「せっかく応募が来ても、面接を辞退されてしまうことが多い」「工数をかけたにもかかわらず内定辞退されてしまい、採用できなかった」など面接・内定通知・内定後のフォローについてお困りの人事担当者も多いのではないでしょうか。
今回は面談辞退・内定辞退を防ぐ方法についてご紹介します。
目次
1｜面接辞退を防ぐためにできることは？
en人事のミカタによるWEBアンケート調査によると、9割以上の企業が面接前に辞退された経験をお持ちのようです。
なぜ書類選考に通過していながら、応募者は面接を辞退するのでしょうか。次のような理由があげられます。
- 仕事内容や条件が希望と異なるため
- ネットで良くない評判をみたため
- 他社の内定が決まったため
- 企業の応対が悪いと感じたため
- 面接の連絡が遅かったため
これらの理由の中ですぐにでも改善できるのは3、4、5ではないでしょうか。
多くの求職者は、企業からの早い連絡を望んでいます。
実際に50％以上の求職者が応募から3週間以内に内定をもらっているようです。そして、応募後の連絡は丁寧な対応を心掛けることも必要です。待望の人材を逃すことのないように次の4つの点に注意しましょう。
1-1 受付の見直し
「面接は受付から始まっている」とはよく聞く言葉ですが、同じように「企業側も求職者から同じように見られている」というのを意識することは非常に重要です。
受付は企業の顔です。
求職者が面接で初めて企業に出向いた際に受付で大変良い印象をもった場合、求職者の企業に対するイメージは格段に上がり「この企業で働きたい」と思ってもらえる可能性が高くなります。
一方で受付時に悪い印象を持たせてしまうと、企業で働くすべての人も同様に悪いという印象をもたせてしまうことになりかねません。
求職者に好感を抱いてもらえる受付の方法は次の4つです。
1-2 面接の見直し
面接では、応募者の能力（職務遂行能力、コミュニケーション能力、ストレス耐性など）を短時間で判断する必要があります。そのためには、応募者の本音や情報を短い面接時間で引き出すことのできる場の雰囲気づくりが大切といえます。
また、応募者が企業に求める点についてもしっかりと把握する必要がある一方で、企業側にも情報提供をおこなうことが求められます。
求職者に好感を抱いてもらえるポイントは次の6つです。
1-3 歩留まり・面接官の見直し
採用における歩留まり改善は非常に重要です。歩留まり率が悪い場合は次のような対策をしてみてはいかがでしょうか。
面接官ごとの面接辞退率の調査
面接官の対応が悪いと、応募者の印象も悪くなり辞退率が高くなることが予想されます。そのため、辞退率が高い場合は担当者を変更することも必要になります。
採用管理システムの導入
採用業務は業務量が多いため、肝心の面接に注力できない場合もあると思われます。そこで、採用業務の一部をシステム化することで応募者を一元管理することができ、更に選考プロセスを見える化することができるため、歩留まりのポイントを迅速に把握することが可能になります。
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1-4 面談後のフォロー・クロージングの見直し
面談後の「フォロー」と「クロージング」は、内定者の辞退を防止するために非常に重要です。
この2つはコミュニケーションの量と質がポイントとなります。
面談後フォロー
①採用イベント、内定者懇談会、会食など可能な限り頻繁に内定者との接触頻度を多くすることが必要。
②面談のフィードバックなどおこない、信頼関係を築く。
③内定者の相談にのったりキャリアプランのアドバイスをおこなったりするなど、親密なコミュニケーションをとる。
面談後クロージングトーク例
・求職者さんの○○という思いは、どの道を通ると1番早く叶えられるのかな？
・求職者さんの目標の〇〇に必要なスキルを身につけるために自社だと～の提供ができます。
・～という懸念点は解消されましたでしょうか？もし、少しでも不安な点があればおっしゃってください。
まずはイベントや企画や会食など、可能な限り頻繁に内定者との頻度を多く接触することが必要です。
そうすることで面接だけでは知り得なかった内定者の情報を増やし、その上で内定者の相談にのったりアドバイスを行ったり親密なコミュニケーションをとることが内定辞退防止に有効であるといえます。
また、即戦力となる中途採用者については、内定者に入社を決意してもらうようにフォローする「クロージング面談」がより効果的です。
優秀な経験や技術などをもっている人材は多くの企業から内定をもらっています。
