勤怠管理に不満がある従業員が実は多い？｜勤怠管理に関する調査

今回は、インターネットリサーチを活用して全国のビジネスマン552人に「勤怠管理に関するアンケート調査」を実施したので、その内容をまとめて記事にしました。勤怠管理に携わる人事の方の何かしらの参考となれば幸いです。

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1. 勤怠に関するアンケート

アンケートの結果を見ると、実際に勤怠管理で活用しているのはタイムカードが一番多く、直近2年で勤怠管理方法を変えた企業は少数でした。また、従業員が自社の勤怠管理に関してどのように感じているかに関しては、「特にない」という回答が大半を占め、やはり従業員の方は勤怠管理に関してはそこまで興味がない印象を受けました。

ただ一方で、もう半分の方々は「正確な勤怠管理ができていないように感じる」「イレギュラーな申請に手間がかかる」「打刻の際の使い勝手が悪い」「社外からアクセスできない」といった声もありました。そういったこともあり、ここ最近で勤怠管理システムサービスの導入を考えている企業が増えているのかもしれません。

一番多いのが、「始業の5分~15分前に出社する」という回答で32.8%。続いて「始業の15分~30分前に出社する」という回答が27.2%となっています。この2つの回答だけで、全体の60%を占めています。

一般的にはスムーズに一日の業務にうつれるように、始業前にメールチェックやデスクの整理整頓、一日のスケジュール・タスクの確認などをおこなっている模様です。また、1時間以上早く出社することで誰もいないオフィスで集中して仕事をおこなう、「朝活」をしている方もいるみたいです。

「タイムカードでの打刻」が26.4%で一番回答が多く、続いて「紙の出勤簿に記入」が19.9%、「PCを起動しWEBブラウザ上で打刻」が15.6%となっています。

近年、クラウド型の勤怠管理システムなど、多彩な打刻ができ、リアルタイムで勤務時間が把握できるサービスが注目を浴びていますが、本アンケート上では実際に導入して活用している企業はまだ少ないようです。また、静脈認証や指紋認証、顔認証、チャットといった比較的新しい打刻を取り入れている企業もそれぞれ1%を切っています。

「その他（2%）」では、「社内PCの電源と連動した社内システム（PCのON・OFFのログを取得）」にて勤怠管理を実施していたり、「自己申告制」で管理していたりという回答がありました。

希望する勤怠管理方法に関しては、Q2と同様に「タイムカード」が一番多く26.4%となっています。その次に「SUICAやPASUMOといったICカードを活用したタイムレコードでの打刻」で18.5%、その次が「特にない・わからない」で15.9%、さらに「PCのWEBブラウザからログインしての打刻」が15.2%と続いています。

Q2と比較するとタイムカードの割合は引き続き多くなっていますが、「紙の出勤簿・Excelでの管理」よりも、タイムレコーダーなどの活用を望んでいる声が多くあるように感じます。また、「特にない、わからない」という回答が3番目にきていたことから、あまり勤怠管理に関して不満がない、あるいは打刻方法にどのようなものがあるのか知らないという従業員も多くいるように感じます。ひょっとすると勤怠管理にそこまで興味をもっていないのかもしれません。

ここ2年以内で勤怠管理方法の変更があったかどうかという設問では、「あった」が13%に対し、「なかった」が71.2%という結果でした。近年、さまざまな勤怠管理サービスが登場していますが、勤怠管理に関してはサービスを導入してから乗り換えるまでのサイクルが長く、また実際に検討~導入~本格活用となると、どのように自社の就業体系にフィットさせていくか、従業員に周知させていくかなど、多大な工数を要するもので、それなりに期間がかかることがあるのではないでしょうか。

勤怠管理に関する不満の設問に関しては、半数が「特にない」と回答しています。その次に「正確な勤怠管理ができていないように感じる」が15%。「イレギュラー時の申請に手間がかかる」と「打刻の際の使い勝手が悪い」がともに13.2%、「社外からアクセスできない」が13%となっています。

また、PCを起動して勤怠管理をされる方では「PCの起動が遅く、打刻までに時間を要する」「PCの立ち上がりまでに時間がかかる」といった意見がありました。「実際の出勤・退勤の時刻の記録が残っていないため確認ができない」「PCからの打刻となるが、共用PCしかなく不便」といった回答も見受けられました。
タイムカードを活用している方からは、「タイムカードを切る際に順番待ちをしないといけないときがある」という意見もありました。

なお、「その他」の回答の中には管理者としての意見もあり、「さまざまなデバイスでバラバラに管理していて、集計が2度手間、3度手間となっている」「勤怠管理に時間を取られる」「タイムカードに打刻したものを、Excelにまとめる作業が手間となっている」という意見もありました。

従業員サイドとしては特に勤怠管理に関してそこまで興味を持っていないため「特にない」という回答があったように感じる一方で、半数が不満を持っていることに驚きを覚えました。また、管理者サイドからの意見を見ると、「いかに効率的に勤怠管をできるか」がポイントのように思います。

2. 最新の勤怠管理システムで解決できること

ここでは、上記Q5の勤怠管理の不満に関していくつかピックアップして、最新の勤怠管理システムではどのように解決できるのかを調べてみました。ご参考までにどうぞ。

2-1. 打刻の使い勝手を良くするために

勤怠管理システムを導入することにより、PCやICカードを使用する打刻はもちろんのこと、タブレット・スマホを利用した打刻、GPS、Bluetooth、指紋認証、顔認証などを活用した打刻など、従業員の就業環境に合わせた打刻設定をすることができます。（打刻の種類は勤怠管理システムサービスによって異なります）

これにより、「PCの立ち上がりまでに時間がかかる」「タイムカードの順番まちをしないといけない」「外からの打刻ができない」といった悩みを解消することができるようになります。

2-2. 勤怠管理を正確に効率的にするために

打刻した勤怠データはWEB上の一覧画面で、ひと目で確認することができます。誰がいつ出勤・退勤したのか、出勤人数、残業時間、勤怠時間が、予実とともにリアルタイムで管理することができ、さらに有給の残日数や、振替日数、代休日数も簡単に把握できます。それにより、正確な勤怠管理が可能になるだけでなく、人件費の算出もリアルタイムでおこなえます。

さまざまな雇用形態に合わせてシステムで一元管理することができるので、紙やエクセルでの集計作業が不要になります。もちろん、各種給与ソフトとの連携も可能となっています。

2-3. イレギュラーな申請の手間を省くために

いつもしている出退勤の打刻の他に、場合によっては打刻修正の申請や残業申請、直行直帰申請、休暇申請、休日出勤申請など、イレギュラーで各種申請をおこなうこともあるかと思います。その際に別途書類を作成した上で申請が必要など、申請手続きが煩雑となっている企業もあるのではないでしょうか。
その場合、従業員サイドだけでなく、申請承認をする管理者サイドにも多大な工数がかかっているケースがほとんどです。

勤怠管理システムであれば、各種申請・承認がすべてWEBの画面上で完結できます。誰がどのような申請をしているのかがひと目で把握でき、ワンクリックで申請・承認の対応をおこなうことが可能になります。

3. 最後に

いかがでしたでしょうか。

勤怠管理は何気なく毎日おこなっているものですが、その管理を怠ることで給与に正確に反映されなかったり、従業員の労働時間の把握ができずに企業のコンプライアンス違反につながってしまったりと、非常に重要なものになります。

近年は、従業員の働き方、生産性を見直す動きが多くなっているように感じます。そのため、ただ勤怠管理をするだけでなく、従業員の働きやすい環境をつくるために勤怠管理データをどう活かしていくのかが、今後求められるかもしれません。