※本記事は2017年10月に公開したものですが、働き方改革関連法成立後、内容をアップデートしています。
政府が「働き方改革」を推進するなか、企業は長時間労働を抑制するため、正確に従業員の勤務時間を把握することが求められます。
勤務時間を正確に把握するうえで役立つ勤怠管理システムとは、どのようなものでしょうか。
今回は、企業が勤怠管理システムを活用して「働き方改革」をどのように進めていけばよいのかを紹介します。
目次
1. 働き方改革によって企業に求められる対応
そもそも「働き方改革」が意味する働き方の変容とは、どのようなものなのでしょうか。また、企業にどのような影響を与えるのでしょうか。
1-1. 働き方改革とは
「働き方改革」は、一億総活躍社会の実現に向けた最大のチャレンジであり、日本の企業や暮らし方の文化を変えるものです。
女性も男性も、高齢者も若者も、障害や難病のある人も、一人ひとりのニーズに合った、納得のいく働き方を実現するための改革のことをいいます。
「働き方改革」の背景には、現状の深刻な労働力不足が挙げられます。今後、人口減少社会へ突入する日本では、労働力人口の減少が課題のひとつです。
生産年齢人口(15～64歳)は、戦後より増加を続けて平成7年には8,726万人に達しましたが、その後減少し、平成27年には7,728万人となりました。
国立社会保障・人口問題研究所が発表した出生中位推計の結果によると、将来の生産年齢人口は、2029年、2040年、2056年にはそれぞれ7,000万人、6,000万人、5,000万人を割り、2065年には4,529万人 となる見込みです。
この推計から、将来日本の生産力が低下し、国力の低下につながることがないように、「働き方改革」によって、労働力不足を解消することが必要とされています。
労働力不足を解消するためには、生産年齢人口の増加や、労働生産性の向上などの対策が必要となりますが、いずれにおいても労働時間を管理すること(勤怠管理)がポイントとなります。
それでは「働き方改革」を進めるために、企業には具体的にどのような対応が求められているのでしょうか？
1-2. 働き方改革で企業に求められることとは
働き方改革を進めるため、企業は長時間労働の是正や非正規雇用の処遇改善に努めなければなりません。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
1-2-1. 長時間労働の是正
日本は欧州諸国と比較して労働時間が長く、ワークライフバランスを確保できない、過重労働で健康を維持できないなどの悩みを抱えている人も多いでしょう。仕事と子育てや介護を無理なく両立させるためには、長時間労働を是正することが必要です。
そのため、いわゆる36協定を締結しても超えることができない、罰則付きの時間外労働の上限が定められました。
労働基準法は、最低限守らなければならないルールを決めたものですが、企業に対しては、それ以上の長時間労働を抑制する努力が求められています。そのため、正確に勤怠管理をおこなうことはもちろん、企業文化や取引慣行を見直すことも重要です。
「自分の若い頃は、安月給で無制限に働いたものだ」と考える人も少なくないかもしれませんが、かつての「モーレツ社員」のような働き方は通用しない社会になりつつあります。従業員自身が、働き方の根本にある長時間労働の文化を変えることが強く求められています。
1-2-2. 「同一労働・同一賃金」など、非正規雇用の処遇改善
非正規雇用労働者(有期雇用労働者、パートタイム労働者、派遣労働者)を雇用している企業も多いでしょう。育児や介護などを理由として、非正規雇用を望む人もいます。
そのため、企業としては非正規雇用で働く人の待遇を改善し、女性や若者などの働き方の選択を広げていく必要があります。
同一労働・同一賃金の導入は、仕事ぶりや能力が適正に評価され、意欲をもって働けるよう、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。
賃金などの処遇について、日本における正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間には、欧州と比較すると大きな差があります。同一労働・同一賃金の考え方が広く普及しているといわれる欧州の実態も参考にすることが重要です。
同一労働・同一賃金の実現に向けては、各企業が非正規雇用労働者を含む労使の話し合いによって、職務や能力などの内容の明確化とそれに基づく公正な評価を推進し、賃金制度など処遇体系全体を可能な限り速やかに構築していくことが求められています。
このような正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消することで、どのような雇用形態を選択しても納得が得られる処遇を受けられ、多様な働き方を自由に選択できるようにすることが必要です。
1-2-3. 柔軟な働き方ができる環境の整備
テレワークは、時間や空間の制約にとらわれることなく働くことができるため、子育てや介護と仕事を両立させる手段となり、多様な人材が能力を発揮することが可能となります。
また、副業や兼業は、新たな技術の開発や起業の手段、そして第2の人生の準備としてなど、自分らしく働くために非常に有効です。
しかし、日本ではテレワークの利用者や、副業や兼業を認めている企業は非常に少ないのが現状で、今後普及させていくことが求められています。
また、これらが普及することで長時間労働が生じてしまうことがないように、勤怠管理システムを用いる管理の整備について検討することが必要です。
