みなさんこんにちは。株式会社ベーシックの甲斐（@Kai_MSYK）と申します。私は現在フォーム作成管理ツールの「formrun」にてプロダクトオーナーを担当しております。
【執筆者】甲斐雅之 | 株式会社ベーシック formrun事業部 プロダクトオーナー
formrun事業部では、これまでに新卒の配属を受け入れたり、インターン生の採用を数多くおこなってきました。
それに伴いマネジメントの経験も少なからず経験した私は、その経験を元に
について、まとめたり言及したりしてきました。
今回こちらの記事では、コロナ禍でインターン生や新卒入社した社員が成長し、正真正銘の戦力となるために必要な5要素について、ご紹介したいと思います。
インターン生の受け入れを検討している方々、働きたい意欲に溢れている学生のみなさんに読んでいただけますと嬉しいです。
目次
【豪華ゲスト多数登壇！】変化に負けない「強い組織」を育むためにHRが果たすべき役割を考える大型カンファレンス『HR NOTE CONFERENCE 2024』
「人的資本経営」「ウェルビーイング」「DEI」といったトレンドワードが、HR領域だけでなく社会全体に拡がり始めた昨今。自社組織に漠然と"停滞感"を感じ、「うちは取り残されていないだろうか？」「何かやらないといけないのでは・・・」といった不安や悩みを抱える人事・経営者の皆様も多いのではないでしょうか。
本カンファレンスでは、HR領域の有識者の皆様に、様々な組織課題を解決するためのアプローチ方法について解説いただきます。強い組織を育む企業が実践している事例には、組織強化に必要な考え方や人事が果たすべき役割について学べるポイントが多くあります。ぜひ有識者の皆様と一緒に、組織を強化する「共通原理」について考えてみていただければと思います。
①チャットコミュニケーションは必ずコメントで反応する
リモートワークが中心となり、チャットコミュニケーションが当たり前になりました。
その中で、チーム内で報連相が生じた際などに、インターン生が必ずコメントでリアクションを取る心がけは、信頼を勝ち得るためにオススメしています。
たとえば新規機能をリリースする際に、formrunチームでは開発要件の起案者がテスト環境での仕様確認をおこなうようになっています。
そして、確認が終わったら必ずプロダクトマネージャー（以下、PM）やエンジニアに対して、起案者自身がコメントを送ることが推奨されています。（formrunではインターン生にも必要に応じて開発要件の起案に取り組んでもらっています）
Slackでは投稿に対してスタンプ1つ（ex ⭕️や🙆♂️のみ）でコミュニケーションを終わらせることも可能ですが、PMや実装担当のエンジニアにとってはスタンプだけのリアクションだと
- 実際の完了時間の確認ができない
- 「いつ確認が終わったのか？」の確認が漏れやすくなる
といったことになり、その結果として「起案者からの確認作業の戻しが返ってこないなぁ…」と勘違いしてしまう場合があります。
そのため、コメントで「確認完了！」「問題ないです！」などの粒度でも良いので、コメントで返信をするだけで報連相をスムーズに実施できるようになります。
これは、チームレギュレーションや関係性によってはスタンプ1つでOKである場合もあります。
しかし、まだ新しく入ったばかりでコミュニケーションルールを理解しきれていない場合には、ぜひにオススメしたいリアクションかなと思っています。
②常に「初めて内容を聞く人」に伝達するつもりでチャットや説明をおこなう
「相手が初めてその内容を聞く人」である場合、話の前提をすっ飛ばして会話を始めてしまうと、適切なコミュニケーションを取れない場合が多いかと思います。
これはビジネスの現場でも同様であり、普段から同じ会社／同じ時間に働いていると、「きっと次回の共有内容は前提を知ってくれていると思う」と無意識的に思い込んでしまうことは少なくありません。
しかし、ベンチャー企業であったり、formrunのようなスモールチームの場合には、変化が激しい環境で働く機会が多くなるため、日に日に話の前提が変わってしまうことがあります。
