採用代行(RPO)サービスの活用事例をご紹介!導入で実現できることとは? |HR NOTE

採用代行(RPO)サービスの活用事例をご紹介!導入で実現できることとは? |HR NOTE

採用代行(RPO)サービスの活用事例をご紹介!導入で実現できることとは?

コロナ禍は企業の採用活動にも大きな影響を及ぼしています。多くの企業ではリモートワークの導入が進み、面接は対面からオンラインに移行するなど、新しい採用方法に戸惑うケースも多いのではないでしょうか。

採用手法の変革や見直しが求められる中、注目を集めているのが「採用代行(RPO)サービス」です。

本記事では、採用代行の役割や活用事例について紹介していきます。

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近年、採用市場は厳しさを増しており、当初の計画通りの人数を採用できなかった企業が増え続けています。特にスタートアップ企業においては、即戦力人材を求める傾向が強いため、より一層採用が難化する傾向にあります。

本セッションでは、

  • NewsPicksで有名な株式会社ユーザベースが「分かりにくい企業」としての認識を覆した、採用イベントの実施ノウハウ
  • スタートアップにもかかわらず、1年半で社員数を約5倍まで引き上げたキャディ株式会社の取り組み事例

を基に、スタートアップ企業がどのように採用を成功させていくのかについてご紹介いたします。

スタートアップ企業だけでなく、全ての採用担当者様にお役立ち出来る内容となっておりますので、是非お申込みください!

1.採用代行(RPO)サービスとは

採用代行(RPO:Recruitment Process Outsourcing)サービスとは、採用活動の一部、またはすべてを外部へ委託(アウトソース)する採用支援サービスです。

説明会や求人広告の掲載などの母集団形成、面接、内定後のフォローと、人事による採用業務は多くの時間とマンパワーを必要とし、企業の業務リソースは大幅に圧迫されます。

しかし、利益に直結するものでもなく、採用者の辞退や早期退職などのリスクとも隣り合わせであるため、新たなシステムの導入には踏み切りにくい業務であることも事実です。

そこで注目されているのが採用代行サービスです。労働人口の減少による人材不足や採用チャネルの多様化などにより注目を集め、欧米では既にスタンダードとなりつつあり、近年国内でも多くの企業が導入・検討しています。

採用代行(RPO)はこんな企業にオススメ!
□ マンパワーが足りない
□ 説明会(新卒採用)や面接に工数がかけられない
□ 就職サイトや管理ツールを使いこなせていない
□ 母集団形成、歩留まりを改善したい
□ 求人広告出稿を最適化したい
□ 中途採用で優秀な人材を獲得したい
□ 面接設定をスムーズに効率的に行いたい
□ アルバイト採用をしているが、現場では常に人手不足が課題となっている
□ 中小企業、スタートアップ向けの採用支援を受けたい
□ ネット上の口コミ、評判対策とブランディングを強化したい
採用代行は違法じゃないの?詳しく知りたい方はこちら!
採用代行は違法行為にあたる?許可の申請方法や許可基準のポイントを解説

2.採用代行で実現できること

採用代行は自社に必要なメニューだけを選んでプランニングできるので、無駄なく効率的な採用に繋がります。

では、具体的にどのような業務を採用代行に委託することができるのでしょうか。

ここでは、サービス業務の範囲と実施内容を見ていきます。

2-1.採用計画・戦略策定・ブランディング

採用成功は、綿密な採用計画によって導かれるといっても過言ではありません。採用代行では採用のプロがこうした計画・企画段階から参加するため、専門的な知見を踏まえて採用方針を決めることができます。

  • 採用課題の把握と明瞭化
  • 採用戦略立案(スケジュール設計等)
  • 費用対効果の現状分析
  • 求める人物像(ペルソナ)の設計 など

2-2.募集/母集団形成

母集団を形成するためには自社に興味を持つ人材を大量に集める必要があります。母集団形成に掛けられるコストは企業によって異なるため、効率的な方法で自社をアピールしなければなりません。採用代行サービスでは、適切な求人媒体の選定や集客イベントの企画など、自社に適した最も効果的な手法の提案も可能です。

  • 媒体調査と分析、選定の提案
  • 求人広告原稿制作
  • 人材紹介会社対応
  • スカウトメールの作成と配信
  • DM原稿作成・配信 など

2-3.選考/応募者対応・歩留まり改善

応募者管理は採用代行の中で最も利用されるサービスと言われています。応募者情報の入力、応募書類の管理や選定、また、面接日程の調整や合否連絡なども応募者管理に含まれます。応募者数が多くなりがちな新卒採用では、予め定められた選考基準をもとに応募者を選定する応募者スクリーニングも効果的です。膨大な書類に目を通す作業を外部に任せるだけでも、工数削減につながるでしょう。

  • 応募者のスクリーニング
  • 面接日程調整
  • 面接代行
  • 合否連絡 など

2-4.内定

内定辞退を防ぐためには、内定者と継続的にコミュニケーションをとることが大切です。内定者研修や懇親会の連絡など、内定者に対するフォローを充実させるためにも代行サービスが効果的です。その際、内定者と直接接触する業務はできるだけ自社の社員が行い、顔の見えない裏方業務を代行するのがおすすめです。

