ビジネスにおいて社内で稟議をおこなう機会は多いでしょう購入や契約、採用などの業務をスムーズに進めるうえで、稟議・稟議書の理解を深めておくことは大切です。 当記事では、稟議・稟議書の意味や目的、内容、必要性、課題をわかりやすく解説します。また、稟議の意味とはどのような意味かを理解しやすいように、稟議と「決裁」「起案」の違いについても紹介します。
目次
1. 稟議とは？
ここでは、稟議の意味や、「決裁」「起案」との違いについて詳しく紹介します。
1-1. 「稟議」の意味
稟議とは、官庁や会社などで会議を実施するための日程調整や開催の手間を省くために、主管者が案を作成し、関係者に回して承認を求めることです。 つまり、稟議は自分の権限だけでは決定・判断できない事柄があったときに、上層部などに承認を求める手続きです。ただし、自身の権限だけでは決定・判断できない事柄には明確な定義はないため、稟議が必要になる基準は企業によって異なります。
1-2. 「稟議」と「決裁」「起案」の違い
「稟議」「決裁」「起案」のそれぞれの意味を、下記の表に示します。
| 用語 | 稟議 | 決裁 | 起案 |
| 意味 | 会議の手間を削減するために、主催者が案を作成し関係者間に回して承認を求めること | 権限を持っている上位者が部下の提出した案の可否を決めること | 正式な案や文書などの草案を作成すること |
| 備考 | ・承認する人は一般的に複数人 | ・決裁する人は一般的に一人 ・「決済」とは意味が異なる | ・「起草」と呼ばれることもある |
稟議と決裁は、権限のある上位者に承認をもらう手続きという意味では同じように使われることがあります。ただし、稟議と決裁では承認手続きの段階に違いがあり、決裁は決定権を持つ方が承認をおこないます。
たとえば、稟議が上司や課長などの承認を得て決裁の権限を持っている人まで通っても、決裁権限者が非承認とすれば、その稟議は承認が得られなかったことになります。 また、稟議と起案は同じ意味で使用されることもありますが、一般的に起案で作成された起案書が稟議を受けるという流れになり、異なる段階を指す言葉として使い分けられています。
2. 稟議書とは？
ここでは、稟議書の目的や内容について詳しく紹介します。
2-1. 稟議書の目的
稟議書の目的には、稟議書を通して社内の承認の手続きを踏むことで、現場などで独断の決定によるミスを防止することがあります。 加えて、会議の手間を減らすことも目的として挙げられます。自分だけでは決定できない事項については、上位者の承認を得る必要がありますが、関係者全員のスケジュールをあわせて会議を開催するには、手間と時間がかかります。
稟議書を使用すれば、会議の代わりとして利用することが可能です。 さらに、稟議書には情報共有をおこなう目的もあります。稟議書で目的や内容などの必要事項を回覧することで、関係者から課題や問題点などの指摘を受け、改善につなげることができます。
2-2. 稟議書の内容
稟議書のフォーマットには明確な規定はありませんが、一般的に下記の項目を記載します。なお、稟議書の内容によって項目は変わることがあります。
- 起案日
- 起案者名（所属や社員番号を記載することもあり）
- 件名
- 詳細内容（スケジュール・取引先・金額など）
- 承認欄（コメント記入欄を設けることもあり）
- 決裁区分（「可決」「差戻し」「保留」など）
稟議書にはいつ誰が申請したかをわかるように、「起案日」や「起案者名」を明確に記載します。 「件名」には稟議内容が一目で理解できるように記載します。
また、「詳細内容」には承認を得られるように、「件名」に関する目的や背景、効果、内容を具体的かつ論理的に記載することが大切です。
「承認欄」には押印欄だけではなく、コメント記入欄を設けることで、非承認などの理由を書面として記し、情報共有をおこなうことができます。
3. 代表的な稟議と稟議書作成のポイント
ここでは、代表的な稟議と稟議書作成のポイントについて詳しく紹介します。
3-1. 購買稟議の場合
購買稟議とは、企業で使用する備品や消耗品などを購入をするときに必要となる稟議を指します。
たとえば、事務で使用する文房具や、データ解析をおこなうPCなど、さまざまな必要品を社内で購入するときに購買稟議が必要になります。購買稟議をおこなうことで、必要・不要かどうかを社内で判断したうえで購入できるため、無駄なコストの削減につなげることが可能です。
なお、一定の金額を基準に稟議の必要性の有無を定めるなど、稟議フローを定めている企業も多いです。購買稟議書を作成する際には、購入する目的・理由を明確にすることが大切です。
3-2. 契約稟議の場合
契約稟議とは、他社などと取引をおこなううえで契約を締結するときに必要となる稟議を指します。
新しく取引を開始する際や、既存の取引の契約を更新する際などに契約稟議は必要になります。契約稟議をおこなうことで、契約内容にミスや抜け漏れがなく、適切かどうかを確認することが可能です。
ビジネスでは業務委託契約や賃貸借契約、融資契約、リース契約など、あらゆる契約の種類があり、承認を得るためにも、必要な契約にあわせて稟議書を作成することが大切です。
3-3. 採用稟議の場合
