5社が実践するオンボーディング、押さえておきたいポイントと事例をご紹介|HR-Study#1

ある人事テーマに沿って、各社の悩みや取り組みについて語り合う少人数制の勉強会『HR-Study』。

記念すべき1回目は、5名の人事の方に参加いただき、「オンボーディング」をテーマに実施しました。(※本勉強会は1月29日に開催しています)

【今回参加いただいた人事の方】

  • 株式会社ホワイトプラス 高見さん
  • 株式会社オクト 鈴木さん
  • 株式会社デザインワン・ジャパン 齋藤さん
  • 株式会社ケップル 大関さん
  • 株式会社ツクルバ 本間さん

【モデレーター】

  • 株式会社HARES 西村さん

各社の実践事例や、何からはじめたのか、何を意識しているのか、課題をどう克服しているのかなど、勉強会の様子の一部をご紹介します。

オンボーディングに関して参考となるTIPSが満載です!

[勉強会の話した内容をまとめたグラフィックレコード|拡大する]

各社が取り組んでいるオンボーディング施策と課題に感じていること

本日はよろしくお願いします。モデレーターの西村です。

【株式会社HARES 西村 創一朗】
新卒でリクルートキャリアに入社後、法人営業・新規事業開発・中途採用などを歴任。在職中の2015年に株式会社HARES(ヘアーズ)を創業、2017年に独立。採用・人事領域を中心に多数の企業のアドバイザーを務めるほか、人事系イベントのモデレーター/ファシリテーターとしても活躍。著書:『複業の教科書』(ディスカヴァー・トゥエンティワン刊)。

まずはそれぞれ、

  • 自己紹介
  • 現在のオンボーディングの取り組み
  • 課題感

など、アイスブレイクも兼ねて、お話いただければと思います。

ホワイトプラスの髙見と申します。

【株式会社ホワイトプラス 高見 唯樹】
明治大学を卒業後、新卒でリクルートライフスタイルに入社し、飲食営業→人事→旅行営業を経験。その後、GMOアドパートナーズに転職し、グループ5社の年間100名超の中途採用を経験。2017年ホワイトプラスに入社し、採用・採用広報・研修・組織活性などに従事。

オンボーディングの全体俯瞰したものはオウンドメディアに載せていますが、取り組みをいくつか紹介すると、まず「ウェルカムボックス」があります。

これは、会社のロゴステッカー、パーカー、Tシャツなどをまとめて、ギフトボックスとして、入社する人のデスクの上に置いておくんです。少しでも初日からテンションを上げてもらいたいなと。

他の部署のメンバーとコミュニケーションを取るために、ウェルカムランチを用意しており、入社ひとりにつき約10回のランチ代を会社負担にしてます。

また、会社の今までの歴史を伝える目的で「White Book」という冊子があります。

会社やサービスの歩みを載せている本で、今までどういう困難があって壁を乗り越えてきたのか、どんな意思決定をしてきたのか、会社を深く知ってもらうために実施しています。

課題感としては、まだ会社の暗黙のルールを明文化できていない部分があることや、長期的なキャリアプランの設計はまだこれからなところです。今後はこのあたりに力を入れていきたいと考えています。

デザインワン・ジャパンの齋藤と申します。

私は社会人1年目から人事に携わっていますが、まだまだ経験が浅く、本日はいろいろと学ばせていただければと思っています。

【株式会社デザインワン・ジャパン 齋藤 由貴】
2019年新卒入社。学生時代は外資系企業や人材系企業で長期インターンを経験。大手人材会社に入社予定だったが、インターンを経験したことをきっかけに人事をやりたいと思い、大学を卒業する直前にデザインワン・ジャパンへの入社を決める。現在は、採用を中心に社内イベントや新卒研修など幅広く担当。

オンボーディングの取り組みはまさにこれから整備していくところです。会社が15周年を迎え、区切りのタイミングでもあるので、再度設計し直しています。

現在は、入社から1カ月のタイミングで面談をしたり、弊社もウエルカムランチを実施したりしています。

ウエルカムランチでは、他部署で今後関わりがありそうな方を上長から推薦してもらい、実際に業務で関わる前に話すきっかけをつくる場を設けています。

個人的には、離職懸念の早期フォローや、活躍できる仕組みづくりなど、人事側でもできることがまだまだあるという想いを持っているので、そこをつくりあげていきたいと考えています。

