テレワークの規程や就業規則、ルールはどう作る? |HR NOTE

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テレワークの規程や就業規則、ルールはどう作る?

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近年では、新型コロナウイルス感染症の流行や、働き方改革の影響を受け、テレワークを推進する企業は増加しています。テレワークの導入の準備を進めていくなかで、テレワークの規定や就業規則を新たに作らねばならないという企業も多いのではないでしょうか。当記事では、テレワークの規定や就業規則、ルールの作り方について徹底解説します。

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所で」と「work = 働く」を組み合わせた造語であり、時間や場所を有効活用した働き方のことです。たとえば、企業側でITインフラを整備し、自宅のPCとネットワークを活用すれば、在宅で業務をおこなうことができます。

テレワークを導入すれば、地方や海外など幅広い人材を採用したり、育児や介護などで通勤ができない社員の離職を減らしたりすることが可能です。そのため、人材確保の課題を解消することができます。また、オフィススペースの縮小によるコストの削減や、従業員の働きやすい環境を整備することにより業務生産性の向上、自然災害や感染症のパンデミックにおけるBCP対策など、ほかにもさまざまなメリットがあります。

テレワーク勤務規程とは

テレワークを導入するにあたって、就業規則を変更しなければならない企業は少なくないでしょう。テレワークを導入する場合、現在施行している就業規則のなかにテレワーク勤務に関する定めを含めるか、新しくテレワーク勤務規程を作成する必要があります。

理解のしやすさの観点から、テレワークに関する定めを集約するために、テレワーク勤務規定を作成するのがおすすめです。ただし、就業規程の変更が一部の場合などは、就業規則のなかに含めても問題ないでしょう。

テレワーク勤務規程を定める場合、トラブルが発生しないように、目的・勤労形態・対象者・対象業務・申請方法・始業や終業の報告方法・情報セキュリティ・給与・費用負担・健康管理・災害対応などを細かく取り決めることが大切です。

なぜテレワーク対応の規程・就業規則が必要なのか?

テレワークを導入する場合、オフィス勤務と労働時間や労働条件に関する規程が同様である場合には、現在施行している就業規則でテレワークに対応できます。しかし、オフィス勤務では発生しないことが、テレワーク勤務では生じる場合には、就業規則を修正・更新する必要があります。

たとえば、テレワークを導入すると、通信費や交通費、光熱費を従業員が負担したり、出社時と勤怠管理の方法が異なったりするということがあります。また、テレワークの導入にともない、フレックスタイム制度を採用したり、新しいITツールを導入したりすることもあるでしょう。このような場合には、就業規則を更新しなければなりません。

このように、テレワーク勤務を導入することにより、既存の就業規則では対応できない場合には、テレワークに対応した規程を追加したり、テレワーク勤務規程を作成したりする必要があります。

テレワーク規程の作成ポイント

ここでは、テレワーク規定を作成するポイントについて詳しく紹介します。

テレワークの定義

会社におけるテレワークの定義を、テレワーク規程に明示することが必要です。そのためには、テレワークの導入目的を明確にすることが重要といえます。また、目的にあわせて、導入するテレワーク形態を決めるのがおすすめです。そして、導入するテレワーク形態についても、テレワークの定義として、細かく明示するようにしましょう。

なお、労働条件を変更する場合には、労働基準法の第15条「労働条件の明示」に従う必要がある点に注意しましょう。

テレワークの対象者

テレワーク規程には、テレワーク対象者についても、適切に定めることが大切です。たとえば、在宅勤務をおこなう対象者を「希望者」と定義すると、テレワークを希望していない従業員に対して、企業側の指示で在宅勤務を実施させることができない可能性もあります。そのため、「業務上の都合により、会社側は従業員に在宅勤務を命ずることがある」など、企業側から指示できるような規程を作成するのがおすすめです。

また、テレワークの導入を開始して間もない頃は、柔軟な対応が求められます。そこで、対象者をテレワーク規程に明示する際に、「会社の許可があった場合に限り」などと記すのがおすすめといえます。さらに、テレワークを認める条件や期間を就業規則に定めておくことも大切です。そして、テレワークの申請手続きについてもきちんと定めておくと、従業員はスムーズに対応できます。

テレワークの労働時間や勤怠管理

テレワーク規程の労働時間の定め方によって、始業・終業の時間や給与の計算方法などは異なるため、適切な労働時間に関する定めを明示することが大切です。たとえば、テレワークの労働時間の定めには、みなし労働時間制や裁量労働制、フレックスタイム制などが挙げられます。