2. 働き方改革で厚生労働省が推進する勤怠管理とは
それでは、「働き方改革」を実行するために具体的に企業はどうすればよいのでしょうか？
2-1. 従業員の勤務時間管理における現在の課題
労働基準法において、企業は労働時間を正確に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有しています。
しかし現状では、労働時間の把握に係る自己申告制の不適正な運用などに伴って、法に違反する過重な長時間労働や割増賃金の未払いといった問題が生じているなど、企業が労働時間を適切に管理していない状況もみられるでしょう。
また、取引先や現場に直接向かって自社に戻ることなく帰宅する「直行直帰」や、自宅でのテレワークなど、従業員の多様な働き方によって、企業は労働時間を正確に管理することが一層難しくなっているといえます。
2-2. 働き方改革に合わせて勤怠管理はどう改善すべき？
先述の通り、働き方改革は勤怠管理にも影響があるため、管理方法の見直しが必要な企業も少なくないでしょう。今後、従業員の多様な働き方を受け入れていく必要がある企業にとって、正確な勤怠管理は必須です。
働き方改革に伴い勤怠管理にもさまざまなことが求められています。現状の勤怠管理方法を確認し、問題がある場合は新しい勤怠管理方法への移行が必要となるでしょう。
そこで活用したいのが「勤怠管理」システムです。多様な雇用や勤務体系に対応し、出退勤に限らず、勤務日数や勤務時間などをデータ化し、従業員の勤怠状況を効率的に把握することできます。
正確な勤怠データであるため、残業の未払いなどのトラブルを防止することも期待できます。勤怠管理システムについては、後ほど詳しく解説します。
3. 働き方改革が勤怠管理に与える7つのポイント
働き方改革に伴い、以下7つのポイントに注意して勤怠管理を見直す必要があります。
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勤怠管理で求められること |
概要 |
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残業時間の罰則付き上限規制の実施 |
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年次有給休暇の取得義務化 |
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フレックスタイム制の清算期間の延長 |
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高度プロフェッショナル制度 |
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総務省・厚生労働省主導のテレワーク推進 |
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勤務間インターバル制度の推進 |
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労働時間の客観的な把握 |
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各ポイントの詳細は以下の通りです。
3-1. 残業時間の罰則付き上限規制の実施
働き方改革に伴い、時間外労働について罰則付きの上限規制が設けられました。36協定を締結したとしても臨時的な特別の事情がない限り、月45時間、年360時間という上限を超えて働かせることはできません。
また、月60時間を超える時間外労働に対しては、50％の割増賃金の支払いが義務化されました。企業の規模に関わらず適用されるため注意しましょう。
企業としては、気づかないうちに時間外労働の上限を超えないよう、従業員の労働時間をリアルタイムで管理する必要があります。さらに時間外労働の状況を正確に把握して、正しい割増賃金を支給することも重要です。
3-2. 年次有給休暇の取得義務化
年次有給休暇の取得義務化は、働き方改革による大きな変更点です。企業は、有給休暇が年10日以上付与される従業員について、最低でも5日は必ず取得させなければなりません。以前は有給休暇を付与するだけで問題ありませんでしたが、法改正によって取得まで義務化されたため注意しましょう。
企業としては、有給休暇の取得状況を可視化したうえで、気軽に休める職場環境を整える必要があります。具体的には、計画的付与制度を活用したり、上司が率先して休暇を取得したりすることが重要です。
3-3. フレックスタイム制の清算期間の延長
働き方改革により、フレックスタイム制の清算期間の上限が3カ月に延長されました。清算期間を長めに設定することで、より柔軟な働き方を実現できます。ただし、忙しい月に仕事が集中すると従業員の健康を維持できなくなるため、1カ月ごとの労働時間は、週平均50時間を超えないように調整しなければなりません。
フレックスタイム制を導入する場合は、勤怠管理が複雑になります。勤怠管理システムなどをうまく活用して管理業務を効率化しつつ、ヒューマンエラーを防止することが大切です。
3-4. 高度プロフェッショナル制度
