社内アンケートとは?作り方や本音で回答してもらうコツを紹介 |HR NOTE

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社内アンケートとは?作り方や本音で回答してもらうコツを紹介

  • 組織
  • エンゲージメント

ヒアリングを行う女性
従業員が職場に満足しているかどうかは、直接ヒアリングすることでも確認可能です。しかし、ヒアリングでは本音が引き出せない可能性があります。そこで活用したいのが社内アンケートの実施です。

今回は、社内アンケートの作り方や集計時のポイントについて詳しく紹介します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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1. 社内アンケートとは?

メンタルチェックを受ける人

社内アンケートとは、従業員を対象に実施するアンケートです。社内アンケートでは職場の環境について、従業員がどれくらい満足しているかを測ります。また、従業員のストレス度を把握する際や、経営方針の浸透度合いを把握する際にも社内アンケートが用いられます。

1-1. 社内アンケートに注目が集まる背景

少子高齢化による労働力不足が進むなか、優秀な人材の採用や育成は企業の大きな課題となっています。しかし、いくら優秀な人材を採用して教育しても、早期に退職されてしまっては意味がありません。そこで、社内アンケートを実施して従業員の満足度やストレス度をチェックし、必要な対策を立てようとする企業が増えてきたのです。

職場に対する満足度が高ければ、生産性の向上や売上アップを期待できますが、満足度が低い場合は何らかの対策を講じて環境を改善しなければなりません。社内アンケートは、現状を把握して改善策を検討するためのツールのひとつといえるでしょう。

1-2. 社内アンケートとサーベイの違い

社内アンケートと似た概念としてサーベイがあります。サーベイとは、従業員の満足度や組織の課題を把握するために実施する調査です。サーベイには、従業員サーベイや組織サーベイなどさまざまな種類があります。

社内アンケートは主に従業員の満足度やストレス度を把握するための調査であるのに対し、サーベイは組織の課題や従業員のモチベーションなど、より幅広い内容を把握するために実施します。

1-3. 社内アンケートと面談の違い

上司による1on1ミーティングでも、従業員の満足度をヒアリングすることは可能です。しかし、上司による1on1ミーティングでは、従業員が萎縮してしまい本来伝えるべきことが伝えられない可能性もあります。

また、1on1ミーティングは非効率なうえに、数値化した分析が難しいというデメリットもあります。一方、社内アンケートであれば匿名で回答してもらえるので、従業員から本音を引き出せる可能性が高く、アンケートの結果を基に数値化することも可能です。

1-4. 社内アンケートで得られる効果

社内アンケートを実施することで得られる効果は次の3つです。

  • 生産性の向上
  • 定着率の向上
  • 業績の向上

従業員が仕事に対してやりがいを持つようになることで、生産性、定着率の向上が期待できます。生産性が高まることで、ひいては業績の向上にもつながる可能性があります。

しかし、これらの効果は社内アンケートを実施するだけでは得られません。社内アンケートを実施して、その結果に基づく課題を解決することで効果を得られるでしょう。

2. 社内アンケートをおこなうメリット

社内アンケートを実施することには、以下のようなメリットがあります。

2-1. 幅広い意見を収集できる

社内アンケートを実施すると、普段の会話や1on1ミーティングなどでは聞けないような意見も含め、さまざまな声を収集できます。パートやアルバイトなども対象にすることで、正社員とは異なる意見を聞けるケースもあるでしょう。

年齢や性別、職種などの属性ごとにアンケート結果を分析すれば、課題の把握や解決策の立案につながります。

2-2. 社内の状況を客観的に把握できる

職場環境を客観的に把握できることも、社内アンケートを実施するメリットのひとつです。前述の通り、幅広い意見を収集できるのはもちろん、質問内容や回答方法を工夫することで、結果を数値化して把握することもできます。

職場の環境や雰囲気を感覚的に捉えるのではなく、アンケート結果をもとに定量的に分析することで、状況をより正確に把握できるでしょう。

2-3. 社内のコミュニケーションが活発化する

社内アンケートをおこなうことは、コミュニケーションの活発化にもつながります。アンケート結果を共有したり、解決策を話し合ったりすることを通して、多くの従業員とコミュニケーションを取ることが可能です。

さらに、解決策を一緒に考えて実行することで社内環境が改善されるだけではなく、従業員エンゲージメントの向上により、離職率が低下することも期待できるでしょう。

3. 社内アンケートの作り方

作成のステップ

社内アンケートは、次のようなステップで実施していきます。

  1. 社内の課題とアンケート実施の目的を明確にする
  2. いつ実施するか・誰を対象にするかを決める
  3. アンケート内容を作成する
  4. アンケートの結果を分析して課題を見出す
  5. 課題の改善策を講じる

