テレワークで監視は必要?メリットや注意点を解説 |HR NOTE

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テレワークで監視は必要?メリットや注意点を解説

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従業員の柔軟な働き方を推進したり、業務生産性を向上させたりするために、テレワークを導入したいと考えている方は多いのではないでしょうか。また、テレワークでは、従業員はリモート環境で働くため、管理面の観点から監視する必要性について気になる方は少なくないでしょう。当記事では、テレワークにおける監視のメリット・デメリットや注意点、おすすめのツールについて解説します。

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 遠隔で」と「work = 働く」を組み合わせた造語であり、情報通信技術(ICT技術)を活用した柔軟な働き方を指します。テレワークの形態には、在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務、ワーケーションなどがあります。自社の規模や予算、業務内容、セキュリティリスクなどの観点から、導入するテレワーク形態を検討するのがおすすめです。

テレワークを導入すれば、従業員はオフィス以外の場所でも働けるようになるため、会社への満足度の向上につながります。また、テレワークの導入にあわせて、オフィススペースを縮小したり、ペーパーレス化を推進したりすれば、コストの削減が期待できます。

このように、テレワークには従業員と企業側の双方にメリットがありますが、従業員の労働状況を適切に把握しづらいなどのデメリットもあります。そのため、テレワークを上手く推進するには「監視」を上手くおこなうことが必要です。

テレワークにおける監視とは

テレワークの監視には、主にWeb会議の常時接続による方法や、PCのログやキャプチャなどを活用する監視ツールを使用した方法などがあります。なお、テレワークでの監視は、従業員を過度に束縛することが目的ではない点に注意しましょう。適度な監視を実施することで、テレワーク環境でも従業員を適切に管理できます。

また、テレワークでは、セキュリティリスクが高まります。監視を実施すれば、不正アクセスや情報漏洩を未然に防止することが可能です。そして、従業員が社内のルールをきちんと遵守しているかどうかを確認することもできます。

このように、テレワークにおける監視は、テレワークならではのデメリットを解消するために実施されることが多いでしょう。

テレワークで監視をおこなうメリット

ここでは、テレワークで監視をするメリットについて詳しく紹介します。

業務状況を「見える化」できる

テレワーク環境において、監視をおこなうことで、従業員の業務状況を可視化できるというメリットがあります。テレワークでは、オフィスとは異なり、従業員の勤務状況を把握しづらいため、タスクの進捗状況や仕事への取り組む姿勢などを適切に確認しにくいというデメリットがあります。

そこで、監視を実施すれば、従業員それぞれの勤務状況を適切に把握できるため、テレワークを導入しても、管理しやすい環境を整備することが可能です。また、業務状況が可視化されることにより、情報共有をスピーディーにおこなうことができます。

このように、監視により、実際の業務状況を「見える化」すれば、テレワーク環境でも安心して従業員の勤務状況を管理可能です。

生産性の低下を防止できる

テレワークで監視を実施すれば、オフィス勤務のように、自分の勤務状況が他者から見えることから意識が引き締まり、業務に対する集中力の向上が期待できます。

たとえば、在宅勤務では、仕事とプライベートの切り替えが難しく、人の目がないと怠けてしまい、集中力の低下から業務生産性の低下を招いてしまう可能性があります。

そこで、勤務状況を監視できる環境をつくると、従業員は管理されていることを意識するため、オフィスに出社したときと同じように、緊張感をもって仕事に取り組むことができます。

このように、監視を上手く活用すれば、テレワーク環境でも、従業員は業務に対するモチベーションを保てるようになるため、生産性の低下を防止することが可能です。

長時間労働を抑制する

時間管理などの監視体制を敷くことで、時間外労働などの長時間労働を抑制できるというメリットがあります。

テレワークでは、オフィス出社時よりも、自分の裁量で業務を進める機会が増えることもあります。また、仕事とプライベートの切り替えが難しくなることもあるため、業務効率が下がってしまい、長時間労働につながる可能性があります。

テレワークにおける業務時間の監視を実施すれば、従業員の勤務状況を把握でき、改善に努めることが可能です。また、PCのログや業務内容の記録などから、実際の業務の監視をおこなえば、オフィス出社時とテレワーク時の業務効率について比較することができます。

