採用担当者にとって、最も大切なことは「会社の利益に貢献してくれる優秀な人材を発掘して入社してもらうこと」です。
しかし、最近は求職活動をしている人よりも求人数の方が多い「売り手市場」になっており、採用活動がうまくいかないケースが増えてきています。
採用担当者の中には、「時間を掛けてようやく目標の採用数を達成したのに学生が内定辞退してしまった・・・」なんてこともあるのではないでしょうか。
今回は、限られた人員と業務時間で良い人材を採用しなければならない採用担当者の採用業務を少しでも効率化し、採用候補者の歩留まりを改善する方法や具体的なサービスについてご紹介します。
1. 採用担当者が抱えがちな課題とは
まずは、「採用担当者が抱えがちな課題」について分析していきたいと思います。
1-1｜採用者数を増やすことが難しい
採用担当者の中には、会社から採用者数を増やすように言われたことがある方も多いのではないでしょうか。
しかし、売り手市場の中では競合他社も採用活動に力を入れており、採用数を簡単に増やすことは難しい現実があるかと思います。
会社から与えられたミッションを達成することができなければ個人やチームの成果として評価されないといったケースに陥ります。
特に、企業としての知名度が低い中小企業では、応募してくれた求職者に対して地道に自社の良さをアピールしていくことが求められるでしょう。
応募してくれた求職者を逃さない姿勢が大事になります。
1-2｜採用業務の幅が広く、とても忙しい
採用担当者が抱える業務は、母集団形成のための説明会や就職フェアへの参加、求職者のエントリー対応や面談・面接の実施、内定後のフォローや研修など、幅広くなっています。
また、業務を平準化することが難しく、求職者からのエントリーが急増するようなタイミングでは、往々にして業務過多に陥ってしまいます。
その結果、忙しい時期は残業や休日出勤など、通常の労働時間外でも働かなければならないケースもあることでしょう。
特に最近では、「応募者に対するレスポンスが遅くなると、すぐに選考辞退されてしまう」といったケースも多くなっており、まさに「今日できることは今日終わらせる」という、コミット力が必須という状況になっています。
1-3｜採用コストを抑えることが難しい
採用活動において一定のコストが掛かることは言うまでもありませんが、その費用をどれだけ掛けることができるのか、は会社の状況によっても異なってくると思います。
会社の経営状況が厳しければ、「説明会の会場費を削る」「求人広告媒体を見直す」「リファラル採用に力を入れる」といったように、いかに採用コストを抑えることができるか考える必要があります。
しかし、「採用コストを抑えた結果、説明会に参加する人数が減り、エントリー数も減る」という、悪循環に陥ってしまっては、元も子もありません。
そのため、採用に掛けた費用分の成果を上げるために、しっかりと候補者の歩留まり改善をおこなうことが求められています。
2. 採用の歩留まりを改善する方法とは？
以上のように、採用担当者の抱える課題は、採用業務を効率化することで工数を減らし、採用の歩留まり改善をおこなうことが非常に大事になります。
そのために、まず以下のような3つの施策を実施してみると良いでしょう。
2-1｜自動化できる部分は自動化する
応募者への対応には、スピードが要求されます。対応が遅いと、応募者は「せっかく応募したのにあまり興味をもってもらえていない」と判断し、選考を辞退してしまうケースも多いようです。
しかし、素早いレスポンスをするためにいちいちメールを確認し、返信するのは工数がかかります。
まずは、自動返信機能を活用し、応募をもらった時点で素早く「受け取りました」という連絡を入れることができるように設定しましょう。
ほとんどのメールソフトでは自動返信機能が付いており、こういった応募者へのレスポンスを速くすることで、自社に良い印象を持ってもらうことができます。
2-2｜コミュニケーションツールを変更する
採用担当者側にとっても求職者側にとっても、メールや電話を使ってやり取りする頻度が少なくなっているのではないでしょうか。
私たちが普段利用しているコミュニケーションツールも、メールや電話からLINE、ショートメッセージ、チャットワーク、Facebookメッセンジャー、Slack、Chatworkなどに移り変わっています。
若手社員においても、電話で報連相する習慣は無くなりつつあるそうですし、学生においては、「メールの利用頻度が数%にも満たない」といった統計結果もあります。
そのため、新卒採用では、学生が使っているコミュニケーションツールに合わせて連絡を取ることが大事になってきているのではいでしょうか。
また、さまざまなコミュニケーションツールが登場している中で、年齢問わず幅広く利用されているのがLINEです。
学生にとってメールよりも早くレスポンスできるLINEを活用することで、電話をしてもつながりにくい候補者との連絡や、メールの開封率が低い候補者とのコミュニケーションの課題をクリアしてくれることでしょう。
これらのコミュニケーションツールを応募者との採用連絡で活用することで、大幅な工数削減に繋がることがあります。
2-3｜採用管理システム・採用代行（RPO）サービスの導入
いかに採用担当者に力量があっても、採用業務の絶対量が多い状態では、仕事が溢れてしまうことは避けられません。
そのような状況にならないようにするため、「採用管理システム」や「採用代行（RPO）サービス」の導入を考えてみてはいかがでしょうか。
採用管理システムとは、応募から採用に至るまでのプロセスを、ひとつのシステム上で一元管理できるシステムです。
