外国人の転職時に必要な就労ビザ更新手続き!【行政書士監修】 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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外国人の転職時に必要な就労ビザ更新手続き!【行政書士監修】

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行政書士監修 細田 加苗(行政書士法人jinjer)

近年の日本人労働者数の減少や入管法改正に伴い、外国人労働者数が増加傾向にあります。採用担当者にとって外国人を雇用することは避けて通ることはできない状況となりつつあります。

しかしながら、就労ビザの取得や更新などの煩雑な手続きに不安を感じられている方も少なくないのではないでしょうか?

少しでも不安を解消して頂くために、この記事では外国人の転職者の中途採用をおこなう際に注意が必要となる就労ビザの更新手続きの方法などについてご紹介します。

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就労ビザ・更新|わかりにくい手続きをパターン分け解説!|行政書士監修

【監修】細田 加苗 東京都行政書士会新宿支部所属 行政書士法人jinjer社員

埼玉県出身。2018年慶應義塾大学法学部政治学科卒。2019年行政書士試験合格。外国人の方のビザ取得支援業務について、日々勉強中。夢は多文化共生社会の実現。

1. 外国人は日本で転職できる?

日本に在留する外国人は、日本人と同様に転職することはできるのでしょうか。

もちろん、外国人であっても保有する在留資格が合致する限り、転職をおこなうことができます。しかしながら外国人の転職者を雇用するには次の点に注意する必要があります。

✔️ 職務内容変更なしの場合、「所属機関等に関する届出」をおこなう

外国人が転職した場合には、原則として転職後14日以内に入国管理局に「所属機関等に関する届出」をおこなう必要があります。

万が一、届出をおこなわなかった場合は20万円以下の罰金に処せられる可能性があります。

また届出を怠った場合、就労ビザ更新の際に更新の許可や在留に影響する可能性もありますので、外国人労働者には忘れずに届出をおこなってもらうことが必要です。

✔️ 職務内容変更あり、かつ現有の在留資格の範囲内かどうかわからない場合、まずは「就労資格証明書」を申請する

原則として、転職後の職務内容が、いま持っている在留資格で許可さている活動範囲内である場合は、在留資格の変更などをおこなう必要はありません。

そこでおすすめなのが、「就労資格証明書交付申請」です。

「就労資格証明書」は、転職先の会社名が記載されますので、就労ビザ更新の際には手続きを簡略化することにもつながります。

任意の申請ではありますが、場合によってはおこなうことをお勧めします。

交付されると転職先の会社は安心して外国人労働者を雇用することができます。

また、「就労資格証明書」は、転職先の会社名が記載されますので、就労ビザ更新の際には手続きを簡略化することにもつながりますので、必ず申請しておきましょう。

2. 外国人を中途採用した場合、どんな手続きが必要?

外国人を中途採用した場合、具体的にはどのような手続きが必要となるのでしょうか?

最も重要な手続きの一つとして就労ビザ(在留資格)の更新手続きがあげられます。就労ビザは外国人が日本国内で働いて報酬を得ることを認めているもので活動範囲によって19種類に分けられています。

そのため、会社は外国人を中途採用する場合、まずは在留資格の活動範囲や在留期間などの現状を把握して、転職後も同様の在留資格で問題ないのか確認しておくことが大切です。

「知らずに不法就労させていた」ことのないように、ここでは就労ビザ更新に必要な手続きについて、外国人労働者が転職により「職務変更しない場合」と、「職務変更する場合」に分けて手続きのフローと必要書類についてご説明します。

2-1職務変更なし/既存の在留資格の範囲内のフロー

まず、転職はしたが、職務に変更はなく、現有の在留資格の範囲内ということがはっきりした場合の手続きをご紹介します。

Step1. 採用する外国人の在留資格や在留期間などを確認する

採用する外国人と業務内容が決定したら、外国人に在留カードの提示を求めて確認をすることが必要です。

現在の在留資格の範囲内の職種であるかどうか、在留期間はいつまでなのかなどを確認します。

Step2. 所属機関等に関する届出をおこなう

外国人労働者は転職後14日以内に「活動機関に関する届出」または「契約機関変更の届出」を最寄りの地方出入国在留管理官署へ外国人本人が提出する必要があります。

なお、この手続き中に転職先で勤務を始めていても問題ありません。

 

必要書類
1. 届出書
2. 在留カード
※ 届出事項を証する資料の提出は不要

 

