小売業・サービス業向け勤怠管理システム5選｜導入メリットと事例

特に、多店舗経営の場合、パートやアルバイト社員の多いケースがあり、社員個々のシフト作成はもちろんのこと、シフトや時給の異なる給与計算の負担は大きいかと思います。

しかし、小売・サービス業に特化した勤怠管理システムを活用することで、思いのほかスムーズに勤怠管理を進めることができます。

本記事では、小売・サービス業の課題解決に特化した勤怠管理システムを導入することのメリットや、おすすめの6つの勤怠管理システムをご紹介いたします！

1. 小売・サービス業に特化した勤怠管理システムの特徴とは

現在、小売・サービス業のような複雑な勤務体制に対応できる勤怠管理システムが開発されています。

その特徴としては、シフト表の作成や多店舗を兼務する社員の勤怠管理、さらには勤怠管理と給与計算を一括処理でき、もちろん労働基準法にも対応しているという点です。その他にもさまざまな機能を併せ持つ優れものです。

複雑な勤務形態だから勤怠管理システムが利用しにくいというような考え方は、もはや必要ありません。複雑な勤怠体系であれば複雑な勤怠体系に対応した勤怠管理システムを選択するだけでOKです。

さらに嬉しいことに、勤怠管理システムを導入することで、経費の削減がはかれます。なぜなら、多くの人や時間を要した勤怠管理を勤怠管理システムが処理してくれるからです。

2. 小売・サービス業が抱える勤怠管理の課題・問題点

一般的なオフィス勤務に比べて、小売・サービス業の勤怠管理には、さまざまな課題があります。実際に勤怠管理を担当されている方の声をご紹介します。

2-1. 毎月のシフト表を作成するのが手間

小売・サービス業の場合、オフィス勤務とは異なり、勤務時間を「9時から17時の連続8時間勤務」といったようにするわけにはいかないでしょう。顧客に合わせた勤務時間を設定しなければなりません。

なかには24時間体制で対応している企業もあります。長い営業時間に対応するためには、シフト分けが必要になり、そのためパートやアルバイトの雇用率も上昇します。

勤務時間などの異なる従業員の配置には、勤怠管理の担当者が頭を悩ませるのもうなずけるところです。

2-2. 異なる店舗に勤務する社員の管理が煩雑

一般的に店舗ごとに勤怠のデータを管理して、最終的に本部で集計するという管理方法が多いでしょう。ところが、シフトをうめるためには、複数の店舗を掛け持ちする社員も必要になります。

勤怠管理の担当者にとっては、複数の店舗を見比べて集計するのは負担が重く、ミスが発生する可能性も高くなるのではないでしょうか。

2-3. 勤怠管理から給与計算にいたる手続が不便

各店舗の勤怠データが、いっせいに担当者のもとに送られてきます。限られた時間のなかでデータを集計し、給与計算に結び付けなければなりません。

勤怠管理と給与計算を一連の作業で一括管理できればと考える担当者も多いのではないでしょうか。

2-4. シフト管理と売上管理の波の不一致

勤怠管理としてのシフトの人員数と売上の波が一致していないということは、人員が足りない、または、人員が余っているということになります。

労働力不足による社員のストレスや不要な人件費は削減したいものです。

2-5. 改正労働基準法に対応できているか心配

平成22年から労働基準法が改正され、残業時間のなかで、一定の時間を超えた時間外労働に対する割増賃金率が引き上げられています。割増賃金の代わりに有給休暇を与えるなどの代替措置も可能であり、中小企業の場合、猶予期間も設けられていました。

はたして改正内容に対応できているのか、不安な担当者もいらっしゃるのではないでしょうか？

3. 小売・サービス業に特化した勤怠管理システムを導入することのメリット

小売・サービス業の勤怠管理には、多くの課題があるようです。しかし、課題のほとんどは、勤怠管理システムを導入することで解決できます。

3-1. 複雑な勤務時間の集計を効率化できる

勤怠管理システムを導入することで、複雑な勤務時間の集計が効率化されます。

複数の店舗で勤務する従業員の勤務時間の集計も統合した計算が可能になり、異なる雇用形態の従業員においても、一元管理が可能です。そのため、迅速で正確な集計が実現します。

また出退勤の打刻はPCやスマホ、タブレットなどのデバイスにより行われ、データは自動的に集計されるため、手間が大幅に軽減されます。さらに、給与計算ソフトとの連携が可能なシステムを選定しれば、迅速な支払いを支える要素が整います。

