近年、採用管理システムに関して、クラウドを中心に新しいサービスが数多く生まれています。
ただ、どんな機能があって、どんなことに役に立つのか、詳細なイメージが湧かない方も多いのではないでしょうか。そのため、採用管理システムの本格的な導入検討になかなか踏み切れない……という状況が続いているかもしれません。
そこで、今回は、採用管理システムの導入事例（課題・解決方法・効果）と、検討ポイントを各社の採用管理システムサービスの事例をもとにいくつかまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
1. 採用管理システム（ATS）とは
採用管理システムがカバーできる業務
1-1. 採用管理システムとは「応募から採用までの流れを一元管理するシステム」
採用管理システムとは、応募から採用に至るまでのプロセスを、ひとつのシステム上で一元管理できるシステムです。英語ではATS（Applicant Tracking System）と呼ばれ、直訳すると「応募者追跡システム」となります。
採用管理システムの導入により、これまでエクセルなどで管理してきた応募から採用に至るまでの上記の図のようなプロセスを一元管理することが可能です。また、システムによっては、ダッシュボードのように進捗管理ができたり、メールだけではなく、LINEを活用した応募者との手軽なコミュニケーションを実現したりできるサービスもあります。
1-2. 採用管理システムを導入するメリット
採用管理システムを導入するメリットは以下の通りです。
- 採用における付随業務の負担を軽減できる
- 採用の精度が上がる
- 新しい採用方法にチャレンジできる
- 採用にかかるコストを削減できる可能性がある
採用業務の課題の1つに、付随業務の多さがあります。応募者とのメールのやり取りや面接日の調整、選考状況の把握・共有など、一口に採用といってもやるべきことは山積みです。
そのため、面接など応募者と向き合う時間など、採用の本質に関わる面接などの時間を十分に確保できず、必要な人材を思うように採用できないことがあります。
採用管理システムを導入すれば、応募の一括受付が可能になったり選考状況をひと目で把握できたりと、効率的な採用につながります。採用の本質的な業務に時間を割くことができるので、採用の精度を上げることも可能です。
企業の中には、多様な採用方法の中から自社に合うものを見つけられていない可能性があります。採用管理システムの中には、採用サイト作成機能やリファラル採用機能を搭載しているものもあるので、SNSによる採用を増やしたい、自社採用を強化したいなど、企業の要望に合わせた新しい採用方法にチャレンジしやすくなるでしょう。
ただし、採用管理システムの導入には費用がかかります。そのため、コストに対して十分な効果が得られるかの判断がつかず、導入に踏み切れないケースも少なくありません。
自社ですべての採用業務をおこなうとあまりコストがかからないと思われがちですが、かなりの人件費がかかっています。採用管理システムによって採用の効率・精度が上がることが期待できるので、導入を検討する価値は十分にあるでしょう。
後ほど、採用管理システム導入の効果や成功事例をケース別に詳しく解説します。自社の悩みを解決できる事例があるかもしれないので、ぜひ目を通してみてください。
1-3. クラウド型とオンプレミス型の2種類ある
膨大な応募者データや付随する選考データを管理する採用管理システムですが、そのサービス形態には2つの種類があります。
ひとつはクラウドサーバー上にデータを保存する「クラウド型」、もうひとつはソフトウェアを購入してインストールする「オンプレミス型」です。
最近では、初期導入費のかからないクラウド型の採用管理システムが多くリリースされています。
1-4. 採用管理システムの主要機能
採用管理システムに搭載されている主な機能を紹介します。システムによって機能が異なるため、導入前にしっかりと比較検討しましょう。
| 機能 | 概要 |
| 応募状況の一元管理 | 求人媒体と連携し、同じシステム上で各媒体からの応募状況を確認・管理できる |
| 応募者情報の取り込み（自動） | 求人媒体と連携し、履歴書や職務経歴などの応募者情報を自動で取込み・出力できる |
| 応募者への一斉連絡 | 応募経路に関係なく、システム上から一括で応募者と連絡を取ることができる |
| 選考情報の進捗管理 | ダッシュボードで応募者の選考状況や評価結果が見える化・共有できる |
| 自社採用の強化 | 採用サイト作成など、求人媒体に頼らない自社採用を強化できる |
