内決済で利用する「印鑑（ハンコ）」を電子化する流れが急速に早まっています。

「押印のためだけに書類をわざわざ印刷する」「ハンコを押すためだけに出社する」といった手間を省くことができるため、人事担当者の方の中にも作成や導入を検討されている方がいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、電子印鑑・電子署名といったものの違いやそれぞれの法的な効力について、および電子印鑑が抱える安全性のリスクやおすすめの電子契約サービスについてまとめました。

検討する際の参考にしていただければと思います。

電子印鑑は、WordやExcelで無料で作成することもできます。しかし、文書の改ざんや書類の偽造リスクを防ぐために、データに作成者・使用者・タイムスタンプなどの情報を保存した電子印鑑を使用することを検討するようにしましょう。また、より法的な効力の強い電子署名を利用できる電子契約サービスを活用することも検討してみてください。

「書面契約」から「電子契約」へ移行する場合に考えるべきリスク
「実印（書面契約）」と「電子印鑑・電子署名（電子契約）」の法的な違い
【おすすめ6選】安全な電子契約を実現する電子契約サービス
まとめ

「書面契約」から「電子契約」へ移行する場合に考えるべきリスク

働き方改革やリモートワークの浸透により、書面契約から電子契約への移行が進んでいます。

電子契約は、印刷代や契約書を送る封筒代・送料などのコストを削減できたり、データ管理や契約工程の省略による契約業務の効率化ができたりと、さまざまなメリットがあります。

しかし、電子契約をする上では、電子契約ならではのリスクについても考慮しておくことが大事になるため、確認しておきましょう。

電子契約では、契約書を改ざんされる可能性がある！

これまでの書面契約では原本を保管することで文書の信頼性を担保していましたが、電子ファイルで契約をおこなう電子契約では、文書のコピーや改ざんが簡単にできてしまいます。

現在では、たとえPDFファイルであっても編集できてしまうソフトウェアがあるため、契約後に文書の改ざんがされないように、セキュリティ対策には細心の注意を払わなければなりません。

本当にその人が契約をしたのかわからない。

また、書面契約では、実印（銀行や役所に届けてている印鑑）を押印することで、本人確認における信頼性が担保されていました。

しかし、電子契約では実印を押印することができないため、「契約が本当にその人がおこなったものなのか」といった点に注意を払う必要もあります。

「実印（書面契約）」と「電子印鑑・電子署名（電子契約）」の法的な違い

そもそも、書面で契約をおこなう場合に使用する「実印」と、電子契約で使用する「電子印鑑・電子署名」に、法的な違いはあるのかについて説明します。

「電子署名」の法的な根拠

印鑑の押印は「契約意思の証明」であり、企業の決裁者が契約の合意をおこなったことを示すためにあります。

しかし、電子契約では実際の書面上に押印をすることができないため、実印の代わりとして、「電子印鑑」や「電子署名」を活用することになります。

電子署名に関する法的な基盤である法律は、2001年4月から施行されている「電子署名法（正式名称：電子署名及び認証業務に関する法律）」です。

電子署名法により、電子署名は法的に手書きの署名や押印と同等の権利を持つようになりました。

「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

（電子署名法第2条）

つまり、「電子署名」とは、電子上でおこなわれた契約において契約者本人が契約書ファイルの作成に関わっており、また、文書の改ざんがおこなわれていないことを示すためのものということになります。