高度プロフェッショナル制度とは、高い専門知識をもつ従業員を対象として、労働時間・休憩時間・割増賃金などの規定から除外する制度です。たとえば、金融商品の開発や調査・分析といった業務を担当する従業員が対象となります。自由な働き方を実現できる制度ですが、導入するためには労使委員会による決議、労働基準監督署長への届出、従業員本人の同意などの手続きが必要です。また、勤怠管理の対象からは除外されますが、健康管理や休日管理は徹底しなければなりません。
3-5. 総務省・厚生労働省主導のテレワーク推進
働き方改革に伴い、時間や場所に縛られないテレワークが推進されるようになりました。多様な人材に活躍してもらうため、在宅勤務やリモートワークを採用している企業も多いでしょう。
テレワークを推進すると、従来のようにタイムカードなどで勤怠管理をすることはできません。勤怠管理システムを導入するなど、どこにいても出勤時刻や退勤時刻を記録できるような仕組みを整えることが必要です。
3-6. 勤務間インターバル制度の推進
勤務間インターバル制度とは、前日の終業時刻から翌日の始業時刻の間に一定の休息時間を設ける制度です。この制度により、従業員にしっかりとリフレッシュしてもらい、健康を維持しながら働いてもらえることを期待できます。
企業の努力義務ではありますが、ワークライフバランスを確保するためにも一定の休息時間を設けるようにしましょう。また、条件を満たすことで厚生労働省による助成金を受給できます。
3-7. 労働時間の客観的な把握
労働時間の客観的な把握が義務付けられたことも、働き方改革の重要なポイントです。一般の従業員はもちろん、管理監督者の勤怠状況も客観的な方法で把握しなければなりません。
自己申告による勤怠管理は原則として客観的な方法とは認められず、ICカードを利用した打刻システムや、勤怠管理システムなどを導入する必要があります。
4. 働き方改革をサポートする勤怠管理システムの機能
企業は働き方改革を推進するために、テレワークのような多様な働き方への対応が求められています。また業種によっては、フレックスタイム制やみなし残業制、複雑なシフト管理など、多様な勤務形態への対応が必要です。
多様な働き方が増えてくるなかで勤怠管理を正確におこなうためには、もはや手書きの出勤簿や表計算ソフトでは対応が困難になってきます。そこで、これらの問題を解決するためにサポートをしてくれるツールが「勤怠管理システム」です。
勤怠管理システムは、客観的かつ正確に、従業員ごとの出退勤時刻を記録でき、勤務時間の合計や有給休暇の管理などをおこなうことができます。また、これらの勤怠データを給与計算や各従業員の業績評価に利用することも可能です。
下表に、働き方改革に対応する勤怠管理システムの機能をまとめました。
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勤怠管理システムの機能 |
概要 |
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多様な打刻方法 |
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多様な雇用形態の設定 |
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有給休暇の自動管理 |
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各種アラート機能 |
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各機能の詳細は以下の通りです。
4-1. 多様な打刻方法
パソコンからログインして打刻するタイプ、ICカードを使って打刻するタイプなど、さまざまな勤怠管理システムが存在します。また、指紋認証などの不正打刻を防止しやすいシステムもあるため、企業の目的に合ったものを導入することが大切です。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、どこからでも打刻できるため、リモートワークを導入している企業や外回りの営業スタッフが多い企業にも適しているでしょう。
4-2. 多様な雇用形態の設定
正規・非正規雇用、フレックスタイム制、裁量労働制など、従業員ごとの雇用形態に合わせて勤怠管理をおこなう必要があるため、手作業では手間がかかるだけではなく、ミスが発生することも多いでしょう。そこで勤怠管理システムを活用すれば、多様な雇用形態を採用していても効率よく勤怠状況を管理できます。
また、クラウド型の勤怠管理システムの場合、法改正の際に自動的にアップデートされるため、わざわざ設定を変更する必要はありません。
4-3. 有給休暇の自動管理
勤怠管理システムを活用すれば、有給休暇の管理を効率化できます。付与日数の計算や取得日数の管理などを自動化できるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。有給休暇の申請や承認もシステム上で可能なため、紙の申請書を提出する必要はありません。
また、有給休暇の取得が進んでいないときにアラートを出すシステムもあり、取得率の向上も期待できます。
4-4. 各種アラート機能
勤怠状況をリアルタイムで把握できることも勤怠管理システムの大きなメリットです。たとえば、時間外労働の上限を超えそうなときに、アラートを出してくれる勤怠管理システムも存在します。状況を確認して業務を再配分したり、人材を補充したりすることで、過重労働を防止しつつ、業務の効率化を図ることも可能です。
ここまで勤怠管理システムの機能を紹介しましたが、導入するときは各企業の実態に適したものを選択する必要があります。
