3社に聞く人事評価制度のつくり方と、人事評価システムの導入・運用ポイント|HR-Study#6

人事向けのウェビナー『HR-Study』。普段なかなか聞くことのできない人事界隈のお話を、オンラインライブで配信しています。

第6回目のHR-Studyは、社員のスキルや成果をもとに評価をおこない、昇進・昇格などの処遇に反映するために策定される「人事評価制度」をテーマに開催しました。

今回は、3社の人事の方をお招きし、各社の人事評価制度の運用事情など、人事現場のリアルをたくさんお話いただきました。

人事評価制度を支える、人事評価システムの使いこなし方や取り組み事例もご紹介いただいています。
※本記事では、ウェビナーの一部をレポート記事としてお届けします。

■登壇者紹介

小出 浩子|株式会社モバイルファクトリー ヒューマンリレーションズ部 部長

前職は半導体メーカーで営業職として勤務。2006年に株式会社モバイルファクトリーに入社。総務・労務・採用を担当した後にマネージャーへ昇格。そのほか、人事などの制度づくりも担当する。

齊藤 和平|RIZAPグループ株式会社 人事部 企画ユニット

RIZAPグループ株式会社に2019年新卒入社。大学時代から人事や人材開発、コーチングに興味があり、内定者インターン時代に新卒採用企画に従事、新卒1年目からは人事企画の部署に配属。主に評価報酬制度の設計と運用を担当し、HRBrainの導入・浸透施策をリード。他にもHRSaaSの検討・ピープルアナリティクス・上司の1on1力分析など、人事分野におけるIT企画を中心に担当。

藤崎 照浩|シミックグループ 人財部 HRプロジェクト推進グループ

人材部プロジェクト推進責任者。約20年IT関連業務に従事し、5年前より人事部門に異動。サイダスを用い、人事データとITシステムを組み合わせたタレントマネジメントや人事評価制度を導入。また、導入結果からデータアナリティクスを実施し、経営戦略に沿った人事×ITを構築。近年ではテレワークに対応すべくDX推進に従事。
■本日のモデレーター

西村 創一朗|株式会社HARES CEO/複業研究科/HRマーケター

新卒でリクルートキャリアに入社後、法人営業・新規事業開発・中途採用などを歴任。在職中の2015年に「二兎を追って二兎を得られる世の中を創る」をミッションに株式会社HARES(ヘアーズ)を創業後、2017年に独立。今回のテーマである「オンボーディング」を含め採用・人事領域を中心に多数の企業のアドバイザーを務めるほか、人事系イベントのモデレーター/ファシリテーターとしても活躍。著書に『複業の教科書』(ディスカヴァー・トゥエンティワン刊)がある。

[勉強会の内容をまとめたスケッチノート|拡大する]

各社の人事評価制度はどういう仕組みになっている?

本日は、人事評価制度のつくり方、運用方法、人事評価システム活用術をテーマでディスカッションをしていきたいと思います。

まずはじめに、皆さんの自己紹介お願いします。

モバイルファクトリーの小出と申します。

2006年からモバイルファクトリーで総務、労務を中心に従事してきています。最近では、人事マネージャーとして人事評価制度の策定をおこなっております。

本日はよろしくお願いします!

RIZAPグループで人事企画の仕事をしています齊藤と申します。

今私は、新卒2年目でして、入社してから1年半ほど本社系の評価制度の運用と改善に携わっています。具体的には、HRBrainの導入・推進を1年目で担当していました。

本日はよろしくお願いいたします。

シミックグループの藤崎と申します。

私が所属しているシミックホールディングスは、今話題となっているアビガンの治験プロジェクトを請け負い、世の中に流通する前のサポートをおこなっています。

社員は7千名ほど、子会社は22社あり、これらの人事担当として従事しています。私は皆さんのような人事制度ではなく、サイダスというシステムを活用しながら、タレントマネジメントやデータ分析をメインで担当しています。