  • 内定連絡
  • 入社書類の作成
  • 内定者研修の企画・実施 など

2-5.定着化・離職者対応

採用した人材が定着することは企業成長に必要不可欠です。研修内容や人事制度の立案も代行が可能です。

  • 教育プログラムの設計
  • モチベーションサーベイの導入
  • 人事制度の設計 など
採用代行(RPO)サービスを比較したい方にオススメ記事はこちら
採用代行(RPO)比較27サービス|採用アウトソーシング各社特徴まとめ

3.採用代行サービスのメリット・デメリット

企業にとって、人材は会社を支える重要な経営資源です。優秀な人材を採用するために、採用代行サービスの活用を検討している人事担当者様も多いのではないでしょうか。

採用成功を実現するためにも、採用代行サービスのメリットとデメリットを理解し、どの範囲で利用するのかを考えるとよいでしょう。

3-1.採用代行サービスのメリット

採用担当者がコア業務に集中できる

採用代行によって、人事担当者は合否の最終決定や人事・採用戦略の立案など、採用活動を実施するうえで本来注力すべきコア業務に集中できます。採用後のミスマッチや、優秀な人材を見極めるための重要な時間を確保できる点も見逃せません。

採用コストを削減できる

人事部門の増員や採用管理システムの導入など、採用にかかるすべてのコストを考えると、採用代行によって、採用コストの削減につながることもあります。

高い専門性と豊富なノウハウがある

採用のプロに依頼することで、採用における専門性とノウハウを活かして自社にあった形で採用活動を行うことができます。これまで採用に至らなかった優秀な人材との出会える確率も高まるでしょう。

3-2.採用代行サービスのデメリット

採用ノウハウが蓄積されない

採用業務を委託するため、自社内に採用ノウハウが蓄積されません。採用活動が円滑に進む一方で、契約を解除した際に、同じ採用活動のクオリティが保てないリスクもあります。

代行先との綿密な連携が必要になる

代行会社に対して、どの業務をどこまでどのように対応してほしいのかを細かくすり合わせる必要があります。また、求める人材像や採用基準が明確に伝わっていないと、入社後のミスマッチにもつながります。

委託コストが発生する

当然ながら採用代行サービスにもコストは発生します。自社内に採用活動に必要な人員やシステムがある場合は、必要な業務のみ依頼しないと採用コストが高くなる可能性があります。

クリエイター・IT人材に特化した
採用代行サービス「HIGH-FIVE[HR]」
株式会社クリーク・アンド・リバーが提供するHIGH-FIVE[HR]は、クリエイターやIT人材の採用に特化した採用代行サービスです。「クリエイターの採用を強化したいが、なかなかうまくできない」という人事担当者は、是非ご活用ください。

<HIGH-FIVE[HR] 3つの特徴>
  • クリエイターエージェンシーのパイオニアとして、IT人材やクリエイターの見極めから惹きつけといった採用のためのノウハウをご提供
  • 採用メディアやエージェントの選定、求める人物像の明確化、再現性のある採用フレームワークの構築まで、一緒に並走しながらサポート
  • 8.5万人が登録するクリエイターやIT人材のデータベースから人材をご紹介することも可能

4.採用代行を活用する際の注意点

採用代行は単に活用するだけでは効果の得られないものになってしまう可能性があります。また、デメリットにも記載した通り、結果的に自社にとって有益ではないものになってしまう可能性もあります。

採用代行を活用する際には以下の注意点を認識したうえで活用するようにしましょう。

どこまで業務を委託するのかを明確にする

採用代行を活用する際には、自社の業務のどこまでを採用代行に委託するのかを決めるようにしましょう。また、業務に手が回らないからといって、すべての業務を採用代行に委託してしまうと、自社にノウハウが蓄積されにくくなります。そのため、自社で担当した方がいい業務と採用代行に委託すべき業務を分け、委託するようにしましょう。

密なコミュニケーションを取る

採用業務はコミュニケーションが必要であるため、委託する場合には採用代行会社との密なコミュニケーションを取るようにしましょう。せっかく採用代行を利用して人材を採用したのに、双方の認識ズレによりミスマッチが起こってしまっては意味がありません。「進捗はどうか」「採用計画の共有はできているのか」など密なコミュニケーションを取り、認識をすり合わせていきましょう。

自社に合った採用代行サービスなのか

採用業務は多岐にわたるため、採用代行会社も一部の業務に特化している場合や委託したい業務に対応していない場合があります。採用代行を活用する際には、まずは自社で委託したい業務を決め、その業務に対応している会社、特化している会社を選ぶようにしましょう。

