クラウド給与明細システムとは？特徴や導入手順を紹介

給与明細の発行は、企業における手間のかかる作業の一つです。できるだけ効率化したいと考えている企業の担当者も多いでしょう。

給与明細に関する業務を効率化したいなら、クラウド給与明細システムを導入するのがおすすめです。この記事では、クラウド給与明細システムの特徴や導入手順を詳しく解説しますので、ぜひチェックしてください。

1. クラウド給与明細システムとは？

クラウド給与明細システムとは、それぞれの従業員がインターネット上で自分の給与明細を確認できるツールのことです。紙の給与明細を印刷して配る必要がなくなるため、ペーパーレス化や業務効率化につながります。パソコンやスマートフォンからすぐにチェックできるため、従業員にとっても便利なシステムといえるでしょう。

2007年以降、給与明細や源泉徴収票などを電子データとして交付することが可能になったため、クラウド給与明細システムを導入する企業も増えてきました。給与明細データを各従業員へメールで送る方法もありますが、送付の手間がかかるため、せっかく電子化するなら便利なシステムを使うのがおすすめです。

2. クラウド給与明細システムの特徴

給与明細システムは、クラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。オンプレミス型とは、社内にサーバーを設置して、給与明細システムをインストールする仕組みのことです。サーバー設置やシステム構築からスタートするため、自由にカスタマイズしやすいという特徴があります。ただし、導入費用が高くなったり、準備期間が長くなったりするため注意しましょう。

一方、クラウド型の給与明細システムには、導入しやすい、導入コストを抑えられる、アップデートする必要がない、といった特徴があります。それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

2-1．オンプレミス型のシステムより導入しやすい

クラウド型の給与明細システムは、インターネット環境さえあれば利用できるため、オンプレミス型より導入しやすいでしょう。サーバーを設置したり、新しいシステムをインストールしたりする必要はありません。サービス利用の申し込みや契約をするだけで導入できるため、すぐに活用したい、手間をかけずに導入したい、といった企業に最適です。

2-2．低コストで導入できる

低コストで導入できることは、クラウド給与明細システムの大きな特徴です。サーバーを購入したり、置き場所を確保したりする必要がないため、オンプレミス型と比較するとコストを抑えて導入できます。

一定期間、無料で使い勝手を試せるシステムが多いこともメリットの一つです。最初はクラウド型の給与明細システムを導入して、大幅なカスタマイズの必要性を感じたときにオンプレミス型に切り替えるのもよいでしょう。

2-3．アップデートする必要がない

システム更新やアップデートの必要がないことも、クラウド給与明細システムの特徴の一つです。基本的には自動でアップデートされるため、利用者側は何も気にせずシステムを活用できます。

使い勝手の改善はもちろん、法改正にも随時対応してくれるため、安心して利用できるでしょう。オンプレミス型のようなトラブル対応や、運用の手間はかかりません。

2-4．他のシステムと連携できる

外部のサービスやツールと連携できるクラウド給与明細システムもあります。勤怠管理システムや給与計算システムと連携できるものを導入すれば、データを自動で取り込んだり、共有したりすることが可能です。同じ数値を何度も入力するような手間がなくなり、業務を大幅に効率化できるでしょう。

クラウド型給与明細システムの特徴がわかったものの、導入コストや定期的にかかる利用料を踏まえた際に、手間がかかるものの表計算ソフトを用いた給与明細の作成方法のほうがメリットが大きいとお感じになった方もいらっしゃるかもしれません。

そこで当サイトでは、クラウド型給与明細システムと表計算ソフトを比較した資料「徹底解説！給与計算ってExcelがいいの？アウトソース？システム？」を無料でお配りしています。クラウド型給与明細システムを導入することで具体的にどのような業務が楽になるのか整理したい方は、ぜひこちらからダウンロードしてご活用ください。

3. クラウド給与明細システムの選び方3つのポイント

クラウド給与明細システムを選ぶときは、導入費用やランニングコスト、サポート体制などのポイントに注目しましょう。各ポイントの詳細は以下のとおりです。

3-1．導入費用とランニングコストを確認する

クラウド給与明細システムを選ぶときは、初期費用だけではなく、ランニングコストもチェックしておきましょう。初期費用が安くても、ランニングコストが高いケースもあるため注意が必要です。

ランニングコストとしては、月額料金や給与明細の発行数に応じた料金などが挙げられます。料金体系はシステムによって異なるため、しっかりと確認しておきましょう。

3-2．源泉徴収票などを発行できるかチェックする

クラウド給与明細システムを導入するなら、賞与に対する明細や源泉徴収票を発行できるかどうかをチェックしておくことも大切です。さまざまな明細を発行でき、レイアウトをカスタマイズできるシステムを導入すれば、多くの場面で柔軟に対応できるでしょう。

3-3．サポート体制を比較する

サポート体制を確認しておくことも重要です。とくに初めてクラウド給与明細システムを導入する場合は、使い方がわからなくて困る場面もあるでしょう。電話やメール、チャットなどですぐにサポートしてくれるシステムであれば、安心して利用できます。

4. クラウド給与明細システムの導入手順

クラウド給与明細システムを導入するときは、従業員からの同意を得る、自社の目的に合ったシステムを選ぶ、給与明細を発行する、といった手順で進めましょう。以下、それぞれの手順について詳しく解説します。

4-1．従業員からの同意を得る

給与明細を電子化するためには、従業員から同意を得なければなりません。所得税法には、従業員の承諾を得た場合に給与明細を電子データで交付できることが定められています。クラウド給与明細システムを導入する前に、忘れずに同意を得るようにしましょう。［注1］

［注1］所得税法 第二百三十一条｜e-Gov法令検索

4-2．自社の目的に合ったシステムを選ぶ

クラウド給与明細システムを導入する前に、自社の目的や予算に合っているかを確認しておきましょう。多くの機能が搭載されたシステムでも、予算オーバーしていては意味がありません。

どのようなシステムが必要なのかを明確にしておくことも大切です。多くの機能を求めない場合は、低コストで利用できるシンプルなシステムを導入するとよいでしょう。必要な機能を自由に選択したい場合は、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。

4-3．給与明細を発行する

クラウド給与明細システムの導入が完了したら、実際に給与明細を発行しましょう。初めてシステムを導入したときは、使い方がわからない従業員も多くいるため、操作方法や注意点を周知しておくことも大切です。

5. クラウド給与明細システムを導入して業務を効率化しよう！

今回は、クラウド給与明細システムの特徴や導入手順について解説しました。クラウド給与明細システムを導入すれば、ペーパーレス化や業務の効率化を図れます。

導入費用やランニングコスト、どのような明細を発行できるのか、といったポイントに注目して、自社の目的に合ったクラウド給与明細システムを導入しましょう。