Web面接のやり方と注意点を解説!~採用担当者と学生のリアルな声もご紹介~ |HR NOTE

Web面接のやり方と注意点を解説!~採用担当者と学生のリアルな声もご紹介~ |HR NOTE

Web面接のやり方と注意点を解説!~採用担当者と学生のリアルな声もご紹介~

新型コロナウイルス(COVID19)の感染拡大により、テレワーク・在宅勤務や、全国の小中高の臨時休校、観光客減など連日様々な報道が飛び交っています。

その中でも、採用担当者や就活生を困らせているのが、説明会・イベントの相次ぐ中止。その影響を受けて、採用手法の変更対応に追われていることでしょう。

このような状況下で、Web面説や説明会などオンライン選考を導入する企業が増えています。

しかし、オンライン選考を実施したことがない企業では、「実際どのように活用するのかイメージが湧かない」といった声も多いのではないでしょうか?

そこで、本記事では実際のWEB面接の様子とともに、Web面接のHow toWeb面接をおこなう上でのポイントについてご紹介します。

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1、Web面接のやり方をご紹介

今回は、弊社jinjer株式会社での新卒採用面接を例に、Web面接の方法について解説していきます。

jinjer株式会社では、遠方の学生とWeb会議システム「ジンジャーミーティング」を活用し、面接を実施しています。

~ジンジャーミーティングの特徴~

  • アプリのインストールが不要で、URLだけですぐにWeb会議やオンライン面接が可能
  • ルーム製なので、どれだけIDを発行しても、月に何時間使っても費用が変わらない
  • ジンジャーミーティング上で画面共有できるので、一緒にESなどを確認しながらの質問が可能
  • オンライン面接中にジンジャーミーティング上にメモを保存できるので、面接中に求職者の面接記録を残すことができる

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それでは、ジンジャーミーティングを活用しながら、「Web面接前の準備」と、「Web面接中」に分けて、Web面接のやり方をご紹介します。実際のWeb面接の様子に密着させていただきました!

1-1. Web面接前の準備のポイント

STEP1:Web面接で使用する「Meetingルーム」を作成する

まずは、学生と面接するためのWeb会議用のグループを作成します。(ジンジャーミーティングではMeetingルームと呼んでいます)

ちなみにジンジャーミーティングでは、ルーム名とパスワード入れるだけでルームを簡単に作ることができます。

ルーム名をつける際のポイントとしては、「学生の名前をルーム名にするのは印象が良くないかもしれない」「もしかしたら違う人にURLが渡ってしまうかもしれない」といったリスクを踏まえ、日付やIDなどの番号にすると良いかもしれません。

また、パスワードに関してですが、「いちいちパスワードをつくるのが面倒くさい」と感じる方もいらっしゃるでしょう。

そこでおすすめなのが、パスワード作成ツールです。このサイトで簡単にパスワードを作成することができるので、ここでまとめてパスワードを作成しておくことをおすすめします。

STEP2:学生にルームを共有する

ルーム作成が完了したら、共有ボタンからURLをコピーし、学生にURLとパスワードをメールで共有します。

選考を受け付けた際や、選考前のリマインドなどをメールで連絡をしている企業様がほとんどだと思います。

そういったメールに、Web面接で使用する先ほど作成したルームのURLとパスワードを記載します。

メール文章に、面接当日は、「PCやスマホを用意し、このURLをクリックしパスワードを入力してWeb面接をおこなうこと」をわかりやすく記載してあげましょう。

1-2. いよいよ、Web面接実施

STEP1:面接時間になったらルームに入室する

いよいよ、Web面接の開始です。時間になったら、採用担当者も学生もURLをクリックし、パスワードを入力して入室します。

STEP2:マイクやカメラがオンになっている確認。

入室したらまずは、ジンジャーミーティングの画面下にあるマイクボタンやカメラボタンがオンになっているか、しっかり相手に声が聞こえているか、顔が見えているかを確認し、お互いがしっかり面接に集中できる環境をつくりましょう。

■採用担当(左)、21卒学生(右)のWeb面接の様子

STEP3:画面共有などの機能を活用

面接をおこなう際に見てもらいたい資料などがあれば、「画面共有の機能」を使用し、一緒に資料を見ながら面接を実施できます。

画面共有以外にも、チャットやメモなどの面接に役立つ機能も備わっています。

■画面共有で資料を見ながら面接をしている様子

■面接の内容をメモに残している様子。こちらは両者に共有して見れてしまうので注意。 評価などの記載は別でやったほうがよいでしょう。

また、ジンジャーミーティングには録画機能もついており、面接官の面接対応を後ほど確認することもできます。

面接方法の均一化」「面接上手な人のやり方を学ぶ」など、面接のフィードバックや研修にも活用しても良いかと思います。

以下に、ジンジャーミーティングに実装している機能で、Web面接に役立つものを記載してみました。ご参考までに。

Web面接に役立つ便利な機能(ジンジャーミーティングの例)

 