5.採用代行サービスの導入事例5選

実際に採用代行を活用して効果の得られた会社はどのように運用したのでしょうか。

ここでは、採用代行を導入した各社の事例をピックアップしました。

事例1:新卒採用

首都圏を中心にアミューズメント施設を運営する企業の事例です。採用活動には例年力を入れており、費用対効果が期待できることは積極的に実施していました。そんな中で採用代行サービスを導入したのは、合同企業説明会の参加者をより多く自社の説明会に呼び込むこと、媒体の機能やオプションを有効活用するためでした。

具体的な導入サービス

  • 新卒採用コンサルティング
  • 求人媒体の管理

求人媒体においては、費用対効果の高いオプションや効果的な利用時期を検証し、媒体上での見せ方や打ち出し方を工夫することで、求人広告のPV数が向上。採用全体の2~3割を合同企業説明会からではなく、就職サイト経由で採用できるようになりました。

母集団形成から会社説明会の動員率は50%を上回り、会社説明会から一次選考までの動員率も70%以上。導入前と比較すると10%以上も引き上げることができました。

事例2:アルバイト採用

全国展開する大手飲食チェーンの事例です。各店舗ごとに応募を受け付けており、ピーク時間帯の応募や問い合わせに十分に対応できていませんでした。電話の折り返しやメールの返信が数時間後になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまっている状況でした。

具体的な導入サービス

  • 電話・Webでの応募受付、面接日程調整

応募から数分以内というタイムリーなレスポンスによって、取りこぼしなく応募者とやり取りができるようになりました。Web応募者への面接設定業務から電話応募受付・問合せ対応、店舗との日程調整、応募者への面接前日のリマインドコールまで、一連の流れをサポートすることで、面接予約率は想定の6割程度から8割以上にまでアップするとともに、入社人数も約1.5倍にまで引き上げることができました。

事例3:中途採用

地方に拠点を置く物流会社の事例です。応募管理システムを導入していないため、電話対応も含むアナログな対応が必要で、説明会・面接会へのスムーズな誘導が大きな課題でした。加えて、会場が駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、電話での道案内にかなりの工数がかかっている状況でした。

具体的な導入サービス

  • 応募受付センターの設置

「 応募受付センター」によって、応募者への迅速で丁寧なオペレーションが可能になりました。面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、Googleマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内することで、応募から面接までの離脱を防ぎました。

結果、面接予約率は5割から8割にまでアップ。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応ではなく、企業のニーズにあわせたホスピタリティのある対応により、企業のブランディングにもつながりました。

事例4:新卒採用

営業職の採用に注力する大手製薬メーカーの事例です。

製薬メーカーの営業の仕事では、コミュニケーション力や製品知識に加え、医師の期待を上回る情報提供能力や粘り強く説得する力が求められます。ターゲット人材を確保するため、採用活動では年十回以上の就職合同説明会への参加、複数の求人サイトへの掲載を積極的に実施していました。しかし、母集団形成は成功するもの、ターゲット人材に限って選考途中の辞退が続いていました。

具体的な導入サービス

  • 採用サイトのリニューアル
  • 選考進捗管理・予約促進

リニューアルにあたっては、独自の営業ナレッジ集約システムや導入に成功した事例の紹介など営業戦略を全面に打ち出したコンテンツを制作しました。選考進捗管理ならびに予約促進では、ターゲット人材を動員できているかを随時管理し、計画通り動員できていない時には、すぐに予約促進策を実行しました。具体的には、次回選考のポイントや参加するメリットなどをターゲット人材に伝え、参加の動機づけをすることでした。

結果的に、ターゲット人材の説明会参加人数は前年比の1.5倍に。採用サイトの情報を見たターゲット人材が説明会に参加したことが大きな理由でした。ターゲット人材は高い志望意欲のまま選考に進むようになり、最終面接の予約率は、前年度の85%から99%に、参加率は95%から100%に向上しました

事例5:中途採用

全国エリアで展開するアパレル専門店の事例です。

店舗拡大に向けて急遽100名の正社員採用が急務になったものの、自社のノウハウやリソースだけでは満足な採用活動ができないことが予想されました。

具体的な導入サービス

  • 中途採用代行・コンサルティングサービス

適切な母集団形成の手段選定や、求人媒体選定に付随する採用の実務業務、応募受付から面接設定・面接対応などを含む応募者対応業務、またこれらの全体的なプロジェクトマネジメントを採用代行会社に一任しました。

100名採用のためには面接設定数が鍵を握る中、採用担当者が面接以降のコア業務に集中できたことで、1日に最大16名との面接を可能にしました。採用基準の整理や入社前研修実施など、今までなかなか着手できていなかった業務にも時間が割けるようになり、採用活動の精度向上にもつながりました。結果、9月にサービスの導入を開始し、年末までの約4ヶ月間で目標人数達成の目途をつけることができました。

6.まとめ

コロナ禍において、オンラインでの採用活動がスタンダードとなり、企業の採用活動にもさまざまな変化がありました。加えて、深刻な人材不足が続き、多くの企業で優秀な人材の確保が課題となっています。 

こういった時代の変化に柔軟に対応するためにも、採用代行サービスの活用は効果的です。採用にお悩みの場合は、是非この機会に採用代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

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