フィードバック面談とは？効果や進め方を解説

課題認識の共有や意欲向上のために、フィードバック面談を取り入れる企業は増えています。しかし、「効果的な方法がわからない」「形だけの取り組みにならないか心配」などの悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

本記事では、フィードバック面談の効果や進め方を紹介します。基礎知識や成功させるコツ、注意すべきポイントとあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1. フィードバック面談とは

フィードバック面談とは、上司と部下が人事評価について話し合うための面談のことです。上司は部下に評価の理由を詳しく説明します。

部下にとっては評価をふまえたうえで今後のことを一緒に考える機会です。フィードバック面談には、評価への納得感を高めて部下の成長を促す目的があります。

課題や求められる役割を把握することで、何をすべきか明確化できるでしょう。四半期や半期に一度など、取り組みや成果の評価がでるタイミングでおこなってください。

2. フィードバック面談の5つの効果

フィードバック面談の効果は、以下を確認してください。

1. 評価への納得感を高められる
2. モチベーションがアップする
3. 成長やスキルアップにつながる
4. コミュニケーションを活性化できる
5. 上司のマネジメント力を高められる

なぜフィードバック面談をおこなうべきなのか、具体的なメリットをチェックしておきましょう。

2-1. 評価への納得感を高められる

評価の詳細を上司から直接伝えることで、納得感を高められます。評価された点や課題など、具体的な理由を共有できることがメリットです。

良かった点や悪かった点を詳しく説明すれば、評価に対する不満を解消できるでしょう。

2-2. モチベーションがアップする

「自分の努力や仕事を評価された」と感じることで、モチベーションのアップが期待できます。

フィードバック面談では、良かった行動や評価できる点を直接伝えます。マイナスの評価であっても、よく話し合って目標を明確にすることで、意欲の向上が可能です。

2-3. 成長やスキルアップにつながる

改善点とアドバイスを伝えることで、部下の成長やスキルアップを促せることがメリットです。

評価を踏まえたうえで、自身の能力をより向上させるために何をすべきか話し合います。さらに目標や課題を共有することで、部下のサポートがしやすくなるでしょう。

2-4. コミュニケーションを活性化できる

フィードバック面談で密なコミュニケーションをとれば、信頼関係の構築につながります。意思疎通がスムーズになり、業務効率のアップにも役立つでしょう。

また、一対一での話し合いなら上司に相談や提案がしやすくなります。一緒に仕事をするだけでは見えてこない問題を、明らかにできることが利点です。

2-5. 上司のマネジメント力を高められる

フィードバック面談をおこなう上司の、マネジメント力を向上させるために効果的です。部下の納得や意欲を引き出すためには、コミュニケーションスキルが求められるでしょう。

部下と向き合い伝え方を工夫することが、上司としての成長を促します。

3. フィードバック面談の進め方

フィードバック面談の具体的な進め方を解説します。

1. 準備を整える
2. 緊張を緩和する
3. 自己評価について質問する
4. 評価を共有する
5. 課題を共有する
6. 目標を設定する

スムーズに進められるように、基本的な流れをチェックしておきましょう。

3-1. 準備を整える

まずは準備を整えましょう。具体的には、フィードバック面談の対象となる部下の評価を確認します。部下に納得してもらうためには、評価に対する理解を深めておくことが重要です。

想定される質問に答えられるように、準備を整えておきましょう。正確な回答を引き出すために、部下への質問もあわせてリストアップしてください。

3-2. 緊張を緩和する

部下の緊張を緩和するために雑談をおこないます。時事ネタや天候、休日の過ごし方など、簡単な話題を用意しておくのがおすすめです。

ただし、本題を話す時間がなくなるので、雑談が長くなりすぎないように注意しましょう。

3-3. 自己評価について質問する

部下自身に自己評価をしてもらいましょう。準備しておいた質問をおこない、なぜそう評価したのか詳しい理由を確認します。

部下本人に振り返りをしてもらうことが目的であるため、ここでは聞くことに徹してください。

3-4. 評価を共有する

実際の評価をフィードバックして部下と共有します。なぜその評価になったのか、詳しい理由をあわせて伝えることが重要です。

自己評価と実際の評価に差がある場合は、納得してもらえるようにより丁寧に説明します。自己評価を強く否定しないように注意し、部下の意見にもしっかりと耳を傾けましょう。

