【2024年版】経費精算アプリ15選｜導入のメリット・デメリットと比較するポイント

経費の処理に月末の多くの時間を使っている企業も多いのではないでしょうか。

そのような方におすすめなのが「経費精算アプリ」です。経費精算アプリでは、従業員はスマホで経費申請ができ、承認者はスマホで承認、管理まで一貫しておこなえます。

外出時のスキマ時間で簡単に申請作業をおこなえるので、これまで申請に使っていた時間を削減することができます。

本記事では、経費精算アプリのメリットと、6つのアプリの特徴をご紹介します。

1.経費精算アプリとは

「経費精算アプリ」とは、経費精算の入力をスマホでおこなうことができるアプリのことです。スマホを使うので、インフラ整備が不要で、初期費用を抑えることができます。

旅費や交通費など、社外で発生した費用の申請を月末にまとめて実施しようとすると、申請を忘れてしまう場合もあります。

経費精算アプリを使えば、外出時の移動中、休憩中の隙間時間に申請をおこなうことができます。スマホは普段から使い慣れた端末のため、従業員に受け入れられやすく、経費精算業務の効率化ツールとして注目されています。

2.経費精算の課題

2-1.確認や差し戻しの発生により工数がかかる

経費精算の数値の入力ミスや計算ミスなどによる間違えがないか、管理者が確認しなければなりません。もし間違いがあれば、従業員に間違えている箇所を伝えて、修正してもらう必要があります。一部を間違えただけでも、すべてやり直しというケースもあります。

2-2.従業員の負担が大きい

費用を立て替えた後、従業員は経費申請をしなければなりません。一つひとつ申請書を作成して、上長の承認や回覧依頼をすることは、経理担当者だけでなく従業員にとっても負担が大きいでしょう。

特に、申請期限の直前に立て替えた費用は急いで対応する必要があるため、従業員の業務がひっぱくする要因になります。

また、紙の申請書では承認状況が分からず、「期限を過ぎてから承認されていないことに気づく」といったことにもなりかねません。

2-3.領収書や申請書の管理の面倒さ

領収書などの管理にも、多くのリソースを割かなければいけません。こうした帳簿書類は原則7年の保存が義務付けられています。千人規模の企業では、管理する量が膨大で、多くのリソースが必要となります。

また、欲しい情報を取り出したいときに、情報を見つけるだけでかなりの工数がかかります。

3.経費精算をアプリで管理する4つのメリット

経費精算をアプリでおこなうことで、普段時間がかかっていた経費の精算業務を効率化することができます。

本章では、経費精算をアプリで管理することによって効率化する業務を紹介します。

3-1.スマートフォンのカメラで領収書の内容を簡単に読み込める

経費精算アプリでは、OCR機能という機能が搭載されています。

OCR機能とは、スマートフォンで撮影した画像の文字を認識する機能のことです。

これにより、スマートフォンで領収書を撮影すれば日付や金額が自動で入力されるので、大幅に作業が削減されます。

また、カメラで読み込んだ領収書の内容は、領収書データとしてアプリ内に保存されるため、手入力で打ち込んだデータと領収書の原本を付け合せるという作業も必要なくなります。

3-2.ICカードを読み込み交通費精算を自動化

交通費精算は、社員の移動経路や電車代を計算することに加えて、定期区間の金額を除外しなければならないため、電車代と定期区間を毎回調べる必要があり、業務が複雑になりがちです。

そこで、経費精算アプリを利用することで交通系ICカードの乗降履歴をまとめて簡単に取り込むことが可能になります。

ICカードリーダーアプリのある経費精算アプリを使用すれば、スマートフォンの読み取り部分に交通系ICカードをかざすことで、ICカードの乗降車履歴の明細を経費精算システムに取り込むことができます。

外回りが多い社員でも一度、カードリーダーにかざせば乗降者履歴を取り込めるため、経理担当者は毎回交通費を調べる必要がなく、簡単に交通費精算をおこなうことができます。