いずれのステップも大切ですが、とくに質問内容は社内アンケートの正確性に大きく影響してきます。以下のような点に注意して作成しましょう。

2-1. 質問はわかりやすくする

社内アンケートの質問はわかりやすくしましょう。たとえば「仕事に対してのナレッジがありますか?」という質問文は、従業員によっては意味を判断できないかもしれません。そのため、「仕事に対しての知識がありますか?」といったように、わかりやすく言い換えるようにすることが大切です。

2-2. 従業員の負担を軽減できる構成にする

社内アンケートを実施する際は、多くの従業員に回答を依頼します。そのため、従業員の回答の負担を減らすための工夫が必要です。

たとえば、8割は選択式にして、記述式は2割に留めるといった工夫が挙げられます。また、同じような傾向の質問は一つのカテゴリにまとめることで視認性も高まるでしょう。従業員が回答しやすい質問からスタートするということもポイントです。

2-3. 記述式は回答例を記載する

記述式の場合、従業員がどのような内容を記載すればよいのか悩むケースが多いため、回答例を記載しておきましょう。回答例を記載することで、従業員の負担を減らすことができるだけではなく、無回答を減らすこともできます。

また、回答例に沿って回答するため記載方法の統一も図れ、分析しやすくなります。

2-4. 誘導質問は正確性を下げるため控える

特定の回答に誘導するような質問は、社内アンケートの正確性を下げてしまいます。たとえば、「弊社は〇〇を検討しています。この方針に賛同しますか?」という質問だと、「はい」と答えてしまう傾向にあるため、本来の求めている答えが引き出せないでしょう。そのため、社内アンケートを作成する際は、誘導質問は避けることが大切です。

3. 社内アンケートの質問例文

社内アンケートを実施する際は、動機付け要因と衛生要因の2つに関する質問をするとよいでしょう。動機付け要因とは、仕事に対するやりがいや達成感など、従業員満足度の向上に直結する要因のことです。

衛生要因とは、職場環境やワークライフバランスなどに関する事柄を指します。2つの要因を把握できるような質問を作成することで、従業員満足度や社内環境をより正確に把握できるでしょう。

以下、社内アンケートの例文を紹介しますので、作成する際の参考にしてください。

3-1. 業務内容に関する質問例文

業務内容に関する質問では、普段の仕事に対する満足度や達成感、やりがいなどを測定します。以下のような質問を通して、従業員のモチベーションや満足度を調査しましょう。

  • 業務内容にやりがいを感じていますか?
  • 現在の業務は、自分のスキルや経験に合っていると思いますか?
  • 業務を通してスキルアップできていますか?
  • 業務を進めるうえで、自分の意見や考えを発信できていますか?

3-2. 会社の制度に関する質問例文

給与制度や評価制度は従業員の不満に直結しやすく、衛生要因のなかでもとくに重要です。以下のような質問を通して正確に把握しましょう。

  • 現在の業務内容に対して、給与は適正だと思いますか?
  • 公正に評価されていると感じますか?
  • キャリアアップの制度を利用していますか?
  • 福利厚生について満足していますか?

3-3. 社内の雰囲気に関する質問例文

社内の雰囲気は、働きやすさやモチベーションに影響します。捉えにくい項目ですが、次のような質問をすると把握しやすいでしょう。

  • 自分の意見を気軽に言えますか?
  • 不明点について相談や質問をできますか?
  • 業務を進めるうえで、周囲のサポートはありますか?

3-4. ワークライフバランスに関する質問例文

ワークライフバランスを重視したいと考える従業員も増えてきました。ワークライフバランスが崩れると転職を検討する従業員が増えるため、社内アンケートを通して課題を把握しておきましょう。質問例は以下の通りです。

  • 業務量は適正だと思いますか?
  • 残業時間は適正だと感じますか?
  • 休日出勤は無理のない範囲に収まっていますか?
  • 休日にはしっかりとリフレッシュできていますか?

3-5. 心身の健康に関する質問例文

ストレスを感じることが多く、心身の健康を維持できないと、退職や休職につながってしまいます。以下のような質問を通して、健康に働けているかチェックしておきましょう。

  • 現在の業務を進めるうえで、体力的な問題はありますか?
  • 過度なストレスを感じることはありますか?
  • 業務上の悩みを相談する相手はいますか?
  • ハラスメントを受けたことはありますか?