2. 採用管理システムのタイプと選び方
ここからは、採用管理システムのタイプと選び方について解説します。
2-1. 採用管理ステムの4つのタイプ
採用管理システムには実にさまざまなサービスがありますが、主に4つのタイプに分類されます。
- 中途採用に強いタイプ
- 新卒・中途採用の両方に強いタイプ
- 新卒採用に強いタイプ
- パート・アルバイト・派遣の採用に強いタイプ
採用管理システムを選ぶ際は、自社がどのような人材を採用しようとしているかを明確にする必要があります。それによって、選ぶべきシステムも変わってきます。
2-2. 【タイプ別】8つの採用管理システムサービスを比較
上記で紹介した4つのタイプ別に、おすすめの採用管理システムサービスを紹介します。
2-2-1. 中途採用に強いタイプ
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
|
ジョブスイートキャリア （株式会社ステラス） |
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月額50,000円～ |
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採用管理クラウド 「HRMOS採用」 （株式会社ビズリーチ） |
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要問い合せ |
2-2-2. 新卒・中途採用の両方に強いタイプ
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
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採用一括かんりくん （HRクラウド株式会社） |
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月額20,000円～ （新卒・中途の両方に対応） |
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ジョブカン採用管理 （株式会社DONUTS） |
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月額8,500円～ （1月あたりの候補者登録数は50名まで） |
2-2-3. 新卒採用に強いタイプ
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
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i-web （株式会社ヒューマネジ） |
|
要問い合わせ |
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アクセスオンライン （株式会社マイナビ） |
|
要問い合わせ |
2-2-4. パート・アルバイト・派遣の採用に強いタイプ
| サービス名 | 特徴 | 料金 |
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リクオプ （株式会社HRソリューションズ） |
|
要問い合わせ |
|
RPM （セグウ株式会社） |
|
要問い合わせ |
上記で紹介したシステム以外にも、採用管理システムサービスは豊富に提供されています。自社に合うシステムを選ぶためには、採用管理システムを選ぶポイントを理解し、さまざまなサービスを比較することが大切です。
2-2. 採用管理システムを選ぶポイント
採用管理システムの導入を検討する際に、もっとも大切になるポイントは、自社採用で実現したい採用オペレーションフローを実現できるかどうか、です。
効果的な検討のためには、まず自社の採用フローについての現状と理想を洗い出し、そのギャップを明確にしましょう。
理想の採用オペレーションを実現するにはどんな機能があればいいのか、さまざまな採用管理システムの特徴を比較しながら、リストアップできるといいですね。
ここでは、主な採用管理システムの比較・検討ポイントをまとめてみます。
システムの使いやすさ、柔軟性
自社が目指す採用オペレーションフローを実現するために、必要な機能があるかどうか、使いやすさや機能の自由度を確認してみましょう。
✔ 自社の採用オペレーションにマッチするか
