源泉徴収票は、法律によって社員への交付が義務付けられている重要な書類のひとつです。正しい手順で作成し、給与を支払った年の翌年1月31日までに、それぞれの社員へ交付しましょう。
この記事では、源泉徴収票作成の方法や作成手順を詳しく解説します。作成方法がよくわからないという人は、ぜひ参考にしてください。
関連記事：源泉徴収票の作成方法｜年末調整や給与所得の計算方法を図解で説明
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1. 源泉徴収票作成方法を詳しく紹介
源泉徴収票は、いくつかの方法で作成できます。国税庁が配布している書式に自分で記入するほか、給与計算ソフトを使って作成することも可能です。ここでは源泉徴収票の簡単な作成方法を紹介しますので、確認しておきましょう。
1-1. 国税庁が配布している書式をダウンロードして作成する
源泉徴収票の書式は、国税庁のホームページからダウンロードできます。手書用の書式と入力用の書式が配布されているため、作業しやすいほうを選びましょう。［注1］
手書用の書式を使う場合は、印刷してから各項目に必要事項を記載します。入力用の書式は、パソコンで入力できるPDF形式となっているため、必要事項を記入してから印刷しましょう。
1-2. インターネット上で配布されているフォーマットを使って作成する
インターネット上で配布されている無料のフォーマットを活用して、源泉徴収票作成をすることも可能です。国税庁の書式をもとにして、PDFやExcelなどの形式で作成されたフォーマットも多いため、必要に応じて利用しましょう。
数値を入力すると自動で計算してくれるフォーマットもありますが、計算式は正しいか、最新の制度に対応しているか、といったポイントを自分で確認する必要はあります。
1-3. 給与計算ソフトを使って作成する
源泉徴収票を効率よく作成したい場合は、給与計算ソフトを使うのがおすすめです。毎月の給与や賞与などを入力しておけば、そのデータをもとに源泉徴収票をほぼ自動で作成してくれる給与計算ソフトもあります。自分で複雑な計算をする必要がないため、初めて源泉徴収票作成する場合でも安心です。
扶養に関する情報や配偶者控除なども含めて正しく計算してくれるため、源泉徴収票作成の作業を大幅に効率化できるでしょう。出力も簡単です。マイナンバー記載の有無なども選択できるため、社員への配布するもの、税務署へ提出するものを簡単に準備できます。システムにログインすれば、各社員が自分で出力することも可能なため、配布の手間もかかりません。
1-4. e-Taxを利用して作成する
e-Taxは、国税庁が運営するオンラインサービスです。e-Taxを利用すれば、税金に関する申告や申請、納税などをオンラインでスムーズに行えます。e-Taxのホームページで源泉徴収票作成のソフトが提供されているため、ダウンロードして使いましょう。［注2］
ただし、源泉徴収票作成のソフトをインストールするためには、事前に利用者識別番号を取得しておかなければなりません。税務署へ開始届出書を提出して、利用者識別番号を交付してもらいましょう。また、源泉徴収票データを作成するときは電子署名が求められるため、電子証明書を取得しておく必要もあります。
1-5. 税理士に依頼して作成してもらう
税理士などの税金の専門家に、源泉徴収票作成を依頼することも可能です。専門知識をもとに正しい方法で作成してもらえるため、正確な源泉徴収票作成ができます。費用はかかりますが、年末の忙しい時期の業務を効率化したい場合は、依頼することを検討してみましょう。
2. 源泉徴収票作成する手順6ステップで解説
源泉徴収票を自分で作成するときは、フォーマットを準備して、社員の氏名や住所、支払金額や源泉徴収税額などを順番に記入します。ここでは源泉徴収票作成の手順を解説しますので、チェックしておきましょう。
2-1. 社員の氏名や住所を記入する
社員の氏名や住所は、「支払を受ける者」の項目に記入します。役職がある社員の場合は、「役職名」の欄に営業課長や経理部長などと記載しましょう。社員へ配布する源泉徴収票には、個人番号（マイナンバー）を記載する必要はありません。社員が別の場所へ提出した際に個人情報が漏洩してしまう可能性もあるため、記載しないように注意しましょう。
関連記事：源泉徴収票にマイナンバーは記載すべき？必要性や注意点を紹介
2-2. 給与の形式や支払金額を記入する
「種別」の項目には、給与や賞与といった報酬の形式を記入します。実際に支払った金額は「支払金額」の項目に記載しましょう。1月から12月までの間に支払った給与などの合計金額を記入します。所得税などを差し引く前の金額を記入しなければなりません。
2-3. 給与所得控除後の金額を記入する
支払金額から給与所得控除額を差し引いた金額を記入します。給与所得控除額は給与の額によって異なるため、国税庁が定める基準に従って計算しましょう。［注3］
2-4. 所得控除の合計額を記入する
所得控除の合計額を記載しましょう。代表的な所得控除としては、社会保険料控除や生命保険料控除、配偶者控除や扶養控除などが挙げられます。年末調整を行った社員のみ記載すれば問題ありません。
2-5. 源泉徴収税額を記入する
源泉所得税と復興特別所得税の合計金額を記入します。源泉徴収すべき所得税は、給与や賞与の合計金額から、各種の控除金額を引いた数値をもとに計算しましょう。
2-6. 会社名や法人番号を記入する
会社名や法人番号は、「支払者」の欄に記載します。ただし、社員へ交付する場合は、法人番号を記載する必要はありません。
このように、フォーマットに沿って源泉徴収票を作成した後、年末調整では所得税の納付をおこないます。源泉徴収票は会社が作成・交付しなければならない税金にかかわる重要な書類です。
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3. 源泉徴収票作成と交付は会社の義務
源泉徴収票は、社員への交付が義務付けられている法定調書のひとつです。給与所得の源泉徴収票には、1年間の支払金額や源泉徴収した所得税額などを記載して、社員へ交付しなければなりません。
源泉徴収票は、給与を支払った年の翌年1月31日までに各社員へ交付するのが基本です。遅れないように作成しておきましょう。期限までに交付しない場合、1年以下の懲役や50万円以下の罰金が科せられるケースもあるため注意が必要です。
3-1. 条件に該当する場合は税務署への提出も必要
給与所得の源泉徴収票は、社員本人への交付だけではなく、税務署への提出を求められるケースもあります。たとえば法人役員の場合、1年間の支払金額が150万円を超えるときは源泉徴収票を税務署へ提出しなければなりません。また、弁護士や司法書士、公認会計士や税理士などに対して、1年間で250万円以上を支払った場合も源泉徴収票を税務署へ提出する必要があります。
4. 源泉徴収票作成は効率よく作成しよう
今回は、源泉徴収票作成の方法や作成手順を紹介しました。国税庁のホームページからダウンロードできる書式に自分で入力するほか、給与計算ソフトを使って効率よく作成することも可能です。忙しい時期に多くの社員の源泉徴収票を作成する必要があるため、便利なツールなどもうまく活用して、交付が遅れないように作業を進めましょう。
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