社員管理は、企業における重要な業務のひとつです。しっかりとした社員管理を実施することで、社員のモチベーションアップや業務の効率化などを実現できます。逆に社員管理を疎かにすると、給与計算の間違いが発生したり、優秀な人材が育たなかったりするため注意が必要です。
この記事では、社員管理の意味や目的、効率よく実施するためのポイントを紹介しますので、ぜひチェックしてください。
目次
企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、
そもそもなぜ人事情報の管理が必要であり、その先に大きな活用価値があることについても、正しく理解できていますか？人事情報は、適切な人材配置、従業員のモチベーションの管理、公平な評価制度など、企業として健全な経営をおこなう上で欠かせない情報です。
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1. 社員管理とは？4つの管理項目を紹介
社員管理とは、企業で働いている社員の能力や給与を管理することです。社員管理をおこなうことで、適正な人材配置や経営目標の達成を実現できます。
社員管理を通して、一人ひとりの働く環境を改善したり、モチベーションを高めたりすれば、能力を発揮しやすくなります。能力を発揮しやすい環境を構築すれば、企業全体として成長でき、経営目標を達成することもできるでしょう。
社員管理の具体的な内容は、以下の通りです。
1-1. 社員一人ひとりのモチベーションを高める人事管理
社員管理のひとつである人事管理は、人材の確保や採用、教育や適切な配置などをおこなう業務です。社員一人ひとりをしっかりと教育し、仕事の知識を習得させることで責任感が生まれ、モチベーションも高まります。また、適切な人事配置をすれば仕事の能力を活かすことができ、大きな成果を得られるでしょう。企業の利益アップにもつながります。
1-2. 社員の働きやすい環境を整える労務管理
労務管理は、社員の働く環境を整える業務です。社員の勤怠、福利厚生、労働環境の管理をします。労働時間や残業状況を管理することで、長時間労働の抑制になり社員の健康管理にもなるでしょう。
また、福利厚生サービスの利用申請やシステムの管理などもおこなう必要があります。
1-3. 正しい賃金を支払うための給与管理
給与管理は、従業員へ正しい賃金を支払うための業務です。それぞれの従業員の勤怠状況をもとに、残業代などを含めた賃金を計算して支給します。
毎月安定した給与があると、安心して働くことができます。安心できる環境を構築することで、働く意欲を保つことができるでしょう。
1-4. 評価を実施するための評価管理
評価管理は、人事評価を実施して、評価内容を集計したり記録したりする業務です。評価内容をもとに、昇給や昇格を決めている企業も多いでしょう。適切なタイミングで評価を実施して、待遇の決定や人材育成につなげることた重要です。必要に応じて評価制度の見直しなども実施します。
2. 社員管理の目的
社員管理を実施する目的は、経営目標を達成することです。より効率よく、コストを抑えつつ目標を達成することも社員管理の目的といえるでしょう。
効率よく、少ないコストで経営目標を達成すれば、利益を多く得ることができます。企業が働く環境を整え、社員のモチベーションがアップすれば、仕事の効率もよくなるでしょう。
とはいえ、企業の成長に「ヒト」という資本が重要なことを理解しつつ、実際に他社はどの程度、社員管理および人的資本の活用に着目し行動しているか気になっている方も多いのではないでしょうか。
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3. 社員管理をおこなう5つのメリット
社員管理をおこなうメリットとしては、適材適所の人材配置ができること、社員評価の透明性と公平性を確保できること、社員を細かくサポートできることなどが挙げられます。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
3-1. 適材適所の人材配置ができる
適材適所の人材配置ができることは、社員管理の大きなメリットです。各社員の能力や経験に合った部署へ配置すれば、モチベーションアップや業務の効率化を期待できるでしょう。
3-2. 社員評価の透明性と公平性を確保できる
社員評価における透明性と公平性を確保できることも、社員管理のメリットのひとつです。面談などを通して、社員の目標や達成できている部分・できていない部分を把握すれば、フォローや指導をおこないやすくなります。今後の育成方針も明確になるでしょう。
社員管理の項目を明確にしておけば、社員の納得感も得られます。管理項目や評価方法に透明性があれば、納得して次の目標へ向かっていけるでしょう。
3-3. メンタルなどを細かくサポートできる
社員のメンタルサポートをおこなえることも社員管理のメリットです。能力や経歴だけではなく、身体や心の健康状態を把握しておけば、状況によって労働時間を抑えたり、配置転換したりできます。社員の状況に合わせて休暇や労働時間などを調整すれば、仕事に対するモチベーションを維持することができ、人材を失うことはありません。
3-4. 社員を効率よく育成できる
社員管理をおこなえば、社員を効率よく育成できます。社員ごとのスキルや特性を把握しておけば、不足している部分を教育したり、得意な部分をより伸ばしたりできるでしょう。
評価制度をうまく活用することも社員の育成につながります。単純に評価を実施するだけではなく、目標の達成状況をもとに適切なフィードバックをおこなう仕組みを構築すれば、社員の成長を促せるでしょう。