ケップルの大関と申します。よろしくお願いします。スタートアップの1人目人事として入社し、HRに関してゼロから立ち上げをしているところです。

【株式会社ケップル 大関 利幸 】
赤いメガバンクで法人営業⇒コーチングファームでコーチ、セールス⇒クリエイティブ系の人材会社で新卒採用⇒渋谷のはずれにあるスタートアップでひとり人事(現職)/麦酒・サウナ・立飲み屋が好き/年間数十本のLiveへ参加/FujiRockの時期は会社にいません/キングダムよりも蒼天航路派

オンボーディングについては何もない状況からスタートをして、まずは簡単なマニュアルを作成し、配布するところからスタートしています。

たとえば経費精算のやり方や、コピー用紙の補充など、「誰に聞けばいいのかわからないけど、いちいち聞くのも申し訳ない」というケースを都度拾ってマニュアルにまとめていっています。

今後さらに力を入れていきたいこととしては、入社前からオンボーディングを加速する仕組みづくりがあります。

たとえば、選考途中にメンバーとのランチを実施して、双方のマッチングをはかるとともに業務のミスマッチが無いレベルまで理解をしていただくような。

入社時点ですでに、候補者の方も自分が一緒に働くメンバーの顔と名前が少しでも一致しはじめている状況をつくれたら良いなと思っています。

ツクルバの本間といいます。現在は、新卒採用業務と特に新卒のオンボーディングに携わっています。

【株式会社ツクルバ 本間 由佳】
青山学院大学卒業後、株式会社インテリジェンス(現パーソルキャリア)に入社し人材紹介事業部にて法人営業を経験。その後、認定NPO法人ETIC.に転職し、学生向けの人材育成事業に携わりコーディネーター業務に従事。2017年に株式会社ツクルバに転職し、新卒採用・オンボーディングを中心に担当。

弊社では中途入社者向けに「バディ制度」というものを実施しています。3カ月間、その人に合いそうなメンバーを付けて、月に1回ランチに行ってもらう、気軽に相談できる関係をつくってもらいます。

また「クオーター同期」というものもあります。月ごとに入社する社員数にバラつきがあり、「同じ入社月の同期がいない」という方もいるので、クオーター単位で同期をつくり、そのメンバーと代表とでランチをしています。

新卒向けだと「入社クエスト」があります。ゲーム形式で15個くらいのミッションがあって、会社理解や業務に直結するものや、より多くのメンバーとの交流を促進する仕掛けをつくっています。

選挙ポスター」というのもやりました。入社前に新卒メンバーそれぞれの個性を踏まえたキャッチーコピーを考えて、ポスターをつくり、入社数週間前にオフィスに貼ったんです。

新卒入社者、メンバー双方にとって入社する・歓迎するムードをつくる後押しになっていると思います。

一方で、弊社は職種がとにかく多様で、オンボーディングと一口に言っても本当にやり方がバラバラです。

職種、志向性、バックグラウンドの異なるメンバーに対して最適なオンボーディングを考えることには難しさを感じています。

よろしくお願いします。オクトという会社で初めてのコーポレート専任者として入社しました。

【株式会社オクト 鈴木 諒】
新卒で大手人材会社へ入社し、主にファッション・アパレル領域のクライアント向けの採用支援に従事。その後、メディア・WEB制作事業を行う企業にて初めての人事を経験。社内全職種の採用と制度設計、労務など幅広く経験。その後、再度人材会社を経て、オクトに入社。採用担当から始まりエンゲージメント向上施策など幅広く携わる。

はじめは採用担当として携わり、人が増えてきたタイミングで、オンボーディングに取り組みはじめました。

特にこの1年だけで、一気に100人ぐらい増え「誰が誰だか分からない問題」が、課題として出てきています。

なのでそれを解消するために、ウエルカムランチの実施や、プロのカメラマンに写真を撮ってもらい、しっかりしたプロフィールシートを作ってもらうといった取り組みをしています。

プロフィールシートは、どの部署に所属して何をしているのか、また人によってはプライベートな情報まで含めて書いてもらっています。

また、インスタグラムのように自分にタグを付けてもらっています。共通のタグが付いている人を探してコミュニケーションを促進することが狙いですね。

本日は、どこまでをオンボーディングとして定義するのか、うまくいっている/いないの指標をどうやって測るのか、少しでも学べたらと思っています。

オンボーディングをやる際に、何を指標に動いているのか?

それでは、具体的なディスカッションに入っていきたいと思います。まずは何をテーマに進めていきますか?

