働き方の可視化の実例をご紹介｜優先順位や方向性の共有に貢献♯コクヨが提案する働き方改革

こんにちは、HR NOTE編集部　働き方改革プロデューサーの井上です。

今回は、コクヨが取り組む「働き方の可視化」の実例に関してご紹介。

前回は「現状調査の重要性」についてお伺いしましたが、実際にどのようなことをおこなっているのか、その詳細を記事にまとめました。

是非、ご参考となれば幸いです。

【人物紹介】高木 秀樹 |コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部 スペースソリューション事業部 ワークスタイルコンサルタント

2002年入社。入社2年目より現職。コクヨ株式会社ワークスタイルイノベーション部所属。「顧客企業のワーカーが本当に働きやすい環境とは何か」という視点で、オフィスのみならず運用なども含めた全体計画立案から要件整理、現状把握のための各種調査、文書削減などを幅広くサポート。

会議室を効率的に利用するための調査

－働き方やオフィスの調査に関して、いくつか具体例を教えてください。

高木氏：まずは、「会議室の数を適正にする」ための調査事例からお話させていただきます。

調査では、「会議室の稼働率」や、「誰が、何人で、何時間ぐらい会議をしているのか」などを調べていきます。

例えば、「大きい会議室を少人数で使っている割合が高い」という結果がでた場合は、その利用状況を加味しつつ大きな会議室は極力減らして、2～4人程度の小さな会議室を多くつくることを提案します。

また、調査結果から「会議室の空室率が非常に高い」ことがわかった場合には、会議室の適正な数を見極めて減らし、空いたスペースを別の用途に転換し有効活用していく提案をすることもあります。

－会議室の調査で、よくある傾向などは見られますか。

高木氏：ヒアリング調査や事務局との打合せでは「会議室が足りない」という声が多かったものの、調査してみると実際は足りている、というケースがよくあります。

こういった場合、「空予約」「少人数で大きい会議室を使っている」「利用したい時間帯が重なっている」といった原因が想定されます。

－そのようなときはどういったご提案をされるのですか？

高木氏：たとえば、「個室をやめて、予約なしで自由に使えるオープンスペースに小さいテーブルをいっぱい置きましょう」「月曜日の朝一に集中しがちな定例会議を分散しましょう」という提案をします。

オープンスペースなら空席は一目瞭然ですし、テーブルを可動式にしておけば会議の人数にあわせて効率的に空間を利用することができます。

また、「部や課の定例は週のあたまに」という古い習慣でなんとなく集中しているような会議の日時を分散できれば、スペースの確保も容易になります。

このように、空間だけではなく、運用も含めて提案させていただいています。

ペーパーレス実現に向けた調査

－「ペーパーレスを実現したい」という企業様には、どのような調査をされるのでしょうか？

高木氏：まずは、書類や物品の量やその利用方法、データの保存方法や利用しているツールなどをヒアリングしていきます。

あるクライアント様では、調査によって「個々人が大量の名刺をデスクの中に保管している」ことが判明しました。

その企業様では人脈情報をいかに共有化できるかが非常に大切であったため、各個人がものとして名刺を管理するのをやめ、法人向けの名刺管理サービスの活用を提案しました。

また、当たり前ですが、部署単位などで共有保管することで、全体の書類量を減らす提案もします。同じ資料を複数の社員が保管しているケースでよくみられるのが、研修などの配布資料があげられます。

普段ほとんど閲覧しないようなものは、部署単位で最低限のものを保管し、いつでも誰でも見られるような状態にしておけば十分です。

－そもそも、ペーパーレス化を実施する理由として多いものはなんでしょうか。

高木氏：「情報共有を促進したい」、「業務をより効率化したい」という理由が多いと思います。

業務効率化で言うと、「経営会議があり、そのために分厚い資料を30部用意する」となると、プリントアウトなどの準備に手間がかかりますし、表記ミスがあり差し替え、なんてことになれば、二度手間になります。

しかし、データを活用すれば、やり直しの手間が最小限に抑えられますので、「資料の準備のための残業時間が3時間も削減できました」などといった効果が見込めます。

フリーアドレスにおける「在席率」の可視化

－次に、フリーアドレスに関してもお伺いしたいのですが、まずはどのような調査からおこなっていくのでしょうか。

高木氏：まずは在席率調査からスタートし、ピーク時と平時の在席率を可視化します。

会議室の利用調査でも同じことが言えるのですが、ピーク時にどのくらい在席しているのかをしっかりと把握することが重要です。

－在席率調査はどのくらいの期間で実施されるのでしょうか？

高木氏： 1週間ぐらいの期間で実施することが多いですね。

本当は1カ月くらいできればいいのですが、調査はあくまでもその後の施策実施のための下準備です。そのためコストが限られ、全体スケジュールの関係であまり時間が取れない、ということも多々あります。

ただ将来的には、最先端のツールを活用することで、コストをかけずに長期に渡った調査をある一定の精度でおこなうことも可能になるのではないでしょうか。

まずは身近なデータをチェックする習慣をつけ、見える化をしてみよう

－各社が働き方改革に取り組むうえで、意識すべきことや気をつけるべきことはありますか？

高木氏：働き方改革を実施するうえで重要なのは、取り組みに携わるメンバーがゴールを共有することです。

調査によって現状や課題が見える化ができれば、目線を合わせやすくなり、ゴールについて共通認識を図ることが容易になります。

残業削減、有給取得、コミュニケーションの活性化、社員の満足度向上、生産性向上などなど、働き方改革として取り組むべき課題は数多くあります。

どこから手をつけるべきなのか、どう進めていくことが正解なのか･･･と、悩まれている経営者・人事の方は少なくないと思います。

そんな悩みに対し、現状や課題を見える化することのできる「調査」というサービスを通して、働き方改革における優先順位や方向性を明確にし、効果的な改革推進のお手伝いをしていければ、と思っています。