さらに、ICカードによる乗降者履歴なので交通費を不正に申請することができません。

これにより、交通費精算の不正防止や申請漏れにも対応することができます。

3-3.電子帳簿保存法に対応して、領収書をペーパレス化できる

2020年の電子帳簿保存法改正により、データを自由に改変できない経費精算システムやクラウドサービスを使用すれば、電子データをそのまま保存してもよいことになりました。

多くの経費精算システムやクラウドサービスでは、データを訂正・追加・削除した際に履歴が残るようになっています。

この法改正によって、社内のペーパーレス化の促進や経理担当者の負担軽減だけでなく、リモートワーク下の促進においても経費精算業務を遂行することができます。

このため、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入することで、より経費精算業務は効率化するでしょう。

3-4.経費精算の申請・承認プロセスが可視化できる

従業員が申請の承認依頼をかけても、承認者がなかなか承認せず、申請が通るまでに時間がかかることはよくあります。

承認が止まっているときは、管理者がどの承認者のところで止まっているのかを承認ルート沿いに探す必要があります。

承認者が忙しくて承認作業を後回しにしていたり、長期出張に出ているなど、承認が止まっている理由は様々な要因が考えられます。

経費精算アプリを使うことで、まだ承認作業が終わっていない承認者に自動でメール通知をすることもできるため、承認作業の滞りは少なくなります。

また、承認を得たあとも管理が効率化されます。

管理者は経費の合計金額を用途別にまとめる作業が必要ですが、経費精算アプリはこうした作業も自動でおこなってくれるため、管理者の負担も減らすことができます。

4.経費精算をアプリで管理する2つのデメリット

経費精算をアプリで管理することはメリットだけでなく、デメリットも存在します。

本章では、経費精算をアプリで管理することによる2つのデメリットをご紹介します。

4-1.セキュリティ対策

経費精算で扱う書類には社外秘である書類が多く、管理方法には十分注意しなければなりません。

そのため、アプリを提供している会社がどのような情報を管理しているのかを確認する必要があります。

また、アプリを消去してしまった場合、バックアップデータが無ければ復旧できない可能性もあります。

社員に経費精算アプリの使い方を周知しておくことも重要になるでしょう。

4-2.社員の手間が増える可能性がある

経費精算は、企業の資金が関わる業務であるため、企業によって「規定」「ルール」が定められており、経費精算のルールとは、就業規則や人事規則と同じ社内ルールのひとつです。

経費精算アプリで経費管理業務を効率化しようとしても、自社のルールに上手く適用できない可能性があります。

よって、無料期間でのデモなどを利用し、導入したことによる現場での課題を把握することが重要になります。

5.経費精算アプリの選定方法

ここまで、経費精算アプリを導入することのメリットとデメリットについてご紹介しました。

本章では、どの経費精算アプリを導入すればよいか、アプリの選定方法についてご紹介します。

5-1.自社の経費精算業務における課題はどこにあるか

経費精算をアプリでおこなうことで、自社の経費精算業務は効率化しますが、まずは自社の経費精算における課題を明確にする必要があります。

自社の経費精算業務における課題を明確化しなければ、経費精算アプリを導入したとしても、思ったより業務が効率化しなかったなどの問題に発展しかねません。

そのためにも、下記のような項目に注意して自社の経費精算業務における課題を明確にした方がよいでしょう。

5-2.自社の経費精算における課題を解決する機能が備わっているのか

自社における経費精算業務の課題が明確化した後は、課題を解決する機能が経費精算アプリに備わっているかどうかで、経費精算アプリを比較検討します。

例えば、経費関連書類の管理が煩雑になっているという課題があれば、電子帳簿保存法に対応した経費精算アプリを導入すべきであり、入力作業に多くの時間を割かれているという課題があれば、領収書の内容をスマホのカメラで読み込むOCR機能を搭載した経費精算アプリを導入するべきです。

このように、自社の経費精算における課題をもとに「自社において絶対に必要な機能は何か？」「備わっていなくても問題がない機能は何か？」など必要・不必要な機能を定義する必要があります。

6.経費精算アプリの特徴と比較

経費精算アプリは管理者だけではなく、従業員の工数も削減してくれます。多くの経費精算アプリがある中でも、今特に注目されている経費精算アプリを紹介します。

1-1｜ジンジャー経費

 