オンボーディングを設計するにあたって、どのような指標を設けているのかお伺いしたいです。

定性的なところになってしまいますが、まずは入社1カ月後の面談で何か困っていることはないかをヒアリングしていきます。

そして、その内容に対して1個ずつつぶしこみができているかどうか。それが、最初は分かりやすい指標かもしれませんね。

定量的に測ることは本当に難しいですよね…。

変数が複数ありますからね。単純にオンボーディングだけが良かった悪かったと、なかなか判断が難しいですよね。

私も定量的な指標は設けていないのですが、重要視していることは、「組織適応」と「業務適応」の順番を変えないことです。

たとえば、即戦力で入ってきた方は、早く活躍して欲しいという期待から、業務適応に寄せがちなのですが、しっかりと組織適応をした上で業務に入ってもらうことが重要だと思っています。

ツクルバはカルチャーが強い会社なので、そこの順番を間違えると、組織に馴染む前に成果創出に偏ったコミュニケーションが先行してしまい、長期的に組織へ定着しないリスクも想定されます。

組織に対して信頼感を持ってもらい、組織を好きになってもらい、その上で成果を出してもらうという環境づくりはすごく大事だと思います。

業務適応を優先してしまうと、属人的な仕事のやり方になってしまう可能性もありますよね。

入社者に蓄積されている知識や情報を会社の財産として上積みしていくために、その人自身が主体的に動いて仕組み化してくれるところまでリードしていくことが大切だと考えています。

みなさんは組織適応できているかを測るために、どういう観点でチェックしていますか?

たとえばオクトだと、入社1ヶ月のタイミングで面談を実施して、自分の現在のミッションをどう認識しているのか、どんな目標があって、どんな課題を抱えているか、など、その人の現在地を把握するような質問を投げかけています。

ただし、それが正しいのかどうかわからない部分もあって、どういう角度で、どんな質問で掘り下げていけばいいのか、結構悩んでいます。

弊社では組織適応と業務適応を確認するために、入社して1、3、6ヶ月のタイミングで面談をして、現状の満足度を聞いています。

たとえば、人間関係で困っていることはないか、組織に馴染めているかどうか、やりがいは何か、職務内容の満足感はどうか、ギャップはないか、会社への要望はあるか、みたいな話を掘り下げていきます。

私は、その人の表情や普段のコミュニケーションの様子を外側からなんとなく見ています。「表情が浮かないな」とか、「楽しそうにやっているな」とか。

あともう1つ見ているのがSlackです。組織適応と業務適応がうまくいっていると、Slackでの発言量が増えてくると思うんです。

逆に、スタンプや発言の内容、タイミングなどから「あれ、なんか距離感ありそうだな」みたいなものを感じたら、ちょっと声をかけるなど気にかけたりしています。

私はマネージャーとメンバーがうまくいっているかどうかの観点で見ています。

人間関係が原因で離職となるケースが多いと思うのですが、縦のコミュニケーションで違和感を持った場合はすぐ動くように意識しています。

みなさんの話を聞いていて思ったのは、オンボーディングはS級人材を産み出すためではなく、「入社された方に実力通りのパフォーマンスを上げてもらうための仕組み」なんだと感じました。

そのために、社内や業務に関する内容で知らないことをゼロにする。誰に聞けばいいのかをすぐに分かる環境を整えてあげることが重要かなと。

もう1つは人間関係構築の部分ですね。この辺りで入社者が感じるストレスを想定して、対処できると良いですよね。

はじめてのオンボーディング、何から手をつけたのか? 

ちなみにみなさんは、オンボーディングに取り組む際に、最初に何から手を付けたんですか?

私は、「できていることを洗い出す」ことからはじめました。

自分の中に、オンボーディングの理想像みたいなものがあり、将来的にはそれを全部やりたいのですが、当然今はできないので、すでにできていること、すぐにできるところをスモールスタートで1個ずつやっています。

それをどんどん繰り返して、アップデートしていくことが一番やりやすいかなと思います。

僕は入社した初日から取り組みをはじめたのですが、まさにオンボーディングを受ける側だったので、「自分だったらこれが必要じゃないかな」という仮説を立てながらやっていました。

そこから徐々に会社のことを知っていくと、課題が見えてくるので、それでまた一歩ずつ進んでいくという感じでいいのかなと。

理想を描くために、どんなことをしましたか?

