打刻ツールの選び方は?メリットや導入手順も詳しく解説 |HR NOTE

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打刻ツールの選び方は?メリットや導入手順も詳しく解説

  • 労務
  • 勤怠管理

指紋認証で打刻する女性

打刻ツールとは、始業・終業時刻の打刻を効率化するためのツールです。打刻ツールといっても、Web打刻、モバイル打刻、ICカード打刻、GPS打刻、チャット打刻、PCログオン打刻など、多彩な打刻方法があります。本記事では、打刻ツールの主な機能や、紙のタイムカードから打刻ツールへ移行するメリット、打刻ツールの選び方や導入の流れを分かりやすく解説します。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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1. 打刻ツールの機能

色んなツールを使う

打刻ツールは、出退勤時の「打刻」を効率化し、従業員や管理者(人事担当者)の負担を軽減するツールです。打刻ツールの機能は、大きく分けて6つあります。

  • Web打刻
  • モバイル打刻
  • ICカード打刻
  • GPS打刻
  • チャット打刻
  • PCログオン打刻

ブラウザ上で打刻する「Web打刻」や、スマートフォンなどのモバイル端末で打刻する「モバイル打刻」など、多彩な打刻方法から選ぶことが可能です。

1-1. Web打刻

Web打刻は、パソコンなどの端末のブラウザ上で打刻する機能です。例えば、ブラウザの「出社」「退社」「休憩(開始)」「休憩(終了)」ボタンをクリックすることで打刻が完了します。事前にユーザーアカウントを作成することで、打刻データと従業員の情報を紐づけ、誰がいつ打刻したのかが分かる仕組みになっています。

1-2. モバイル打刻

モバイル打刻は、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で打刻する仕組みを指します。モバイル打刻には、スマートフォンの画面から直接打刻するものと、スマートフォンをICカードリーダーなどにかざして打刻するものの2種類があります。モバイル端末で手軽に打刻できるため、外回りや直行直帰が多い業種に適した打刻方法です。

1-3. ICカード打刻

ICカード打刻は、市販のICカードとICカードリーダーを使用し、ピピッとタッチして打刻する方法です。打刻ツールの場合、ソニー社のFeliCaに対応したICカードがよく使われています。また、既存の社員証を利用したり、SuicaやICOCAなどの定期券を利用したりできるツールもあります。打刻の手間がかからないため、従業員数が多い企業や、事業所の人の出入りが多い企業におすすめです。

1-4. GPS打刻

GPS打刻は、スマートフォンなどに搭載されたGPS(衛星測位システム)を利用した打刻方法です。始業・終業時刻を打刻する際に位置情報が送信されるため、「誰が」「いつ」「どこで」打刻したのかが分かります。例えば、現場で仕事をしているはずの従業員が家でこっそり打刻した場合、GPSの位置情報があれば不正を見抜くことが可能です。このようにGPS打刻には、不正な打刻や別人による代理打刻を未然に防ぐ効果が期待できます。

1-5. チャット打刻

チャット打刻は、ビジネスチャットツールと打刻ツールを連携させ、チャット内で手軽に打刻できるツールです。例えば、チャット内で「出勤」とメッセージを打つと、自動で始業時刻の打刻が完了します。ビジネスチャットツールを端末にインストールしておけば、いつでもどこでも打刻できるため、在宅勤務で働く人に適した打刻ツールです。

1-6. PCログオン打刻

PCログオン打刻は、PCに記録されるログを利用した打刻方法です。PCにログオン(アカウントにサインイン)した場合は自動的に「出勤」と打刻され、ログオフ(アカウントからサインアウト)した場合は「退勤」と打刻されます。従業員による改ざんが難しいことから、不正打刻の防止が期待できる打刻方法です。

2. 打刻ツールのメリット

猫と遊ぶ女性

打刻ツールを導入するメリットは3つあります。

  • 不正な打刻を防止できる
  • 打刻データを集計できる
  • 始業前の時間を有効活用できる

打刻ツールを導入すれば、代理打刻やなりすまし、出退勤時刻の改ざんなど、不正な打刻を防止できます。例えば、GPS打刻を例に挙げると、打刻データと一緒に従業員の位置情報が管理者に送信されるため、「実際には出勤していないのにもかかわらず、出勤していたかのように打刻した」といった偽装ができません。

また、打刻ツールに送信された打刻データは自動で集計されます。紙のタイムカードと違って、打刻ツールは始業・終業時刻を1つずつ転記したり、従業員一人ひとりの労働時間を計算したりする必要がありません。そのため、人事部門の業務効率化の手段として、打刻ツールは注目を集めています。特に従業員数が多い企業や、複数拠点を展開する企業ほど、業務効率化の効果が大きくなります。

打刻ツールは人事担当者にとってだけではなく、従業員にとってもメリットがあるツールです。打刻ツールによって毎朝の打刻が手軽になるため、始業前の時間を有効活用することができます。打刻ツールを導入する前よりも、ゆったりと時間をかけて始業前の準備をすることが可能です。

2-1. 給与計算ソフトと連携できるものを選ぶ

打刻ツールが集計した打刻データは、CSVファイルなどの形式で出力し、他のシステムで利用することが可能です。しかし、この方法の場合、「CSVファイルの出力」「他のシステムに合わせてCSVファイルを加工」「他のシステムにCSVファイルをインポート」といった手間がかかります。

打刻ツールによっては、API連携と呼ばれる仕組みを使って、給与計算ソフトと直接連携可能な製品もあります。打刻ツールと給与計算ソフトをシームレスに連携し、より人事労務管理を効率化することが可能です。

3. 打刻ツールの導入手順

無料アプリを使う

打刻ツールを導入するときの手順は以下のとおりです。

  1. まずは無料トライアルで製品を試してみる
  2. 打刻ツールを導入する端末の台数を数える
  3. 打刻ツールを利用するユーザー数を数える
  4. 打刻ツールを導入する

打刻ツールによっては、14日間や30日間の無料トライアルを用意しています。ICカード打刻のように、周辺機器(ICカードリーダーなど)が必要な打刻ツールの場合も、周辺機器の無料レンタルを行っている場合があります。まずは無料トライアルを利用し、人事担当者で製品の使用感を確認しましょう。

打刻ツールの選定が終わったら、導入予定の端末の台数とユーザー数を数えます。打刻ツールの利用料金は、端末の台数やユーザー数によって変わるため、正確に費用を見積ることが大切です。見積結果が予算内に収まった場合は、打刻ツールの導入を進めましょう。

本サイトでは、勤怠管理方法の見直しをご検討中の方へ向けて、自社に合った勤怠管理システムを探すポイントや導入前のチェックシートをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を配布しています。

実際の勤怠管理システムの画面キャプチャを用いて解説しているため、どのような使い方ができるのかより具体的にイメージできる資料となっています。こちらから無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

4. 打刻ツールの選び方やメリットを知り、自社に合ったツールを導入しよう

社員のスケジュール管理する

打刻ツールには、Web打刻、モバイル打刻、ICカード打刻、GPS打刻、チャット打刻、PCログオン打刻など、さまざまな打刻方法が用意されています。自社の勤怠管理の課題から逆算して打刻ツールを選びましょう。例えば、「テレワークやリモートワークで働く社員の労働時間が把握できない」場合は、位置情報が分かるGPS打刻や、チャットツールで手軽に打刻可能なチャット打刻の機能を持った打刻ツールがおすすめです。打刻ツールの選び方や、紙のタイムカードにはないメリットを知り、自社に合ったツールを導入しましょう。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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