スカウトメールの基礎知識|攻めの採用を実現するために |HR NOTE

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スカウトメールの基礎知識|攻めの採用を実現するために

超売り手市場、企業間の人材獲得競争の激化……採用難を実感しながらも、従来の採用手法からなかなか抜け出せずにいる企業は、実は少なくありません。今や、ほしい人材は企業自ら獲得する時代。

その中で注目を集めているのが、求人サイトのデータベースからピンポイントのターゲット層を抽出し、ダイレクトメッセージを送ることで応募を促す「スカウトメール」です。

「直接会って話がしたいです」「ぜひ一緒に働きましょう」そんな企業の熱意をダイレクトに伝え、求職者から反応があれば、即面接も可能。

採用コストや工数の削減にもつながるため、「スカウトメール」を活用した攻めの採用に注力する企業はますます増えています。

それではこの「スカウトメール」について、より詳しく見ていきましょう。

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多方面へのアプローチ or 絞りに絞ったアプローチ

まず、スカウトメールは役割別に以下の3つに分類されます。

送信量  1通あたりの
対応時間
主な
利用目的 
一斉送信型 多い 短い 母集団形成
応募促進型 少ない 短い 求人アピール
ヘッドハンティング型 非常に少ない 長い マッチ度が高い
人材採用

一斉送信型

WEB履歴書に書かれている経歴やスキル、希望条件がマッチした求職者に対して送られるため、開封率は低いものの母集団形成には効果的です。

応募促進型

WEB履歴書の情報と募集条件のマッチングが100%でなくても、応募してほしい人材に対して送信されます。「当社では、応募を受け付けています」というアピールにもつながります。

ヘッドハンティング型

書類選考免除、言い換えれば面接直結のスカウトメールです。直接会って話したいという候補者を厳選して送信されます。 

スカウトメールの選定に正解はありません。大切なのはそれぞれの特徴を理解して、上手に使い分けることです。会社に興味を持ってくれた人材に一人でも多く会いたいという場合は、一斉送信型応募促進型

ピンポイントで採用したい人材がいる場合や、スピーディーに採用したい場合は、ヘッドハンティング型が適しているといえます。

【気になる開封率】はたして、企業の想いは届いているのか

スカウトメールを送信しても、開封してもらえなければ意味がありません。そのためには、スカウトメールの送信と効果検証をセットでおこなうことが大切です。

まず、効果検証に欠かせないのが開封率。これは送信したスカウトメールを何名の求職者が開封したかを示す指標となる数字です。開封率は以下で計算します。

開封率=①開封されたメールの数÷(②総送信数ー③不達だったメールの数)

大前提として、開封率を知るためには、スカウトメールを「HTML形式」で送る必要があります。メール内に画像を埋め込み、画像の表示を開封と見なして①をカウントするためです。

ちなみに、②は送信者側で確認でき、③もメールサーバから届くエラー通知の数で確認できます。

たとえば、100通送ったうち、送信エラーが5通。50通が開封された場合の開封率は、52.6%。約半数が開封されている計算になります。

計算:50÷(100-5)×100=52.63157…

【結論、重要なのは返信率】 心を動かし、アクションにつながる1通を

そして、最も重要なのが返信率。送っただけでは意味がないというのは当然ですが、開封後にそのままになっていても、スカウトメールの目的が果たせているとはいえません。

同じ文面を用いて一斉送信した場合の平均返信率は1〜2%ほど。100通送って返信が1通あるかどうかという非常に低い数字です。

採用担当者の工数は削減できるかもしれませんが、コストをかける以上、やはり返信率をUPさせて優秀な人材との接点をつくりたいのが本音です。

優秀な人材であるほど、何通ものスカウトメールを受け取っています。多くのスカウトメールの中から自社に興味を持ってもらうには、職務経歴書に書いてある経歴や志向性を見て、一人ひとりに合わせてカスタマイズする必要があります。

「ちゃんと自分のことを見てくれているんだ」という好印象につながり、求職者の返信意欲が高まるかもしれません。

返信率が思わしくない場合は、タイトルや本文を見直すなど、常にPDCAを回し続けることが大切です。自社のスカウトメールの勝ちパターンを見極めることが、求職者の心を動かす1通への近道といえるでしょう。
▼効果的なスカウトメール作成のコツは?例文と件名をご紹介!
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プロの目で見極め、プロの手で綴る

スカウトメールの文面をカスタマイズすれば効果は歴然。……とわかっていながらも、採用担当者の業務負担を考えると、なかなか実践できないという声はまだまだ多いというのが現状です。そんなときは、思い切ってプロに任せてみるのはいかがでしょうか。

求職者のデータベースからターゲットとなる人材を見極め、スカウトメールを作成し、送信する。そのすべてを一任できるスカウトメール代行サービスという選択も、攻めの採用と同様、今の採用トレンドのひとつです。

  • 毎回ひたすら送信するだけで、ルーティン業務になってしまっている。
  • 開封率や返信率をUPさせて、自社のノウハウとして蓄積していきたい。
  • そもそも、考える時間がない。

そんな悩みをお持ちの企業様は、ぜひスカウトメール代行サービスの利用をご検討ください。スカウトメール1通が、きっと価値ある出会いのきっかけになるはずです。

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