採用稟議とは、新卒採用や中途採用など、新しい従業員を確保するときに必要となる稟議を指します。採用稟議が必要になる場合には、募集開始前や採用決定時などが挙げられます。 採用を開始する前に稟議をおこなう場合、コストの妥当性について承認を得る必要があります。
コストは職種やスキルレベル、採用区分、採用市場の環境などによって変化するため、金額が高い、安いというだけで判断することはできません。
また、コストには、採用活動をおこなうための費用も含まれます。 採用決定時に稟議をおこなう場合、きちんとした手続きで内定を出すために承認を得る必要があります。誤って内定通知を出すと、企業側と応募側の双方に損害が生じる可能性もあります。そのため、間違いが生じないように採用稟議をおこなったうえで、内定を出すことが重要です。
4. 稟議・稟議書はなぜ必要？
ここでは、稟議や稟議書が必要とされる理由について詳しく紹介します。
4-1. 会議を開催する手間を削減するため
稟議をおこなわない場合、自分の権限だけでは決定できない事項については会議を開催して承認を得る必要があります。
会議を開くには、参加者のスケジュール確認や会議室の予約、資料・機器の用意、司会・書記などの人員準備といった手間がかかります。そのため、業務生産性の低下や無駄なコストの発生につながる恐れがあります。
稟議書を作成して回覧することで、会議と同等の内容を関係者に説明して、承認するかどうかの意思確認をおこなうことが可能です。このように、稟議書を用いて手続きを実施することで、会議を開催する手間を削減することができます。
4-2. 情報が共有され自社の問題発見につながる
稟議書を使用しないで会議を実施する場合、口頭の説明だけでは理解できず、内容が曖昧なものになり、適切な手続きが踏めない可能性もあります。 稟議書を利用すれば、内容が書面として記載されているため、承認を得たい内容が伝わりやすくなります。
また、承認者のコメント記入欄を設けると、起案者が見落としていた課題や問題点を記録に残して、関係者に情報共有できるので、自社の問題発見につなげることが可能です。問題を発見後、再度修正して稟議をおこなうことで、ミスを防止することができます。
4-3. 意思決定のフローを明確にするため
会議の参加者や日程、決定事項を書面などで適切に残していないと、誰が、いつ、どのような意思決定をしたのかが曖昧になってしまい、確認に時間や手間がかかる可能性もあります。 稟議という方法をとることで、意思決定フローが明確になります。
また、契約や購入などの目的や理由などを後から聞かれたときに、稟議書があれば事実確認をスムーズにおこなうことが可能です。
5. 稟議・稟議書の課題
ここでは、稟議や稟議書の課題について詳しく紹介します。
5-1. 承認が得られるまでに時間がかかる
稟議では複数人の承認が必要になるため、すべての関係者が承認するまでには時間がかかる懸念があります。場合によっては、承認担当者・決裁担当者が長期間不在にしており、承認が滞るケースも考えられます。
また、稟議書で設定したスケジュール通りに案件を進めることができず、最悪の場合、契約や採用の機会を逃してしまう可能性もあります。 稟議をスムーズに進めるためには、稟議フローを確認し、関係者の予定を事前に把握しておくことが大切です。
また、承認が滞っている場合には、承認者や決裁者にメールなどで承認手続きを忘れていないか確認してみることも一つの手です。
5-2. 紙の稟議書の場合、リモートワークに対応しにくい
紙の稟議書では、PCやスマホなどで進捗状況を可視化できないため、承認フローが滞ってしまうという可能性があります。また、紙の稟議書を利用している場合、承認印を押すために出社する必要があったり、保管・検索に時間や手間がかかったりする恐れもあります。このように、紙の稟議書のままでは、リモートワークに対応しにくいという課題があります。
6. 稟議・稟議書の課題を解消する方法
稟議・稟議書の課題を解消するには、電子稟議を導入するのがおすすめです。電子稟議とは、稟議書の作成・承認・決裁・管理といった一連の流れを電子化することを指します。
稟議書を電子化することで、押印のためにオフィスに出社する必要がなくなり、リモートワークを推進することが可能です。また、PCやスマホなどでも申請・承認手続きができるため、外出時などでも業務をおこなうことができ、稟議の承認が滞るリスクを減らすことにも繋がります。
さらに、電子稟議書であれば、検索機能を使用して素早く必要な稟議書を探し出すことが可能です。
稟議書を電子化するのにあわせて、ワークフローシステムの導入を検討するのも推奨されます。ワークフローシステムには、フロー定義・システム連携・進捗状況の確認・通知といったさまざまな機能があります。進捗状況の確認や通知の機能を活用すれば、稟議をスムーズに進めることが可能です。
7. 基本を理解して適切な稟議をおこなおう！
稟議・稟議書を利用することで、会議を開く手間を削減し、情報を共有して課題の発見につなげることができます。ただし、紙の稟議書を使用している場合、承認までに時間がかかる可能性があります。
また、押印が必要など、オフィスに出社しなければ業務が進まないため、リモートワークに対応しにくいことも課題として挙げられます。 稟議・稟議書の課題を解消するには、電子稟議やワークフローシステムの導入を検討してみるのがおすすめです。