今後は1on1やリモートワークにおいて、社員とどのようにコミュニケーションをとっていくかが目下の課題となっています。本日はよろしくお願いします。

皆さん業界や企業規模、人事としての役割も異なるので、本日のお話が楽しみですね。

まず1つ目のトークテーマですが、各企業の人事評価制度の中身や、活用している人事評価システムについてお伺いしていきます。

まずはモバイルファクトリーの小出さんからお願いできますか。

弊社の人事評価制度は、MBOに近い成果目標と行動目標の2軸で運用しています。

成果目標は、全社の目標を各チームと個人にブレイクダウンして目標設定をおこない、その名の通り成果ベースで点数をつけるものです。

行動目標は、弊社の人材バリューに基づいて作られたランク(グレード)の中で評価をしていきます。

イメージとしては、「新人~主力、中核、マネジメント、トップマネジメント」というように5段階ほどランク(グレード)分けをおこない、それぞれのランク(グレード)に対して目標を要件定義して、その内容に基づいて評価する形です。

その中で、人事評価システムはカオナビを使っています。

カオナビは多機能なシステムですが、モバイルファクトリーさんは、どの機能をどう使われていますか?

カオナビ歴は5年ほどになりますが、正直なところ全機能は使いこなせていません。

主に使っている機能は、「SMART REVIEW」という仕組みや、「PROFILE BOOK」という個人情報を集約できるもの、また「エニアグラム」という性格診断機能です。

そのほかにも、「SHUFFLE FACE」で組織変更時のシミュレーションをおこなうこともあります。

使いこなせていないとおっしゃっていましたが、キラー機能は活用されていますね。

続いてRIZAPの齊藤さん、お願いします。

RIZAPでは、2019年の10月から新しい評価制度を導入しました。

現在、本社は300名ほど、店舗は2,000名、グループ会社全体では8,000名の組織へと拡大しています。

新しい人事評価制度は、まず本社に導入したところでして、そこからいずれは店舗に横展開したいと考えています。

基本的にはジョブ型の制度を取り入れていまして、グレードと連動して報酬が上がる仕組みです。

従来から「結果にコミット」という社風があったため、その社風を人事評価制度に落とし込もうと考え、新制度の導入をおこなっています。

シミックグループでは、レイヤーごとに人事評価制度を分けて運用しています。

具体的には、エグゼクティブ層はKPI、マネージャーやスペシャリスト職はMBOを使っています。

MBOの中でも実績とプロセス評価をおこなっていまして、さらには子会社の特性によって評価制度は異なります。

人事評価システムはサイダスを使っていて、利用歴はもう5年くらいでしょうか。すべての機能をフル活用させていただいています。

「コロナ×リモート」で人事評価の体制は変わったのか?

コロナで在宅勤務、またはリモートと出社の掛け合わせなどになり、人事評価が難しくなったと感じることはありましたか?

この環境下で具体的に評価制度を変えてはいませんが、課題視はしています。

在宅勤務を取り入れることで従業員を目視できなくなったため、よりコミュニケーションが大事だと感じています。

弊社では在宅勤務を続けていこうと考えています。そういった勤務環境に合わせて見直した点としては、より細かく「成果管理シート」に記入をお願いしている点です。

今まで通り半期ごとの評価をおこなっていても、週次で成果管理シートに記入してもらい週単位で見直すことで、精度高く評価ができるようになります。

週次の成果確認以外には1on1も取り入れている最中でして、今まさにHRBrainのツールを活用しながらコミュニケーションを強化し始めたところです。

ちなみにHRBrainは、HRBrain社に依頼せず弊社人事側で評価管理シートの作成もできるので使いやすいです。

私は、「在宅・リモートを取り入れることで、評価が大変になるのでは?」とびくびくしていました。

ただ、結果的に、不安視しているほど問題はなかったと感じています。

皆さんがおっしゃる通り、リモート勤務だと従業員の行動やプロセスが見えにくくなります。

そこで、今まで「推奨レベル」で実施していた1on1を「必須」にしました。1on1の進捗はカオナビにデータを残すようにしています。

リモートで見えにくくなった行動評価をおこなうために何か取り組まれたことはありますか?

