新型コロナウイルスの影響を受け、多くの業界でテレワーク導入が進みました。業務の効率化やコミュニケーション不足の解消といった課題はあるものの、さまざまな対策を取る企業も多いでしょう。 なかでも、テレワークでスムーズに業務を進めるために必要なのが、業務の「見える化」です。当記事では、テレワークの業務における見える化について解説します。また、メリットや実現するポイントなども紹介します。
目次
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テレワークでの業務の「見える化」とは？
業務の見える化は、テレワークに限らず、オフィスワークでも重要な要素です。しかし、お互いの姿が見えないテレワークの場合、さらに重要性が増すといえるでしょう。テレワークでの業務における見える化は、タスクと成果とで分けて考える必要があります。ここでは、それぞれについて詳しく解説します。
テレワークのタスクの見える化
テレワークで重要なポイントとなるのが、タスクの見える化です。
従業員一人ひとりがどのようなタスクを抱えているのか、納期はいつなのか、納期に間に合うスピードで業務が進んでいるのかを視覚的にとらえられる方法で共有しなければなりません。
タスクの見える化によって、どこかに過度に負荷がかかっていないか、逆に暇を持て余している従業員がいないかどうかを確認できます。
テレワークの成果の見える化
テレワークでは、成果の「見える化」も大切です。
テレワークでは、オフィスワークのように一人ひとりがどのような態度で仕事をしているのかを確認することが困難です。テレワークでの業務を人事評価などに反映する場合は、成果について考慮せざるを得ないでしょう。
そのため、テレワークでは、一人ひとりがどの程度成果を上げているのか、あるいはプロジェクトがどの程度進んでいるのかを見える化することが重要なのです。
テレワークで業務を見える化するメリット
テレワークで業務を見える化すると、さまざまなメリットがあることに気づくでしょう。なかでも以下2つは、会社にとって非常に大きな利点です。
- 生産性が向上する
- 業務がより効率的になる
いずれも会社の利益向上や健全な運営に関わる重要な要素です。ここでは、業務の「見える化」がもたらすメリット2つについて、詳しく解説します。
1. 生産性が向上する
テレワークの業務の見える化によって、生産性の向上が期待できる点は大きなメリットです。
テレワークでおこなう業務について細かく分析すると、改善すべきポイントがみえてきます。たとえば、ある従業員に多くの業務が集中しているため業務の進行が遅れている、複数の担当者の習熟度の差が業務の完成度に影響を与えているといった具合です。業務を定期的に改善することで、生産性は向上します。
2. 業務がより効率的になる
従業員が会社全体の業務のなかでどの立ち位置にいるかを理解できることも、業務の見える化のメリットです。
自分がどのような役割を担っているのかがわかるので、ほかの部署やチームとの連携も取りやすくなります。
テレワークで業務を見える化するうえでの注意点
テレワークの業務を見える化する前に、覚えておくべきポイントがいくつかあります。なかでも以下2つの注意点は、業界や企業の規模を問わず押さえておくことをおすすめします
- コミュニケーションを欠かさない
- ルール作りと周知の徹底
ここでは、テレワークで見える化を進める際の注意点2つについて、詳しく解説します。
1. コミュニケーションを欠かさない
業務の「見える化」をおこなうと、コミュニケーションが不足していても問題ないと考える人がいるかもしれません。「すでにやるべきことはわかっているのだから、改めて指示を出す必要はない」と考えるのです。
しかし、実際のテレワークでは細かな確認が重要となります。したがって、業務を確実にこなすためには、コミュニケーションが欠かせません。オフィスワークよりも密なコミュニケーションを取るよう心がけましょう。
2. ルール作りと周知の徹底
業務の見える化に限らず、テレワークの導入にあたってはルール作りと周知が不可欠です。
タスクと成果の見える化を進める際も、ルールや評価方法についてしっかり周知しましょう。こうすることで、テレワークに関する従業員の不満を減らすことができます。また、一人ひとりの勤務態度がよくなれば、業務の効率化にもつながるでしょう。
テレワークで業務の見える化を実現するポイント
テレワークで業務の見える化を実現するポイントは、管理ツールの導入です。
タスクも成果も、管理を一元化できるのが管理ツールで、従業員全員が今のタスクを確認しながら業務を進めることができます。どこかに過度の負荷がかかっていることがわかれば、管理ツールで調整することも可能です。
また、管理ツールで従業員一人ひとりの成果がはっきりわかることで人事評価にも説得力が生まれるでしょう。さらに、経営側だけでなく、従業員の意見を取り入れながらテレワークの業務の「見える化」を促進することも重要なポイントです。
テレワークで業務を見える化すれば、会社全体の利益につながる
新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークを導入せざるを得なくなった企業は多いでしょう。テレワークの業務について、生産性向上や業務効率化に関する課題があれば、業務の見える化がおすすめです。
テレワークでは、従業員一人ひとりのモチベーションを上げ、維持することが大切です。適切な管理ツールを導入して、活発なコミュニケーションをおこない、会社全体の利益につなげましょう。
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