Step3. 雇用契約書を締結する

外国人本人に直接、仕事内容や労働時間、給与などの労働条件を説明し、書面で雇用契約書を締結することが必要です。

書面による労働条件の提示は労働基準法で義務化されています。

なお、雇用後のトラブルを防ぐためにも、外国人労働者が理解できる十分理解できる言語で作成した雇用契約書を渡すことが必要です。

Step4. 在留期間更新許可申請をおこなう

外国人の在留期間満了日が近づいている場合、在留期間更新許可申請をおこなうことが必要です。

在留期間満了日のおおむね3カ月前から申請することができますので余裕をもって申請をおこないましょう。

必要書類
1. 在留期間更新許可申請書(3カ月以内に撮影した顔写真を貼付)
2. 転職前の会社が発行した源泉徴収票
3. 転職前の会社が発行した退職証明書
4. 転職後の会社の概要が分かる資料
・給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(上場企業の場合は四季報の写し)
・会社等の案内書(取扱商品やサービスの概要を説明するもの)
(下記は法定調書合計表の額が1000万円未満の場合)
・商業・法人登記簿謄本(3カ月以内のもの)
・直近の決算書の写し
・雇用契約書や労働条件通知書
※新設会社:事業計画書など
5. 転職後の活動の内容、期間、地位及び報酬の記載ある文書
・雇用契約書の写し
・辞令・給与辞令の写し
・採用通知書の写し など

6. 本人の転職理由書
7. パスポート
8. 本人の住民税の課税(非課税)証明書・納税証明書(法定調書合計表の額が1000万円未満の場合)
在留カード在留期間更新許可申請(法務省)

2-2|職務変更あり/既存の在留資格の範囲外のフロー

手続きのフローは、職務変更なしのパターンとほぼ同じですが、Step4とStep5の手続きに留意することが必要です。

Step1. 所属機関等に関する届出をおこなう(同上)

Step2. 採用する外国人の在留資格や在留期間などを確認する(同上)

Step3. 雇用契約書を締結する(同上)

Step4.「就労資格証明書」の申請をおこなう

「就労資格証明書」とは会社が雇用しようとする外国人の就労活動を確認することができる書類です。

職務変更がある場合であっても、現在の在留資格の範囲内で問題ないケースもあります

また、この証明書が発行されると次回の就労ビザの更新手続きをスムーズに行うことができます。

在留期間満了までに3カ月以上の余裕がある場合は、外国人本人、または会社が住居地を管轄する地方出入国在留管理官署へ交付申請するとよいでしょう。

一方、在留期間満了までに3カ月未満の場合は、事前審査をせずに「Step6. 在留期間更新許可申請」をおこなうことが必要です。

 

必要書類
1. 就労資格証明書交付申請書
2. 転職前の会社が発行した源泉徴収票
3. 転職前の会社が発行した退職証明書
4. 転職後の会社の概要が分かる資料
・商業・法人登記簿謄本(3カ月以内のもの)
・直近の決算書の写し(新設会社:今後1年間の事業計画書)
・会社等の案内書(取扱商品やサービスの概要を説明するもの)
5. 転職後の活動の内容、期間、地位及び報酬の記載ある文書
・雇用契約書の写し
・辞令・給与辞令の写し
・採用通知書の写し など
6. 本人の転職理由書
7. パスポート・在留カード
 
 
ただし、「就労資格証明書」が発行されなかった場合、転職先の業務内容が現有の在留資格の範囲外だと判断された可能性が高いので、業務内容や在留資格を見直す必要があります。
Step5. 在留期間更新許可申請をおこなう

職務変更を伴う外国人の中途採用をおこなう場合は、職務変更がない場合と比べて特に手続きが煩雑となります。

外国人本人が慣れない手続きをおこなった結果、申請内容に不備があった場合、ちょっとしたことで不許可と判断される恐れもあります。

更新申請が不許可となってしまえば、これまで長く日本で暮らしてきた方でも突然日本から出なければならなくなってしまうため、注意が必要といえます。

必要書類
1. 在留期間更新許可申請書(3カ月以内に撮影した顔写真を貼付)
2. 転職後の会社の概要が分かる資料
・給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(上場企業の場合は四季報の写し)
3. パスポート・在留カード
4.本人の住民税の課税(非課税)証明書・納税証明書(法定調書合計表の額が1000万円未満の場合)
 

4.まとめ

ご覧頂きましたとおり、職務変更を伴う外国人転職者の中途採用をおこなう際は在留資格や在留期間の確認はもちろん、在留資格の変更申請が必要となります。

また、雇用期間中に外国人労働者の在留期間が満了する場合は、就労ビザの更新手続きも必要となります。

これらの手続きは煩雑であるため、行政書士などの専門家がおこなう就労ビザ申請代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか?

手続き上の不備によって貴重な外国人労働者を雇用し続けることができなくなることのないように、就労ビザ更新手続きについてプロに任せると外国人労働者をスムーズに雇用することができると思われます。

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