給与計算ソフトを導入するメリットや選び方を詳しく解説 |HR NOTE

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給与計算ソフトを導入するメリットや選び方を詳しく解説

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給与計算する人

給与計算ソフトは、給与の計算だけではなく、さまざまな便利機能が備わっているシステムです。導入すれば業務効率化を図れることは間違いありません。ただし、選び方を間違えると業務の効率化を実現できないケースもあるため、自社に合った給与計算ソフトを選ぶことが重要です。この記事では、給与計算ソフトを導入するメリットや選び方について詳しく解説します。

システム・Excel・アウトソーシング、どれがいいの?
給与計算の効率化方法を徹底比較!

給与計算は間違いが許されない、確認作業が何回も必要な業務です。

また、給与明細の発行や、封入作業、郵送作業など従業員一人ひとりに対しての対応に手間がかかっている方も多いのではないでしょうか。

今回は「給与計算の手間を削減したいけど、この課題ってどの解決策が一番いいの?」とお考えの
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1. 給与計算ソフトに搭載されている主な機能

給与計算のサイトをチェック

給与計算ソフトとは、今までExcelなどを使って手作業で進めていた以下の作業を、自動化するソフトウェアのことです。

  • 従業員の勤怠情報からの給与計算
  • 給与明細の発行
  • 年末調整

給与を支払うときには、従業員の各種手当や社会保険、所得税などの計算をしなければなりません。会社の規模が大きいほど作業量が膨大になるので、給与計算ソフトで業務を自動化することで、人的・時間的なコストを削減できるでしょう。効率的に作業を進めるためにも、給与計算ソフトの導入をおすすめします。

1-1. 給与計算ソフトの型と特徴

給与計算ソフトには次のような型があり、特徴はさまざまです。

給与計算ソフトの型

特徴

クラウド型

インターネット上のサービスでログインすることで使用できる。

システムが自動的にアップロードされ、企業の規模にかかわらず導入しやすい。

インストール型

PCにソフトをインストールすることで使用できる。

買い切り型なので維持費が不要。

オンプレミス型

システムを自社サーバに構築することで使用できる。

企業独自の勤務や報酬の形態にあわせてカスタマイズしやすい。

特徴を理解したうえで、自社に合った給与計算ソフトを選びましょう。

近年、初期設定にかかる時間などがおさえられるためクラウド型の給与計算ソフトが増えている傾向にあります。

そこで当サイトでは、クラウド型の給与計算ソフトを導入した場合と従来の給与計算方法を比較し、給与計算ソフトにはどのようなメリットがあるのかを解説した「徹底解説!給与計算ってExcelがいいの?アウトソース?システム?」を無料でお配りしています。こちらからダウンロードできますので、クラウド型の給与計算ソフトの導入を検討されている方はぜひご参考ください。

1-2. 給与計算ソフトのタイプと主な機能

給与計算ソフトのタイプ別に、機能を一覧表にまとめているので参考にしてください。

給与計算ソフトのタイプ

機能

給与計算特化型ソフト

給与計算・賞与計算・明細書発行など

人事・給与包括型ソフト

給与計算・賞与計算・明細書発行・勤怠管理・各種保険手続きなど

ERP型ソフト

給与計算・賞与計算・明細書発行・勤怠管理・各種保険手続き・経費処理・人事労務管理・人事評価など

 

給与計算ソフトのタイプによってできる範囲が異なりますので、必要な機能に合わせて選択しましょう。各機能の詳細は以下のとおりです。

(1)自動計算機能

勤怠情報をもとに、所得税や各種保険料を計算します。使用する給与計算ソフトによっては、カスタマイズすることで賞与の計算も可能です。

(2)給与明細閲覧機能

クラウド型の給与計算ソフトでは、オンラインで給与明細を閲覧できます。印刷も不要でいつでも確認できるので、従業員にとっても便利です。

(3)勤怠管理機能

シフト管理や勤怠データ管理機能を搭載している給与計算ソフトであれば、勤怠管理と給与計算のどちらもできます。

(4)年末調整機能

年末調整機能を使用することで、従業員の源泉徴収された税金額が正しいことを確認し、必要な書類や申請書を作成することが可能です。従業員もシステム上で申請するだけで簡単に必要情報を登録できるので、複雑な書類の手続きを簡素化できます。

(5)バージョンアップ機能

法改正により給与や税金などの計算方法が変わった場合、クラウド型の給与計算ソフトであればバージョンアップ機能がついているため、計算式を変更する必要はありません。

(6)法定三帳簿の作成機能

企業に備え付けが必要な法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)の作成と保管ができます。

(7)マイナンバー管理機能

従業員のマイナンバー情報を給与計算ソフトに登録・管理することが可能です。従業員のマイナンバーを自動的に取得し、源泉徴収税額の計算や年末調整の手続きを正確に行えます。正しく管理することで、個人情報の漏洩を防ぐことも可能です。

