採用代行（RPO）サービスの成功事例を紹介！導入のメリットや注意点も解説

実際に採用代行を活用して効果の得られた会社はどのように運用したのでしょうか。

ここでは、採用代行を導入した各社の事例をピックアップしました。

事例1：新卒採用①

首都圏を中心にアミューズメント施設を運営する企業の事例です。採用活動には例年力を入れており、費用対効果が期待できることは積極的に実施していました。そんな中で採用代行サービスを導入したのは、合同企業説明会の参加者をより多く自社の説明会に呼び込むこと、媒体の機能やオプションを有効活用するためでした。

具体的な導入サービス

• 新卒採用コンサルティング
• 求人媒体の管理

求人媒体においては、費用対効果の高いオプションや効果的な利用時期を検証し、媒体上での見せ方や打ち出し方を工夫することで、求人広告のPV数が向上。採用全体の2～3割を合同企業説明会からではなく、就職サイト経由で採用できるようになりました。

母集団形成から会社説明会の動員率は50%を上回り、会社説明会から一次選考までの動員率も70%以上。導入前と比較すると10％以上も引き上げることができました。

事例2：アルバイト採用

全国展開する大手飲食チェーンの事例です。各店舗ごとに応募を受け付けており、ピーク時間帯の応募や問い合わせに十分に対応できていませんでした。電話の折り返しやメールの返信が数時間後になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 電話・Webでの応募受付、面接日程調整

応募から数分以内というタイムリーなレスポンスによって、取りこぼしなく応募者とやり取りができるようになりました。Web応募者への面接設定業務から電話応募受付・問合せ対応、店舗との日程調整、応募者への面接前日のリマインドコールまで、一連の流れをサポートすることで、面接予約率は想定の6割程度から8割以上にまでアップするとともに、入社人数も約1.5倍にまで引き上げることができました。

事例3：中途採用①

地方に拠点を置く物流会社の事例です。応募管理システムを導入していないため、電話対応も含むアナログな対応が必要で、説明会・面接会へのスムーズな誘導が大きな課題でした。加えて、会場が駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、電話での道案内にかなりの工数がかかっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 応募受付センターの設置

「 応募受付センター」によって、応募者への迅速で丁寧なオペレーションが可能になりました。面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、Googleマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内することで、応募から面接までの離脱を防ぎました。

結果、面接予約率は5割から8割にまでアップ。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応ではなく、企業のニーズにあわせたホスピタリティのある対応により、企業のブランディングにもつながりました。

事例4：新卒採用②

営業職の採用に注力する大手製薬メーカーの事例です。

製薬メーカーの営業の仕事では、コミュニケーション力や製品知識に加え、医師の期待を上回る情報提供能力や粘り強く説得する力が求められます。ターゲット人材を確保するため、採用活動では年十回以上の就職合同説明会への参加、複数の求人サイトへの掲載を積極的に実施していました。しかし、母集団形成は成功するもの、ターゲット人材に限って選考途中の辞退が続いていました。

具体的な導入サービス

• 採用サイトのリニューアル
• 選考進捗管理・予約促進

リニューアルにあたっては、独自の営業ナレッジ集約システムや導入に成功した事例の紹介など営業戦略を全面に打ち出したコンテンツを制作しました。選考進捗管理ならびに予約促進では、ターゲット人材を動員できているかを随時管理し、計画通り動員できていない時には、すぐに予約促進策を実行しました。具体的には、次回選考のポイントや参加するメリットなどをターゲット人材に伝え、参加の動機づけをすることでした。

結果的に、ターゲット人材の説明会参加人数は前年比の1.5倍に。採用サイトの情報を見たターゲット人材が説明会に参加したことが大きな理由でした。ターゲット人材は高い志望意欲のまま選考に進むようになり、最終面接の予約率は、前年度の85％から99％に、参加率は95％から100％に向上しました。

事例5：中途採用②

全国エリアで展開するアパレル専門店の事例です。

店舗拡大に向けて急遽100名の正社員採用が急務になったものの、自社のノウハウやリソースだけでは満足な採用活動ができないことが予想されました。

具体的な導入サービス

• 中途採用代行・コンサルティングサービス

適切な母集団形成の手段選定や、求人媒体選定に付随する採用の実務業務、応募受付から面接設定・面接対応などを含む応募者対応業務、またこれらの全体的なプロジェクトマネジメントを採用代行会社に一任しました。