行動評価に関しては、毎月「クレドの表彰」をおこなっています。そのほかに新設したのは、「グッドアウトプット賞」というものです。

小さなアウトプット、取り組みでも賞賛しようと心掛けていまして、「社内で〇〇さんが資料をまとめてくれた」とか、「自己研鑽として読書をして感想を共有してくれた」といったことを取り上げて、お互いに評価し合うようにしています。

このような小さなことも見逃さずに、行動評価として取り組んでいます。

評価の策定や運用、人事評価システムの活用をどうやっているのか?

次のトークテーマでは、より具体的な人事評価制度の運用方法や、人事評価システムの活用方法について聞いていきたいと思います。

まずは、RIZAPさんが人事評価制度をリニューアルされた背景や改善ポイントについて聞いてみましょう。

弊社では、ジョブ型評価を強めるために、職位を「シングルレート(単一つの等級に対して単一の基本給が設定される方式)」に変更しました。

シンプルな仕組みにすることで、職位が上がれば明確に給与も上がっていくようにしたかったからです。

現場社員を合わせると2,000名もいる組織で、人事評価制度をリニューアルすることが大変だと思いますが、どのような点に苦労しましたか?

おっしゃる通り、従業員が多いため、人事評価制度のリニューアルに関する従業員説明会を何度も開催しました。

従業員から1番質問が多かったのは、「新制度で給与が具体的にどう変わるのか?」という点です。

給与面の変更はとてもセンシティブなところなので、Q&Aの時間をたっぷり使って、ときには従業員の感情的な意見も受け取る努力をしました。

等級制度も含めて変更すると、給料が下がる人もいるのは事実です。

続いて藤崎さんにお伺いしていきましょう。

 弊社は医療サービス業を運営していますが、工場に勤めている人、治験を担当する人、セールス職など多様な人材が入り混じっています。

そのため、会社ごとに個別化した人事評価制度を運用することを重要視してきました。

また、どういう評価制度を作るかという視点だけではなく、1度作った制度は最低でも3年は運用してみようという点も意識しています。

人事評価制度を変更すると、必ず一時的なハレーションが起きます。

しかし、ハレーションが起きたからといって頻繁に評価制度を変更してしまうと、データが蓄積されず次の施策に活かせません。

そこで、1度この制度でいこうと決めたら、3年は貫くことが大切ではないでしょうか。

先ほど、会社ごと評価制度を個別最適化しているとお伝えしましたが、ホールディングスで最終的に評価をおこなうときは、基準を1つに統一して評価するようにしています。

つまり、A社は8段階、B社は11段階で評価をしていたとしても、その数値を「良い・普通・悪い」というようなホールディングスとしての評価軸に置き換えて、最終チェックをしているということです。

弊社の人事制度は2014年にリニューアルをおこない、2015年にカオナビを導入しました。

このときは、弊社がマザーズ上場したタイミングだったため、人事評価制度をリニューアルした背景があります。

その後も評価制度は何度か変えていまして、2016年、2017年、2019年と変更を加えています。

というのも、我々がいるIT業界では、ご存じの通り環境の変化が激しく、求められる人材要件もたびたび変わっていくため、それに対応するために人事評価制度もリニューアルを続けています。

中でも、大きく形を変えたのが行動評価です。

昔は個人のパフォーマンスを重視しており、高いパフォーマンスを出した人に高い報酬を支払っていましたが、チームでのパフォーマンス重視に変更し、報酬制度を全社員分配に変更しました。

また振り返ってみると、以前は人事担当者が主導で人事評価制度を作っており、運用にのせるとうまくいかないことが多かったですね。

トライアンドエラーを繰り返した結果、現場のマネージャーやデザイナー、エンジニアたちと、一緒に評価制度を作るようになりました。

このように現場巻き込み型に変えたことで、ようやく従業員の満足度も高くなりました。

なるほど、現場の意見を取り入れながら作っていくことは大事なことですよね。

少し話題が変わるのですが、シミックグループの藤崎さんが360度評価を取り入れていると聞いたのですが、なぜ360度評価を取り入れられたのか、背景をお伺いできますか?