3-2. シフト表の作成・変更・管理をシステム上で完結できる

勤怠管理システムを導入することで、シフト表の作成、変更、管理がシステム上で完結します。従業員のシフト情報を一元管理することで、手作業に比べて大幅な時間短縮と効率化が実現します。

シフトの調整や変更が発生した際も、柔軟に対応でき、従業員への通知も完結できます。加えて、休暇の取得もシフトに反映することが可能になります。

3-3. 法改正に漏れなく対応できる

勤怠管理システムを導入することで、法令に沿った勤怠管理が簡素化されます。

システムは法定労働時間や休憩時間の計算、法定休日や深夜勤務の管理を自動化し、従業員の勤務状況を正確に把握できます。

また、法改正や新たな規則をシステムに組み込むことで、改正の際も迅速に対応が可能となります。これにより、常に最新の法令に従った管理が実現されます。

4. 勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

ポイントとしては、小売・サービス業であれば、複雑な勤務体系に対応したものを選択するのはもちろんのことですが、その他にも、それぞれの企業の勤怠スタイルに応じた勤怠管理システムを選択することをお勧めします。

4-1. さまざまな打刻種類への対応が可能であるか

小売業・サービス業において、さまざまな打刻方法に対応することは重要です。

たとえば、フレックスタイム制度や中抜け勤務など、多様な勤務スタイルを採用する企業が増えています。これに対応した打刻機能を持つ勤怠管理システムを選ぶことで、従業員の勤務実態を正確に反映できます。

また、出勤・退勤以外にも休憩時間の打刻や特別な勤務形態を柔軟に扱えることが求められます。

4-2. 給与計算システムとの連携が可能であるか

また、給与計算ソフトと連動させるために、使用しているソフトと連動できるかどうかを確認することも大切なポイントです。

使いやすさも選択のポイントといえます。いくら高機能の勤怠管理システムでも使い勝手が悪ければ、活用することは難しいでしょう。マニュアルの確認やアフターサービスの充実度も、大切な指標となります。

5. 小売・サービス業に特化した勤怠管理システムまとめ

小売・サービス業特有の複雑な勤務体系に対応した、勤怠管理システムをご紹介します。それぞれの特徴をご確認のうえ、勤務体系に応じた勤怠管理システムを選択してください。

5-1. ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、PC、スマホ、ICカードなどの複数の打刻方法があるため、各企業や従業員にあった方法で打刻が可能です。GPSの記録もできるため、不正打刻を防止したり、打刻できる範囲を制限することもできます。
また、勤怠だけでなく、シフトの作成・管理もジンジャー勤怠でおこなえます。勤怠とシフトの一括管理で管理者の工数を削減することが可能です。

勤怠管理システムを用いた飲食業界の勤怠業務効率化についてはこちらのページからもご確認いただけます。

1分でわかる！ジンジャー勤怠

5-2. 就業管理クロノス

24時間勤務や外食・小売業などの社員の多い企業でも対応できます。市販の給与計算ソフトでも機種により対応可能です。また、労働安全衛生対策として、過重労働によるストレスを軽減するために過度の残業時間に対して予防アラートを通知します。

まさに、小売・サービス業に特化した勤怠管理システムといえます。

5-3. TeamSpirit

直行直帰や在宅勤務にも対応した勤怠管理システムです。どのようなワークスタイルであっても簡単に出退勤管理ができます。一時退勤や再出勤といった、さまざまな勤務体系に対応します。

どうやら、中抜けなどの特殊な勤務体系にも対応してくれそうです。

5-4. ShiftMAX

打刻方式をICカード・スマートホン・タブレットなどのモバイルから、指静脈認証などの生態認証まで選択可能です。また、あらゆるシフトや勤務形態に対応します。

利用のしやすさも勤怠管理システムの選択のポイントといえます。

5-5. e-就業OasiS

勤務パターンとして100種類を超える豊富な勤怠管理が可能です。また、残業アラートについても職種や役職ごとに変更することができます。

労働基準法や労働安全衛生法についても安心できそうです。

6. 企業・業界に適した勤怠管理システムの導入で工数削減を実現しよう

いかがでしたでしょうか。小売・サービス業といった特殊な勤務形態をもつ企業の経営者や人事担当の方も、勤務形態に応じた勤怠管理システムと出会うことで、今までの苦労を一気に解決できるかもしれません。

小売・サービス業に特化した勤怠管理システムをご紹介しました。勤怠管理システムの導入を検討する際、担当者の皆さんの参考になれば幸いです。