内定者フォロー施策が5分でわかる│メール以外の効率的な連絡手段とは |HR NOTE

内定者フォロー施策が5分でわかる│メール以外の効率的な連絡手段とは |HR NOTE

内定者フォロー施策が5分でわかる│メール以外の効率的な連絡手段とは

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売り手市場が進む中、内定者フォローの重要性が高まりつつあります。内定者フォローをおこなう際、内定者に連絡するツールとして、「メール」を活用する採用担当者がほとんどかと思います。

しかし、内定者に連絡するたびに、メールの内容を考え作成し、言い回しなどにも気をつけるといった工数は、ただでさえ面談・面接・セミナーなどの業務で忙しい採用担当者にとって、大きな負担になるのではないでしょうか。

最近ではそういった背景から、SNSを内定者フォローのツールとして活用する企業が増えています。

今回は、メールによる内定者フォローの課題点や悩みをまとめた上で、それらを解決する「SNSツール」を紹介します。

ぜひ、内定者フォローのお役立ていただけますと幸いです。

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1. 採用担当者の「内定者フォローメール」に抱える悩み

企業が学生に内定を出した後、内定者にイベント案内の連絡や、内定者と定期的なコミュニケーションをとるツールとして、メールを活用されている方は多いのではないでしょうか。

一方で、内定者フォローにおけるメールのやり取りにはいくつか課題点があります。以下ではこの課題点を大きく3つあげてみました。

これらの課題を解消することが、内定者フォローの質の向上につながりますので、ぜひ参考にしてみてください。

1|メールの開封率が低い

「選考段階では、企業が送ったメールに対する学生の返信は早かったのに、内定後になると学生の返信率が急激に低下した。」と悩まれている採用担当者は多くいらっしゃいます。

メールの返信率が低い内定者は、「そもそもメールを見る習慣がない」ということも考えられますが、「自社が第一志望ではない」または「複数内定を獲得し、一段落している」という状態にある可能性もあります。

そういった内定者に入社してもらうためには、まずは自社から発信する情報を「認知してもらう」ことが大切です。

こういった細部へのこだわりが、内定辞退を未然に防ぐ第一歩となるのではないでしょうか。

2|メールを送信する膨大な工数

内定者フォローの連絡ツールとしてメールを活用することは、個別に電話することに比べれば、便利に思えますが、実は膨大な工数がかかる作業です。

複数の内定者に業務連絡をする際は、内定者に一斉送信できますが、内定者から返信がきた場合は個別に対応する必要があります。

内定者へ送信したメールが、開封済みかどうかの判断がしにくい点も、メールによる内定者フォローの課題でもあります。

内定者からの返信がない場合には、採用担当者側からメール受信有無の確認のために改めて連絡を送ることになり、結果として膨大な工数が掛かってしまいます。

企業が内定を出す時期に、採用担当者は次年度の新卒採用計画に向けて、再び忙しくなることを考えれば、内定者への連絡は効率的に、かつ丁寧な対応が求められます。

3|内定者との距離感が難しい

もっと距離の近いフランクなメール文で、内定者との距離を縮めたいと考える採用担当者もいらっしゃるかと思います。

一方で、社内メールからメールを送信するために、他の社員や上司も送信したメールの内容を閲覧できるということを考えると、どうしても「フォーマルな内容でメールを作成しなければいけない」という考え方が一般的になっているのかもしれません。

結果、学生からの返信もフォーマルで堅苦しい内容になり、メールではなかなか内定者との心理的な距離を埋めることができないというのが現状です。

内定者との心理的な距離を縮めるためにも、メールではなく、もっと気軽に連絡が取り合えるツールの活用をおすすめします。

2. SNSツールによる内定者フォローのメリット

最近では、先述したような「読んでくれない」「返信がない」「固いやりとりになってしまう」といった課題を解決するために、SNSを連絡ツールとして活用する採用担当者が増えています。

ソーシャルメディアラボが公開しているデータによると、2018年3月の段階でFacebookの利用率は20代で4割を越え、LINEにおいては8割近くの人が利用している状態です。

これらのSNSは、若者の日常生活に欠かせない連絡ツールです。SNSをうまく活用することで、メールを活用していた際の課題を解決し、より効果的な内定者フォローを実現できるかもしれません。

