人材データ管理とは？目的や効果的に管理するコツを紹介

従業員の属性やスキル、履歴などをデータベースにまとめて管理することを人材データ管理と呼びます。

従業員に関するあらゆるデータを蓄積しておけば、人材育成や人材配置など多彩なマネジメントに役立てられます。人材データを活用し、組織の生産性を効率よく高めていきましょう。

本記事では、人材データ管理の目的や方法について解説します。

1. 人材データ管理とは従業員の情報を集約し管理すること

人材データ管理とは、従業員のあらゆる情報をデータとしてまとめ、適切な管理を行うことをいいます。

人材データベースには従業員のあらゆる情報を盛り込むことができます。専用のシステム上に人事データを集約しておけば、必要に応じて閲覧や共有、分析などができ便利です。

かつては多くの企業が人材情報や人事評価を紙媒体の書類で管理していました。しかし、紙媒体で多くの従業員の情報を一元管理するのは非効率的です。

近年ではIT化の流れを受け、専用の人事データベースシステムやクラウドシステムを活用して人材データ管理を行う企業が増加傾向にあります。

2. 人材データ管理の目的

人材データ管理には以下のように多くの目的が考えられます。適切にデータ管理を行い、業務効率化や経営課題の解決に役立てていきましょう。

2-1. 人事管理の業務を効率化するため

人材データベースを活用すれば、人事管理の業務効率がアップしやすくなります。

人材情報を紙媒体で管理したり、あちこちに情報が散在したりしていては、人事管理がうまくいきません。人材に関する情報収集に時間が取られてしまうのは非効率的です。

情報を1ヵ所に集約した人材データ管理には、人材管理がしやすくなるという大きなメリットがあります。中枢となる業務に十分な時間を割くためにも、人材を効率的に管理する工夫が求められます。

2-2. 適切な人材配置を行うため

企業の人材配置ではときにミスマッチが起きることがあります。適材適所に人材を配置するためには、従業員のスキルや経験、パフォーマンスといったデータを把握することが重要です。

人材データ管理をもとにした人材配置を行う際には、シミュレーションを行うのが効果的です。データを仔細に分析し、人材をどの部署に配置するのが最も効果的なのかを見極めましょう。

2-3. 人材採用に役立てるため

人材が足りていないときには新たに優秀な人材を採用する必要があります。社内の人材情報をデータ管理できていれば、自社にどのような人材が不足しているかを把握しやすくなります。

事業計画や採用計画を立てる際には、人材データベースを上手に活用したいものです。

2-4. 人材をマネジメントするため

人材データベースは人事マネジメントにも活用できます。

人材の保有スキルや経験、人材の育成状況などを一元化することも、人材データ管理の大きな目的です。個々の従業員の情報をもとに、効率的な人材育成やスキル管理を進めていきましょう。

2-5. 人事評価を行うため

人材データベースの内容を人事評価に役立てる企業も多いものです。

人事評価ではしばしば、従業員が評価の公平性や正当性に疑問を感じ、不満を溜めてしまうケースがあります。人事評価への不満はモチベーションの低下や離職につながりやすいので、注意が必要です。

人材データベースに仔細なデータをまとめておけば、個々の従業員を客観的に評価することが可能となります。従業員が人事評価の内容に疑問を持った際には、データを示して正当性について説明するなどの対処ができます。

人材データ管理を通じて適切な人事評価を行い、従業員のモチベーション維持に役立てましょう。

2-6. 社内の課題を分析するため

人材データベースを作成し管理や分析を行うことは、社内の現状を把握することにつながります。人材の情報が可視化されるため、社内の問題点や課題も見えやすくなるものです。

人材データ管理をきっかけに判明した問題を解消するためには、具体的なデータを示すことが重要です。数値データなどを確認し、効率的な課題解決を目指しましょう。

2-7. 労働者名簿として活用するため

労働基準法では、労働者を雇用するすべての企業に労働者名簿の作成を義務付けています。人材データベースを作成し、労働者名簿として管理するのもいい方法です。

労働基準法に定められた労働者名簿には、労働者の氏名や生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れ年月日、退職年月日とその理由について記載する必要があります。人材データ管理の際には、データにこれらの情報を盛り込んでおきましょう。

3. 人材データ管理の具体的な方法とは

人材データ管理の方法は、その目的によって異なります。多くの場合、データベースには従業員の属性やスキル、勤務形態などをまとめていきます。

まずは人材データ管理を行うためのシステムを導入しましょう。ウェブ上のサービスを利用するクラウド型のシステムを選べば、コストを抑えて手軽に導入できます。自社に合うシステムを構築したいときには、企業にサーバーを設置するオンプレミス型のシステムを選びましょう。

人材データベースには基本属性として、従業員の氏名や生年月日、性別、入社年月日、所属、役職や等級などのデータを入力しておきます。さらに、学歴や入社前の職歴など、従業員の履歴についてもデータ化しておきましょう。従業員の能力やスキル、保有資格や経験、語学力に関する情報を盛り込むことも重要です。日頃の働きぶりや面談の内容をもとに、キャリア志向や適正、目標やミッションといったマインドを分析するのもおすすめの方法です。

人材データベースを使って勤怠の状況を管理することもできます。入力しておきたい項目には出勤日数、遅刻や早退、欠勤の日数、残業時間などがあります。これらのデータを分析すれば、人事課題や経営課題の分析がしやすくなります。

4. 人材データ管理を効率よく行うコツ

人材データ管理を行う際にはできるだけ効率が高まるよう意識しましょう。

自社のビジネス内容や方向性に合ったシステムを導入すれば、人材管理がしやすくなります。専用システムの導入には、データが重複しにくくなるという良さもあります。いくつものファイルやシステムを使用すると部署名などが重複し、効率が下がってしまいます。データが重複しているときには、資料を統合するなどの方法で対処しましょう。

人材データベースの運用ルールを定めておくことも大切なポイントです。誰が入力を行うのか、誰が閲覧できるのかといったルールを明確化しておけば、問題が起こりにくくなります。

人材データベースには重要な個人情報が含まれるため、管理には細心の注意が必要です。セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選んだり、従業員教育を徹底して情報漏洩を防いだりといった対策を行いましょう。

5. 人材データ管理の際には運用ルールを詳しく定めておくことが重要！

人材データ管理とは、従業員に関する基本情報やスキル、評価、マインドなどを一元管理することです。専用システムを活用して人材データ管理を行えば、人事管理業務の効率が飛躍的にアップします。

人材データベースには多くの情報が含まれるため、適切なセキュリティ対策が求められます。人材データ管理を行う際には運用ルールを仔細に定めておきましょう。