100名採用のためには面接設定数が鍵を握る中、採用担当者が面接以降のコア業務に集中できたことで、1日に最大16名との面接を可能にしました。採用基準の整理や入社前研修実施など、今までなかなか着手できていなかった業務にも時間が割けるようになり、採用活動の精度向上にもつながりました。結果、9月にサービスの導入を開始し、年末までの約4ヶ月間で目標人数達成の目途をつけることができました。

7．成功事例を参考に採用代行を積極的に活用しよう

コロナ禍において、オンラインでの採用活動がスタンダードとなり、企業の採用活動にもさまざまな変化がありました。加えて、深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。 

こういった時代の変化に柔軟に対応するためにも、採用代行サービスの活用は効果的です。採用にお悩みの場合は、是非この機会に採用代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）サービスとは、採用活動の一部、またはすべてを外部へ委託（アウトソース）する採用支援サービスです。

説明会や求人広告の掲載などの母集団形成、面接、内定後のフォローと、人事による採用業務は多くの時間とマンパワーを必要とし、企業の業務リソースは大幅に圧迫されます。

しかし、採用業務は利益に直結するものでもなく、採用者の辞退や早期退職などのリスクとも隣り合わせであるため、新たなシステムの導入には踏み切りにくい業務であることも事実です。

そこで注目されているのが採用代行サービスです。労働人口の減少による人材不足や採用チャネルの多様化などにより注目を集め、欧米では既にスタンダードとなりつつあり、近年国内でも多くの企業が導入・検討しています。

3-2．採用代行サービスのデメリット

・採用ノウハウが蓄積されない

 

採用業務を委託するため、自社内に採用ノウハウが蓄積されません。採用活動が円滑に進む一方で、契約を解除した際に、同じクオリティで採用活動のをおこなえないリスクもあります。

 

・代行先との綿密な連携が必要になる

 

代行会社に対して、どの業務をどこまでどのように対応してほしいのかを細かくすり合わせる必要があります。また、求める人材像や採用基準が明確に伝わっていないと、入社後のミスマッチにもつながります。

 

・委託コストが発生する

 

当然ながら採用代行サービスにもコストは発生します。自社内に採用活動に必要な人員やシステムがある場合は、必要な業務のみの依頼に限定しないと採用コストが高くなる可能性があります。

なお、採用代行の一般的な料金パターンは以下の2つです。

• 月額一律料金制
• 業務の依頼量に応じた従量課金制

採用代行サービスの利用料金は、依頼する業務によって異なります。以下に業務別の利用料金の目安を紹介するので参考にしてみてください。

業務項目	料金目安
採用企画の立案	100,000円～
面接日などの調整	50,000円～
面接代行・合否の決定	300,0000円～
内定通知書の発送・入社意思の確認	20,000円～
リマインド連絡	20,000円～
会社説明会やグループ討議などの日程調整	50,000円～
採用媒体の管理	50,000円～
スカウト業務の代行	40,000円～

このように、採用の中核となる面接の代行や合否の決定にはかなりのコストがかかります。そのため、自社でどこまでの採用業務をおこなうか、適切な線引きをすることが重要です。

なお、上記の料金表はあくまでも目安であり、業種や依頼する業務によってコストに差が出ます。採用代行を検討する場合は、業者に見積もりを取ってしっかりと費用について確認しましょう。

 

4．採用代行を活用する際の注意点

採用代行は、単に利用するだけでは効果が得られない可能性があります。また、デメリットにも記載した通り、結果的に自社にとって有益ではないものになってしまう可能性もあります。

採用代行は、これから解説する注意点を認識したうえで活用するようにしましょう。

どこまで業務を委託するのかを明確にする

採用代行を活用する際には、自社の業務のどこまでを採用代行に委託するのかを決めるようにしましょう。また、業務に手が回らないからといって、すべての業務を採用代行に委託してしまうと、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなります。そのため、自社で担当した方がいい業務と採用代行に委託すべき業務を分けて委託するようにしましょう。

密なコミュニケーションを取る

採用業務はコミュニケーションが必要であるため、委託する場合には採用代行会社との密なコミュニケーションを取るようにしましょう。せっかく採用代行を利用して人材を採用したのに、双方の認識ズレによりミスマッチが起こってしまっては意味がありません。「進捗はどうか」「採用計画の共有はできているのか」など密なコミュニケーションを取り、認識をすり合わせていきましょう。