以下では、SNSによる内定者フォローのメリットを3つあげてみました。

1|開封率・返信率が高い

採用担当者がSNSのチャットグループ内で業務連絡することで、グループ内の一人が返信すると、周囲も同調する形で反応するようにあります。

メールによる1対1の双方向だけのコミュニケーションに比べ、内定者がメッセージを確認する頻度や返信率は格段に上がると考えられます。

2|気軽なコミュニケーションが取れる

SNSはビジネス色の強いメールよりも、気軽なやり取りをする際に役立つ便利なツールです。

メールによる内定者フォローでは難しかった、「内定者と距離の近いコミュニケーション」が可能となります。

3|効率的な研修が可能

内定後、ビジネスマナーや社会人の基礎知識について「どうやって学習すればいいのか」と悩む内定者が多くいます。そのような内容を組み込んだ内定者研修をオフィスで定期的に開催することも一つの案ですが、卒業研究などで忙しい学生には少し負担になってしまうかもしれません。

そういった背景から、最近ではeラーニングを活用した新入社員研修をおこなう企業が増えています。

SNSツールなどに抵抗がないイマドキの若者には、「いつでも」「どこでも」スマホやPCで学習できるeラーニングは、学生からすると受け入れられやすいのではないでしょうか。

3. SNSツール導入時の注意点

SNSを内定者フォローで活用する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。

SNSによる内定者フォローは若い社員に任せる

SNSは気軽にコミュニケーションがとれる便利ツールですが、SNSのアカウント名に「人事部長」や「課長」の単語が含まれていては、内定者もついかしこまり、なかなか積極的にコミュニケーションが取れない可能性があります。

内定者に気軽にコミュニケーションを取ってもらうためにも、内定者と年齢の近い人事担当者が、SNSで連絡のやり取りをすることをおすすめします。

また他部署の1、2年目の社員に協力をしてもらい、運営を任せることも一つの方法です。

実際現場で働く社員とやり取りする中で、内定者が抱える「入社後の気になる点や疑問点」が解消され、内定辞退防止につながるのではないでしょうか。

定期的な情報発信をおこなう

SNS導入後は、内定者に向けて定期的な情報発信を実施する必要があります。会社の商品に関するニュースや、業界に関わる情報の提供、イベント風景などを共有するなど、内定者を楽しませる内容であることがポイントです。

採用担当者同士で役割や更新頻度をルール化し、運営の流れをしっかりと決めることをおすすめします。

4. 内定者フォローSNSツール紹介

先述した課題やメリット、注意点などを踏まえた上で、内定者と連絡をとる際に役立つ、SNSツールを3つピックアップしてみましたので、是非参考にしていただけると幸いでございます。

MOCHICA

特徴
  • LINEのチャットボット機能の利用で日程調整が自動でできる。人事担当者の業務削減にも貢献!
  • メールだと一方通行になってしまう内容もLINE経由なら、そこからコミュニケーションが活性化
  • プライベートと就職活動は切り分けたい学生のために、「LINEでの連絡を希望する」「メールでの連絡を希望する」を選んでもらえる
企業名:ネオキャリア
URL:https://official.mochica.jp/

エアリーフレッシャーズ

特徴
  • メッセージ機能、掲示板機能、個人プロフィール登録機能など、SNSとして基本的な機能を搭載
  • 辞退予備軍発見機能により、SNSへのログイン回数や課題の提出状況などを総合的に判断。活動が活発でない内定辞退予備軍として人事にアラートをしてくれる機能
  • e-learningの受講サービスもあり、SNS機能だけでは使用頻度が落ちてしまう部分を上手く補完する設計

内定者パック

特徴
  • 内定者掲示板を通した内定者同士のやり取りや人事からの課題の発信、提出機能
  • 導入コストが内定者一人あたり年額5,000円からと安価
  • 導入企業は1,900社と安定した支持がある

企業名:株式会社プロシーズ
URL:https://www.naiteisha.jp/

5. まとめ

いかかでしたでしょうか。SNSによる連絡は、学生にとって日常的なもので、ポイントを押さえれば、内定辞退を防ぐ効果的なツールとして機能するといえます。

ビジネスにおいて、SNSなどのツールで連絡を取ることに抵抗を感じる方もいらっしゃると思います。

しかし「内定辞退を防ぐ」といった目的を改めて意識すると、SNSを活用する意義を感じるのではないでしょうか。

今後、売り手市場により内定者フォローの重要性が高まる中、内定者フォローの連絡方法などを変えてみるのも、いいかもしれません。

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