Web給与明細システムとは?タイプと選び方&導入メリットを解説 |HR NOTE

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Web給与明細システムとは?タイプと選び方&導入メリットを解説

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最近では、Web給与明細システムを導入している企業が増えています。Web給与明細システムを利用すれば、コストの削減や担当者の負担軽減が可能です。

しかし、Web給与明細システムの種類はとても多く、一度導入すると簡単に変更できないという側面もあります。どのサービスを導入すべきか判断が難しいと感じることも多いでしょう。

本記事では、Web給与明細システムにおけるメリット・デメリット、Web給与明細システムのタイプや選び方のポイントを解説します。

最後まで読むと、システム比較時にどこに注目すべきかがわかるようになり、導入時の判断の指標となるでしょう。Web給与明細について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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1. Web給与明細システムとは?

携帯をチェックする

Web給与明細システムとは、給与データを電子化するシステムです。紙ベースとは異なり、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスで、給与明細や賞与明細、源泉徴収表が確認できます。

閲覧方法は、各サービスによって異なります。従業員が自分専用の画面にログインして、Web上のデータを確認したり、メールで各従業員へ送付したりする形が一般的です。

2. Web給与明細システムのメリット

明細と電卓

Web給与明細を導入すると、企業側と従業員側の両方でメリットが得られます。それぞれのメリットを表にまとめました。

企業側のメリット

紙と印刷代のコストが省ける

配送費用が省ける

誤配布を防止できる

給与計算ソフトを使用することでミスが軽減する

担当者の負担が軽くなる(印刷・封入・仕分け・配送など)

IT導入補助金の対象となる

従業員側のメリット

どこにいても明細を受け取れる

過去のデータも確認できる

紛失リスクがなくなる

企業側は、Web給与明細を導入することで、コスト削減と人的作業が削減できます。また、従業員側は、リモートワークや会社以外の現場で仕事をしていても、明細を確認できることが大きな利点です。

3. Web給与明細システムのデメリット

悩む女性

便利なWeb明細ですが、デメリットに関しても理解しておきましょう。企業側、従業員側それぞれのWeb明細のデメリットを表にまとめました。

企業側のデメリット

社員全員の同意が必要

導入コストがかかる

担当者はシステムの使用方法を学習する必要がある

従業員へのレクチャーが必要となる

完全にミスを防げるわけではない

情報が漏れる可能性が0ではない

従業員側のデメリット

スマートフォン・タブレット・パソコンなどのデバイスを用意しなければならない

使用方法を学習する必要がある

従業員のなかには、スマートフォンやタブレットなどのデバイスを持っていない人がいることもあります。またデジタル機器の操作が苦手なケースも考えられるでしょう。

社員全員の同意が得られない場合には、個別で紙ベースの給与明細を作成する必要があり、その分の人的作業とコストが発生します。

また、Web給与システムはどれもセキュリティを重視していますが、情報が漏れる可能性が0にはなりません。このような点を理解した上で、導入を検討しましょう。

4. Web給与明細システムには3つのタイプがある

電卓打ちながらパソコン触る

Web給与明細システムは、大まかに3つのタイプに分けられます。タイプについての知識があれば、多様なWeb明細システムから、自社に合ったものを選びやすくなるでしょう。