自社に合った採用代行サービスなのか

採用業務は多岐にわたるため、採用代行会社も一部の業務に特化している場合や委託したい業務に対応していない場合があります。採用代行を活用する際には、まずは自社で委託したい業務を決め、その業務に対応している会社、特化している会社を選ぶようにしましょう。

5.  採用代行サービスの選び方

採用代行サービスを提供する業者が多数存在します。その中から自社に最適なサービスを選ぶためには、以下のポイントを満たしていることを確認しましょう。

• 該当業務で実績が豊富である
• しっかりとした秘密保持体制が整っている
• 採用管理をシステムで一元化でき、進捗状況をチェックできる
• アウトソース先に信頼できる人材がいる
• アウトソース先の教育体制が整っている
• 自社のルールに基づいた採用が可能
• 進捗状況などを定期的に細かく報告してくれる
• 採用ノウハウが豊富で、マニュアルが完備されている
• 料金形態が明確で見積もりに応じている
• 使い勝手がよく、長期で利用できる安心感がある

6．採用代行サービスの導入事例5選

実際に採用代行を活用して効果の得られた会社はどのように運用したのでしょうか。

ここでは、採用代行を導入した各社の事例をピックアップしました。

事例1：新卒採用①

首都圏を中心にアミューズメント施設を運営する企業の事例です。採用活動には例年力を入れており、費用対効果が期待できることは積極的に実施していました。そんな中で採用代行サービスを導入したのは、合同企業説明会の参加者をより多く自社の説明会に呼び込むこと、媒体の機能やオプションを有効活用するためでした。

具体的な導入サービス

• 新卒採用コンサルティング
• 求人媒体の管理

求人媒体においては、費用対効果の高いオプションや効果的な利用時期を検証し、媒体上での見せ方や打ち出し方を工夫することで、求人広告のPV数が向上。採用全体の2～3割を合同企業説明会からではなく、就職サイト経由で採用できるようになりました。

母集団形成から会社説明会の動員率は50%を上回り、会社説明会から一次選考までの動員率も70%以上。導入前と比較すると10％以上も引き上げることができました。

事例2：アルバイト採用

全国展開する大手飲食チェーンの事例です。各店舗ごとに応募を受け付けており、ピーク時間帯の応募や問い合わせに十分に対応できていませんでした。電話の折り返しやメールの返信が数時間後になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 電話・Webでの応募受付、面接日程調整

応募から数分以内というタイムリーなレスポンスによって、取りこぼしなく応募者とやり取りができるようになりました。Web応募者への面接設定業務から電話応募受付・問合せ対応、店舗との日程調整、応募者への面接前日のリマインドコールまで、一連の流れをサポートすることで、面接予約率は想定の6割程度から8割以上にまでアップするとともに、入社人数も約1.5倍にまで引き上げることができました。

事例3：中途採用①

地方に拠点を置く物流会社の事例です。応募管理システムを導入していないため、電話対応も含むアナログな対応が必要で、説明会・面接会へのスムーズな誘導が大きな課題でした。加えて、会場が駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、電話での道案内にかなりの工数がかかっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 応募受付センターの設置

「 応募受付センター」によって、応募者への迅速で丁寧なオペレーションが可能になりました。面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、Googleマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内することで、応募から面接までの離脱を防ぎました。

結果、面接予約率は5割から8割にまでアップ。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応ではなく、企業のニーズにあわせたホスピタリティのある対応により、企業のブランディングにもつながりました。

事例4：新卒採用②

営業職の採用に注力する大手製薬メーカーの事例です。

製薬メーカーの営業の仕事では、コミュニケーション力や製品知識に加え、医師の期待を上回る情報提供能力や粘り強く説得する力が求められます。ターゲット人材を確保するため、採用活動では年十回以上の就職合同説明会への参加、複数の求人サイトへの掲載を積極的に実施していました。しかし、母集団形成は成功するもの、ターゲット人材に限って選考途中の辞退が続いていました。

具体的な導入サービス

• 採用サイトのリニューアル
• 選考進捗管理・予約促進

リニューアルにあたっては、独自の営業ナレッジ集約システムや導入に成功した事例の紹介など営業戦略を全面に打ち出したコンテンツを制作しました。選考進捗管理ならびに予約促進では、ターゲット人材を動員できているかを随時管理し、計画通り動員できていない時には、すぐに予約促進策を実行しました。具体的には、次回選考のポイントや参加するメリットなどをターゲット人材に伝え、参加の動機づけをすることでした。