また、テレワークに適した勤怠管理の定義を明示することも重要です。たとえば、PCのログによって、始業や終業の時間を管理すれば、従業員の勤務状況を可視化できるため、労働時間を適切に把握することができます。さらに、テレワークにおける残業申請や休暇申請などの仕組みについてもきちんと定めておきましょう。

そして、勤怠管理システムを導入すれば、申請・承認・アラートなど、豊富な機能が搭載されているため、勤怠管理を効率化することができます。このように、クラウドサービスを活用すると、テレワークを推進しやすくなるため、テレワーク規程を定めるときに、導入を検討してみるのもおすすめです。

テレワークの服務規律

テレワーク規程には、従業員のテレワークを実施する際の行動規範となる服務規律を定める必要があります。たとえば、社外秘の情報のコピーや、公衆Wi-Fiなどの公共性の高いネットワークの使用方法など、テレワーク勤務中の注意点について細かく明示することが大切です。また、PCやネット環境、周辺機器など、従業員に貸与した機器における使用上の注意事項もテレワーク規程に記載する必要があります。

テレワークでは、セキュリティリスクが高まる恐れもあるため、とくにセキュリティ面については、事細かく明示し、従業員にきちんと周知することが大切です。また、情報の取扱いに関するセキュリティガイドラインを、別途で作成するのもおすすめといえます。

テレワークの費用負担や機器の貸与

オフィス勤務からテレワーク勤務に移行したとしても、合理的な理由がない限り、従業員が不利益を被るような基本給や諸手当の変更をおこなうことは、基本的にできません。ただし、コスト削減の観点から、通勤の頻度が変化したことによる交通費の負担や、在宅勤務の頻度が増えたことによる通信費・光熱費の負担などの見直しを実施することは大切です、

従業員に費用負担をさせる場合には、トラブルにつながらないように、事前に労使で話し合い、ルールを定め、テレワーク規程に明示するのがおすすめです。従業員に一定の費用負担をさせる代わりに、テレワーク手当(在宅勤務手当)を支給している企業もあります。また、情報通信機器を会社が従業員に貸与する場合には、取扱い方法についても、きちんとテレワーク規程に明示するようにしましょう。

このように、テレワークの費用負担や機器貸与を定めるにあたって、従業員の理解を得たり、法令に反していないかを確認したりすることが大切です。

テレワークの勤務形態の種類

テレワークには、在宅勤務やモバイル勤務、サテライトオフィス勤務など、さまざまな勤務形態の種類があります。

テレワーク形態 在宅勤務 モバイル勤務 サテライトオフィス勤務
特徴 自宅を就業場所とする勤務形態 交通機関を利用した通勤中・移動中などを就業場所とする勤務形態 自社専用のスペースや複数の企業が共有で使用するスペースを利用して、オフィスから離れた場所を就業場所とする勤務形態
通勤時間 なし なし あり
通信品質 環境による 環境による 高い
セキュリティリスク 環境による 高い 自社専用のスペースの場合は低く、共有型のスペースの場合は高い傾向にある
導入効果 ・離職率の減少・BCP対策 ・営業プロセスの改善・コストの削減 ・仕事とプライベートの切り替えがしやすい

このように、導入形態によって、それぞれ特徴が異なるため、自社の規模や業務内容にあったテレワーク形態を導入することが大切です。

自宅以外の場所でのテレワークを禁止する場合はそれも記載する

情報漏洩や改ざんなどのセキュリティリスクの観点から、在宅勤務は許可できても、モバイル勤務やサテライトオフィス勤務は禁止したいというニーズは少なくないでしょう。

自宅以外の場所でのテレワークを禁止したい場合には、その旨をテレワーク勤務規程に明示することが大切です。また、例外がある場合は、その旨もテレワーク規程に明示するようにしましょう。そして、テレワーク規程に記載するだけではなく、テレワークできる場所を適切に伝えるために、従業員に周知する機会を設けるのがおすすめといえます。

規程を定めてテレワークを実施しよう!

テレワーク勤務を導入する場合、現在施行している就業規則では対応できないケースもあるため、新しくテレワーク規程を定める必要がある企業も多いのではないのでしょうか。

テレワーク規程を定める場合、トラブルが発生しないように、定義・対象者・勤怠管理・服務規律・費用負担などについて、労使で話し合いながら、細かく取り決めることが大切です。また、自宅以外の場所でのテレワークを禁止する場合には、その旨もテレワーク規程に記載するようにしましょう。

なお、就業規則を変更したときには、従業員の代表の意見書を添付して、所轄の労働基準監督署に届け出をおこなうとともに、従業員に周知することが必要です。また、就業規則の作成義務のない企業については、テレワークを導入する場合、就業規則に準ずる規程を作成したり、労使協定を締結したりするのがおすすめといえます。

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