選考の日程を自動で調整してくれたり、各候補者の採用状況を可視化できたりと、採用担当者の負担を軽減するサービスがたくさん組み込まれています。
また、採用管理システムはあくまでもシステムを購入して自社内で活用する方法ですが、それでも時間が足りない場合は、採用業務自体を外部に委託してしまう方法もあります。それが採用代行（RPO）サービスです。
採用代行サービスは採用管理業務を企業に代わっておこなってくれる人材サービスで、採用業務の一部もしくは全業務を採用の経験豊富な専門家チームにお任せすることができます。
費用は掛かってしまいますが、その分自分たちの業務に専念できるため、今までよりも採用効率が上がりことも多くあります。
このように費用対効果を高めることができれば、結果的にはコスト削減にもつながるでしょう。
3. 採用業務を効率化するツールやサービスをご紹介！
上記で解説した、工数削減に役立つ採用管理システムや採用代行サービスについて、それぞれの特徴やメリットをご紹介します。
1｜LINE連携可能な採用管理システム
圧倒的にコミュニケーションが取りやすくなるLINEと、工数削減を実現できる機能が満載の採用管理システムが合体！
ここでは、そんな最近注目のLINEと連携できる採用管理システムをご紹介します。
MOCHICA ｜ 手厚いフォローが評判のLINE対応採用管理ツール
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：株式会社ネオキャリア |
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sonar ATS｜メッセージ自動送信機能や採用に必要な機能が充実
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| 【サービス特徴】
※2023年4月末日までに「sonar ATS（3000IDプラン以上）」をお申し込みいただいた方限定で、大手求人媒体との自動連係オプションが完全無料になるキャンペーンを実施中！（本キャンペーンは新規にsonar ATSをご契約される方限定のキャンペーンです。すでにご利用中のお客様は対象外となります） |
| 提供会社名：Thinkings株式会社 |
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HR PRIME ｜ 「LINE×新卒採用」まず試してみたいならこれ
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：Micoworks株式会社 |
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- クラウドで求職者情報を一括管理、エクセル入力や紙管理から解放
- 自動的に日程調整、カレンダーを確認しながら連絡する工程がなくなる
- 多機能搭載しており、カスタマイズしやすい
- 採用担当者の手間を省いたため、他業務に専念でき、総合的に見るとコスト削減に繋がる
2｜採用代行サービス
次に、採用業務をほぼ丸投げできる4つの採用代行サービスを紹介します。
採用特化型アウトソーシング（RPO）｜ 業界トップクラス10,000社以上の導入実績
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：株式会社ネオキャリア |
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G’s 採用業務代行・アウトソーシング ｜「応募者・学生対応の質」はどこにも負けないコミット力
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：株式会社ジーズコンサルティング |
| 詳細を見る |
TSUNAGU SOLUTION ｜ アルバイト・パートに特化した採用コンサルティング会社
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：ツナグ・ソリューションズ |
| 詳細を見る |
パソナのアウトソーシング ｜ 人材業界委託売上実績No.1の東証一部上場企業
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| 【サービス特徴】
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| 提供会社名：株式会社パソナ |
| 詳細を見る |
- 人事担当者は採用に関わる重要度の高い業務に専念できる
- 採用成功までの時間を大幅短縮
- トータルに考えた場合、人件費などのコスト削減にも繋がる
- 経験豊富なエキスパートが代行するによってミスマッチを軽減
4. さいごに
現在の売り手市場では、そもそも母集団を形成することが難しく、人事・採用担当者の負担は増えるばかりです。
本当は、候補者との面接などコアな部分に時間をかけたいものの、説明会やセミナーの準備、エントリーの情報整理などで手一杯になってしまっている状況も多く見られるようになっています。
こういった中でも、求職者からのメッセージに対するレスポンスは早くしなければならないため、とても時間が足りない状況になっているのではないでしょうか。
このような課題に対して、採用業務を効率化するサービスを各社が提供していますので、今回紹介した採用業務を効率化するシステムや採用代行サービスをうまく利用して、良い人材を確保するようにしましょう。
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