  • 資料共有 会社説明の資料を画面上で共有して説明できます。また、学生の履歴書やエントリーシートを共有してもらい、こちらから共有して一緒に見ながら面接できます。
  • 画面共有 自分のパソコンで会社のHPを開き、その画面を共有して会社説明ができます。
  • ルーム内チャット 音声が乱れたときにテキストで状況を確認できます。リンクを共有したいときなど、テキストで送りたい情報を伝えることもできます。
  • ホワイトボード 資料共有や画面共有したときに、リアルタイムで書き込むことができます。
  • メモ&エクスポート 面接の内容を記録し、ダウンロードできます。ただし両者が共通で見れるものなので注意。
  • 録画機能 面接の様子を後ほど確認し、学生の評価や面接のやり方のフィードバックに活用することができる。

2、Web面接を実施したリアルな声を聞いてみた

Web面接のやり方は分かったものの、「実際、Webでちゃんと面接できるのか」「対面の面接よりお互いを理解できないのではないか」といった不安を、まだお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

そこで、ネオキャリア新卒採用担当の山本さん(写真左)と、21卒学生の藤河さん(写真右)にWeb面接のリアルな声を聞いてみました。

【写真左】新卒採用担当の山本さん|【写真右】:21卒学生の藤河さん

Q:Web面接はよく利用されますか?

弊社では、ここ数年遠方の学生さんとは、Web上で面接をしています。最終面接だけは、対面でおこなうのですが、それ以外の面接は来社とWebとどちらでも対応できるようにしています。

また、面接だけでなく内定者や選考中の学生との面談も、Web上でよくおこないます。

私も、本選考だけでなくインターン選考時においても、Web上で面接することが多かったです。

ジンジャーミーティングももちろんですが、ZoomやSkype、Googleハングアウトなどのツールを使用したことがあります。

ー実際、Web面接ツールを使ってみていかがでしたか?

遠方でなかなか都内に来れない学生さんも、Web上だと移動なしに面接することができるので、そのような理由から弊社の選考に応募してくれる学生さんが増え、母集団形成に役立っています。

また、今の市況感でいくと新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、Web面接の需要は高まっているのでそこに対応できているのは弊社としては良いことだと考えています。

初めはWebでの面接に抵抗があったのですが、多くの企業の面接で使用しているので慣れてきましたね。

ただ、ツールによってはアプリをインストールしたり、アカウントを作成しないといけなかったりと手間がかかるツールもあるので、それは億劫に感じてしまいます。

私は、最近まで大阪に住んでいたので、都内に行かなくてもWeb上で面接ができると、交通費が浮くので非常に助かりましたね。

ー逆にWeb面接を実施するうえで、デメリットに感じる部分はありますか?

通信環境によって若干タイムラグが発生するときがあって、学生さんが詰まったときに、質問に答えられなくて詰まっているのか、通信環境によるタイムラグなのかわからない時があるので、そのあたりは少し困りますね。

対面ではないため、実際採用担当者がどう感じているか読み取りにくい点ですね。「ちゃんと伝わっているだろうか」「今の発言に対してどう感じているだろうか」と気になってしまうことが多々あります。

最近ではWeb面接を実施する企業が増えてきており、学生もそこまで抵抗がなくってきているように思います。

また、Web面接を実施するのであれば、採用担当者自身が活用しやすいツールであることはもちろん、学生にも寄り添った選定ができるとより良いかもしれません。

アカウント発行がいらない、アプリインストールがいらないなど学生自身の活用ハードルが低いものを選定することで、よりスムーズでストレスのないWeb面接が可能になるようです。

デメリットとしては、対面ではないためお互いの心情が読み取りにくいことが挙げられます。そのため、最終面接だけはWebではなく対面での面接を実施されている企業が多いようです。

3、Web面接での気をつけるべきポイント

Web面接でのやり方については上記でお伝えしましたが、ここではWeb面接を実施する上で注意しなければいけないポイントについてもお伝えいたします。

3-1:wifiなどの通信環境

ネット環境によっては、カメラが上手く映らなかったり、音声が聞き取りづらかったりするときがあります。

このような事態にならないように、採用担当者だけでなく、学生にもネット環境がよい場所で待機しておいてもらうよう事前に学生に伝えておくことが重要です。

また、それでもカメラや音声が乱れるときがあります。チャット機能が搭載されているツールがほとんどなので、そのような事態が発生した際は、チャットでやりとりをして通信環境を正常に戻すような動きを取れるとよいでしょう。

焦ってしまうと学生からの印象が悪くなってしまうので、焦らず対処できるように、対応策を用意しておきましょう。

接続までに時間がかかってしまい「その分の面接時間が減ってしまった」とならないように注意が必要です。

3-2:周りの外的環境

Web面接を実施する際に、ガヤガヤと騒がしかったり、後ろに山積みの資料があったり、面接中に人が通ったりすると、学生に悪い印象を与えてしまうこともあります。

そのため、Web面接を実施する際は、会議室など、できるだけ落ち着いた静かな場所で実施するとよいでしょう。

3-3:身だしなみ

学生と対面で面接をしないため、ついつい身だしなみがだらしなくなってしまうこともあるかもしれません。

しかし、Web面接でも顔周りの上半身は見えているので、学生から見て「だらしない」「不潔」と思われてしまわないような身だしなみを心がけましょう。

まとめ

以上、Web面接を実際やってみて、やり方や注意点をご紹介しました。

採用活動において、新型コロナウイルスの感染拡大で「21卒採用の母集団形成、面接対応がこのままだと不安」とお困りの企業様が多いことかと思います。

そのような状況に対し、Web面接・面談を活用することは非常に有効な手段になります。

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