結果的に、ターゲット人材の説明会参加人数は前年比の1.5倍に。採用サイトの情報を見たターゲット人材が説明会に参加したことが大きな理由でした。ターゲット人材は高い志望意欲のまま選考に進むようになり、最終面接の予約率は、前年度の85％から99％に、参加率は95％から100％に向上しました。

事例5：中途採用②

全国エリアで展開するアパレル専門店の事例です。

店舗拡大に向けて急遽100名の正社員採用が急務になったものの、自社のノウハウやリソースだけでは満足な採用活動ができないことが予想されました。

具体的な導入サービス

• 中途採用代行・コンサルティングサービス

適切な母集団形成の手段選定や、求人媒体選定に付随する採用の実務業務、応募受付から面接設定・面接対応などを含む応募者対応業務、またこれらの全体的なプロジェクトマネジメントを採用代行会社に一任しました。

100名採用のためには面接設定数が鍵を握る中、採用担当者が面接以降のコア業務に集中できたことで、1日に最大16名との面接を可能にしました。採用基準の整理や入社前研修実施など、今までなかなか着手できていなかった業務にも時間が割けるようになり、採用活動の精度向上にもつながりました。結果、9月にサービスの導入を開始し、年末までの約4ヶ月間で目標人数達成の目途をつけることができました。

7．成功事例を参考に採用代行を積極的に活用しよう

コロナ禍において、オンラインでの採用活動がスタンダードとなり、企業の採用活動にもさまざまな変化がありました。加えて、深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。 

こういった時代の変化に柔軟に対応するためにも、採用代行サービスの活用は効果的です。採用にお悩みの場合は、是非この機会に採用代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

コロナ禍は企業の採用活動にも大きな影響を及ぼしています。多くの企業ではリモートワークの導入が進み、面接は対面からオンラインに移行するなど新しい採用方法に切り替えたものの、その運用に戸惑うケースも多いのではないでしょうか。

採用手法の変革や見直しが求められる中、注目を集めているのが「採用代行（RPO）サービス」です。

本記事では、採用代行の役割や活用事例について紹介していきます。

1．採用代行（RPO）サービスとは

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）サービスとは、採用活動の一部、またはすべてを外部へ委託（アウトソース）する採用支援サービスです。

説明会や求人広告の掲載などの母集団形成、面接、内定後のフォローと、人事による採用業務は多くの時間とマンパワーを必要とし、企業の業務リソースは大幅に圧迫されます。

しかし、採用業務は利益に直結するものでもなく、採用者の辞退や早期退職などのリスクとも隣り合わせであるため、新たなシステムの導入には踏み切りにくい業務であることも事実です。

そこで注目されているのが採用代行サービスです。労働人口の減少による人材不足や採用チャネルの多様化などにより注目を集め、欧米では既にスタンダードとなりつつあり、近年国内でも多くの企業が導入・検討しています。

3-2．採用代行サービスのデメリット

・採用ノウハウが蓄積されない

 

採用業務を委託するため、自社内に採用ノウハウが蓄積されません。採用活動が円滑に進む一方で、契約を解除した際に、同じクオリティで採用活動のをおこなえないリスクもあります。

 

・代行先との綿密な連携が必要になる

 

代行会社に対して、どの業務をどこまでどのように対応してほしいのかを細かくすり合わせる必要があります。また、求める人材像や採用基準が明確に伝わっていないと、入社後のミスマッチにもつながります。

 

・委託コストが発生する

 

当然ながら採用代行サービスにもコストは発生します。自社内に採用活動に必要な人員やシステムがある場合は、必要な業務のみの依頼に限定しないと採用コストが高くなる可能性があります。

なお、採用代行の一般的な料金パターンは以下の2つです。

• 月額一律料金制
• 業務の依頼量に応じた従量課金制

採用代行サービスの利用料金は、依頼する業務によって異なります。以下に業務別の利用料金の目安を紹介するので参考にしてみてください。

業務項目	料金目安
採用企画の立案	100,000円～
面接日などの調整	50,000円～
面接代行・合否の決定	300,0000円～
内定通知書の発送・入社意思の確認	20,000円～
リマインド連絡	20,000円～
会社説明会やグループ討議などの日程調整	50,000円～
採用媒体の管理	50,000円～
スカウト業務の代行	40,000円～

このように、採用の中核となる面接の代行や合否の決定にはかなりのコストがかかります。そのため、自社でどこまでの採用業務をおこなうか、適切な線引きをすることが重要です。