そして、業務状況を正確に把握できれば、適切な評価にもつながり、テレワーク環境でも従業員は評価に対する不安感を感じずに業務に取り組めるようになります。そのため、評価に対する焦りを感じて、過剰労働を防ぐことが可能です。

テレワークで監視をおこなうデメリット・リスク

ここでは、テレワークで監視をするデメリットやリスクについて詳しく紹介します。

息苦しさやストレスを感じてしまう

従業員の柔軟な働き方を推進するという目的で、テレワークを導入する企業も多いでしょう。このような場合、テレワークで監視をおこなうことは、息苦しさやストレスを感じさせるため、上手くテレワークを社内に浸透させることができない可能性もあります。

たとえば、常にWeb会議ツールなどに接続して監視をおこなう場合、オフィス出社時よりも緊張感が高まり、本来の集中力を発揮して業務を進めることのできない従業員もいるかもしれません。また、PCのログを活用して監視をおこなう場合、必要以上に細かく確認や分析されてしまうと、テレワークでの業務にストレスを感じてしまうことがあります。

このように、過剰な監視は、テレワークの満足度の低下や、ストレスの増加を招く恐れがあります。そのため、テレワークよりもオフィスに出社したほうが気楽と感じる従業員もいるかもしれません。

過度な監視によって生産性が低下する

適度に監視をおこなうことと、業務生産性が向上するというメリットがある一方で、過度な監視をおこなうと、業務生産性が下がってしまうというリスクがあります。

たとえば、過剰な監視から従業員は焦りを感じてしまい、業務ミスが増えてしまう可能性があります。また、監視に関する業務が増えることで、本来の業務に集中する時間が減少してしまい、業務効率が下がってしまう可能性もあります。

このように、テレワークでも業務生産性を向上させるために、監視を導入してみたけれど、かえって業務生産性が下がってしまうといった事態にならないように注意が必要です。

プライバシーの侵害やハラスメントにつながる恐れがある

テレワークにおける監視は、プライバシーの侵害やハラスメントにつながるリスクがあります。

たとえば、テレワークのルールがきちんと整備されていない場合、監視という目的で夜遅くに仕事を依頼したり、監視側の都合のみで連絡を取ったりすることで、プライバシーが侵害されていると感じ、不快に感じてしまう従業員もいるかもしれません。また、オフィス出社時のように、テレワークでは多くの目が届かないため、監視という目的でハラスメントを受ける可能性があります。

このように、監視の目的や方法を明確にしないと、従業員によっては、プライバシーやハラスメントという観点から不快感を感じてしまい、会社に対する不満につながる可能性もあります。

テレワークの意義に反する可能性がある

テレワークの意義は、企業によってさまざまです。たとえば、人材の確保やワークライフバランスの実現、環境負荷の軽減、非常時の事業継続、業務生産性の向上、コストの削減、地域の活性化などが挙げられます。(※1)

監視を実施することで、これらのテレワークの意義に反する可能性があります。たとえば、コストの削減や業務生産性の向上が目的である場合に、監視ツールを導入したり、監視業務を増加させたりすると、本来の目的を果たせない可能性があります。

また、ワークライフバランスの実現が目的であるにもかかわらず、過剰な監視をおこなうと、かえって、テレワークの本来の良さであるワーク・ライフ・バランスを損なう恐れもあります。

このように、テレワークでの監視は、目的やリスクを明確にしないと、テレワークの意義がなくなってしまうこともあります。

※1: 総務省|テレワークの推進|テレワークの意義・効果

テレワークで監視をするときのポイント

ここでは、テレワークで監視をおこなう際のポイントについて詳しく紹介します。

監視の目的を共有する

テレワークで監視をおこなう場合は、目的を明確にし、従業員にきちんと周知することが大切です。監視の目的が共有されていないと、従業員によっては、監視されていることを信用されていないと捉えてしまい、会社に対する不満につながる可能性があります。

たとえば、監視の目的が従業員の勤務状況を適切に把握し、長時間労働を抑制することであると周知すれば、従業員は監視に対する余計な不安をなくして、業務に取り組むことができます。