そのため、チャットでも顧客対応でも、会話をする際には必ず前提の擦り合わせをおこない、双方の目線を揃えてから話し始めるだけで、スムーズなコミュニケーションが実現できるように取り組みたいところです。
③オンライン会議やオンラインヒアリングの事前準備に時間をかける
オンライン会議／ヒアリングの際に、事前準備をおこなうことは欠かせません。
「準備なんか当たり前じゃないか」と思うかもしれませんが、会議のアジェンダが未設定であったり、前回の会議で決まったToDoや調査報告の準備が終わっていない状態のまま会議を始めてしまうことは、若いメンバーであるとやってしまいがちなミスかもしれません。
僕らのチームでは、会議改善クラウドの「SmartMeeting」を活用することで、誰でも簡単に会議設計＆ファシリテーションができるようになりました。
チームに入ったばかりの新メンバーや、初めて会議を設定する人であっても、SmartMeetingで会議準備をすることによって、
- 会議の目的やアジェンダの明確化
- 要点を押さえた議事録作成
- ToDo整理
ができるようになり、会議の生産性を大きく改善することができました。
また、ヒアリングの準備としても、慣れないうちはヒアリング時間と同等の準備時間を取り、自身でヒアリングのシミュレーションをしたり、社内で仮想ヒアリングを実施して、本番前のフィードバックをもらう取り組みを推奨しています。
私自身が塾講師としてかつて働いていた際に「授業時間×3倍」の準備時間を設けていたことから、本番前に一定の準備量を確保することを重要視しており、準備次第で実践の場における結果は大きく変わってしまうと考えております。
そのため、慣れないうちは鏡の前で身振り手振り自身の顔を見ながら練習をおこなったり、テスト的に先輩からフィードバック会を設けたりすることを、個人的にはオススメします。
④アウトプットを小出しにして、一発で勝負しない
自分自身で100%の出来だと判断してアウトプットを提出するのではなく、最初の2割ぐらいの完成度で一度報告の機会を設け、上長やディレクターと取り組み要件の擦り合わせをすることがオススメです。
受験やテスト勉強においては自分の「独力のチカラ」で100%の状況で持っていく取り組みが多いことから、誰にも相談せずに「（100%だと思った）アウトプット」を一発勝負で出してしまうインターン生は、仕事に慣れないうちは少なくありません。
仕事は「他人にとって価値があるアウトプットを提供すること」が本質であるため、他者が想定する期待度合いに合わせてアウトプットを出すことが重要です。
そのため、依頼者やアウトプットを届けたい相手と要件を擦り合わせながら完成度を高めることが重要であり、こまめな相談や雑談を繰り返すことをオススメしたいです。
逆に上長としては相談できる雰囲気づくりが重要であり、しかめっ面で話しかけにくい雰囲気ではなく、気軽に情報を共有してもOKなことを伝え、相談してもらったことに常に感謝する姿勢が求められるかと思います。
⑤自身の工数管理時に必ずバッファを見込む
自身の週間スケジュールを組み立てる際に、業務のスケジュールにゆとりがないこと、つまりは「バッファが無し」である状態で1週間の予定が埋まってしまうことは、ぜひとも避けたいところです。
プロジェクトマネジメントに精通している人であれば当たり前の話ですが、バッファのないプロジェクトには常に破綻が待っており、メンバーのモチベーションも下がってしまうことから、チームが崩壊してしまう運命が待ち受けています。
これは個々人のタイムマネジメントにも繋がる話となっており、自身のバッファを設けずに1週間の準備を進めてしまうと、差し込みで業務が生じた際や、自身の見積もりが甘かった際に取り返しがつかなくなります。
メンバーとしては、タスクごとに「自身が想定した工数」と「実工数」を比較できる状況にしておき、自身の見積もりが「丁度良かった／余裕がありすぎた／タイトすぎた」のどの状態であったかを、毎週振り返れる状態で管理することがオススメです。
また、タスクは取り組み始めると不確実性を解消しやすくなる（つまりは、解像度が上がって工数を見込みやすくなる）ため、手始めに1割ほどの業務に取り組んでから工数を見積もることがオススメです。
