通らない稟議書に共通する特徴やうまく通すコツを徹底解説

稟議書が通りやすい人と、通りにくい人では書き方に大きな違いがあります。 どうしても通したい稟議がある場合は、読み手のことを考えた構成や文章にすることが大切です。本記事では通らない稟議書に共通する原因や、稟議書が通すコツなどを紹介します。同じ稟議内容でも書き方で結果が変わることもあります。 稟議書作成のポイントを確認し、必要な情報が伝わりやすい稟議書を作りましょう。

1.稟議書が通らない原因

同じ内容の稟議書でも、書き方や事前準備次第で結果が変わることがあります。なかなか稟議書が通らない人は、以下のような原因がないか確認してみましょう。

1-1.情報が足りていない

稟議書が必要になるほどの案件は、会社の経営を左右する可能性もあるものが多いです。そのため、承認者は稟議書の内容を精査し、非常にシビアな目線で判断します。 その際に判断に必要な情報が少しでも足りていなければ、説得力に欠けてしまうでしょう。承認者は稟議を通すことに不安や不信感を持ち、承認しなくなってしまいます。

1-2.文章がまとまっていない

稟議書は丁寧に作ることが大切ですが、細かく伝えようとしすぎるのもよくありません。とくに文章の長さとまとまりには要注意です。 文章が長くなりすぎると、承認者が主旨を理解しづらくなります。何度も読み返させる文章は印象も悪くなり、稟議書が通らない可能性を上げてしまいます。

1-3.会社の方針に合っていない

稟議書の書き方に問題がなかったとしても、会社の方針に合っていない稟議書は通る確率が低くなってしまいます。 申請者の視点では十分にリターンがあり、リスクも低く、予算内に収まる内容かもしれません。しかし、それが必ずしも会社の方針に合っているとは限りません。 会社が何を重視し、何を求めているのか、改めて考えてみましょう。

1-4.時間に余裕がない

稟議書を提出した日から、承認が必要な日までの時間は重要なポイントです。 承認者が内容を十分検討する時間がない場合、通るはずの稟議が通らなくなる可能性があるためです。 稟議書を提出する際は、スケジュールにある程度の余裕をもっておいたほうがよいでしょう。

2.稟議書を通す6つのコツ

どうしても通したい稟議書がある場合は、以下のポイントを徹底的にチェックしてみましょう。

2-1.必要な情報を網羅する

稟議書は、判断に必要な情報を網羅していなくてはいけません。 少しでも欠けていたり、曖昧な部分があったりすると、検討すらしてもらえないこともあります。 作成する際は、必ず以下の項目を網羅するようにしましょう。

2-2.他者に読ませることを意識する

稟議書の文章は、他者に読ませるための文章であることを意識しましょう。 自分の文章は自分が理解できて当然です。他者の目線で読み直し、意味が伝わりやすくなっているか再度確認してください。 さらに、稟議書の承認者は現場の人間ではありません。 現場の状況はもちろん、稟議が必要な理由や背景もまったくわからず、稟議書に書かれた内容がすべてになります。

この点を意識して、目的や起案に至った背景に納得してもらえるように伝えましょう。 専門用語が伝わらない可能性も考えて、わかりやすい言葉にすることも重要です。

2-3.文章だけを続けない

文章だけを淡々と続けてしまうと、読み手は集中力が落ちやすいです。 箇条書きやナンバリング、表などで整理できる部分は簡潔にまとめ、文章にメリハリを付けることがポイントです。 ただし、箇条書きやナンバリングを多用しすぎると、簡略化されすぎてしまう恐れがあります。 強調したい部分や、ひと目でわかるようにまとめたい部分を選び、活用しましょう。

2-4.強調したい部分を決める

稟議書のなかで、とくに自信がある部分や、注視して欲しい部分を決めましょう。 意識して強調することで、伝えたいことが伝わりやすくなります。 稟議書の内容はどの項目も重要ですが、そのなかでも決め手になり得る部分や、興味を引ける部分は決まっているはずです。 そこを強調できれば、承認者が稟議を通す必要性を感じやすくなり、よい結果に近づきます。

会社が重視していることや、承認者が懸念してそうなことを予想し、それに対応した強みを強調すると効果的です。

2-5.誤字脱字がないようにする

意外と抜けてしまいがちなのが、誤字脱字です。気付かずに使っている日本語の誤用にも注意しましょう。 誤字脱字は些細なことかもしれませんが、たった1字で稟議書全体がだらしなくみえてしまう恐れがあります。

文章を作った本人では気付けないことが多いため、校正ツールを使ってしっかりとチェックしましょう。

2-6.根回しをする

稟議書をより通しやすくするには、稟議書を出す前の根回しも重要です。 いきなり稟議書が上がってくるよりも、事前に伝えられていると印象がよくなります。 稟議書の内容に対して、アドバイスを受けることもあるでしょう。

こうした意見をヒントに修正していけば、稟議書の精度を上げていくことが可能です。

3.稟議書を効率化する方法

稟議書を効率化するには、稟議書に記載する内容を絞り込むことが重要です。 余計なデータや文章を増やしてしまうと、承認者が理解して吟味するまでの時間が増えてしまい、なかなか先に進まないからです。 加えて、稟議書を電子化して一連のやりとりをスムーズに進めることも効率化につながります。 電子化していれば稟議書の送付や回覧が短時間ででき、整理もしやすいです。

ワークフローシステムも同時に活用することで、稟議に関連する流れの一部を自動化することも可能です。 大幅に稟議書が効率化でき、誤送信も防げるため、素早い稟議を目指したい場合はぜひ検討してみてください。

4.稟議書を通すには内容と文章の見直しが効果的

稟議書が通らないときは、一度他者の目線で読み直してみましょう。 稟議書が通る可能性を上げるためには、現場の状況を知らない人が読んだときに、必要性や目的が伝わる内容になっている必要があります。また、稟議内容が会社の方針に合っていることも重要なポイントです。

内容に問題がなければ、構成や誤字脱字に気を付けて具体的かつ簡潔にまとめます。読みやすい稟議書ほど通りやすいため、書き方を変えるだけで反応が変わることも多いです。 稟議書は差し戻しや修正が発生することも多いです。より効率的に承認を得るためには、電子化や専用システムも検討してみましょう。