働き方改革やHR Techの普及にともない、人事業務のシステム化が注目を浴びています。その中でも、従業員データをシステムで管理する企業や人事データベースを構築する企業が増えています。
人事データベースとは、従業員の社員名簿や異動歴、従業員のスキル・実績など従業員データが集約されたものです。
今まで紙やエクセルでバラバラに管理されていた従業員データがシステム一つで可視化されることで、業務効率が上がると注目されています。
また人事データベースを活用すると、組織力を高めるために適材適所ができているかを把握し、適材適所な人員配置も可能になります。
本記事では人事データベースの目的や活用方法についてご紹介します。
目次
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1. 人事データベースとは
従来の人事データと言えば、「保管」を目的としていることが多かったかと思います。
しかし、最近の人事データベースと呼ばれるシステムは、目的が「保管」ではなく「人材データを有効活用するために集約、可視化するもの」として、活用可能なシステムを指すようになっています
人事データベースとは、人材に関わる情報（人事データ）を経営や人材開発、人事マネジメントなど、今後の経営において有効活用するためにあらゆるデータが集約され、見える化されたものです。
人事データベースは、単に集めた人材データを蓄積するだけでなく、他のシステムとの連携やデータの入出力が容易におこなえることも大きな特徴です。
では、人事データベースは具体的にどのような目的で活用されるのでしょうか？
2. 人事データベースの活用目的
人事データベースなどシステムを導入する際には、目的を明確にすることが重要です。
導入後に「こんなはずではなかった」ということがないように、活用の目的を明確にし、イメージを共有することが大切です。
一般的に人事データベースの活用目的は主に以下の4つです。
・人事データの可視化 ・社員への適切な評価実施 ・管理職の業務効率化 ・働き方改革の推進
それぞれの目的について少し掘り下げて解説をしていきます。
2-1. 人事データの可視化
人事データベースの活用目的として、まず「人事データの可視化」が挙げられるでしょう。
人事データを可視化することで、現在の人事や経営に関する課題を分析し、経営者や管理者が組織の現状を把握することができるので、今後の経営に有効活用することができます。
また、優秀な人材を採用したり、人材の定着をはかったり、適材適所の人材配置をおこなったり、即戦力となる人材を育成したりするなど、タレントマネジメント（優秀な人材を増やし、その人材が能力を発揮して成果をだしやすいように企業全体での取り組み）をおこなうことが可能となります。
2-2. 社員への適切な評価実施
社員のモチベーションを高めるためには、適切な評価の実施が重要です。適切に評価されていないと感じると仕事に対するモチベーションが下がり、最終的に離職へとつながってしまいます。
しかし、人事データを蓄積することで人事領域の感覚だけでなく、データから正当な評価をおこなうことができます。データによる正当で公平な評価によって、評価に対して納得感を与えることができます。
また適切な評価実施にあたっては、人材の適材適所を実現できているかも重要になります。適材適所が実現できていなければ、従業員が持っているスキルを有効に活用できず、成果を出せず、高い評価を出せないという負の連鎖を生み出してしまいます。
人事データベースで適材適所な人員配置をおこない、適切な評価をすることで、社員の満足度向上や、結果として生産性向上を図ることも可能性になります。
また、これらの人事データをシステム化することによって人事評価のプロセスが効率化され、人事評価にかかる時間や人件費を削減する効果を期待することもできます。
2-3. 管理職の業務効率化
人事データベースを活用すると、管理職の重要な業務の一つである人事管理を効率的におこなうことが可能となります。
人事管理業務は社員一人ひとりの採用、適正な人事評価、適材適所の人材配置、研修などの人材育成など多岐にわたります。
例えば、人事評価ひとつをとっても評価に頭を悩ませる時間、評価シートの作成・記入・集計・ファイリング作業の時間など社員数が多い企業ほど多くの時間と人件費がかかることになります。
他にも従業員の入退社や人事異動の際に必要となる従業員データの更新作業は煩雑で、担当者にとって負担が大きいのではないでしょうか？