4. 社内アンケートに本音で回答してもらうコツ

社内アンケートの正確性を高めるためには、本音で回答してもらうことが重要です。以下のようなポイントに気を付けて、社内アンケートを進めましょう。

4-1. 社内アンケートの目的を説明する

社内アンケートを実施する前に、従業員に対して目的を説明しておきましょう。何のためのアンケートなのか、回答をどのように利用されるのかがわからないと、従業員が不安を感じ、本音で回答してもらえません。

離職率が高いため従業員のモチベーションを把握したい、社内環境改善のため幅広い意見を聞きたいなど、目的を明確に説明しておくことで本音の回答を得られます。

4-2. 匿名で回答してもらう

社内アンケートを実施するなら、匿名で回答してもらうのがおすすめです。従業員名を記入してもらう方法もありますが、評価や人間関係に影響するのではないかと従業員が不安に思い、本音の回答を得られないケースもあります。

とくにプライバシーに関する質問をする場合は注意が必要です。また、誰が回答を閲覧するのか、どのように集計されるのかを説明しておくと、従業員が安心して回答してくれるでしょう。

4-3. Web上で回答してもらう

Web上で回答してもらうことも、本音を引き出すポイントのひとつです。紙で実施することもできますが、とくに記述式の設問に対して記入することを手間に感じ、適当な回答をする従業員もいるかもしれません。Web上で実施すれば、従業員がストレスなく記入できるため、より本音の回答に近づくでしょう。

4-4. 評価に影響しないことを伝える

従業員に対して、回答内容は評価に影響しないことを伝えておきましょう。素直に回答すると自分の評価が下がってしまうのではないか、上司から怒られるのではないかなどと不安を感じる従業員も少なくありません。

本音の回答を引き出すためには、アンケートの目的と一緒に、個人が特定されないことや、アンケート結果と評価は無関係であることを周知しておくことが大切です。

5. 社内アンケートを集計するときのポイント

WEBアンケートの実施

社内アンケートを集計するときは、未回収や無回答のアンケートをなくし、集計漏れが発生しないように注意しましょう。無回答のアンケートの発生を防ぐためには、回答しやすいルールを事前に策定して伝えておきます。

たとえば、無記名で回答できるといったようにしておくことで、従業員も気兼ねなく回答できるでしょう。また、回答結果を社内アンケート以外の目的で使用しないことを従業員に伝えておくことも大切です。

無回答のアンケートの発生防止以外にも、社内アンケートを集計する際のポイントとして以下が挙げられます。

  • 締切間近のリマインドを忘れない
  • Webアンケートを検討してみる
  • グラフを用いて視覚的にわかりやすくする
  • 集計だけに時間をかけないようにする

それぞれのポイントについて順番に見ていきましょう。

5-1. 締切間近のリマインドを忘れない

社内アンケートは全アンケートを回収できなければ、正確な結果を数値化できないため、課題の解決にはつながりません。そのため、アンケート提出の締切間近になったらチャットやメールなどでリマインドをしましょう。

5-2. Webアンケートを検討してみる

社内アンケートの集計を効率化するために、Webでのアンケート実施を検討してみましょう。Web上でアンケートを実施すれば進捗が把握できるため、回収漏れや無回答を事前に防止できます。また、集計にミスが発生しづらいというメリットもあります。

5-3. グラフを用いて視覚的にわかりやすくする

社内アンケートは、グラフを用いて視覚的にわかりやすい方法で集計しましょう。たとえば、一つの質問に一つの回答である場合は円グラフや帯グラフ、回答が複数選択できるのであれば折れ線グラフや棒グラフを活用します。

また、2つの質問項目を掛け合わせるクロス集計も心がけましょう。勤続年数×アンケートの回答といったようにクロス集計をおこなうことで、どのような属性の従業員にどのような特徴があるかを把握できます。

5-4. 集計だけに時間をかけないようにする

社内アンケートの集計は大切な業務です。しかし、社内アンケートの最終的な目的は、回答結果の分析~改善策を講じることにあります。そのため、集計以降のスケジュールも考慮して作業するようにしましょう。

とはいえ、アンケートをおこなった後にどのように分析をして、それをどのように改善につなげれば良いのかわからないという方も多いでしょう。そのような方に向けて当サイトで「従業員満足度のハンドブック」という資料を無料配布しております。調査後の分析やその後の改善の施策についても解説しており、サーベイをするときに参考資料としてご活用いただけます。 興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

6. 社内アンケートを正しく作成して業務改善につなげよう!

問題解決する

社内アンケートでは、従業員が職場の環境にどれだけ満足しているかを測ります。社内アンケートの質問を作成する場合、質問をわかりやすくする、従業員の負担を軽減できる構成にするといった工夫が必要です。また、回答の集計時は締切間近のリマインドを忘れずにおこない、グラフを用いて視覚的にまとめるようにしましょう。

社内アンケートは実施して集計するだけが目的ではありません。集計結果を分析して見えてきた課題に対しての対策を講じることが大切です。社内アンケートを正しく作成して、課題解決につなげましょう。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
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