実際にどのような「勤怠管理システム」があるのか、このあと紹介します。働き方改革への取り組みとして勤怠管理システムの導入を検討する際の参考にしてみてください。
5. 働き方改革に役立つ6つの勤怠管理システム
「働き方改革」に役立つ勤怠管理システムとして、次の6つを紹介します。自社の実態に合うシステムを選びましょう。
5-1. ジンジャー勤怠管理
【特徴】
- 国内初人事向けプラットフォームサービス
- データを可視化することで人事業務のパフォーマンスを上げ、企業成長を促す
- 採用・勤怠・人材管理など、一気通貫でシームレス管理し、人事の業務コスト削減を目指す
【機能】
- タイミングや場所を選ばない多様な打刻方法
- 個人のスマートフォンを通してのGPS打刻や、顔写真での打刻も可能
- ほぼ全ての給与管理システムと連携可能
- あらゆる勤務形態でも簡単にシフトの作成ができる
5-2. KING OF TIME
【特徴】
- 豊富な機能と多彩なレコーダーに対応
- 人によるサポート体制が充実しているため、万一の時にも安心
- システム面の安定性(動作速度・セキュリティ)や有力な他社サービスとの連携対応なども充実
【機能】
- シフト管理（スケジュール）機能や、ワークフロー機能、多彩なタイムレコーダー機能によって業務改善をサポートする機能が充実
- 正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなどの様々なワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能
提供元：株式会社ヒューマンテクノロジーズ
URL：https://www.kingtime.jp/
5-3. 勤革時(きんかくじ)
【特徴】
- 稼働実績10年以上、シェアNo.1。利用企業数8,000社、530,000人以上の導入実績のクラウド型勤怠管理システム
- 最新の勤怠状況をリアルタイムに集計・確認することができ、直出直帰の従業員の勤怠も正確に管理可能
- 複雑なシフト管理にも対応
【機能】
- リアルタイムに、勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認ができる
- 残業時間など独自のアラート(警告)ルールの設定が可能
- 多彩な打刻方式
5-4. Team Spirit
【特徴】
- 勤怠管理、就業管理、経費精算、工数管理、電子稟議、SNS、カレンダーの７つの機能を融合
- 従業員が意識しなくても働き方のデータを収集することができるクラウドサービス
【機能】
- 多様なワークスタイルに対応する出退勤打刻システム
- グラフィカルなデザインにより、出退勤打刻や残業時間など従業員の勤務状況がリアルタイムで分かる
- 勤務実績の申請・承認はワークフローで自動回覧
- 休暇の申請や残日数の管理、有給休暇の自動付与
- 複数の複雑な勤務体系でもリアルタイムに労働時間を計算
- 36協定・安全管理を知らせるアラームやレポート機能
- 勤務間インターバルの見える化で従業員の健康管理
5-5. OBC勤怠管理サービス
【特徴】
- 創業30年、4,000社の導入実績から生まれた勤怠管理サービス
- 改正労働基準法はもちろん、今後の法制度やITなどのいかなる環境変化にも適応
【機能】
- 出退勤時刻や申請内容をデータ化し、自動的に集約・計算
- スマートフォンやパソコンによる場所を選ばないスムーズな申請
- 従業員の働きすぎの自動検知・アラートによるリスクマネジメント
- フレックス勤務、変形労働時間勤務、在宅勤務など、さまざまな勤務形態に対応
提供元：株式会社オービックビジネスコンサルタント
URL：https://www.obc.co.jp/service/kintai
5-6. 勤怠Trust
【特徴】
- 人材確保・維持につながる労務改善を推進し、リスクの予防により、担当者が本業に専念できるようにすることを目指す
- 社会保険労務士のもと労務管理の問題解決の手段として実現したクラウド型勤怠管理システム
- 労働基準法に準拠
【機能】
- 多様な勤怠パターンが設定可能、複数管理にも対応
- アラート設定した労働時間を過ぎると本人と管理者へ自動的に警告
- 残業申請の承認フローをシステムで管理できる
- 最新法令に準拠したシステム
- 労務管理に必要となる各種の承認フローをシステム上で管理
- 過去の勤怠データをもとに、あらゆる角度からランキング形式で勤怠データの分析が可能で、人件費コストのシュミレーションもできる
6. 働き方改革に伴い勤怠管理はより厳格化！勤怠管理システムの導入を検討しよう
「働き方改革」を推進するための第一歩は、正確に従業員の労働時間を把握することです。
労働時間を正確に把握したうえで、①仕事のプロセスを改善する、②従業員の採用や配置を適正化する、③長時間労働を抑制するなど、職場環境を改善していきましょう。
しかし、直行直帰や時短勤務、テレワークなど、時間や場所を選ばない多様な働き方が求められるようになった現在、労働時間の管理はとても複雑です。
企業は「働き方改革」に対応するために勤怠管理システムなどのツールを活用して、業務の効率化を図ることが必要となってきています。
勤怠管理システムの導入とあわせて従業員の意識改革もおこない、「働き方改革」に対応していくことが、今後の企業成長につながるのではないでしょうか。
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