なお、上記の料金表はあくまでも目安であり、業種や依頼する業務によってコストに差が出ます。採用代行を検討する場合は、業者に見積もりを取ってしっかりと費用について確認しましょう。

 

4．採用代行を活用する際の注意点

採用代行は、単に利用するだけでは効果が得られない可能性があります。また、デメリットにも記載した通り、結果的に自社にとって有益ではないものになってしまう可能性もあります。

採用代行は、これから解説する注意点を認識したうえで活用するようにしましょう。

どこまで業務を委託するのかを明確にする

採用代行を活用する際には、自社の業務のどこまでを採用代行に委託するのかを決めるようにしましょう。また、業務に手が回らないからといって、すべての業務を採用代行に委託してしまうと、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなります。そのため、自社で担当した方がいい業務と採用代行に委託すべき業務を分けて委託するようにしましょう。

密なコミュニケーションを取る

採用業務はコミュニケーションが必要であるため、委託する場合には採用代行会社との密なコミュニケーションを取るようにしましょう。せっかく採用代行を利用して人材を採用したのに、双方の認識ズレによりミスマッチが起こってしまっては意味がありません。「進捗はどうか」「採用計画の共有はできているのか」など密なコミュニケーションを取り、認識をすり合わせていきましょう。

自社に合った採用代行サービスなのか

採用業務は多岐にわたるため、採用代行会社も一部の業務に特化している場合や委託したい業務に対応していない場合があります。採用代行を活用する際には、まずは自社で委託したい業務を決め、その業務に対応している会社、特化している会社を選ぶようにしましょう。

5.  採用代行サービスの選び方

採用代行サービスを提供する業者が多数存在します。その中から自社に最適なサービスを選ぶためには、以下のポイントを満たしていることを確認しましょう。

• 該当業務で実績が豊富である
• しっかりとした秘密保持体制が整っている
• 採用管理をシステムで一元化でき、進捗状況をチェックできる
• アウトソース先に信頼できる人材がいる
• アウトソース先の教育体制が整っている
• 自社のルールに基づいた採用が可能
• 進捗状況などを定期的に細かく報告してくれる
• 採用ノウハウが豊富で、マニュアルが完備されている
• 料金形態が明確で見積もりに応じている
• 使い勝手がよく、長期で利用できる安心感がある

6．採用代行サービスの導入事例5選

実際に採用代行を活用して効果の得られた会社はどのように運用したのでしょうか。

ここでは、採用代行を導入した各社の事例をピックアップしました。

事例1：新卒採用①

首都圏を中心にアミューズメント施設を運営する企業の事例です。採用活動には例年力を入れており、費用対効果が期待できることは積極的に実施していました。そんな中で採用代行サービスを導入したのは、合同企業説明会の参加者をより多く自社の説明会に呼び込むこと、媒体の機能やオプションを有効活用するためでした。

具体的な導入サービス

• 新卒採用コンサルティング
• 求人媒体の管理

求人媒体においては、費用対効果の高いオプションや効果的な利用時期を検証し、媒体上での見せ方や打ち出し方を工夫することで、求人広告のPV数が向上。採用全体の2～3割を合同企業説明会からではなく、就職サイト経由で採用できるようになりました。

母集団形成から会社説明会の動員率は50%を上回り、会社説明会から一次選考までの動員率も70%以上。導入前と比較すると10％以上も引き上げることができました。

事例2：アルバイト採用

全国展開する大手飲食チェーンの事例です。各店舗ごとに応募を受け付けており、ピーク時間帯の応募や問い合わせに十分に対応できていませんでした。電話の折り返しやメールの返信が数時間後になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 電話・Webでの応募受付、面接日程調整

応募から数分以内というタイムリーなレスポンスによって、取りこぼしなく応募者とやり取りができるようになりました。Web応募者への面接設定業務から電話応募受付・問合せ対応、店舗との日程調整、応募者への面接前日のリマインドコールまで、一連の流れをサポートすることで、面接予約率は想定の6割程度から8割以上にまでアップするとともに、入社人数も約1.5倍にまで引き上げることができました。

事例3：中途採用①

地方に拠点を置く物流会社の事例です。応募管理システムを導入していないため、電話対応も含むアナログな対応が必要で、説明会・面接会へのスムーズな誘導が大きな課題でした。加えて、会場が駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、電話での道案内にかなりの工数がかかっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 応募受付センターの設置

