オンライン面接ツールの使い方と注意点を解説|実際にCallingを使って調査してみた | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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オンライン面接ツールの使い方とは|活用における注意点を解説

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最近、注目を集めているオンライン面接ツールですが、「実際に採用活動でどのように活用すると効果的なのかわからない」というお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

オンライン面接ツールは、地方学生の母集団拡大だけでなく、Web面談をおこなうことで、志望度を向上させたり、Web説明会を開催することで、本来必要である会場の準備などの工数を削減できたりします。

今回は、そんなオンライン面接ツールのさまざまな使い方と、活用における注意点についてご紹介します。

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1. オンライン面接ツールのさまざまな使い方

1-1. 知っておきたい!「オンライン面接」で活用できる機能一覧

まずは、オンライン面接で活用できるさまざまな機能についてご紹介します。

オンライン面接ツールによっては機能が搭載されていなかったり、オプションで使用することができたりする場合もありますので、導入前にチェックしておくと良いかもしれません。

①資料共有

会社説明の資料を画面上で共有して説明することができます。

また、学生の履歴書やエントリーシートを共有してもらい、こちらから共有して一緒に見ながら面接できます。

②画面共有

自分のパソコンで会社のHPを開き、その画面を共有して会社説明ができます。

③トークスクリプト

面接官が聞かなければいけないことをまとめておいて、面接中に見ることができます。

④ルーム内チャット

音声が乱れたときにテキストで状況を確認できます。

リンクを共有したいときなど、テキストで送りたい情報を伝えることもできます。

⑤ホワイトボード

資料共有や画面共有したときに、リアルタイムで書き込むことができます。

⑥メモ&エクスポート

面接の内容を記録し、ダウンロードできます。

また、次の面接官が、前回の面接内容を把握できます。

1-2. 母集団形成&拡大に貢献!「Web説明会」を実施する

オンライン面接ツールを活用して、Web上で説明会を実施することができます。

「Web説明会を開催しても、学生は集まらないのでは?」と疑問を持っている人事担当者もいらっしゃるかもしれません。

しかし、実は2019卒の学生は43%がWeb説明会に参加した経験があります。

場所が遠くて説明会に参加できなかった地方の学生の参加のハードルも下がり、母集団拡大に繋がります。

1-3. 「Web面談」で隙間時間に学生とコミュニケーションを!

学生が最適だと感じる接触回数は、面接以外に1回必要です。懇親会でお金がかかることを考えると、現場の社員と面談することがいいでしょう。

しかし、本社オフィスで面談しようとすると、エース社員が本社にいなかったり、地方の学生は面談ができなかったりします。

オンライン面接ツールを使うと、Web上で面談することができます。社員も学生も、場所を問わないので、面談を実施しやすくなるでしょう。

1-4. 地方の従業員のスキルアップを!「オンライン研修」にも活用可能

研修は、従業員のスキルアップやキャリアを見直す良い機会です。本来、すべての従業員に平等に与えられる機会です。しかし、支社の場所によっては、研修を受けられないケースもあります。

その事態を解決する一つの方法としては、オンライン研修があります。オンライン研修は、遠隔の従業員もPCやスマホを通して研修を受講することができます。

1-5. 社内ミーティングも「Web会議」で!リモートワークにも対応

オンライン面接ツールは、採用活動以外に、社内ミーティングでも使えます。

時期によっては、「会議室がいっぱいでミーティングするところがない」といったケースもあるでしょう。オンライン面接ツールであれば、自席に座りながらコミュニケーションを取ることができます。

また、顔見ながらミーティングができるので、異なる支社の従業員ともコミュニケーションが活発になります。

2. オンライン面接のやり方

ここからは、実際にオンライン面接のやり方をご紹介します。

Step1|ルームの作成

  • ルーム名 : ルームの名前を設定します
  • ルームID : 任意で設定することができます
  • オーディオ : ルーム内のオーディオ使用を設定できます
  • ビデオ : ルーム内のビデオ使用を設定できます
  • チャットログ : ルーム内のチャット履歴を設定できます
  • アンケート : ルームの退出時に表示させるアンケートを設定します
  • パスワード : ルーム内に入るパスワードを設定できます
Step1-1. 操作方法 管理画面にある、ボタンを押して、新しいルームを作成します。 Step1-2. 操作方法 ルーム名とパスワードを設定して、ルームの作成完了です。

Step2|参加者に共有

Step2. 操作方法 ルーム作成が完了したら、次はルームを学生に共有します。共有ボタンからURLをコピーし、オンライン面接開始前に、学生にURLとパスワードをメールやチャットで共有します。

Step3|オンライン面接開始

Step3. 操作方法 学生側はURLをクリックし、パスワードを入力し、参加ボタンを押せば、ルームに入室できます。お互いが入室すれば、オンライン面接開始です。

3. オンライン面接を実施する際の注意点

最後に、オンライン面接を実施する上で注意すべき点についてまとめます。

3-1. 通信環境が悪い場合の対応

ネット環境によっては、カメラが上手く映らなかったり、音声が聞き取りづらかったりする場合があります。

その際は、チャットで状況を確認し、通信環境を改善する必要があります。

また、このような事態にならないように、事前に電波が良い場所で待機してもらうなど、学生に対して注意喚起が必要でしょう。

「カメラや音声が乱れる時はある」とあらかじめ想定し、そのときに焦らず対処できるように、マニュアルをつくっておいても良いかもしれません。

3-2. 録画データの管理を徹底する

オンライン面接ツールには録画機能が搭載されているものが多くあります。

面接を録画すること自体は法律違反ではありませんが、録画データが流出してしまうと、法律違反となります。そのため、録画データの管理は徹底しておこなう必要があります。

また、あらかじめ録画することの了承を取るなど、学生に不快感を与えないような対応をすることをおすすめします。

3-3. 面接を実施する場所を確保する

オンライン面接は、スペースが狭い場所でも実施することができます。

しかし、後ろに山積みの資料があったり、面接中に人が通ったりすると、学生は「汚い」「うるさい」といったような悪い印象を受けるかもしれません。

そのため、たとえオンライン面接であっても会議室を使用して面接をおこなうケースも多くなっています。

もし、会議室が使えない場合は、周りの従業員に協力してもらい、面接中はできるだけ静かに、カメラに映る場所には入らないようにしてもらいましょう。

4. まとめ

今回は、オンライン面接ツールの使い方をご紹介しました。

オンライン面接を実施すると、今まで移動時間や交通費がネックだった学生がエントリーできるようになり、母集団の拡大に繋がります。

また、オンライン面接ツールは、面接だけではなく、面談や説明会、社内ミーティングにも活用できます。

自社にあったツールを選定し、活用するようにしましょう。

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