【サービスの特徴】

• 「駅すぱあと」と乗換案内連携しているので、通勤費や旅費交通費などの精算業務を効率化できる
• 申請時に自動で仕訳がされることで、面倒な仕訳や手入力の工数をゼロにすることができる。
• アプリから経費精算が可能なため、従業員は隙間時間を利用して、経費申請をおこなうことができる。

1-3｜RECEIPT POST

【サービスの特徴】

• スマホだけで時間と場所を選ばず経費処理が可能。領収書をスマホで撮影し、入力・データ化はオペレーターが代行。入力ミスを防ぎ、入力の手間を大幅に削減。
• 経費精算の申請・承認ワークフローを柔軟に設定でき、承認作業もスマホで完結。申請から確認、承認まで経費精算にかかる無駄な時間を徹底的に効率化！
• 会計システムに合わせて一括取込可能な仕訳データを作成し、経理業務を効率化できる。電子帳簿保存法やスキャナ保存制度に対応し、ペーパーレス化を推進。

1-4｜楽楽精算

【サービスの特徴】

• 交通費や旅費、出張費、交際費など、あらゆる経費精算を一元管理。精算業務を簡単にし、作業の効率化と経費削減で業務の改善を図れる。
• 交通系ICカードを自動で読み込み、領収書をスマホで撮影するだけで経費精算できるなど、申請作業を効率アップ！経理担当者のチェック作業も大幅に軽減。
• 自動仕訳、会計ソフトとの連携や振込データ作成機能により、経理業務を効率化！経費データを正確かつ迅速に把握でき、会社全体の生産性の向上が可能。

1-5｜MFクラウド経費

【サービスの特徴】

• 交通系ICカードやカード明細の自動読取、レシート入力の自動化など徹底的に手入力をなくし、申請作業を軽減。スマホに対応し、経費の登録、申請、承認がアプリで可能。
• 仕訳データの自動登録、申請チェック機能など、経理がラクになる機能を豊富に搭載し、経理作業を大幅に削減。電子帳簿保存法にも対応。
• 多彩な承認ルートを設定するワークフローが可能。経費の申請のみならず、社内稟議や有給申請などの申請フォームにも適用でき、企業全体の業務を改善できる。

1-6｜freee経費精算

【サービスの特徴】

• スマホで写真を撮るだけで経費申請が可能。承認作業が1クリックで完了し、経費精算にかかるコストを最小化！面倒な精算業務から、より創造的な業務活動にシフト。
• 承認者は他の拠点や出張先など、どこでも簡単に承認作業をおこなえる。申請情報の転記と振込ファイル作成の自動化により、経理担当者の業務を大幅に効率アップ。
• 部門別データをリアルタイムで集計！タグ機能を使うことで、プロジェクト毎・部門毎に経費データを確認し、経営戦略・経営改善に活かすことが可能。

1-7｜Streamed

【サービスの特徴】

• 領収書や請求書をはじめ、通帳、クレカ明細、現金出納帳など、スキャンするだけで仕訳データを作成！会計ソフトへの記帳作業を効率化できる。
• 99.9%正確にデータ化が可能！確認・編集にかかる作業や月末月初に費やす膨大な時間を大幅に軽減。業務フローを改善し、コスト削減が可能。
• 20種類以上の会計ソフトに対応し、ほとんどの会計処理をカバー。万全のセキュリティ管理によるクラウド運用で、安全に業務を遂行できる。

1-8｜デスクネッツ ネオ

【サービスの特徴】

• シンプルかつ統一された画面デザインで、誰もが迷うことなくご利用になれます。社内や部署で共有される大切な情報を逃すことがありません。
• パソコン、スマートフォンからもスピーディに操作することができます。ストレスのない快適な操作性で業務効率を向上させることができます。
• 充実した管理機能で運用管理の負担を軽減します。ユーザーや組織の登録情報管理や柔軟なアクセス権設定など、メンテナンスやセキュリティ保護の点でも使いやすさが追求されています。