そのため、内定者の本音、特に前職を離職した理由を聞き出し、自社で解決できる旨を伝えることが内定辞退に効果的であるといえます。
2｜内定辞退を防ぐためにできることは？
「採用したい方なのに内定を辞退される」「面接の感触は悪くないのに、なかなか採用の決定者がでない」
このようにお悩みの人事担当者も多いかと思います。ここではどうすれば内定辞退を防止できるのかについてまとめました。
2-1 面接時のヒアリングの見直し
面接時のヒアリングは十分であったか、次の2つのポイントを見直すことで確認してみましょう。
応募者に対して、表面的なことばかり質問してはなかったでしょうか？どのような発言においても、深堀りして質問していくことがポイントです。
また、求職者の本質を引き出すためには質問力も重要ですが、応募者に本音で話してもらえるようなリラックスした場の雰囲気を作ることも非常に大切です。
求職者に入社したいと思ってもらうには、明確な他社との差別化ポイントを訴求する必要があります。なぜ自社は魅力的なのか、直近入社した人の志望動機なども含めて、自社の情報を明確に説明しましょう。
求職者の軸に合わせた魅力づけをしっかりおこない、志望度が上がるように心がけてください。
2-2 内定通知の見直し
内定後の辞退を防ぐためには、「内定者フォロー」が重要です。内定通知は、内定者フォローの第一段階であると考えると、内定通知の方法も疎かにすることはできません。
ここでは内定通知のポイントについて理解しましょう。
まず、50％以上の求職者が3週間以内に内定をもらっていることを考えるとスピード感のある内定通知が求められます。
次に、内定通知は内定者にとって特別なものであるという印象を与えることが大切です。「応募者を内定すると決めた理由」や「ぜひとも自社で働いてもらいたい」という気持ちを個別に伝えることが非常に重要であるといえます。
また、内定者は「本当にこの企業で良いのか？」「他の企業が良いのではないか？」などと不安に感じていることも多いです。
安心感を与えるためにも、内定通知後に必ず電話を入れて内定者の現在の気持ちや状況を聞き取り、いつでも相談や質問に対応する旨をしっかりと伝えておくといいかもしれません。
2-3 連絡の見直し
入社の辞退を回避するためには、「内定後の連絡」が重要です。
内定後の連絡のポイントは「親密なコミュニケーション」と「スピード感のある対応」にあります。
内定者同士の交流会をおこなったり、職場見学や社内イベント、研修や勉強会に参加してもらったりすることで内定者とのコミュニケーションを密にすることが大切です。
しかしながら、参加を強制することはできないため、遠方者の場合は困難な場合もあると思われます。
そのような場合は、SNSやLINE応募管理システムを利用して積極的に内定者と連絡をとることで、内定者の不安や疑問に答えたり、企業理念や業務内容などの情報を適宜伝えたりすることが必要になります。
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2-4 採用提示交渉見直し
求職者は求人情報をみて応募してくれているため、労働条件についてはある程度把握してくれていることが多いかと思います。
一方で気になることがあった場合に、労働条件、特に給与（年収）は求職者にとってなかなか聞きづらい部分ではないでしょうか？
労働条件というのはなんだかんだ最も気になる部分です。
求職者の希望に沿うことができれば一番良いのですが、すべてを叶えることは困難であると思われます。
しかしながら、「この給与である理由」「人事評価の方法」「福利厚生の種類」など可能な限り具体的に求職者に対して説明してあげることで、不安を取り除くことにもつながります。
企業としては提示の給与を上げることはできなくても、今後の展望（例えば、1年後や5年後の給与額）などを丁寧に求職者に伝えましょう。
納得した上で入社してもらうことは、早期離職防止にも役立ちますので、採用提示の交渉は時間をかけて丁寧におこなうようにしましょう。
3｜まとめ
今はもはや「企業が求職者に選ばれる時代」。自社の求める人材を採用するためには、昨年の採用手法などを常に改善して効果的なものに変えていく必要があります。
採用はゴールではありません。採用後、自社で活躍してもらって初めて採用成功となります。
自社とマッチング率が高い人材を採用するためにも、採用ツールなどを利用し採用業務をシステム化するなど、応募者一人ひとりとのコミュニケーションの時間を大切していくことを第一に考えた採用活動が求められているのではないでしょうか。