3-5. 法律違反を防げる
法律違反を防げることも社員管理をおこなうメリットのひとつです。労務管理をしっかりと実施すれば、法律の基準を超えた長時間労働を抑制でき、働きやすい職場環境を構築できます。
また、社員教育を通してハラスメントやコンプライアンスについて伝えておけば、法律違反のリスクを防ぎながら業務を進められるでしょう。
4. 社員管理を効率化するためのポイント
社員管理を効率化するには、ペーパーレス化を図ることや、便利なシステムを導入することが重要です。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
4-1. ペーパーレス化を図る
社員管理を紙ベースでおこなっている企業も多いかもしれませんが、効率的に進めたい場合は、ペーパーレス化を図る必要があります。書類を減らすことで、印刷の手間を削減したり、保管スペースを減らしたりできるからです。データで管理すれば、目的の情報を簡単に検索することもできるため、ぜひペーパーレス化を進めましょう。
4-2. エクセルで管理する
社員の情報をエクセルで管理することも可能です。すでにエクセルをインストールしている企業も多いため、費用をかけずに社員管理を進められるでしょう。
ただし、データを共有しにくい、複数人で同時に作業できないなどのデメリットもあります。従業員数が増えると、管理の手間がかかってしまうケースも多いため注意しましょう。
4-3. 便利なシステムを導入する
社員管理に役立つシステムを導入することも重要です。システムを活用すれば、膨大なデータを一元管理して、会社全体で共有できます。離れた支社からでもデータにアクセスできるため、情報共有の手間もかかりません。
社員管理に役立つシステムについては、次の項目で詳しく解説します。
5. 社員管理に役立つシステム
社員管理に役立つシステムとしては、人材管理システム、労務管理システム、給与管理システムなどが挙げられます。以下、それぞれのシステムについて詳しく見ていきましょう
5-1. 人材管理システム
人材管理システムには、社員の個人情報、給与・労働時間、パフォーマンス評価などのデータが保存されます。保存されたデータをもとに人材配置をおこなえば、それぞれの社員に合った部署へ配属できるでしょう。登録したデータを利用して、人事戦略の策定やパフォーマンス管理、能力開発や組織管理なども実施できます。
5-2. 労務管理システム
労務管理システムとは、社会保険手続きや福利厚生への加入など、労務に関する業務を効率化するためのシステムです。クラウド型の労務管理システムであれば、パソコンやスマートフォンから社員が直接情報を入力でき、自動的に必要な書類を作成します。郵送や印刷の手間も省けるため、労務管理システムを活用すれば書類作成を大幅に効率化できるでしょう。
5-3. 給与管理システム
給与管理システムとは、勤怠情報や雇用情報から自動で給与計算をおこなうシステムです。残業代や深夜手当、休日出勤などの処理もおこなえるため、毎月の給与計算を効率化できます。人為的なミスが生じやすい業務における抜け漏れのリスクを削減でき、精度の高い給与計算が可能です。
5-4. 勤怠管理システム
勤怠管理システムは、社員の出勤・退勤時刻を記録し、自動的に集計するシステムです。システムを導入することで、不要な事務作業が減少します。社員の勤怠データを管理することは、過重労働の防止にもつながります。不正なタイムカードの打刻も減少して、無駄なコストを削減できるでしょう。
5-5. 評価管理システム
評価管理システムは、社員の評価に関する業務負担を減らすシステムです。社員の目標や進捗状況の管理はもちろん、蓄積されたデータをもとにした分析もできます。企業で高い評価を受けている人材を項目別に振り分けることも可能です。
5-6. タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムとは、社員の経験や資格、スキルなどの情報を一元管理するためのシステムです。人材管理システムと似ていますが、タレントマネジメントシステムはスキルや個性などを重点的に管理できるシステムといえるでしょう。タレントマネジメントシステムを活用すれば、社員のスキルを最大限発揮できるような人材配置が可能です。
6. 適切な社員管理を実施することで企業の経営目標を達成しよう！
今回は、社員管理をする目的や効率よく実施するポイント、社員管理に役に立つシステムについて解説しました。社員管理の目的は、企業の経営目標を達成することです。企業が働く環境を整え、個人のモチベーションをアップすることができれば仕事の成果も大きくなり、効率よく経営目標を達成できるでしょう。
社員管理のなかには、労務管理、給与管理、評価管理などが含まれます。さまざまな業務をおこなう必要があるため、従業員数が多くなると手間がかかってしまうケースもあります。うまく管理できていない部分を分析し、必要であれば社員管理システムの導入を検討するのもおすすめです。
企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、
そもそもなぜ人事情報の管理が必要であり、その先に大きな活用価値があることについても、正しく理解できていますか？人事情報は、適切な人材配置、従業員のモチベーションの管理、公平な評価制度など、企業として健全な経営をおこなう上で欠かせない情報です。
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