Web給与システムの3つのタイプは以下のとおりです。

  1. 専用型
  2. 給与計算一体型
  3. 労務管理一体型

各タイプの詳しい特徴を解説していきます。

4-1.専用型

専用型とは、明細の発行・配信のみを目的としたシステムです。

給与データ(CSV形式・API連携など)を取り込み、明細を作成します。給与計算機能はなく、手計算をしたり、別の給与計算ソフトを使用したりする必要があります。

シンプルで扱いやすく、ほかのタイプに比べて導入コストが低いのがポイントです。

4-2.給与計算一体型

給与計算一体型は、給与計算から発行・配信までを1つのシステムでおこなえます。給与データを取り込む必要がなく、担当者はスムーズに作業を進められるでしょう。

しかし、すでに給与計算ソフトを使用している場合には、移行作業をする必要があります。

4-3.労務管理一体型

労務管理一体型は、給与関係の機能だけでなく、社内のさまざまな手続きを1つのソフトでおこなえます。

労務管理一体型でできる代表的な業務はこちらです。

  • 従業員の入退社システム
  • マイナンバー管理
  • 年末調整

労務管理一体型は多機能なため、ほかのタイプよりも取扱い方法が複雑な面もあります。また、導入コストもほかのタイプに比べて高い傾向にあります。

5. Web給与明細システムの選び方のポイント

3つのパソコンを操作

多くの企業が利用しているからといって、そのWeb給与システムが自社に適しているとは限りません。システムを選ぶ際には、以下のポイントをチェックしましょう。

  1. ソフトの性能
  2. 対応デバイス
  3. 費用
  4. サポート体制
  5. 対応言語
  6. セキュリティ

それぞれのポイントについて、詳しく解説していきます。

5-1.ソフトの性能

Web給与明細システムを選ぶ1つ目のポイントは、ソフトの性能です。Web給与明細システムを選ぶ際には、まず自社にどれほどの機能が必要であるかを考えなければなりません。

担当者が手計算に慣れている場合や、従来使用している給与計算ソフトを引き続き利用したい場合には、シンプルな性能の専用型が適しています。

給与計算や労務管理を一元化し、業務の効率化を図りたいなら、高性能な給与計算一体型や労務管理一体型を選ぶのがおすすめです。

シンプルなシステムは導入コストが低く、高い性能のシステムは導入コストが高い傾向があります。機能の過不足がないよう、自社のニーズに合ったものを選びましょう。

5-2.対応デバイス

Web給与明細システムを選ぶ2つ目のポイントは、対応デバイスです。各給与明細システムで、対応しているデバイスは異なります。場合によっては、従業員がもっているデバイスで、サービスを利用できない場合も考えられます。

多数の従業員を雇用している場合には、個人が利用しているデバイスを把握するのは難しいでしょう。そのような場合には、携帯電話を含めた、多くのデバイスに対応しているシステムをおすすめします。

従業員が対応デバイスを持っていない場合には、個別で紙ベースの給与明細を発行しなくてはなりません。軽減するはずの人的作業が増えてしまっては、システム導入の意義が薄くなってしまいます。

5-3.費用

Web給与明細システムを選ぶ3つ目のポイントは費用面です。Web給与明細システムを利用することで、紙代や印刷代、配送費用などが削減できます。しかし一方で、システムの導入料や利用料などの費用が発生します。

Web給与明細システムの利用で発生する、一般的な費用はこちらです。

  • 初期費用
  • 利用料
  • システム管理料
  • サポート費用など

月額利用料は、「人数×◯◯円」や「一律で〇〇円」などのケースがあります。従業員の人数によって、どういった料金体系のシステムを利用したらよいかも変わります。

5-4.サポート体制

Web給与明細システムを選ぶ4つ目のポイントはサポート体制です。初めてWeb給与明細システムを扱うときに、サービス企業からのサポートは必須です。サポート方法は何なのか、またどれくらいの費用がかかるのかを確認しておきましょう。

一般的なサポート方法はこちらです。

  • メール
  • チャット
  • 電話サポート
  • 画面共有

システムの操作に自信がない場合は、電話サポートや画面共有を選ぶのがおすすめです。

サポートサービスの利用に費用がかかる場合もあるので、しっかりとチェックしておきましょう。

5-5.対応言語

Web給与明細システムを選ぶ5つ目のチェックポイントは対応言語です。企業によっては、外国人の従業員が在籍している場合もあります。また、これから採用する可能性についても考えておくべきです。

なかには、英語だけでなく複数言語に対応しているシステムもあります。外国人の従業員でも問題なく使用できるよう、対応言語のチェックも忘れずにおこないましょう。

5-6.セキュリティ

Web給与明細システムを選ぶ6つ目のポイントはシステムのセキュリティ対策です。

Web給与明細システムの利用には、ウィルス感染や不正アクセスなどさまざまなリスクが存在します。インターネット上に給与明細のデータを配信するため、どのシステムを選んだとしても、外部に情報が流出してしまう可能性は0になりません。

導入を検討しているシステムのホームページをチェックして、どのようなセキュリティ対策をおこなっているかチェックしましょう。

6. Web給与明細システムでコスト削減を実現!

いかがでしたでしょうか。

従業員にとっても企業側にとっても、給与明細をWebにすることはコスト削減に大きく役立ちます。

この機会に、ぜひシステム導入を検討してみていただければと思います。

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