人事データベースをシステム化すれば、社員一人ひとりのデータを一括管理することができるため、これらの時間とコストを大幅に削減することができます。
2-4. 働き方改革の推進
働き方改革を実現するためには「長時間労働の是正」「多様な働き方の推進」「生産性の向上」などをおこなうことが必要となります。
しかし、社員数が多い企業になると「誰がどのような業務で長時間労働をおこなっているのか」「その社員にとってどのような業務が適正なのか」など企業全体の社員を把握することは困難です。
そこで、人事データベースを活用すると社員一人ひとりの勤怠情報や働き方を可視化することができ、早期の問題把握、適正な対策をとることができるため、働き方改革にも役立ちます。
3. 人事データベースの活用方法
人事データベースの活用目的がわかったところで、実際に人事データベースを活用するにはどうすればよいのかご紹介します。
人事データベースを活用する方法として、以下の2通りの方法が考えられます。
3-1. 自社で人事データベースを構築する
自社で人事データベースを構築する最大のメリットは、自社独自の人事データベースを好きなように構築できる点です。
自社で人事データベースを構築するポイントは、人事データベースに必要な項目（基本属性、職務内容、実績、スキル、勤怠など）を事前によく検討し、データ更新の頻度や担当者などの運用ルールについても決めておくことです。
また、人事データベースは多くの個人情報を取り扱うことになりますので、セキュリティ対策については万全な対策をとることを忘れてはいけません。
人事データベースの特徴である更新作業の容易さについても十分考えておく必要があります。
人事データベースはつくったら終わりではなく、更新作業が頻繁におこなわれるため、更新作業が煩雑だと継続して使うことが困難になります。
そのため、継続可能なデータベース作成を意識する必要があります。
3-2. 人事データベースを備えた人事管理システムサービスを導入する
人事データベースを備えるシステムを導入する最大のメリットは、導入時から汎用的な機能がついていることです。
セキュリティなども専門家がシステム構築に関わっているので、高性能に設計されてことから安心感も高まります。
他システムとの連携や集計、分析する機能も標準もしくはオプションで追加することができ、システム全体としての機能を保証してもらえるので、導入からスムーズに人材マネジメントを開始できます。
自分たちで設計する必要がないため、リソースを用意する必要もなく、導入費用の見積が容易で実際に開発して費用が高くなるということもなく、決まった日から確実に導入できる点も自社開発に比べて優れている点です。
4.人事データベースに設定しておきたい項目
人事データベースを有意義に活用するためにも、必要な項目を不足なく設定しておきましょう。
人事データベースに必要な項目には以下のようなものがあります。
・基本情報
・スキルや資格
・実績
・勤怠
・人事評価
・キャリアプラン
基本情報とは年齢や住所、所属、学歴や職歴、入社日といった基礎データのことです。これに加え、役職や資格、スキル、仕事内容についても記載しておきましょう。
勤怠の欄には始業時間と就業時間、残業時間や有給取得に関する項目を盛り込みます。
人事データベースには評価データを取り込むことも可能です。評価時期と評価者名とともに評価内容を記録しておきましょう。さらに、従業員のモチベーションやキャリアプランについての項目も活用し、今後の人員配置に役立てたいものです。
5. 人事データベースを備えた人事管理システムのご紹介
人事管理システムといってもどのシステムを使ったらいいか悩むこともあるかと思います。ここでは、人事データベースを備えた人事管理システムを5つご紹介します。
5-1. ジンジャー人事労務
- 従業員の人事データをシステム内で一元管理 企業独自の項目を自由に追加することが可能です。また表示レイアウトも自由に変えることができるので、注視する項目を見やすいところに配置するなどカスタマイズが容易にできます。カスタマイズによりただの一元管理ではなく、視認性が優れたデータベースでの管理が可能になります。
- 人事データをリアルタイムに更新、可視化できる 従業員の入退職の状況をリアルタイムで確認することができ、人材不足状況をいち早く気が付くことができます。役職や年齢の構成比、従業員のパフォーマンスも登録でき、リアルタイムに更新されるため、社内の状況変化を容易に確認することができます。
- 組織図をシミュレーションしてプロジェクトメンバーの選出も可能 従業員を顔写真でアイコン化することができます。顔写真を見ながら直観的に組織作成をシミュレーションすることや過去の組織状況も確認することも可能です。