ほかの人事評価の結果を確認している中で、「マネージャーのコーチングが弱いのでは?」と思ったためです。

人事評価以外に、マネージャーたちに何か気付きを与えたいなと考え360度評価を取り入れてみました。

導入後、コーチングの研修などもあわせて用意しましたが、マネージャー陣は忙しくなかなか参加はできていません。ただ、本人たちの気付きにはなったようですね。

360度評価を取り入れることで、興味深いデータが見えてきました。

360度評価のスコアが高い人はMBOの評価も高いことが多いのは想定内ですが、MBOが低くても360度評価が高い人も一定数いることが見えてきたのです。

このように、従来の業績評価だけでは分からなかったことが見えてきたのは良かった点だと思っています。

ありがとうございます。ちなみにRIZAPさんとモバイルファクトリーさんも、360度評価は導入されていますか?

現状としては、RIZAPは1on1を導入していますが、360度評価はおこなっていません。

モバイルファクトリーでは、2013年~2014年頃は、360度評価に近しいものは実施していました。

エンジニアやデザイナー職の評価をビジネス職の上司がつけることが難しく導入しましたが、今は廃止しました。

その後は、職種ごとに分けて評価を行う体制に戻し、かつ現場の責任者とマネージャー、部長職が複数参加する形式で評価を実施するようになりました。

人事評価システム導入の背景、導入の決め手は何だったのか?

続いて3つ目のトークテーマは人事評価システムについてです。

各社がどのように人事評価システムを比較検討し、導入決定またはリプレイスしたのか、その背景に迫りたいと思います。

RIZAPでは今まで他社のツールを使っていましたが、その機能を使いこなせずHRBrainにリプレイスしました。

他社ツールは多機能で便利だったのですが、弊社の人事担当のデータ整備が追い付かず、結果的にコストパフォーマンスが悪いと判断しました。

そこで、人事評価に特化したシステムを探して、2020年4月にHRBrainを導入することになりました。

ただHRBrainには分析機能が無いため、分析をする際はデータをExcelにまとめ簡易的に対応しています。

人事のデータ収集力とリテラシーが成長し、使いこなせるようになってきたら、もう1度多機能型のシステムを導入してもいいだろうと考えています。

さまざまな人事評価ツールがある中でHRBrainに決めたのはなぜですか?

圧倒的に価格優位性があり、明朗会計だった点が決め手となりました。

初期導入費がほとんどかからず、UIUXがシンプルなため、直感的に操作できる点もいいなと思いました。

システムの機能面だけではなく、営業担当やCS(カスタマーサクセス)の返信が早いなどソフト面にも惹かれたことも、導入を後押ししています。

ありがとうございます。続いてモバイルファクトリーさんはカオナビ歴5年とのことですが、なぜカオナビだったのか、ほかのツールに変えなかった理由などお伺いできますか?

2014年ごろは人事評価をExcelでまとめて対応していました。

いわゆるExcel地獄でして(苦笑)、当時の従業員数、80名ほどで限界だと感じました。

Excel管理で採用、評価、面接履歴などバラバラになった人事情報をまとめるために人事評価システムの導入検討を始めました。

人事情報を探すことが仕事になってしまいますよね。

はい、とても大変な時期でしたね。

人事評価システムの導入検討の際は、まず当時使用していた労務システム経由で3つほどサービスを比較・検討しました。

その中でもカオナビに決めたのは、管理職にも情報を見せやすそうな仕様が良いと感じたためです。

その後、5年間カオナビを利用させていただく中で、実は他社のタレンパレットやサイダスのデモ画面を見て、乗り換えようかな…と考えたこともあります。

ただそれでも浮気せずカオナビを使い続けたのは、「ここの画面が見づらい、使いにくい」という私たちの意見をカオナビ側がしっかり受け止め、随時改善してくださったからですね。

 シミックグループがサイダスに決めた理由としては、社員が抵抗感なく情報入力ができると考えたからです。

当時は5社ほど人事評価システムを比較検討していましたが、何よりも社員自身がシステムを使いこなし、人事評価に関する情報を入力してくれることを重要視していました。

サイダスには、社員が自分の情報を知ることができる仕組みがあり、自分で目標を立て、学んで評価するというサイクルがシステム内で成り立っていたんです。

この機能があるからこそ、社員自ら週1回は人事評価システムを触ることになり、自然と管理体制が整えられていきます。

「入力したものを人事に見られている」という監視・管理の感覚よりも、サイダスというシステムがより社員の身近なものになっている点が魅力だと思っています。

人事が管理しやすいか、ではなく社員が使ってくれるか?というポイントを重視して選んだからこそ、その後のES調査も70%から90%へと回答率が格段に良くなっています。

視聴者からのQ&A

ここからは、ウェビナーの視聴者からのご質問を取り上げていきたいと思います。

Q:評価者である上長を評価する仕組みはありますか?