（「募集要項・応募フォームの作成機能」「面接日程の調整機能」「他の応募媒体との連携機能」「SNSからのデータインポート機能」「採用データ分析機能」「スマートフォン対応」などがあるか）
✔ 大量データ管理時のレスポンスの速さは最適か
✔ 求人編集ページの使い勝手・レイアウトの自由度は高いか
✔ 応募者とのコミュニケーションは、効率的・効果的におこなえるか
✔ 面接者の応募者評価管理機能の設定に柔軟性はあるか
セキュリティ・安全性
採用管理システムは、応募者の個人情報を管理するシステムです。
基本的に情報漏洩などはおこらないよな仕様になっているとは思いますが、下記項目は改めて確認してみてもいいかもしれませんね。
✔ システムのサービス提供会社が「プライバシーマーク」を取得しているか
✔ 「情報セキュリティマネジメントシステム」の認定を受けているか
コスト・費用対効果
最近では、初期費用がクラウド型の採用システムサービスが多いですが、利用人数ごとで追加で費用がかかるような料金体系もあります。
ランニングコストも考えながら、導入を検討しましょう。
✔ 費用は月額か、年額か
✔ 初期導入費は必要か
✔ 追加費用がかかる場合にはどんなケースがあるか
その他サービス
採用管理システムそのものだけではなく、それ以外の副次的なサービス内容も検討してみましょう。
特に、管理側だけではなく、自分自身が応募者として利用した場合に、使いやすい仕様になっているかは確認してみてもいいかもしれません。
✔ システム上でトラブルが発生した際、迅速かつ丁寧に対応してもらえるか
✔ 応募者にとっての使いやすいインターフェイスか
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3. 採用管理システム（ATS）導入の成功事例とその効果
採用の大きな流れのなかで、応募管理の煩雑さ、採用プロセス管理と課題改善、コスト・工数の削減など、さまざまな場面でお悩みを耳にします。
ここでは5つの悩みに分類して、採用システム導入事例とその効果をご紹介させていただきます。
【悩みその1】応募が多くてさばけない。応募経路が多数で管理が大変
CASE1：エントリーを自動振り分けし、応募者管理を効率化！
【課題】
職種・雇用形態など応募の種類が多く、応募者のデータ管理や面接・選考の進捗管理が煩雑に。コスト面や労力面での無駄が生じていた。
【施策】
採用管理システムを導入し、エントリーフォームを「正社員」「契約社員」「派遣社員」「パート」といった雇用形態ごとに設置。また、本社の人事部門での採用とは別に、部門ごとに採用を行っていたが、同じシステム上で情報管理できるため、リアルタイムの情報共有が実現。
【結果/効果】
応募受付の業務を軽減でき、選考の進捗管理も効率化に成功。応募時にかかっていた工数を大幅に削減できた。
CASE2：人材紹介からの多くの推薦を効率的に管理
【課題】
人材紹介会社からの候補者の推薦に対し、メールやExcelで管理しており、進捗漏れや進捗共有の手間が発生。
【施策】
採用管理システムの導入により、人材紹介会社がシステム上で候補者の個人情報を登録できるようになり、メールやExcelでの管理を不要にし、システム上でのやりとりで完結できる仕組みを構築。
【結果/効果】
人材紹介会社が登録した情報をシステム内でリアルタイムで閲覧・把握ができるため、管理がラクに。また、過去のコンタクト履歴がわかる機能により、一度応募いただいた方かどうかの重複チェックが簡単にできるようになった。
CASE3：人員を増やさず、前年比2倍の応募数に対応
【課題】
30社以上の紹介会社を使って採用活動をしており、エクセルを使って進捗管理を行っていたが、採用のボリュームが増える中でオペレーションが煩雑に。
【施策】
採用管理システムを導入し、人材紹介会社とのコミュニケーション機能を活用。システムを介して紹介の受付、人材紹介会社に対する求人情報の公開、募集開始・終了通知の送信、不採用連絡などを行うことが可能に。
【結果/効果】
前年比2倍の応募数を同人数のオペレーターで回すことができた。さらに各種業務にかかる工数が月間50時間の削減、紹介会社とのやりとりにかかる時間が月間10時間削減の効率化を実現。また、リードタイムがタイムリーに把握でき、応募～1次面接までが平均で5日間ほど短縮できた。
CASE4：クローズドコンテンツの充実により「有効母集団」の形成に成功！
【課題】
知名度向上により、5年で応募者数がほぼ2倍になったが、その分企業理解が浅い応募者も増え、企業理解の促進やスクリーニングが課題に。
【施策】
