在宅勤務の普及によって、在宅勤務に合わせた福利厚生などの環境整備をする企業が増えています。福利厚生などを与えず、自宅の環境構築を完全に従業員に任せた場合にはいくつかの注意すべき点があります。本記事では、在宅勤務に関連した福利厚生の内容や、従業員の自宅の環境整備についてくわしく解説します。
目次
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1.在宅勤務の環境構築は会社がやるべきか
在宅勤務の環境構築は会社がすることが望ましいです。急に在宅勤務がスタートした企業の場合、従業員の自宅での勤務環境構築まで手が回らず従業員が自ら環境構築したケースも少なくないでしょう。
ただ、自宅で働くといっても会社の業務をおこなうわけなので、できるだけ企業側が労働環境を整える必要があります。
また、福利厚生の導入などによる在宅勤務中の労働環境整備をおこなうことで、従業員のモチベーションを維持できるなどのメリットがあります。
業務で必要な設備を従業員に自己負担させないためにも、在宅勤務の環境構築は会社が負担するのが良いでしょう。
1-1.在宅勤務に特化した福利厚生の導入
在宅勤務の場合、家にいる分、通常の出勤よりも従業員に出費が発生する場合があります。また、在宅勤務になることによって、コミュニケーション・運動不足になったりすることもあります。
このように、在宅勤務になることによって起きる変化に柔軟に対応するために、在宅勤務に特化した福利厚生を導入する企業もあります。
それぞれの企業に必要な福利厚生を導入することで、従業員のモチベーション向上に繋がることもあります。
1-2.在宅勤務の福利厚生を設ける際の注意点
在宅勤務の福利厚生を設ける際には、以下の2点に注意しましょう。
- 一部の人が利用できないなど、不平等な制度にならないように注意する
- 新たな福利厚生を導入する場合はあらかじめ就業規則を変更する
福利厚生はそもそも従業員のモチベーション向上などの目的で導入されることが多いですが、内容が不公平なものであると、かえって従業員の不満を募らせる可能性があります。
また、福利厚生の変更や追加があった場合は、就業規則の変更をして、労働基準監督署長に提出し、従業員への周知までしなければならないため、必ず対応しましょう。
2.在宅勤務に関連した福利厚生の内容とは
企業ごとに決められる福利厚生は、企業の魅力として、対外的なアピールポイントにもなります。
それ以外でも、働き方改革が始まったことや、新型コロナウイルス急拡大の影響で、従来の福利厚生では十分でないと考え、見直しを進めている企業も多いです。
出社しない在宅勤務において、どのような福利厚生を導入すれば、従業員の満足度を上げられるのでしょうか。
在宅勤務に関連した福利厚生の内容を詳しく解説します。
2-1.オフィス家具購入補助
在宅勤務になっても、自宅で働く環境が整っていない従業員は多くいる可能性があります。
ちょっとした作業であれば、パソコン用のデスクがなくてもストレスなく仕事をすることができますが、長時間勤務するとなると、パソコン用のデスクや椅子は必須です。
ただ、自分でデスクや椅子を購入するのは費用もかかりますし、組み立ての手間もかかってしまいます。
そこで福利厚生としておすすめなのが、オフィス家具の購入補助です。購入費用の全額もしくは一部を補助したり、指定のサービスから従業員が選択できるようにしたりすると良いでしょう。
また、在宅勤務が中心となる働き方を一時的に実施しているのであれば、家具をリースできるサービスを福利厚生として導入するのもおすすめです。組み立てまでおこなってくれるサービスもあるので、従業員の負担を軽減できます。
在宅勤務がスタートして時間が経っているのであれば、すでに自費でデスクや椅子を購入している従業員もいることが考えられるため、手当として費用を支給することもおすすめです。
2-2.自宅での勤務環境づくり補助
自宅でもオフィスと同じように働くためには、デスクや椅子などの家具以外の環境づくりも欠かせません。Wi-Fiにかかる費用や光熱費などの補助を福利厚生として導入するのもおすすめです。
また、子どもがいる従業員の場合は、ベビーシッター手当てなど、子どもが自宅にいてもストレスなく働けるような福利厚生を考えても良いでしょう。
2-3.コミュニケーション促進イベント
在宅勤務の問題の一つとなっているのが、社員間のコミュニケーション不足です。これまでは社内で顔を合わせれば、用がなくても会話を交わすことがあったでしょう。対面での何気ない会話が良い人間関係の構築や業務を円滑に進められるきっかけになっていたケースも多いでしょう。
しかし、在宅勤務では今までのように気軽なコミュニケーションを取るのが難しくなりました。
