日々多忙を極める人事担当者にとって、いかに業務効率化を進めるかはどの企業もが抱えている課題ではないでしょうか。
業務を効率化するSaaSは世の中にたくさんありますが、何から手をつけたらいいか分からない、自社に合ったサービスの見つけ方に迷う人も多いはず。
私たちは、SaaS連携データベース「Yoom（https://lp.yoom.fun/）」の提供を通じ、さまざまな企業の業務効率化や自動化のお手伝いしています。
本記事では、人事の業務効率化における考え方、SaaSの選び方と注意点についてご紹介します。
波戸崎 駿 | Yoom株式会社 代表取締役
同志社大学商学部卒。株式会社じげんに2013年新卒入社、事業開発、マーケティング、セールスを経験後、基幹事業である求人事業部門の事業責任者に就任。 2019年1月に株式会社TimeTechnologiesを創業。 2022年に株式会社ブレインパッドへTimeTechnologies社の株式を譲渡した後、Yoom株式会社を創業。SaaS連携データベース「Yoom（https://lp.yoom.fun/）」
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入退社時には、膨大なツールのアカウント付与が発生
人事担当者が抱える課題の一つは、なんといっても事務処理作業の多さ。
労務管理や給与計算、評価管理など、従業員を管理するためのさまざまなシステムが存在する一方で、従業員一人当たりにひもづくSaaSは増大します。社員が多ければ多いほど、入社や異動、退職のたびに、これらのシステムへの登録や連携に多くの時間が取られます。
まだSaaSやシステムがあまりなかった10年前は、自社システムへのアカウント付与でほぼ完了していました。
ところが、今では一人当たり10から20のシステムやツールに登録することが当たり前になっており、担当者は入社や異動などが発生するたびに、手入力やコピペでその対応を一つずつ行います。
また、多様なSaaSが世の中に登場し、目的によって使い分けができる一方で、実は情報が分散してしまうケースも多くあります。
社員情報を管理しているデータベースと、労務や給与、評価など他のシステムが紐づいていない場合、必要な情報を得るためにそれぞれにログインしなくてはなりません。入退社や部署異動が起こるたびに、それら全てを一つずつ直すのも手間がかかります。
また、システム化されておらず、手作業で行う業務に発生する抜け漏れやミスも大きな課題です。
契約書など複雑な書類に対するミスもあれば、フローが確立されていないために起こる単純な漏れもあります。
例えば、入社受け入れのフローが整っておらず、いざ新入社員を迎えようとしたら椅子やPCが手配されていなかった、なんて話は起こりがちです。メーリングリストやSlackなど、社内コミュニケーションツールが多く、適切なチャンネルに登録しきれていなかった、なんてことも。
効率化・自動化できる業務の洗い出し
とはいえ闇雲に新しいシステムを導入しようとすれば、管理するシステムがさらに増えるばかりで、かえって担当者の負担を増やしかねません。
業務効率化を進めるため、まず取り組むべきは、業務の棚卸しです。一つ一つの業務フローを整理し、それらが他のシステムやツールとどのように紐付き、どのように情報が流れているのかをまず整えます。
特に定常業務は同じ内容が繰り返し行われており、作業量が多くとも、やる内容は決まっています。業務の棚卸しができたら、その中で効率化・システム化できるものを洗い出します。特に定常業務については効率化を始めやすいです。
繰り返し行う業務、流れの決まっている作業はなるべく自動化して工数を減らしましょう。例えば入社対応など、どの従業員であっても必ず発生するような業務はシステム化すべき業務だと考えて良いでしょう。
SaaSを導入する際の選び方
従業員が増える一方で、人事や労務の数はなかなか増えず、人事部門の負担が増すばかりというのは企業からよく聞くお悩みです。
その課題を解決するためにもぜひSaaSを導入すべきですが、一度導入したシステムはなかなか乗り換えられないもの。特に人事部門においては常に個人の情報が溜まっていくので、そう簡単に他のシステムに変えることができません。
そのため事前の選定は非常に重要です。とりあえず様子見で費用を抑えたシステムを導入しよう、と安易に導入してしまうと、現場側の従業員にとっては使い勝手が悪く、不平が募るなんてことも。
選び方の基準はいろいろありますが、下記の3点は大きなポイントになります。
①人事担当にとってだけでなく、従業員側が使いやすいUIUXになっているか？
②データポータビリティ、つまり入力した情報を自由に取り出せるか？
③今使っているSaaSとの互換性・連携性はあるか？
理想の未来を描いた上で行う業務効率化
どんな組織、部署においても、ルーティンワークが多くあります。そのような業務に時間を取られすぎてしまうと、担当者の負荷が増えるばかりでなく、ミスや漏れが起きたり、“コミュニケーション”や“考える”といった、本来、もっと時間を使うべきことに回せる時間がなくなってしまいます。
SaaS導入による業務効率化はこういった現状を変えるための大きな一手となります。
私たちが提供するSaaS連携データベース「Yoom」を利用していただいているある企業では、従業員を1,000人以上抱え、その全ての社員の入社・異動・退社に伴う対応業務を数名の人事で担当しています。
ほとんどの手続きが月末・月初に集中するため、入退社や異動が多い月には事務作業だけで数日費やすこともあったといいます。Yoom導入後は、それらの作業をフローボットを組んで自動化。それまで1件あたり1時間以上かかっていた作業が、5分程度でできるようになりました。時間短縮に加え、手作業で起こるミスもなくすことができ、Yoom導入で業務負荷がかなり減ったと嬉しい声をいただいています。
近頃では、カスタマーサクセスに対して、エンプロイーサクセスという言葉もよく聞きます。つまり企業はお客さまだけでなく、そこで働く従業員の満足度を高める努力をすべきだという考え方です。
業務のシステム化は、それそのものが従業員の満足度を高めるもの。使いにくいシステムや分かりにくい書類を減らしたり、入社や異動時の対応に漏れがなくなるようなフローづくり、これらが全てエンプロイーサクセスに繋がります。
人事がそういったことに時間をかけて取り組むことで、組織の活性化や、従業員がよりよく働ける環境づくり、ひいては企業価値の向上にも寄与できるのではないでしょうか。
業務効率化に取り組む上では、ただ担当者の工数を減らすということではなく、そういった理想の未来を描いて取り組むことが大事です。
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