企業のビジョンや戦略、求める人物像に対するメッセージ、仕事内容やキャリアの可能性などを多角的な視点から紹介するコンテンツを作成。マイページ内でクローズドコンテンツとして配信を行い、企業理解の促進、惹きつけを実施。コンテンツは一部を定期的に更新。
【結果/効果】
エントリーシートにて伝えたいメッセージに共感した記述内容が増える。志望動機などについてもコンテンツの内容を読み取ってくれた上で話す傾向が見られた。応募者が採用企業側のメッセージを受け止め、理解してもらえるようになり、「有効母集団」の増加に成功。
まとめ
自社採用ホームページからの応募者に加え、さまざまな求人広告や人材紹介会社経由での応募者情報をリアルタイムで一元管理することが可能です。
さらに雇用形態や職種別で応募受付することもでき、わかりやすく直観的に母集団の管理をおこなうことができます。
一斉メール送信、対象を絞ってコンテンツ配信や、重複チェックなど、これまで煩雑だった業務を整理し、効率化することができるため大幅な工数削減が期待できます。
【悩みその2】そもそも応募がこない・・・。
CASE1：自社採用ホームページからの応募数が5倍以上に！
【課題】
和食・居酒屋チェーンを展開する企業で飲食店としての知名度はあるものの、自社採用ホームページからの応募者の問い合わせが0件の月もあり、母集団形成に苦戦。
【施策】
採用管理システムを導入し、集客力、応募率が高い自社採用ホームページを作成し、有料求人媒体に頼らない母集団形成へ。多彩な検索軸・コンテンツを盛り込めるため、求職者に対して、企業の魅力を十分に伝えることが可能。また、検索エンジン最適化（SEO対策）にも対応しているため検索時の上位表示が狙え、求人まとめサイトへリンクを掲載できる機能もあり、そこからの流入も見込めるように設計。
【結果/効果】
自社採用ホームページからの月間の応募数が5倍以上に！応募者の獲得ができただけでなく、有料求人広告のコストの削減にもつながる。
CASE2：自社採用ホームページからのアルバイト応募が3倍に！
【課題】
全国にカフェ店舗を展開する企業で、成功報酬型求人サイトを通じた応募が中心であったが、採用コストの上昇が課題となっていた。また、自社採用ホームページは設計自由度が低くあまり応募が集まっていなかった。
【施策】
採用管理システムを導入し、自社採用サイトの認知度、存在感を大きく向上させる。SEO対策で検索上位に表示されるよう、GoogleやYahoo!から高い評価をもらえる採用サイトを制作。24時間の自動応募受付機能や、さまざまな応募求人情報の検索軸も設置。『地名＋カフェブランド名』での検索順位が改善。
【結果/効果】
自社採用ホームページからの応募が3倍になり、1カ月後にはさらに倍以上の応募件数が集まる。その結果、求人サイトにかかる支出と成功報酬額を大幅に削減。またカフェブランドで検索しアルバイト応募する、ブランドロイヤリティの高い応募者が増加し、アルバイト定着率も向上。
CASE3：リファラル採用で採用決定数が約4倍に！
【課題】
社員紹介による採用は行っていたが、紹介数が少なく、またなかなか自社に合った人材にも出会えず、採用人数は3ヶ月で0~2名程度であった。
【施策】
社員全体の何%が協力してくれているか、どのくらいの人数にアプローチできているか、返信状況はどうか、といった現状分析を実施。リファラル施策を盛り上げるために、チーム対抗戦での1ヶ月間限定の紹介キャンペーンを大々的に行う。採用ターゲットやスカウト方法の共有も実施。リファラルリクルーティングツールで、現状分析・進捗確認などすべてを管理。
【結果/効果】
自社のカルチャーに合った候補者からの応募が多くなり、1か月で3名もの優秀な方の採用に成功。
まとめ
採用管理システムは、自社専用の採用ホームページを作成でき、同時にSEO対策も実施できる機能がついているサービスもあります。
さらに、自社採用ホームページを自由にカスタマイズできるため、自社コーポレートカラーにあった魅力的なデザインも可能です。
求職者の惹きつけにもつなげることができ、求人広告、人材紹介以外での新たな母集団形成経路をつくることもできます。
リファラル採用を実施する際に効率的に管理ができるツールもあります。
【悩みその3】選考オペレーションをうまくまわせない
CASE1：選考のリードタイムを短くでき、スピーディな選考を実現！
【課題】
各部門の担当者からの面接評価の回収が滞り、合否や面接日時の確定に時間がかかってしまった。選考期間が長くなりがちで、選考中に「先に他社内定が出た」という理由で、辞退されてしまった。
【施策】