(8)組織図の自動作成機能

企業の支店や部署を登録すると、自動的に組織図を作成できる機能があります。人事異動に伴う組織図の変更作業も軽減できるので効率的です。

以上のように、たくさんの便利な機能がありますので、必要な機能が搭載された給与計算ソフトを選択するとよいでしょう。

2. 給与計算ソフトを導入する3つのメリット

空に向かってグッドポーズする

給与計算ソフトを選ぶメリットは、主に3つあります。順番に詳しく見ていきましょう。

2-1. 時短になる

時短になることは、給与計算ソフトを導入する大きなメリットです。給与計算は毎月必須の業務であり、従業員数が多いほど作業負担が大きくなるでしょう。法令などの知識も必要なので、手作業で計算するには限界があります。

給与計算ソフトを導入することで給与計算の作業時間を短縮できるので、本来の業務に時間をかけられます。

2-2. 法改正に対応できる

法の改正に対応できることも給与計算ソフトのメリットのひとつです。所得税や社会保険などの法令は変更されることがあります。中には複雑な改正もあり、人の力だけでは正しく法令を守れないことも考えられるでしょう。

給与計算ソフトに搭載された、法改正に自動で対応できる機能に頼れば、ミスなく手間なく対応できるので安心です。

2-3. 担当者の異動や退職時のリスクを減らせる

担当者の異動や退職時のリスクを減らせることもメリットといえるでしょう。給与計算業務にはさまざまな知識やスキルが必要で、専門的な仕事となるため担当者を異動させにくい業務です。

給与計算ソフトを導入すれば、それほど専門的な知識を必要としないので、もし担当者が異動や退職をした場合のリスクを減らせます。給与計算ソフトの使用方法さえ覚えれば、誰でも対応することができるので安心です。

3. 給与計算ソフトの選び方4つのポイント

赤い背景に4だけ立つ

給与計算ソフトを選ぶときは、次のようなポイントに注目しましょう。

3-1. 企業規模に合わせて選ぶ

従業員が多い大企業では、雇用形態や給与体系も多様化しているため、給与計算業務も複雑です。データ管理の量も多いので、勤怠データや会計データと連携できるものを選びましょう。各種データと連携すると相互のデータを参照したり転記したりしなくて済むので、給与計算業務の効率化を図れます。

一方、中小企業では、給与計算の自動化と給与明細書がデジタル化されたシンプルなものを選ぶと、コストを抑えることができるでしょう。多機能か高額かで選ぶのではなく、自社に必要な機能を比較し検討することをおすすめします。

3-2. 備わっている機能で選ぶ

給与計算ソフトを比較するときは、搭載された機能にも注目しましょう。確認すべき主なポイントは以下の3つです。

  • 勤怠システムや会計ソフトとの連携
  • 給与計算ソフトが対応している業務範囲
  • 残業手当や割増賃金などを自動計算できる範囲

まずは、自社が導入している勤怠システムと連携可能かを確認しましょう。ソフトの機能の中から、自社に必要な機能の優先度を見極めることが大切です。無料体験期間がついている場合もありますので、お試ししてから決定するのもよいでしょう。

3-3. サポートやセキュリティ体制で選ぶ

一般的に電話やメールのサポートはついていますが、サポート内容は給与計算ソフトによって異なるので確認が必要です。専門アドバイザーがアドバイスしてくれる場合もあれば、画面共有や遠隔操作でサポートしてくれる給与計算ソフトもあります。

給与計算ソフトには個人情報を多く入力するため、パスワードでしっかり保護できているか、アクセスログが残るようなセキュリティが高いものかも判断材料にするとよいでしょう。

3-4. 複数のソフトを比較して選ぶ

必ず複数のソフトを比較して選びましょう。1〜2社だけではなく、何社も一括資料請求して自社に合った最適なものを吟味することをおすすめします。

4. 給与計算ソフトは多方面から比較し選ぶことが重要!

パソコンの機能を使いこなす男性

今回は、給与計算ソフトのメリットや選び方を解説しました。給与計算ソフトは選び方が重要です。給与計算ソフトは、型もタイプも機能も多方面に及びます。自社の企業規模に合わせ、必要な機能の優先順位をつけて検討することで、最適な給与計算ソフトが見つかるはずです。

導入すれば簡素化やコストダウンにもつながりますので、将来的に見れば給与計算ソフトはかなり有益なものになるでしょう。ぜひ多方面から比較し、導入を検討してみてください。

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