社員旅行は福利厚生費に計上できる？条件やケース別の対応を解説

社員同士のコミュニケーション活性化やモチベーションアップのために、社員旅行を取り入れている企業は多いです。

初めて社員旅行を実施する際には、「社員旅行は福利厚生費に計上できるのか。」と疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、社員旅行が福利厚生費として経費計上できるのか、また条件やケース別の対応などを解説しています。

社員旅行にかかる費用の扱いに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

1. 社員旅行は福利厚生費として経費処理できる

社員旅行は福利厚生費として経費計上できます。ただし「社員旅行である」と国税庁に認められるには、提示されている条件を満たさなくてはなりません。

社員旅行とは、「人間関係を円滑にする」「モチベーションアップ」「リフレッシュ」などを目的に実施するものです。レクリエーション旅行や慰安旅行とよばれる場合もあります。

同じく旅行である、研修旅行とも扱いが異なる点に注意が必要です。また、一部の社員と取引先のみで旅行に行く場合にも、社員旅行としては取り扱えません。

2. 社員旅行を福利厚生費として計上する条件

社員旅行を福利厚生費として計上するためには、旅行期間・参加人数・費用などに関して、以下の条件を満たす必要があります。

• 旅行期間は4泊5日以内
• 全従業員を対象として参加人数は半数以上
• 旅行に参加できない従業員がいても旅費代わりの金銭を支給しない
• 会社負担分が少額である
• 従業員以外の参加者にかかる費用は会社が負担しない

国税庁は、旅行の内容について「社会通念上一般に行われているレクリエーション旅行と認められるもの」としています。旅行期間は4泊5日以内となっており、5泊6日以上は認められません。

具体的な費用については明言しておらず「少額不追求の趣旨を逸脱しないもの」としています。

少額不追求の趣旨とは「経済的利益が少額である現物給与は、追求する必要はない」という考え方です。金額に迷った場合には、会社負担分が1人につき10万円までを目安にすると良いでしょう。

また、参加人数は半数以上とありますが、国税庁のホームページにて参加割合が38％でも課税対象とならなかった事例が記載されています。

旅行期間は3泊4日までとし、旅行費用が高額とならなければ、半数を下回っても福利厚生費として計上可能な場合もあるでしょう。

参照：従業員の参加割合が50％未満である従業員レクリエーション旅行｜国税庁

3. 社員旅行を福利厚生費として計上する国税庁の具体例

国税庁のホームページでは、福利厚生費として計上できる社員旅行（レクリエーション旅行）際の事例として以下を公表しています。

• 事例1．3泊4日の社員旅行
• 事例2．4泊5日の社員旅行
• 事例3．5泊6日の社員旅行

旅行期間や費用、参加割合などに注目し、旅行を計画する際の参考にしてください。ただし実際に税務調査が入った場合、社員旅行費用が福利厚生費として扱えるかは、旅行の内容を総合的に勘案して判定されます。

事例にピッタリ当てはめるのは難しいですが、社員旅行を計画する際の一つの目安として役立てると良いでしょう。

事例1. 3泊4日の社員旅行

福利厚生費として計上できる3泊4日の社員旅行の事例です。

旅行期間、費用、参加割合で条件を満たしているため、福利厚生費として処理できます。課税対象にはなりません。

事例2. 4泊5日の社員旅行

福利厚生費として計上できる4泊5日の社員旅行の事例です。

以上の事例は、事例1に比べて旅行期間が長く費用も高額です。しかし、社員旅行としての条件を満たしているため、福利厚生費として処理できます。課税対象にはなりません。

事例3. 5泊6日の社員旅行

福利厚生費として計上できる5泊6日の社員旅行の事例です。

旅行期間が5泊6日の場合には、社会通念上一般におこなわれている旅行とは認められません。また、会社負担分が10万円を超えた場合にも、経費計上が否認される可能性が高くなるでしょう。事例3は社員旅行とは認められず、旅行費用については給与扱いとなります。

しかし海外旅行を考えた場合、行き先によっては4泊5日で予定を組むのが難しい場合もあるでしょう。そのため、海外旅行の場合には機内泊分を含める必要はないとされています。現地での滞在日数が4泊5日以内なら、課税対象にはなりません。

参照：No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行｜国税庁

4. 社員旅行を福利厚生費として計上するケース別の対応

社員旅行を福利厚生費として計上するケース別の対応を以下にまとめました。

家族経営の企業や個人事業主が社員旅行を実施する場合には、家族旅行と社員旅行の区別が必要です。プライベートな旅行と判断されないよう、社員旅行のなかにビジネス的な要素を加えると良いでしょう。

5. 社員旅行で福利厚生費に計上できない費用

社員旅行の費用のなかにも、福利厚生費として経費に計上できない費用があります。

• 自由時間中の観光代・食事代
• 社員が選んで購入した個人的なお土産代

それぞれの費用について詳しく解説します。

5-1. 自由時間中の観光代・食事代

社員が社員旅行中の自由時間に使った費用は経費計上できません。最近では、自由行動できる時間を多めに取った社員旅行が増えていますが、自由時間での食事代やチケット代、交通費などはすべて個人負担になります。

社員が、自由時間に使った費用も経費計上できると思っている可能性もあるでしょう。トラブルにならないよう、事前に参加メンバーに周知しておく必要があります。

5-2. 社員が選んで購入した個人的なお土産代

旅行中、社員が個人的に購入したお土産代は経費計上できないので注意しましょう。しかし、経営者が、参加者・不参加者を含めた社員全員にお土産を購入した場合には、福利厚生費として計上可能です。

会議中に社員旅行で購入したお菓子を出すなら、会議費として計上しても構いません。また、経営者が取引先への土産として購入する場合には、交際費として経費計上できます。

6. 社員旅行を福利厚生費に計上する仕訳方法

社員旅行の費用を経費計上する際の仕訳方法を3例紹介します。

社員旅行で会社が150万円負担した場合（現金）

10万円の研修を含んだ社員旅行で、会社が100万円負担した場合（現金）

社員旅行で会社が100万円負担し、さらに取引先に5万円分のお土産を購入した場合（現金）

社員旅行の内容に、業務に関係する工場見学や講演会などが組み込まれている場合は、該当する費用のみ研修費に計上してください。

また、取引先へのお土産を購入した場合には、費用を交際費に計上しましょう。