採用管理システムを導入し、応募者や各部門の面接担当者に対し、面接希望日時のヒアリング、それぞれの希望日時のマッチング、日時確定の連絡、日程の再調整までを一元管理。また、書類選考や面接などの結果、内定から入社までの進行状況をシステム上でリアルタイムで確認共有できるため、各部門からのレスポンス向上を促進。さらに自動メール、一斉メール配信機能を活用し工数を削減。
【結果/効果】
合否判定を含めた面接評価の回収や面接希望日時の設定が、システムを通じて円滑・安全に行えるように。一斉メール通知機能により、メールの送信作業が大幅に減少。業務にかかる時間が約3分の1程度までに減少。面接日程調整機能のおかげで、毎日20分程度の時間が節約できるようになったという声も。
CASE2：工数をかけずにユニークな採用形態を実現！
【課題】
エントリー数が増加するにつれてExcelでの管理が困難に。自社の採用方針や新しいアイデアに合わせて採用フローを変化させていきたいがスピーディーな対応ができない。
【施策】
採用管理システムを導入することで、マイページでのエントリーシート提出、選考予約を実現し、面接日程調整などの工数を削減。選考の結果や面接評価などの情報共有もシステムを通じて円滑に行えるように。また、求人作成機能や、あらゆる採用フローを一目で把握・管理できるフロー機能を活用し、複数の採用フローにも対応。
【結果/効果】
8つの選考ルートを用意し、応募する学生に選択できるような煩雑な選考フローにも対応が可能に。システム上でデータ管理、連絡のやり取りができるようになったため、新しい施策を実行する時間を捻出できるようになった。
CASE3：合同企業説明会の歩留まり改善、リスト管理と追いかけ工数の削減！
【課題】
新卒の合説に多数出展しているため、リスト管理と追いかけで人事工数が圧迫。また、タイムリーな追いかけができないと歩留まりが悪く、費用対効果も悪化。
【施策】
合同説明会では、学生にLINEの友達登録だけ依頼、当日の参加者にはそのまま一括でブース訪問のお礼と次回説明会の案内をLINEで送信。採用管理システムを導入することで、選考の結果や面接評価などの情報共有もシステムを通じて実施するように改善。
【結果/効果】
リスト作成・管理などの工数が削減でき、注力すべきポイントに集中ができた。学生とのやり取りにLINEを活用、LINE上での選考予約を実現し、面接日程調整なども同システムで完結。LINE友達登録させてしまえば追いかけが楽な上、歩留まりも向上。
まとめ
応募者はもちろん、各部門の面接担当者と採用管理システムを通して、合否連絡のやりとりや、面接評価の共有、面接設定日時の調整などすべてリアルタイムで一元管理できるため、余計な工数をかけずスピーディーな対応をおこなうことが可能になります
また応募フォームを簡単に作成でき、複数の採用フローにも対応できるので、よりターゲットに見合った選考を実現できます。
【悩みその4】コストを抑えたい。
CASE1：採用コストが半分に！採用活動の見える化を実施、徹底的にムダを排除
【課題】
全国に約330店舗を展開する惣菜・食品小売販売を行っている企業で、採用費用が毎年増加していた。掲載した求人広告会社からの報告数値では、十分な応募者を獲得出来ているはずであるが、採用数が足りてない現状があり、採用プロセスの詳細が不透明で原因の分析・把握もできていなかった。
【施策】
採用管理システムを活用し、全応募者のステータス管理が可能に。現場にはステータス変更の徹底を促し「どの店舗」「どの媒体」で何人採用できたか、どこで歩留まりが発生しているのか、どの媒体が採用につながっているのかが一目瞭然になった。各店舗の採用率・辞退率を可視化し、辞退率の高い店舗へはミスマッチがないか、面接対応やスピードに問題がないかを確認。また、最適な求人広告はどこか分析し、そこにコストを投下することで採用率の上昇、ムダな広告出稿コストの削減を実現。
【結果/効果】
採用プロセスの歩留まりを改善でき、採用率が上がり、年々増え続けていた採用コストが半分に。採用ターゲット以外の応募者を削減でき、正確な求人広告分析によるムダな出稿の削減にも成功。
CASE2：人件費600万程度のコスト削減に成功！
【課題】
派遣事業を展開している企業で、複数の求人広告を使って派遣スタッフの採用を実施。 Excelを使って進捗管理を行っていたが、応募数が増えていく中でより生産性を上げる事が求められていた。
【施策】
採用管理システムを導入し、応募の自動取込機能を活用。応募者の一元化にかかる作業工数を削減。夜間、休日などオペレーターが不在の際でも自動対応でき、応募者に登録会呼込メールを案内できるため、予約率が向上。