そこで、コミュニケーションを促進するイベントを開催することもひとつの方法です。オンライン参加型のイベントであれば、自宅から気軽に参加できます。オンライン飲み会や、オンラインでのワークショップなどを福利厚生に入れている企業も増えてきています。
2-4.運動不足解消支援
通勤のストレスがなくなる在宅勤務ですが、長時間同じ椅子に座って仕事をすることになるため、運動不足に悩んでいる人も多いでしょう。また運動不足は精神的なストレスにもなってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、オンラインでできるフィットネスなど、運動不足解消を支援する福利厚生です。
個人で好きな時にフィットネスを受けられるサービスを利用しても良いですし、社員参加型のイベントにすれば、コミュニケーション不足解消にも役立ちます。
オンラインでできるフィットネスは増えているほか、ミーティングツールを使って参加できるイベントもあるため、独自の運動不足解消支援を考えてみると良いでしょう。
2-5.食事補助
これまでは社員食堂を利用したり、オフィス近辺のレストランなどで食事をしていた従業員も、在宅勤務になると食事がマンネリ化してしまいやすいです。自宅なら好きなタイミングで食事を取れるものの、食事をおろそかにしてしまう社員もいるでしょう。
最近は従業員の自宅にお惣菜やお弁当を配達してくれるサービスや、食材とレシピを届けてくれるサービスなど、食に関するサービスも増えてきています。従業員が業務の間に食事のことを考える手間が省けるほか、健康面のサポートという意味でもおすすめです。
3.在宅勤務の環境構築を従業員に任せる場合の問題点
ここまで、企業が福利厚生などによって在宅勤務の環境構築をするケースを紹介してきましたが、一方で在宅勤務の環境構築を従業員に任せてしまうと、どのような問題が発生するのでしょうか。
環境構築を従業員に任せている場合、以下のようなリスクがあることを理解しておきましょう。
3-1.労働基準法違反になる可能性がある
業務で必要な費用の負担等がある場合は、就業規則に定めて、負担の範囲は就業規則に則らなければなりません。
従業員の負担が発生する場合は、就業規則で明確に定めておくことが必要です。
就業規則に規定していない、もしくは就業規則の内容と異なる内容を従業員に負担させることは労働基準法違反となる可能性があります。
環境構築を従業員に完全に任せて、費用も負担させることでただちに労働基準法違反となるわけではありませんが、就業規則と異なる負担が発生している場合は違法となる可能性があるため、注意しましょう。
3-2.従業員のモチベーションが下がる可能性がある
「仕事をするために仕方ない」と考えている従業員が環境構築を自分でおこなう場合、負担が増えれば増えるほど、不満につながってしまいます。月々の通信費や光熱費、業務をおこなうために必要な費用は、積み重なると従業員にとって大きな負担になってしまうのです。
その結果モチベーションが下がり、業務効率が低下する可能性は高いです。環境構築にかかるコストと手間を全て会社が負担するのは難しくても、会社が環境構築する姿勢を見せるだけでも、従業員の意欲も維持できるでしょう。
3-3.セキュリティに関してトラブルが発生する可能性がある
今までは社内のネットワークで管理できていたものも、在宅勤務になると管理が難しくなります。従業員に環境構築を任せると、セキュリティ面も従業員一人ひとりのさじ加減になってしまうため、セキュリティがしっかりした環境が整えられているとはいえません。
セキュリティ対策がしっかりとおこなわれていなければ、情報漏洩などの大きなトラブルに発展する可能性もあります。従業員や会社自体を守る意味でも、セキュリティのガイドラインを作り、ガイドラインを遵守できる環境づくりをおこないましょう。
4.従業員も会社も安心できる福利厚生や環境構築を
在宅勤務に切り替えると変更点が多く、福利厚生や環境構築まで手が回っていない企業もあるかもしれません。
しかし従業員が会社で働いているのと同じように、モチベーション高く働くためには福利厚生や環境構築の見直しは重要です。また、環境構築を会社がおこなうことは、会社を守ることにもつながります。
一度しっかり見直しをおこなって、従業員も会社も安心できる福利厚生の導入や環境構築をおこないましょう。
【監修者】涌井好文（社会保険労務士）
涌井社会保険労務士事務所代表。就職氷河期に大学を卒業し、非正規を経験したことで、労働者を取り巻く雇用環境に興味を持ち、社会保険労務士の資格を取得。 その後、平成26年に社会保険労務士として開業登録し、現在は従来の社会保険労務士の業務だけでなく、インターネット上でも活発に活動を行っている。
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