料金：月額500円～/人 提供会社：jinjer株式会社 サービスURL：https://hcm-jinjer.com/jinji/
5-2. Talent Palette
- 人材の見える化、人材の最適配置でパフォーマンス向上 人材活用のため人事情報を一元管理し、見える化することで戦略的な人材の配置、育成につなげることができます。また最適なポジションに配置することでパフォーマンスを向上、生産性を高めることが可能です。
- 人事情報の分析、育成、評価に活用することができる 多角的な視点で人材情報を分析することが可能です。人材のスキルを見える化することで計画的なスキルアップ案をつくり、適正な評価をおこなうことができます。
- 採用強化、エンゲージメント測定や離職防止 人事データを活用することで、不足しているスキルを補うこと、従業員の離職を防止すること、社員の状態を確認してエンゲージメントや満足度を高めて組織力を強化することができます。
5-3. カオナビ
- 従業員の顔を見ながら直観的に管理できるシステム 従業員の顔が見える人事管理システムとして直観的に管理できます。中小企業やベンチャー企業から大手企業まで業種や業態を問わすに1,000社を超える導入実績があります。
- 人事管理内容や管理画面のカスタムを自由自在におこなえる 会社にあわせて管理項目や内容をカスタマイズ可能です。また、人事管理システムで重要となる管理画面も使いやすいようにカスタマイズできるので、最適な人材データベースを簡単につくることができます。
- 導入前だけでなく導入後も充実のサポート 導入前に相談はもちろん、契約期間中はメールや専用サイトなどをフル活用して多彩なサポートでフォローします。安心して契約していただくことができます。
5-4. HuTaCT
- 人材情報をWebで一元管理して業務を効率化 人事基礎情報や経歴、研修記録などをシステムで一元管理。チームのシミュレーション機能にてチームの成果を見える化。良いチームをモデルケースとして他チームの再配置シミュレーションも可能です。
- 社員が情報更新することで負荷の平準化 人事担当者が情報更新する場合は、時期によっては重い負荷になりますが、社員調書や業務経歴情報などは従業員が自分自身で更新することが可能なので、負荷を平準化することができます。
- ハードルが高いタレントマネジメントをスモールスタートで導入ハードルをさげる いきなりすべての情報をシステム化するのは、導入費用が高額になってしまったり、初期におこなわなければならない作業量が膨大になってしまったりするため、かなりハードルが高くなってしまいます。将来的にはフル機能を使うにしてもまずは、この機能だけという形で必要な機能をピックアップして簡易システムから使いはじめることができます。
5-5. saireco
- 人事業務の効率化とタレントマネジメントを同時に実現 これまでのシステムはタレントマネジメントを独立して運用する必要がありました。サイレコは人事業務の効率化を通して人材情報を自動収集することで効率的にタレントマネジメントをおこなうことができます。
- 定型業務を自動化して無駄な作業を削減 定型業務を効率化し、情報収集を自動的におこなうことで作業の無駄を削減します。これまで定型業務に使っていた時間を分析や企画に使えるようになり、人事戦略にかける時間を増やすことができます。
- 人や組織が一目瞭然、簡単操作で誰でも使える ドラッグアンドドロップなど簡単操作で直観的に使えるため、人が変わっても引き継ぎが容易です。施策や構想などのシミュレーション結果をわかりやすく可視化することもできます。
6. まとめ
今後は人事データベースを活用することは企業経営にとってますます重要になってくると思われます。
人事データベースをシステム化すれば人材管理業務の効率化のみならず、人材を有効かつ戦略的に活用することが可能となります。
いきなり高価で大掛かりなシステムの導入はハードルが高いと感じることがあるかもしれません。
既存サービスの中には必要な機能のみを実装した簡易版からスタートすることで導入のハードルを下げているものもあります。また、ほとんどのサービスは無料お試し期間を設定しているため、まずは使ってみてから判断することもできます。
人事データベースをもつ人事管理システムを使って、効率的に人材管理をおこなってみてはいかがでしょうか。
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