年末調整のキホン｜今さら他人に聞けない担当者必見の内容をご紹介

こんにちは！社会保険労務士 有資格者の松永 大輝です。

人事担当者にとって「繁忙期」と言える時期はいくつかありますが、11月～12月は年末調整業務で多忙を極めている時期なのではないでしょうか。

年末調整は毎年必ず発生する定例業務の1つではありますが、実は年末調整の基本を知らないまま何となく業務をこなしてしまっている、という方も多いはず。

そこで今回の記事では、人事担当者だからこそ恥ずかしくて誰にも聞けない年末調整の基本ポイントをおさらいしつつ、具体的な実務において気をつけたいポイントについて解説します。

特に「今年初めて年末調整をする」という人事担当者は要チェックです。

1. そもそも年末調整とは？

具体的な解説に入る前にまずは「年末調整とは一体何なのか？」ということを押さえておきましょう。

1-1. 毎月天引きされている「所得税」を正確に把握するためにおこなう

企業で働いている人は、毎月の給与から「所得税」が天引きされていることと思います。

そのため、「毎月天引きされているのに年末に調整なんてする必要あるの？」と思われる方もいるかもしれません。

じつは、毎月天引きされている所得税の額は一定の基準に基づいて「ざっくり」差し引いているに過ぎず、各種の控除など納税者個別の事情について正確に把握できている訳ではないのです。

また、所得税は1年間（1月1日〜12月31日）の所得に基づいて税率・税額が変わってくるため、どうしても年末にならないと個別の税額を確定することができないのです。

そのため、個人の税額を確定する作業として「年末調整」というものが存在しています。

1-2. 人事担当者は、従業員の代わりに税金を確定する作業をしなければならない

本来、自営業者などであれば確定申告を自らおこなわなければならないのですが、会社員の場合は「年末調整」として給与を支払っている会社が従業員の代わりに税金を確定する作業をおこなわなければならないと決められています。 （会社員でも収入が一定以上であったり特定の控除を受けようとしたりする場合には確定申告が必要になることがあります。）

よって、人事担当者がおこなう年末調整業務は自社の従業員の税額を決定づけるものとなるため、非常に重要な作業であるということがわかりますね。

2. 年末調整の対象者は？

年末調整は、基本的に在職中の従業員全員が対象となります。 ただし、以下2つのケースのどちらかに当たる場合は年末調整の対象から除外されます。

つまり、一部の例外を除いてほとんどの従業員が年末調整の対象になるのですね。

また、既に退職している従業員であっても年末調整をする必要がある場合もあります。 こちらについては少し要件が複雑なので、実務上は下記の記事などを参考に対象になるのかならないのかを判断していくと良いでしょう。

3. 年末調整の進め方、スケジュール

では、ここからは具体的に年末調整業務の進め方やスケジュール感について解説していきます。 人事担当者のおこなう年末調整業務は、大きく以下の4つに分けることができます。

3-1. 10月後半～11月前半｜従業員への書類配布、年末調整に関する基本的な説明

まずは従業員に年末調整に関する書類を配布するところから業務がスタートします。

従業員によってはなかなか書類を出してくれない方や、年末調整に関する知識の乏しい方も少ないため、税務署からその年度の書類配布がスタートしたタイミングですぐに書類配布をおこなうようにしましょう。

書類の書き方についてマニュアルを配布したり、希望者に対して研修をおこなったりすることでよりスムーズに業務が進むはずです。

3-2. 11月前半〜中旬頃｜書類の記入方法、添付書類に関する従業員からの質問回答

上記の1.でしっかり従業員に対して記入方法などについて説明ができていればいいのですが、それができていない場合、従業員から書類の書き方について質問責めにあう可能性が大きくなります。

