近年では、働き方改革の影響も受け、従業員の柔軟な働き方に対応するために、テレワークを導入する企業は増加しています。テレワークを推進するうえで、どのような課題があるのか理解を深めておきたい方は多いのではないでしょうか。当記事では、テレワークの課題とその解決策について徹底解説します。テレワークを導入している方や、今後導入しようか検討している方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
目次
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テレワークとは
テレワークとは、情報通信技術（ICT技術）を利用し、時間や場所に縛られない柔軟な働き方のことです。テレワークは、働く場所によって、いくつかの形態に分類できます。
たとえば、自宅で働く「在宅ワーク」や、バス・電車・飛行機など通勤・移動中に働く「モバイルワーク」、施設を利用して働く「サテライトオフィス勤務」、仕事と休暇を兼ねる「ワーケーション」などが挙げられます。
テレワークの種類によって、メリットやデメリットは異なるため、自社のニーズにあわせたテレワーク形態を導入することが大切です。
テレワークにおける課題とは
テレワークを導入すれば、多様な働き方に対応できるなど、数多くのメリットがありますが、課題も多くあります。たとえば、テレワークではコミュニケーションが上手く取りづらいことから、業務の生産性が下がってしまったという事例があります。また、セキュリティのリスクを考慮し、テレワークの導入に踏み切れない企業も少なくありません。
この記事では、生産性・マネジメント・管理面の3つに分類して、テレワークの課題とその対策について詳しく紹介します。
テレワークの課題と解決策：生産性に関する課題
ここでは、テレワークの生産性に関する課題と解決策について詳しく紹介します。
自宅の業務環境が整わない
テレワークの導入を進めるには、従業員のテレワークの環境整備において課題があります。たとえば、PCやネット環境、Webカメラ、ヘッドセット、マイク、プリンタ、パソコンデスク、チェアなど、業務環境にあわせて環境整備をおこなう必要があります。
そのため、テレワークの環境整備をおこなうためにかかるコストが大きくなる可能性があります。また、周囲の雑音や家庭の環境から、オフィスへ出社したほうが仕事が捗るという方もいるかもしれません。このように、従業員の自宅での業務環境を適切に整備できないために、テレワークの導入が進まない企業は少なくないでしょう。
自宅でも快適にテレワークをおこなえるようにするには、まず従業員がオフィスと同様の成果を発揮できるように、企業側でインフラ設備をきちんと整えることが大切です。また、テレワークに必要なデバイスやネット環境、周辺設備に関する機器を無償で貸し出したり、テレワーク手当を支給したりすれば、従業員にかかる負担を軽減することができます。
コミュニケーションが難しい
テレワークの場合、直接対面で話すことが難しいため、コミュニケーションの取り方に対して課題を感じる方は少なくないでしょう。また、テレワークを導入することで、近くにいれば気軽に話せることでも、電話やメール、チャットなどで報告・連絡・相談しなければならず、コミュニケーションの希薄化につながることもあります。そのため、チームで進めるプロジェクトなどでは、認識にズレが生じたり、手戻りが発生したりするなど、業務負担の増加や精神的ストレスの原因につながる可能性があります。
テレワークでのコミュニケーションの課題の対応策の一つとして、Web会議システムやビジネス用チャットツール、タスク管理ツールの導入が挙げられます。Web会議システムを導入すれば、直接対面して会議しているような感覚で会議をおこなうことが可能です。また、ビジネス用チャットツールやタスク管理ツールを導入すれば、気軽にコミュニケーションを取れることに加え、タスクやスケジュールの管理がしやすくなり、業務効率の向上が期待できます。
そして、テレワークのコミュニケーション希薄化の課題を解消するには、部門やプロジェクトの単位で、コミュニケーションの取り方についてルールを設けることで対応できることもあります。たとえば、気軽に話せるように、Web会議システムの音声は常にオンにしておくなどが挙げられます。
仕事とプライベートの区別が難しい
テレワークを導入すると、仕事とプライベートのオン・オフの切り替えが難しいという課題があります。
「緊急調査：パンデミック(新型コロナウイルス対策)と働き方に関する調査」によると、調査対象者のうち40.4%が「仕事とプライベートの区別がつかないこと」をテレワーク・リモートワークの課題として挙げています。
仕事とプライベートの線引きが難しいことにより、仕事へのモチベーションが上がらず、業務の生産性が下がってしまう可能性もあります。また、終業時刻がはっきりしないために、業務時間外でも仕事を継続してしまうこともあり、従業員の健康面に悪影響を及ぼす可能性があります。