「 応募受付センター」によって、応募者への迅速で丁寧なオペレーションが可能になりました。面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、Googleマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内することで、応募から面接までの離脱を防ぎました。

結果、面接予約率は5割から8割にまでアップ。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応ではなく、企業のニーズにあわせたホスピタリティのある対応により、企業のブランディングにもつながりました。

事例4：新卒採用②

営業職の採用に注力する大手製薬メーカーの事例です。

製薬メーカーの営業の仕事では、コミュニケーション力や製品知識に加え、医師の期待を上回る情報提供能力や粘り強く説得する力が求められます。ターゲット人材を確保するため、採用活動では年十回以上の就職合同説明会への参加、複数の求人サイトへの掲載を積極的に実施していました。しかし、母集団形成は成功するもの、ターゲット人材に限って選考途中の辞退が続いていました。

具体的な導入サービス

• 採用サイトのリニューアル
• 選考進捗管理・予約促進

リニューアルにあたっては、独自の営業ナレッジ集約システムや導入に成功した事例の紹介など営業戦略を全面に打ち出したコンテンツを制作しました。選考進捗管理ならびに予約促進では、ターゲット人材を動員できているかを随時管理し、計画通り動員できていない時には、すぐに予約促進策を実行しました。具体的には、次回選考のポイントや参加するメリットなどをターゲット人材に伝え、参加の動機づけをすることでした。

結果的に、ターゲット人材の説明会参加人数は前年比の1.5倍に。採用サイトの情報を見たターゲット人材が説明会に参加したことが大きな理由でした。ターゲット人材は高い志望意欲のまま選考に進むようになり、最終面接の予約率は、前年度の85％から99％に、参加率は95％から100％に向上しました。

事例5：中途採用②

全国エリアで展開するアパレル専門店の事例です。

店舗拡大に向けて急遽100名の正社員採用が急務になったものの、自社のノウハウやリソースだけでは満足な採用活動ができないことが予想されました。

具体的な導入サービス

• 中途採用代行・コンサルティングサービス

適切な母集団形成の手段選定や、求人媒体選定に付随する採用の実務業務、応募受付から面接設定・面接対応などを含む応募者対応業務、またこれらの全体的なプロジェクトマネジメントを採用代行会社に一任しました。

100名採用のためには面接設定数が鍵を握る中、採用担当者が面接以降のコア業務に集中できたことで、1日に最大16名との面接を可能にしました。採用基準の整理や入社前研修実施など、今までなかなか着手できていなかった業務にも時間が割けるようになり、採用活動の精度向上にもつながりました。結果、9月にサービスの導入を開始し、年末までの約4ヶ月間で目標人数達成の目途をつけることができました。

7．成功事例を参考に採用代行を積極的に活用しよう

コロナ禍において、オンラインでの採用活動がスタンダードとなり、企業の採用活動にもさまざまな変化がありました。加えて、深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。 

こういった時代の変化に柔軟に対応するためにも、採用代行サービスの活用は効果的です。採用にお悩みの場合は、是非この機会に採用代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

コロナ禍は企業の採用活動にも大きな影響を及ぼしています。多くの企業ではリモートワークの導入が進み、面接は対面からオンラインに移行するなど新しい採用方法に切り替えたものの、その運用に戸惑うケースも多いのではないでしょうか。

採用手法の変革や見直しが求められる中、注目を集めているのが「採用代行（RPO）サービス」です。

本記事では、採用代行の役割や活用事例について紹介していきます。

1．採用代行（RPO）サービスとは

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）サービスとは、採用活動の一部、またはすべてを外部へ委託（アウトソース）する採用支援サービスです。

説明会や求人広告の掲載などの母集団形成、面接、内定後のフォローと、人事による採用業務は多くの時間とマンパワーを必要とし、企業の業務リソースは大幅に圧迫されます。

しかし、採用業務は利益に直結するものでもなく、採用者の辞退や早期退職などのリスクとも隣り合わせであるため、新たなシステムの導入には踏み切りにくい業務であることも事実です。

そこで注目されているのが採用代行サービスです。労働人口の減少による人材不足や採用チャネルの多様化などにより注目を集め、欧米では既にスタンダードとなりつつあり、近年国内でも多くの企業が導入・検討しています。

3-2．採用代行サービスのデメリット

・採用ノウハウが蓄積されない

 

採用業務を委託するため、自社内に採用ノウハウが蓄積されません。採用活動が円滑に進む一方で、契約を解除した際に、同じクオリティで採用活動のをおこなえないリスクもあります。