もちろん、個人個人でイレギュラーなケースは毎年発生するので、問い合わせそのものをゼロにすることはできません。

しかし、事前にしっかりと記入方法などについて説明ができていれば、質問回答に関する工数は大幅に削減することができるはずです。

3-3. 11月中旬頃〜12月｜従業員からの書類回収、内容チェック

年末調整で一番大変なのがこの段階といえるでしょう。 年末調整は毎年のこととはいえ、税に詳しくない従業員からすると、毎年出さなければいけない謎の書類手続きくらいの認識であるかもしれません。

期限までに提出しない、提出してくれたものの内容が間違っているというのはどの会社でも起こっていることです。

期限を厳守させること、なるべく正しい内容で記入してもらい内容チェックの手間を減らすことがこの工程の課題点になります。

3-4. 所得税の確定後｜所得税の還付もしくは追加徴収（給与天引き）

上記1.〜3.までの工程が終われば、ようやく所得税が確定し、給与支払い（多くの会社では12月給与支払い時）に所得税の還付や追加徴収をおこなうことになります。

多くの従業員は、「年末調整＝ちょっとお金が戻ってくるもの」と考えがちですが、実際には追加徴収となるケースも多々あります。

その場合はどうして追加徴収になってしまったのかを従業員に聞かれた時にすぐに対応できるよう、あらかじめ原因を特定しておくと良いでしょう。

4. 年末調整で気をつけたいこと、注意点など

ここでは、年末調整業務をおこなうにあたって気をつけておきたいポイントやミスが起こりがちな注意点についても触れておきます。

①扶養控除等申告書は今年のものと翌年度のものを対比すること

扶養控除等申告書には多くの繊細な個人情報が詰まっています。

実務上はこの書類をもとに被扶養者の人数などをカウントし、年末調整に反映させたり翌年からの所得税控除額を決定させたりすることになると思いますが、前年度の情報をそのまま流用してしまうとトラブルの元になります。

特に被扶養者の人数が変わる、というのは離婚や家族の死亡などの原因であることが多いので、この点を間違えると従業員からクレームを受ける可能性が非常に高いです・・・。

また、被扶養者が何の控除対象になるかは年齢によって変わる部分も多い（特に親や子どもを扶養している従業員の場合）ため、被扶養者が今年何歳になる、来年何歳になる、というのは確実にチェックするようにしましょう。

②各種申告書のチェックは必ず複数スタッフでおこなうこと！

3.で解説した箇所になりますが、従業員全員の各種申告書の数字をチェックし続けていると、人間なので必ずチェック漏れや計算間違いなどのミスが発生します。

年末調整が終わった後にこのようなミスが発覚すると、再度年末調整をやり直したり、場合によっては従業員に確定申告をお願いしなければならなくなる可能性もあったり、そうなってしまうと従業員に迷惑をかけてしまうどころか、会社への信頼感や仕事へのモチベーションが低下してしまう原因にもつながりかねません。

各種申告書の内容チェックをおこなう際は複数スタッフでダブルチェック・トリプルチェックをおこなうことを徹底しましょう。

1人で2回チェックしても自分のミスには気づけないことが多いため、可能な限り2人以上のメンバーで内容チェックをおこなえるような体制づくりをしておくことが望ましいと言えます。

5. まとめ

以上、年末調整の基本から実務上の注意点について解説してきましたが、いかがだったでしょうか。

年末調整業務は膨大な量の書類と数字チェックの連続なので、ついついルーティーンワークとして対応しがちですが、実は従業員の繊細な個人情報を元にその人個人の税額を確定するという非常に重要な作業なのです。

ここでのミスが人事部の信頼失墜や退職に繋がる可能性も考えられるため、上記で解説した手順・スケジュール感でミスなく余裕を持って年末調整業務をこなせるようにしておきましょう。

ちなみに、年末調整業務はどの会社でも必ず発生する業務であるため、業務全体が分かるようになれば人事担当者としてどこへ行っても通用するスキルとして自分のキャリアアップの武器にすることも可能です。

自分で勉強しながらぜひ年末調整を得意分野に変えていきましょう！