3-5. 課題を共有する

今後の課題を明確にして共有します。上司が一方的に押し付けるのではなく、部下が自分自身で考えられるように誘導することが理想です。

課題にどのように取り組むべきか一緒に考えながら、適切なアドバイスをおこなってください。

3-6. 目標を設定する

評価や課題、キャリアプランをふまえて、今後の目標を設定しましょう。具体的で達成が可能な目標にすることがポイントです。

部下自身が達成したいと思える目標を設定することで、モチベーションにつながります。目標の設定が終わったら、最後に取り組みへの感謝と今後への期待を伝えてください。

このように、フィードバック面談は人事評価の結果を伝える重要な面談です。結果だけでなく、どのようなプロセスで目標が設計され、日々の業務の中でどの行動に対して評価されているのか過程も踏まえて面談することでより信憑性が高まります。一方で、現状、確率された人事評価制度がなく、公平な人事評価が実現できずお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

当サイトでは、人事評価制度の一般的な種類から実際に評価を行うときの手順と注意点をまとめた「人事評価の手引き」を無料で配布しています。公平性を保った評価を行うための注意点についても解説していますので、ぜひこちらからダウンロードいただき、従業員の納得感を得られる人事評価制度の構築にお役立てください。

4. フィードバック面談を成功させる5つのコツ

フィードバック面談を成功させるコツを以下にまとめました。

1. 部下の話に耳を傾ける
2. 客観的な事実を根拠にする
3. 良かった点をしっかりと評価する
4. 面談の目的を設定する
5. 普段から部下とコミュニケーションをとる

フィードバック面談を成果につなげるために、チェックしてください。

4-1. 部下の話に耳を傾ける

フィードバック面談では聞く姿勢を示すことが重要です。相槌をうちながら話を聞き、コミュニケーションをとりつつ面談を進めます。

一方的なフィードバックにならないように注意しましょう。スムーズに意見を引き出せるように、質問を準備しておくことがおすすめです。

4-2. 客観的な事実を根拠にする

評価は客観的な事実のみを根拠とします。明確な基準を示したうえで、なぜそのように評価されたのか丁寧に伝えましょう。

例えば、社員が元々掲げていた定量的な目標値を満たせていたかは、客観的な事実といえます。「月間の成約件数20件」が目標だった場合、達成率を評価の根拠とすることは適切です。

とくにマイナスの評価をおこなう場合は、主観が入らないように注意してください。

4-3. 良かった点をしっかりと評価する

評価を伝える際は、良かった点を挙げてしっかり褒めることが重要です。

例えば、社員の企画案が採用された結果だけでなく、企画を通すために周囲の協力を仰いでデータや意見を集めたことを褒めるといいでしょう。具体的な行動を評価することで、社員が今後の業務にも活かすことが可能です。

褒めることで部下の緊張を緩和でき、面談の雰囲気もよくなります。正当に評価されていると感じてもらうことで、モチベーションのアップにつながるでしょう。

4-4. 面談の目的を設定する

フィードバック面談をおこなう前に、上司として達成したい目標を設定します。

例えば「信頼関係を築く」「キャリアプランを聞き出す」などが良いでしょう。そうすることでより有意義な面談になり、上司としてのマネジメント力アップにつながります。

4-5. 普段から部下とコミュニケーションをとる

信頼関係を構築するために、普段から積極的にコミュニケーションをとりましょう。部下から信用を得られていないと、評価やアドバイスを受け入れてもらえない可能性があります。

日頃からの声がけや雑談で、良好な関係を築いてください。

5. フィードバック面談で注意すべき3つのポイント

フィードバック面談で注意すべきポイントは以下の通りです。

1. 高圧的な態度をとらない
2. 会社や制度を批判しない
3. 性格に対する否定はしない

やってはいけない行動を確認しておくことで、トラブルを防げます。

5-1. 高圧的な態度をとらない

部下に対して高圧的な態度をとると萎縮して、必要な回答が引き出せません。

反発をまねき関係が悪化する可能性もあるので、態度や表現には十分に注意しましょう。マイナスの評価をする際にも、否定的にならないように客観的な事実を伝えてください。

5-2. 会社や制度を批判しない

面接官側である上司は、フィードバック面談での会社や制度への批判はNGです。極端な批判は、会社に対する不満や不信感にもつながるでしょう。

人事評価の基準にしたがって、客観的な視点から評価を伝えることが重要です。

5-3. 性格に対する否定はしない

フィードバック面談では、性格に対する否定を避けます。

性格は変えることが難しく、場合によっては人格否定ととられるケースもあるでしょう。性格ではなく、成果や行動に対してフィードバックをおこなってください。