従業員が事前の報告や連絡なく欠勤している場合には、まず従業員に連絡をとり、状況を把握する必要があります。
無断欠勤をした従業員への対応方法や、勤務が継続できなくなった従業員への対処を解説します。
関連記事：勤怠とは？勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説
働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。
しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。
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1. 社員が無断欠勤した場合の対処方法の流れ
1-1. まずは当然…
最初にするのは、本人に電話をするのが普通でしょう。ここで本人か家族が出て、無断欠勤の事情が分かれば、まずは一段落です。
それでも応答しない場合は、本人の家に行って本人の安否確認をすることになります。呼び鈴を鳴らして、事情が分かればいいのですが、一人暮らしの場合は、本人がずっと寝ているだけだとしても、安否の確認が取れない場合があります。
それと同時に、当該社員と仲の良い別の社員に対して、私生活上でトラブルの話があったかどうかなどを聞いてみて、重大なトラブルに巻き込まれていないかどうかを確認しておく必要もあります。
1-2. そうなると…
やはり、緊急連絡先に連絡せざるを得なくなります。そこで事情が分かれば、まだ状況が把握できるので何とかなるでしょう。それでもわからない場合は、本人の安否確認をする必要が出てきます。
1-3. 社員が一人暮らしの場合…
社員寮の場合は、先に部屋に入って確認をすることが可能です。しかし、すべての会社が社員寮を持ち合わせているわけではありません。この場合は、社員が住んでいるアパートやマンションの管理会社に連絡し、事情を話したうえでカギを開けてもらうのが良いでしょう。そこで寝ていただけなら、一安心です。（もっとも、この社員に対しては後で雷が落ちることになるでしょうが、最悪の事態にならなかっただけでも良しとしましょう。）
1-4. それでもわからない場合…
ここまでして、何もわからない場合は、警察に届け出る必要があるでしょう。前日の夜に暴れて留置場に拘禁されていたのなら、始末書ものかもしれませんが、それでも会社としては一安心できるのではないでしょうか。
1-5. 社員が逮捕されてしまうと…
あってほしくはないことですが、社員が何らかの事情で警察に逮捕されることもあります。起訴された時点で休職させること、その期間中は無給であることを規定している会社も中にはあります。
しかし、起訴されている間でも裁判などで時間を割かれる時を除いて本人には働ける可能性があります。
このような場合に、社員を休職させるかさせないかで、会社の秩序を乱してしまう可能性もあるので、きちんと考慮する必要があります。できれば、休職は本人から申し入れる形にすればトラブルのリスクを減らすことができるでしょう。
また、休職させていたとしても、無罪判決が確定した場合は、速やかに復職の手続きに入る必要があります。有罪判決が確定すると、懲戒解雇する旨を規定している会社もあるかと思います。
ただし、この場合でも解雇に相当するかどうかを考慮する必要はあります。しかし、あまりに軽い犯罪だからといって、四角四面に懲戒解雇をおこなった場合、解雇した社員から訴えられて民事訴訟で会社が負ける危険もあります。
1-6. 逮捕されるより怖いのは…
事故に巻き込まれたり、誘拐されたりしていてどうなっているか全然わからない場合です。ここまでくると、もう警察の捜査に頼るしかなくなります。
1-7. 二週間経つと…
就業規則で、「二週間以上連絡が取れずに欠勤した場合は、自然退職とする」と規定している会社もあると思います。
とはいえ、警察の捜査の段階まで問題になってしまうと、二週間経ったからといって、会社も「知りませんでした」とは言いづらいところがあるでしょう。
1-8. 無断欠勤時にスピーディーに対処するには…
まずは、本人の住所届けに、周辺の地図を描いてもらうようにしましょう。今は、ネットで地図も印刷できるので、それを添付してもらうことも可能です。
また、緊急連絡先は、できれば2つ以上の連絡先を書いてもらうほうが安全です。たとえば、既婚社員でしたら、配偶者の連絡先と実家の連絡先を会社に共有してもらうようにしましょう。
それに加えて、賃貸のアパートやマンションに住んでいる一人暮らしの社員には、住んでいる部屋の管理会社の連絡先を共有してもらっていれば、いざというときに鍵を開けてもらうことができます。
2. さいごに
とはいえ、無断欠勤で騒ぎになる最大の原因は、社員の連絡忘れです。当日の朝にでも電話一本もらえれば、このような騒ぎは回避できます。
これは、常識といえば常識ですが、まずは急に休む時には必ず社員から事前連絡してもらうことを徹底するのが一番重要だといえます。
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働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。
しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。
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