なお、取り組み始めたことがないタスクと向き合う際には、諸先輩方に相談したり、書籍を参考にしたりすることで、再現性を持った見積もりが可能となります。
自チームのインターン生に限らず、私自身もかつてはこの壁にぶち当たってきました。
それが今となっては、報連相を繰り返しながら期日を上長やディレクターとすり合わせることができ、ボトルネックを解消しながら適切な職務遂行が出来るように変わってきたと感じています。
①〜⑤に欠かさず取り組み、自身の上長と週次で振り返る
プロジェクトにて自身と最も接する上長と、週次もしくは月次で振り返る時間を設け、次の1週間の動きを整理／すり合わせることはオススメです。
ただし、これには個人差があり、もともとバッファを設ける人、適宜報連相が徹底できる人であれば、そこまで厳密な時間を設ける必要がなく、時間を設けたとしても問題が特段ないため、サっと終わってしまう場合があります。
逆に、責任感が強い人、当事者意識が強い人は、その責務を全うしたい気持ちからタスク遅延の報告を遅らせてしまったり、自身のキャパシティの範囲で遅れを取り返そうと報連相を欠かしてしまったり、遅れを認識すること自体をスルーしてしまう場合があります。
私も責任感が強いタイプなのでわかるのですが、その責任感ゆえに自分が設けていたバッファを消化してしまう、さらに遅延をしてしまうことを報告することが億劫となってしまう人も少なくありません。
「そうした特性を自身が持っている」という認識のある人は、タスクの整理時に、積極的に上長と時間を取ることをオススメします。
自身のタスク見積もりと報連相ができるようになった先には？
今回の記事では、以下の5要素をご紹介してみました。
②常に「初めて内容を聞く人」に伝達するつもりでチャットや説明を行う
③オンライン会議やオンラインヒアリングの事前準備に時間をかける
④アウトプットを小出しにして、一発で勝負しない
⑤自身の工数管理時に必ずバッファを見込む
この5要素を意識して仕事が遂行できるようになると、チーム全体を意識した業務が遂行できるようなっているはずです。
というのも、この5つを意識するには「相手がどう思うのか、どうすれば相手が業務を進めやすくなるのか」という相手目線の考えが必要不可欠であるからです。
最初は特定の誰か1人のことを思い浮かべながら仕事をしていくことになりますが、慣れてくるとその業務に関わる複数人のことも考えられるようになり、最終的にはチーム全体のことを考えた行動ができるようになっていきます。
ここまでくると、チームの目指す方向を理解した上で、今やるべき施策や適切なリソース配分を決定できるようになっているはずです。
こうした取り組みを継続することにより、事業成長に必要な本質的な能力が身についていきます。言い換えると、企業を成長に導く人、つまりは企業に売上と収益をもたらす人として成長していけるはずです。
また、私自身も、かつては「マーケティング」というワードからサービスや会社に興味を抱いていた学生でしたが、上に挙げた事業運営の感覚を養ってきたことから、事業運営やメンバーの成長へコミットする人へと、振り返れば次第に変わっていったように感じます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
【豪華ゲスト多数登壇！】変化に負けない「強い組織」を育むためにHRが果たすべき役割を考える大型カンファレンス『HR NOTE CONFERENCE 2024』
「人的資本経営」「ウェルビーイング」「DEI」といったトレンドワードが、HR領域だけでなく社会全体に拡がり始めた昨今。自社組織に漠然と"停滞感"を感じ、「うちは取り残されていないだろうか？」「何かやらないといけないのでは・・・」といった不安や悩みを抱える人事・経営者の皆様も多いのではないでしょうか。
本カンファレンスでは、HR領域の有識者の皆様に、様々な組織課題を解決するためのアプローチ方法について解説いただきます。強い組織を育む企業が実践している事例には、組織強化に必要な考え方や人事が果たすべき役割について学べるポイントが多くあります。ぜひ有識者の皆様と一緒に、組織を強化する「共通原理」について考えてみていただければと思います。