【結果/効果】
年間の応募数が1.5倍に膨らむ中で、オペレーターの生産性が30%以上UP。ほぼ増員なしで応募者を処理することに成功。
CASE3：採用業務のコスト85%削減を実現！
【課題】
アミューズメント施設の経営を行っている企業で、随時発生する各店舗の要望をまとめる手間、業務を外注することで発生する高いコストが課題に。さらにデータの一元管理も出来ていなかった。
【施策】
採用管理システムを導入し、求人広告の発注、応募人数の設定や面接予約日程の設定、応募受付、応募者データの管理、効果検証まで、アルバイト採用に関わる一連の業務と応募者データを一元管理できるように集約。関係者がシステム上で全ての進捗を管理・共有・確認ができるように構築。
【結果/効果】
採用業務のPDCAを確実に回すことができるようになり、結果的に従来アルバイト採用業務にかけていたコストを85%も削減に成功。
まとめ
採用管理システムを活用すれば、煩雑な単純作業がなくなるため、その分のオペレーションコストを削減することができます。
また、求人広告、人材紹介など、どの経路からの応募者が採用につながったかが可視化できるため、効果の良い広告、紹介会社に絞り、そこにコストを投下するなど効率的な運用ができます。
【悩みその5】工数がかかってマンパワーが足りない。
CASE1：増え続ける採用数の中、業務効率が約5倍に！
【課題】
採用人数が多く、限られた短い期間で採りきることが求められる中、データベースへの情報入力、店舗への面接依頼連絡、応募者への合否連絡など、1件1件手作業で行わねばならなかった。
【施策】
採用管理ツールを導入し、書類選考後 合否判定を入力して、配属店舗へ面接依頼のメールを送る、これらの作業が一連の動作で行えるように構築。また複数の求人広告を活用していることから、応募者の重複チェック機能も活用し、再応募者（過去落選者）のチェックも実施。
【結果/効果】
応募情報を処理する能力が5倍、アシスタントが2人稼動しているのと同じくらいの効果を実感でき、工数の大幅削減を実現。
CASE2：ペーパーレス化で、採用にかかる時間もコストも大幅に削減
【課題】
別の管理システムを使っていたが、採用全体のプロセスを見られないのが課題だった。また、履歴書や研究概要などは紙での提出となっており、その処理や管理に膨大な時間を費していた。
【施策】
紙で提出してもらっていた履歴書や研究概要を学生にマイページからデータで提出する方法に変更。ジョブボード機能を使って募集している複数の求人情報を掲載。
【結果/効果】
ペーパレス化によって、事務作業にとられる時間を100時間以上削減。
マイページなど、応募方法がわかりやすくなり、応募者からの問い合わせが圧倒的に減少。
CASE3：データの一元管理により、業務工数が70%削減
【課題】
年間を通じて多くの求人広告や紹介会社を利用して採用活動を実施しているが、応募者情報や進捗の管理が煩雑になり、膨大な工数がかかっていることが課題に。また、情報の集約だけでなく、応募経路ごとの効果分析といったレポートの作成も負荷となっていた。
【施策】
求人広告からの自動取込機能や紹介会社の管理機能により、応募者情報の一元化にかかる工数を削減。また、集計機能を活用し、求人広告・紹介会社ごとの効果がリアルタイムで把握できるようになった。
【結果/効果】
業務が大幅に効率化でき、工数は導入前と比べて70％も削減できた。データを簡単に可視化できるため、振り返りレポート作成の時間短縮だけでなく、取捨選択や価格交渉にも活用できるように。
まとめ
履歴書やエントリーシートなど、今まで紙で管理していたものが全てデータで一元管理できるため、PDFにする作業など再度システムに取り込む必要がなくなります。
さらにメールのやりとりや面接設定、合否連絡もシステム上で完結できるため、担当者の負荷が軽減できます。
また、データの可視化によりあらゆる分析ができるため、振り返りレポートの作成も時間をかけずにおこなうことができます。
4. 採用管理システムを導入して採用の効率・精度を上げよう！
いかがでしたでしょうか。
採用手法は各社によって異なるため、ここで挙げさせていただいたものはほんの一部の事例に過ぎません。
採用管理システムは、各社によってサービスの詳細が異なるため、金額も重要ですが、いくつか比較検討をおこない、自社の採用手法に合ったものを選定することが長期的に見て一番良い方法です。
ぜひ、これから採用管理システムを導入する場合は、本記事を参考にしてみてください。
