従業員が職場に満足しているかどうかは、直接ヒアリングすることでも確認可能です。しかし、ヒアリングでは本音が引き出せない可能性があります。そこで活用したいのが社内アンケートの実施です。
今回は社内アンケートの作り方や集計時のポイントについて詳しく紹介します。
1. 社内アンケートとは？
社内アンケートとは従業員を対象に実施するアンケートです。社内アンケートでは職場の環境について、従業員がどれくらい満足しているかを測ります。また、従業員のストレス度を把握する際や経営方針の浸透度合いを把握する際にも社内アンケートが用いられます。
1-1. サーベイとの違い
社内アンケートのように従業員の満足度を把握するために実施されるのが、サーベイです。サーベイには従業員サーベイや組織サーベイなどさまざまな種類があります。サーベイは社内アンケートを目的に応じて細かく分類したうえで実施します。
1-2. 面談との違い
上司による1on1ミーティングでも従業員の満足度を直接ヒアリング可能です。しかし、上司による1on1ミーティングでは、従業員が萎縮してしまい本来伝えるべきことが伝えられない可能性があります。また、1on1ミーティングは非効率な上に数値化して分析が難しいというデメリットもあります。一方、社内アンケートであれば匿名で行うことで、従業員から本音を引き出せる可能性があり、アンケートの結果を基に数値化が可能です。
1-3. 社内アンケートで得られる効果
社内アンケートを実施することで得られる効果は次の3つです。
- 生産性の向上
- 定着率の向上
- 業績の向上
従業員が仕事に対してやりがいを持つようになることで、生産性、定着率の向上が期待できます。生産性が高まることで、ひいては業績の向上にもつながる可能性があります。
しかし、これらの効果は社内アンケートを実施するだけでは得られません。社内アンケートを実施して、その結果に基づく課題を解決することで効果が得られます。
2. 社内アンケートの作り方
社内アンケートは次のようなステップで実施していきます。
- 社内の課題とアンケート実施の目的を明確にする
- いつ実施するか誰を対象にするかを決める
- アンケート内容を作成する
- アンケートの結果を分析して課題を見出す
- 課題の改善策を講じる
いずれのステップも大切ですが、とくに質問内容は社内アンケートの正確性に大きく影響してきます。
2-1. 質問は分かりやすくする
社内アンケートの質問はわかりやすくしましょう。たとえば「仕事に対してのナレッジがありますか？」という質問文は、従業員によっては意味を判断できないかもしれません。そのため、「仕事に対しての知識がありますか？」といったように、わかりやすく言い換えるようにすることが大切です。
2-2. 従業員の負担を軽減できる構成にする
社内アンケートは従業員に回答を依頼します。そのため、従業員の回答の負担を減らすための工夫が必要です。たとえば、8割は選択式にして記述式は2割に留めるといった工夫が挙げられます。また、同じような傾向の質問は一つのカテゴリにまとめることで視認性も高まるでしょう。従業員が回答しやすい質問からスタートするというのもポイントです。
2-3. 記述式は回答例を記載する
記述式で回答する質問は、回答例を記載しておきます。回答例を記載することで、無回答を減らすことができます。また、回答例に沿って回答するため、記載方法の統一も図れます。
2-4. 誘導質問は正確性を下げるため控える
特定の回答に誘導するような質問は社内アンケートの正確性を下げてしまいます。たとえば、「弊社は〇〇を検討しています。この方針に賛同しますか？」という質問だと、「はい」と答えてしまう傾向にあるため、本来の求めている答えが引き出せないでしょう。そのため、社内アンケートを作成する際は誘導質問は避けましょう。
3. 社内アンケートを集計するときのポイント
社内アンケートを集計するときは、未回収や無回答のアンケートや集計漏れが発生しないように注意しましょう。無回答のアンケートの発生を防ぐためには、回答しやすいルールを事前に策定して伝えておきます。たとえば、無記名で回答できるといったようにしておくことで、従業員も気兼ねなく回答できるでしょう。また、回答結果を社内アンケート以外の目的で使用しないことも従業員に伝えておくことが大切です。
無回答のアンケートの発生防止以外にも、社内アンケートを集計する際のポイントとして以下が挙げられます。
- 締切間近のリマインドを忘れない
- Webアンケートを検討してみる
- グラフを用いて視覚的にわかりやすくする
- 集計だけに時間をかけないようにする
3-1. 締切間近のリマインドを忘れない
社内アンケートは全アンケートを回収できなければ、正確な結果を数値化できないため、課題の解決にはつながりません。そのため、アンケート提出の締切間近になったらチャットやメールなどでリマインドをしましょう。
3-2. Webアンケートを検討してみる
社内アンケートの集計する際は、Webでのアンケート実施を検討してみましょう。Web上でアンケートを実施すれば進捗が把握できるため、回収漏れや無回答を事前に防止できます。また、集計にミスが発生しづらいというメリットもあります。
3-3. グラフを用いて視覚的にわかりやすくする
社内アンケートはグラフを用いて視覚的にわかりやすい方法で集計しましょう。たとえば、一つの質問に一つの回答である場合は円グラフや帯グラフ、回答が複数選択できるのであれば折れ線グラフや棒グラフを活用します。
また、2つの質問項目を掛け合わせるクロス集計も心がけましょう。勤続年数×アンケートの回答といったようにクロス集計を行うことで、どのような属性の従業員にどのような特徴があるかを把握できます。
3-4. 集計だけに時間をかけないようにする
社内アンケートの集計は大切な業務です。しかし、社内アンケートの最終的な目的は回答結果の分析～改善策を講じることにあります。そのため集計以降のスケジュールも考慮して作業するようにしましょう。
4. 社内アンケートを正しく作成して課題解決につなげよう
社内アンケートでは、従業員が職場の環境にどれだけ満足しているかを測ります。社内アンケートの質問を作成する場合、質問は分かりやすくする、従業員の負担を軽減できる構成にするといった工夫が必要です。また、回答の集計時は締切間近のリマインドを忘れずに行い、グラフを用いて視覚的にまとめるようにしましょう。
社内アンケートは実施して集計するだけが目的ではありません。集計結果を分析して見えてきた課題に対しての対策を講じることが大切です。社内アンケートを正しく作成して、課題解決につなげましょう。
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