 

・代行先との綿密な連携が必要になる

 

代行会社に対して、どの業務をどこまでどのように対応してほしいのかを細かくすり合わせる必要があります。また、求める人材像や採用基準が明確に伝わっていないと、入社後のミスマッチにもつながります。

 

・委託コストが発生する

 

当然ながら採用代行サービスにもコストは発生します。自社内に採用活動に必要な人員やシステムがある場合は、必要な業務のみの依頼に限定しないと採用コストが高くなる可能性があります。

なお、採用代行の一般的な料金パターンは以下の2つです。

• 月額一律料金制
• 業務の依頼量に応じた従量課金制

採用代行サービスの利用料金は、依頼する業務によって異なります。以下に業務別の利用料金の目安を紹介するので参考にしてみてください。

業務項目	料金目安
採用企画の立案	100,000円～
面接日などの調整	50,000円～
面接代行・合否の決定	300,0000円～
内定通知書の発送・入社意思の確認	20,000円～
リマインド連絡	20,000円～
会社説明会やグループ討議などの日程調整	50,000円～
採用媒体の管理	50,000円～
スカウト業務の代行	40,000円～

このように、採用の中核となる面接の代行や合否の決定にはかなりのコストがかかります。そのため、自社でどこまでの採用業務をおこなうか、適切な線引きをすることが重要です。

なお、上記の料金表はあくまでも目安であり、業種や依頼する業務によってコストに差が出ます。採用代行を検討する場合は、業者に見積もりを取ってしっかりと費用について確認しましょう。

 

4．採用代行を活用する際の注意点

採用代行は、単に利用するだけでは効果が得られない可能性があります。また、デメリットにも記載した通り、結果的に自社にとって有益ではないものになってしまう可能性もあります。

採用代行は、これから解説する注意点を認識したうえで活用するようにしましょう。

どこまで業務を委託するのかを明確にする

採用代行を活用する際には、自社の業務のどこまでを採用代行に委託するのかを決めるようにしましょう。また、業務に手が回らないからといって、すべての業務を採用代行に委託してしまうと、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなります。そのため、自社で担当した方がいい業務と採用代行に委託すべき業務を分けて委託するようにしましょう。

密なコミュニケーションを取る

採用業務はコミュニケーションが必要であるため、委託する場合には採用代行会社との密なコミュニケーションを取るようにしましょう。せっかく採用代行を利用して人材を採用したのに、双方の認識ズレによりミスマッチが起こってしまっては意味がありません。「進捗はどうか」「採用計画の共有はできているのか」など密なコミュニケーションを取り、認識をすり合わせていきましょう。

自社に合った採用代行サービスなのか

採用業務は多岐にわたるため、採用代行会社も一部の業務に特化している場合や委託したい業務に対応していない場合があります。採用代行を活用する際には、まずは自社で委託したい業務を決め、その業務に対応している会社、特化している会社を選ぶようにしましょう。

5.  採用代行サービスの選び方

採用代行サービスを提供する業者が多数存在します。その中から自社に最適なサービスを選ぶためには、以下のポイントを満たしていることを確認しましょう。

• 該当業務で実績が豊富である
• しっかりとした秘密保持体制が整っている
• 採用管理をシステムで一元化でき、進捗状況をチェックできる
• アウトソース先に信頼できる人材がいる
• アウトソース先の教育体制が整っている
• 自社のルールに基づいた採用が可能
• 進捗状況などを定期的に細かく報告してくれる
• 採用ノウハウが豊富で、マニュアルが完備されている
• 料金形態が明確で見積もりに応じている
• 使い勝手がよく、長期で利用できる安心感がある

6．採用代行サービスの導入事例5選

実際に採用代行を活用して効果の得られた会社はどのように運用したのでしょうか。

ここでは、採用代行を導入した各社の事例をピックアップしました。

事例1：新卒採用①

首都圏を中心にアミューズメント施設を運営する企業の事例です。採用活動には例年力を入れており、費用対効果が期待できることは積極的に実施していました。そんな中で採用代行サービスを導入したのは、合同企業説明会の参加者をより多く自社の説明会に呼び込むこと、媒体の機能やオプションを有効活用するためでした。

具体的な導入サービス

• 新卒採用コンサルティング
• 求人媒体の管理

求人媒体においては、費用対効果の高いオプションや効果的な利用時期を検証し、媒体上での見せ方や打ち出し方を工夫することで、求人広告のPV数が向上。採用全体の2～3割を合同企業説明会からではなく、就職サイト経由で採用できるようになりました。