1つは「自社のことを知る」です。ここが一番大事だと思います。なので、代表とも入社初日になんだかんだ3時間くらい話しました。

「会社の課題や理想の姿はなんですか」「組織の課題と事業における課題ってなんですか」と。それを解決するためにオンボーディングで何ができるか、そもそもオンボーディングの目的は何かを考えていきました。

あとは、「他社の事例を知る」ことですね。とはいえ、各社ビジネスモデルも違えば、働く人々も違うがゆえにただマネすれば成功するというわけでもないので、「やれる・やれない」を自分で判断して取り入れていきます。

最初に私がやったのは、自分自身が新入社員として入社して感じた疑問点、社内のメンバーに聞いてはじめて分かったことをメモにまとめて文章化していくことでした。

それが最初にお伝えしたオンボーディングマニュアルの基礎になっていきました。

「これは誰に聞いたら良いんだろう」「これはまわりに聞きづらいだろうな」と思うことはマニュアル化していく。そこが起点でした。

これはいまだにやり続けていて、ページ数もどんどん増えています。

私が最初に取り組んだ具体的なもので言えば、各部署のオリエンですね。ほんとに何もなかったので、まずは会社や事業を深く知ってもらうことからはじめました。

そこから、お互いを知ってもらうために、さっき言った自己紹介のシートを作成することに着手していきました。

オンボーディングの取り組みでおさえるポイントは3つあると思っています。

1つ目は、入社者にとって何がマイナスになるのか、そのストレスをなくすこと。せっかく想いを持って入社してくれた人の出鼻をくじかないことがすごく大事ですね。

2つ目は、「この会社に入って良かったな」という体験を早くにしてもらうことです。

たとえば弊社だと、入社直後に歓迎会をしたり、毎月全体会で誕生日月の人を対象に、会社からのメッセージを添えた花束を渡したりしています。

3つ目は、「社員が求めていることが形になる瞬間をつくる」ことです。

「これはやってもらえてうれしかった」「次に入ってくる人にはこういうことをやってあげたい」という声を集めて、実現していく。社員のために動く姿勢を見せることは大事かなと思います。

オンボーディング施策でハマらなかった「しくじりエピソード」

これ聞きたかったんですけど、オンボーディングでハマらなかった「しくじりエピソード」ってありますか?

オリエンの情報量多すぎ問題」がありましたね。

ホワイトプラスは4つの部署に分かれていて、部の中にもいくつかのグループがあります。

オリエンのときは、社長がビジョンを語り、その後に部署ごとのオリエンをやって、さらにグループごとのオリエンもやっていました。グループごとのオリエンは30分ずつでしたが、情報量が多いという声を入社者から聞いて。

よかれと思ってやっていたのですが、現場の負担が大きかったり、実際の仕事に結び付いているか不透明だったので、グループごとのオリエンは2〜3回運営しただけでやめちゃいました。

一時期、「懇親会を入社初日にやった方がウエルカム感出るんじゃない?」みたいな仮説で、全社員を集めて入社初日の夜に懇親会を実施してたんですよ。

そうなると当然、誰が誰だか分からないので、当初目論んでいたほどコミュニケーションが促進されなくて…。結局、新人同士・既存社員同士だけのコミュニケーションが中心になってしまい、あまり盛り上がらない。

もちろん既存社員も積極的に新人に話しかけてくれるのですが、全体感としては「とりあえず皆で飲み食いする」ぐらいのノリで、コストと工数のわりにあまり機能しなかったですね。

うちのケースでいくと、逆にいつ歓迎会をやるのかが決まっていなくて、なんとなく気付いたタイミングでやっていたんです。

その結果、人によっては「そういえば自分のときは歓迎会なかったですね」みたいなことがあって、「あ、ごめん」みたいな…(笑)。

結局、全社歓迎会は3カ月に1度になりました。

ツクルバだと、とにかくいろんな施策をやっているので、その精査をなかなか出来ていないことは失敗かもしれないですね。

シャッフルランチが盛り上がらない」もありますね。

それは結構、あるあるで聞きますよね。

うちも今、シャッフルランチをどうしようか問題が出ています。

この間は、エンジニアのウエルカムシャッフルランチだったのですが、結局、参加しているのが開発メンバーだけで、仕事でいつも話しているので新鮮味が薄く…。

ミックス感を出したくてビジネスメンバーにも声を掛けたのに、みんな外出で誰も参加できず、申し訳なかったですね。

うちの場合だと、ファシリテーターの負担が大きくならないように、「さいころトーク」でお題を決めて、会話を進めていきます。

さいころを振って「1が出たら◯◯について話す」など、共通の話題を見つけやすいように工夫しています。

「顔と名前が一致しない問題」をどう対処していくべきか?