そこで、仕事とプライベートの区別を明確化するために、勤怠管理システムやタスク管理ツールを導入するのがおすすめです。ITツールを導入することで、長時間労働が発生したり、業務の生産性が下がってしまったりすることを未然に防ぐことが大切です。
テレワークの課題と解決策：マネジメントに関する課題
ここでは、テレワークのマネジメントに関する課題と解決策について詳しく紹介します。
人事評価が難しい
テレワークを導入すると、従業員の勤務態度を常に監視することが難しいため、適切な人事評価がしづらいという課題があります。たとえば、労働時間で成果を判断してしまうと、生産性の高い働き方をしていたかどうかをきちんと評価できていない可能性があります。
営業職などとは違い、事務職など成果を定量的に評価しづらい職種の場合には、勤務態度など定性的に人事評価をおこなうことがありますが、テレワークの場合、勤務態度を正確に把握できないため、人事評価に対して不平等感を生み、会社に対する従業員の不満につながってしまう恐れがあります。
そこで、テレワークを導入すると同時に、評価項目を明確にして、業務成果をできる限り可視化できるような体制を構築することが大切です。また、目標管理制度を活用するなど、評価方法を統一すれば、従業員による評価のバラつきを抑えることができます。
社員が孤独や不安を感じやすい
テレワークでは、コミュニケーションの希薄化や、運動量の低下などにより、従業員はいつもよりも孤独感を強く感じやすいという課題があります。また、何について評価されているのかがわかりづらいことや、仕事ぶりが見えにくいことなどから、不安を感じてしまう従業員もいるかもしれません。さらに、テレワークの場合には、適切な健康管理をおこないづらいため、従業員のメンタル不調のサインを見落としてしまう可能性もあります。
そこで、Web会議システムを導入し、オンライン面談を定期的におこなうことで、表情や言動などから、従業員の労働状況を把握しやすくすることが大切です。また、Web会議の頻度を増やし、コミュニケーションを取る機会を増やせば、孤独感や不安感を和らげることができます。さらに、社内に相談窓口を用意したり、テレワークに関する教育や研修を実施したりすれば、テレワークにおける体調管理方法を従業員に周知させることが可能です。
テレワークの課題と解決策：管理面の課題
ここでは、テレワークの管理面の課題と解決策について詳しく紹介します。
セキュリティリスクが高い
テレワークでは、PCやスマホなど、社外で業務をおこなう機会が増えるため、情報漏洩や改ざん、紛失、盗難など、セキュリティリスクが高いという課題があります。
「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、調査対象者のなかで、テレワーク経験者のうち20.7%がセキュリティ面に不安を感じていることがわかります。
セキュリティ面の対策として、まずセキュリティ対策ソフトをきちんとデバイスにインストールすることが大切です。また、不正ログインを避けるために二段階認証を導入したり、改ざんや情報漏洩を防ぐために通信を暗号化したりするなど、万全なセキュリティ体制を構築することが重要といえます。さらに、テレワークにおけるセキュリティルールを作成し、従業員に周知することで、セキュリティリスクを低くすることが可能です。
勤務状況を把握するのが難しい
テレワークでは、勤務状況を把握しにくくなるため、従業員の勤怠管理が難しいという課題があります。オフィスに出社していれば、実際に働く様子やタイムカードの記録から、適切に勤怠管理を実施することが可能です。
適切な勤怠管理ができないと、従業員と企業の間で、時間外労働の給与などに関するトラブルが生じることもあります。また、長時間労働をおこなっている従業員の健康状態を正しくチェックできないために、労働生産性の低下など、会社全体に悪影響を及ぼす可能性もあります。
そこで、労働状況を正確に把握するために、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。たとえば、PCのログによって、労働時間を管理できるツールを導入すれば、サービス残業を未然に防止したり、勤務状況を可視化したりすることができます。
ツールをうまく利用して、テレワークの課題を解決しよう！
テレワークには、通勤ストレスの解消など、さまざまなメリットがありますが、課題も多くあります。たとえば、コミュニケーションが取りづらいことや、人事評価が難しいこと、セキュリティリスクが高いことなどが挙げられます。
これらの課題を解消するには、Web会議システムやタレントマネジメントシステム、セキュリティ対策ツール、勤怠管理システムなど、テレワークに適したツールを導入するのがおすすめです。
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