弊社では複数名の評価者を置くことで、評価が偏らないようにしています。

また、評価会議を四半期に1度設けて、評価者の評価基準がぶれないように調整しています。

弊社も同じく、評議会を実施しています。

ただ、これらをシステム上でおこなう考えには至っておらず、なるべく顔を突き合わせて進めていますね。

一次評価、二次評価と進んで行くと、どうしてもシステムだけでは分からないウェットな部分がありますので、あえて人事評価システムを使う部分と分けて運用をしています。

Q:人事評価システムに対して「本当はこういうことができたらいいのにな」という希望はありますか?

HRBrainは従業員目線でも利便性を感じてもらえているという手応えがあり、人事側としても本当に満足して利用できています。

強いて言うなら、社員が評価シートを更新・提出した際に、評価者全員に通知が行ってしまう点は気になります。

役員レベルの評価者は、多くのメンバーを管掌していますが、その分更新や提出の通知の回数も多くなってしまいます。

そこで、現状としては役員のメールアドレスを登録せずに通知を防いでいます。もし可能であれば、通知設定も柔軟にできたらと感じています。

もう1点、社員名簿機能上で「〇〇の資格保有者」と、資格検索ができると嬉しいなと思います。たとえば、社員の中で簿記2級を持っている人を探して、経理部に異動を検討したいというシーンのときに活用したいなと。

今は、1度システムから従業員情報をExcelにダウンロードして、フィルターをかけて検索をしているため、これらの検索もすべてHRBrain上でできるようになったら便利だなと期待しています。

弊社はカオナビを使っていますが、正直まだ分析機能が使いこなせていません。

人事評価情報の中でも、エンゲージメントや採用情報の分析や、人事評価の高い人と低い人との因果関係を調べたりしたいなと思っています。

現状、CSVデータに変換しExcel上で分析をしているので、もう少し人事評価システムを活用したいですね。

シミックグループはサイダスを利用していますが、コロナ禍でテレワークが進んでくる中で、上司の評価がしづらい点に課題を感じています。

そこで、同じ業務を担当しているメンバーや、業務に関係する人が、称賛したり意見を言えるような仕組みがあると嬉しいです。

360度評価まで厳格なものではなく、もう少しライトな形で、システム上で評価をし合えればいいなと感じています。

Q:システムを比較検討する際の情報収集はどのようにおこなっていましたか?

私は、HR EXPOなどの人事向けのイベントに参加して情報収集をしました。

イベントに参加したり資料請求をしたりして、気になったところを3~4社ピックアップしてから営業担当さんと商談をします。

商談の場では、不明点や課題はどんどんぶつけさせていただいて、会話の中で見えてきた自社の課題や状況をExcelの比較表に落とし込み、整理しましたね。

(小出さんから藤崎さんへ)Q:サイダスを5年間、うまく使いこなしている秘訣を教えて下さい。

初めからすべての機能を使いこなせたわけではなく、一つひとつストーリー仕立てに「これをやりたければ〇〇が発生するので、そのときに▲の機能が必要である」と設計図を描いて、5年かけて進めてきました。

最初はデータが溜まっていないので分析ツールは使っておらず、3年ほど情報蓄積してからやっと「この分析ツールはこうやって使えばいいんだ」と分かってきたイメージです。

そのほかに取り組んでいるポイントとしては、人事評価システムの運用担当を専属で用意していることでしょうか。

専任を置くことで、安心して運用面を任せて、私は次なる人事施策へ取り組むよう分業制で進めています。つまり、何かの業務の片手間では活用しきれないということですね。

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