50人、100人と、組織が大きくなるにつれて、「顔と名前が一致しない問題」が出てくると思うのですが、みなさん工夫されていることはありますか?

誰が何をやっているのか、自己紹介などの情報は、情報共有ツール「kibela」を活用して、可視化しています。

入社した時にまず、kibelaで自己紹介記事を書いてもらうところから始めています。また、オープンのグループの場では、他部署の様子もそこで知ることができます。

うちも顔と名前が一致するような名簿みたいなものをGoogleスライドでつくって、社内ウィキの「Confluence(コンフルエンス)」に埋め込んで運用しています。

ページごとに、氏名、部署、チーム、役職、社用携帯番号、内線番号などを掲載し、常に連絡が取れるようにしています。

また、Slackも表記名を原則決めていて、アルファベットと漢字の両方で名前を入れることをマストにしています。

あとは、入社時のオリエンの段階で、各部門の研修担当者は必ず自己紹介を挟むようにしてもらっています。

たとえば、プロジェクトを進めるときに「誰に聞けばいいか分からないときは、取り急ぎこの人を頼ろう」みたいな、よりどころをつくるようにしています。

弊社は結構泥臭いのですが、Googleスプレッドシートで、顔写真付きの座席表をつくってシェアしています。たとえば、内線飛ばしたいときにどこに誰がいるのか、一目でわかるように役立ててもらっています。

あとは、メンバーそれぞれに「カオナビ」上でプロフィールも書いてもらっています。

プロフィールはどういう項目なんですか?

入社理由、自分の性格、どこに住んでいるのか、趣味、特技、SNS、担当業務、やりたいこと、一言など、本当にさまざまですね。

これを業務委託や派遣の方も含めてみんなに書いてもらうように声掛けしています。

人事施策に飛び道具はない!ただひたすらに愚直に泥臭く

最後になりますが、今日の学びや気付きを全体でシェアしていただければと思います。

オンボーディングと一言に行っても何からスタートすべきなのかを考えている中で、自分の観点が整理されたのがよかったです。

実際、オンボーディングが機能したのかどうかを突き詰めていくと、配属部署での活躍まで見る必要があります。

そこは事業側や営業推進側と連携をして、同じ指標で一緒にモニタリングをしていくことが大事で、「どういう打ち手が効いたのか」を振り返る仕組みつくりたいと思いました。

統一した設計ができていないことが課題だったので、どういう観点でやるべきか、何から手をつけていくべきか、そういう見方はかなり勉強になりました。

また、「すぐにでもやりたいこと」と、「時間をかけるべきところ」に分けて施策を走らせていくことが求められるなと思いました。

「1年ぐらいかけて話をすり合わせていった」みたいな話を聞くと、やはり妥協してはいけないと、あらためて感じました。

そこは今後の自分の中の指針として持っておきたいですね。

あらためて感じたのは、オンボーディングだけではなく、全ての施策に一貫性を持たせる重要性ですね。

採用、育成、活躍までの全てがシームレスでつながっている。そんな施策を組み立てていくことができれば、より社員が働きやすい環境になるのではないかと思います。

あとは、『やること/やらないこと/今はやらないこと/やめること』の4つを決めるのが重要だと感じました。

絶対の正解はないと思うのですが、自分なりの考えを持ってやっていきたいと思います。

今日はオンボーディングを設計するきっかけを知るということをテーマに参加したのですが、できていること、できていないことの洗い出し、理想像をつくるなど、本当にリアルに何をやればいいのか、イメージできたことがすごく良かったです。

もう1つ思ったのは、現場の社員と連携して、巻き込んでやるということが大事だなと。

弊社の人事は私を含めて3人でやっているのですが、それぞれの役割があり忙しい中で、1人でやろうとすると結構厳しいなと感じました。

「新卒で入社したこと」は私の強みでもあると思うので、各部署にいる先輩や新卒メンバーを巻き込んで一緒にやるなど、そういった形でうまく自分の武器を使ってやっていきたいです。

あらためて思ったのは、人事に飛び道具はないということでした。「泥臭いことを1個ずつ検証していくしかないんだな」と、皆さんのお話を聞いていてすごく感じました。

オンボーディングをやるときは、入社のときの緊張や不安があって、そこをまず取り除くということからはじめる。そこには、人間関係や業務的なところで困りごとがあると思うので、それを解決してあげる。

あとはそこから、活躍するためのスピードをどう上げにいくか、みたいな話になってくる。

そんなことを、みなさんの話を聞きながら整理したのですが、まずはこういったステップでやれるとベストなのかなと思いました。

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