このように、監視の目的を明確化し、適切に周知すれば、テレワークの監視のデメリットやリスクを解消することが可能です。

過度な監視にならないようにする

監視をおこなう場合は、過剰にならないように注意を払う必要があります。過度な監視は、従業員のプライバシーを侵害してしまったり、息苦しさやストレスにつながってしまったりする恐れがあります。また、緊張感の異常な高まりから、本来の能力を発揮できない従業員もいるかもしれません。

このような過剰な監視にならないように、従業員に対して、テレワークでの監視の必要性や注意点を正しく理解してもらう場を設けるのがおすすめです。

テレワークで監視に使えるツール

ここでは、テレワークで監視をおこなううえで、便利なツールについて詳しく紹介します。

Web会議システム

Web会議システムとは、PCやスマホ、タブレットなどの端末とネット環境を活用してWeb上で会議をおこなうシステムのことです。Web会議システムを使用すれば、デバイスとネット環境があれば、場所を問わずどこでも会議を実施することができます。また、システムによって機能はさまざまであり、画面共有・ホワイトボード・録画・録音・チャット・アンケート・リアクションなどがあります。

Web会議システムでは、常時接続することで、監視をおこなうことができます。Web会議に常に接続していれば、トラブルが発生したときにすぐに対応したり、テレワークにおける孤独感や不安感を和らげたりすることが可能です。ただし、常時接続となると、従業員によっては過度な監視と感じてしまう可能性もあるため、あらかじめWeb会議システムの監視ルールを明確にするのがおすすめです。

在席確認ツール

座席確認ツールとは、在席や不在など従業員の勤務状況を可視化できるシステムのことです。在籍確認ツールを使用すれば、従業員のステータスをリアルタイムで把握することができます。また、ツールによっては、従業員の位置情報を取得できるため、どこで働いているのかも確認可能です。

在籍確認ツールには、在席・所在管理や位置情報送信、会議室管理、スケジュール管理、などさまざまな機能があります。

在籍確認ツールを活用すれば、従業員の現在の勤務状況を監視することができます。そのため、テレワークにおける従業員の勤務状況を可視化することが可能です。たとえば、離席時間が長い場合には、トラブルがあったのではないかと察知することもできます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間を管理するためのシステムのことです。勤怠管理システムを使用すれば、勤怠管理の効率化を図ったり、法改正に応じた適切な管理をおこなったりすることができます。また、勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携することもでき、給与計算の手間を大幅に省くことが可能です。

勤怠管理システムには、シフト管理・申請・承認・休暇管理・アラート・外部ソフト連携・データ分析など、システムによってさまざまな機能があります。また、勤怠管理システムでは、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、さまざまな方法で打刻できるのも魅力です。たとえば、打刻方法としてPCのログを選定し、監視を実施すれば、長時間労働を抑制することができます。

PC監視ツール

PC監視ツールとは、PCの操作内容を記録するツールのことです。PC監視ツールを使用すれば、社内の不正監視や外部からの攻撃の検知をおこなうことができます。そのため、セキュリティリスクを抑えることが可能です。

PC監視ツールには、起動ログ保存・画面キャプチャ・カメラ撮影・ソフトウェアの操作履歴・ブラウザのアクセス履歴確認・デバイスの接続履歴確認など、ツールによってさまざまな機能があります。

PC監視ツールでは、あらゆる機能を使用して、従業員の監視をおこなうことが可能です。たとえば、画面キャプチャ機能を使用すれば、従業員の稼働状況を可視化することができます。また、カメラ撮影機能を使用すれば、在席・離席の確認をおこなうことが可能です。

テレワークの監視はメリット・デメリットを把握したうえで判断を!

テレワークで監視をおこなうと、業務状況を可視化したり、長時間労働を抑制したりできるというメリットがあります。ただし、過度な監視を実施すると、従業員によっては、息苦しさやストレスを感じてしまいます。

そのため、監視の目的を明確にし、従業員にきちんと周知することが大切です。そして、自社のテレワークにおける監視の目的にあわせて、Web会議システムや在籍確認ツール、勤怠管理システム、PC監視ツールなどのITツールを導入するのがおすすめです。

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