母集団形成から会社説明会の動員率は50%を上回り、会社説明会から一次選考までの動員率も70%以上。導入前と比較すると10％以上も引き上げることができました。

事例2：アルバイト採用

全国展開する大手飲食チェーンの事例です。各店舗ごとに応募を受け付けており、ピーク時間帯の応募や問い合わせに十分に対応できていませんでした。電話の折り返しやメールの返信が数時間後になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 電話・Webでの応募受付、面接日程調整

応募から数分以内というタイムリーなレスポンスによって、取りこぼしなく応募者とやり取りができるようになりました。Web応募者への面接設定業務から電話応募受付・問合せ対応、店舗との日程調整、応募者への面接前日のリマインドコールまで、一連の流れをサポートすることで、面接予約率は想定の6割程度から8割以上にまでアップするとともに、入社人数も約1.5倍にまで引き上げることができました。

事例3：中途採用①

地方に拠点を置く物流会社の事例です。応募管理システムを導入していないため、電話対応も含むアナログな対応が必要で、説明会・面接会へのスムーズな誘導が大きな課題でした。加えて、会場が駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、電話での道案内にかなりの工数がかかっている状況でした。

具体的な導入サービス

• 応募受付センターの設置

「 応募受付センター」によって、応募者への迅速で丁寧なオペレーションが可能になりました。面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、Googleマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内することで、応募から面接までの離脱を防ぎました。

結果、面接予約率は5割から8割にまでアップ。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応ではなく、企業のニーズにあわせたホスピタリティのある対応により、企業のブランディングにもつながりました。

事例4：新卒採用②

営業職の採用に注力する大手製薬メーカーの事例です。

製薬メーカーの営業の仕事では、コミュニケーション力や製品知識に加え、医師の期待を上回る情報提供能力や粘り強く説得する力が求められます。ターゲット人材を確保するため、採用活動では年十回以上の就職合同説明会への参加、複数の求人サイトへの掲載を積極的に実施していました。しかし、母集団形成は成功するもの、ターゲット人材に限って選考途中の辞退が続いていました。

具体的な導入サービス

• 採用サイトのリニューアル
• 選考進捗管理・予約促進

リニューアルにあたっては、独自の営業ナレッジ集約システムや導入に成功した事例の紹介など営業戦略を全面に打ち出したコンテンツを制作しました。選考進捗管理ならびに予約促進では、ターゲット人材を動員できているかを随時管理し、計画通り動員できていない時には、すぐに予約促進策を実行しました。具体的には、次回選考のポイントや参加するメリットなどをターゲット人材に伝え、参加の動機づけをすることでした。

結果的に、ターゲット人材の説明会参加人数は前年比の1.5倍に。採用サイトの情報を見たターゲット人材が説明会に参加したことが大きな理由でした。ターゲット人材は高い志望意欲のまま選考に進むようになり、最終面接の予約率は、前年度の85％から99％に、参加率は95％から100％に向上しました。

事例5：中途採用②

全国エリアで展開するアパレル専門店の事例です。

店舗拡大に向けて急遽100名の正社員採用が急務になったものの、自社のノウハウやリソースだけでは満足な採用活動ができないことが予想されました。

具体的な導入サービス

• 中途採用代行・コンサルティングサービス

適切な母集団形成の手段選定や、求人媒体選定に付随する採用の実務業務、応募受付から面接設定・面接対応などを含む応募者対応業務、またこれらの全体的なプロジェクトマネジメントを採用代行会社に一任しました。

100名採用のためには面接設定数が鍵を握る中、採用担当者が面接以降のコア業務に集中できたことで、1日に最大16名との面接を可能にしました。採用基準の整理や入社前研修実施など、今までなかなか着手できていなかった業務にも時間が割けるようになり、採用活動の精度向上にもつながりました。結果、9月にサービスの導入を開始し、年末までの約4ヶ月間で目標人数達成の目途をつけることができました。

7．成功事例を参考に採用代行を積極的に活用しよう

コロナ禍において、オンラインでの採用活動がスタンダードとなり、企業の採用活動にもさまざまな変化がありました。加えて、深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。 

こういった時代の変化に柔軟に対応するためにも、採用代行サービスの活用は効果的です。採用にお悩みの場合は、是非この機会に採用代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。