働き方の改善や業務の効率化を目的として、テレワークを推進する企業も増えてきました。テレワークをより効率的におこなうためには、クラウドサービスの利用が欠かせません。この記事では、テレワークにクラウドサービスが必要な理由や、導入の際のポイントを紹介していきます。クラウドサービスの利用を検討している人は、ぜひチェックしてください。
目次
1.テレワークとは時間や場所にとらわれない働き方
テレワークとは、情報通信技術を活用した、時間や場所にとらわれない働き方のことです。在宅ワークだけではなく、リゾート地に宿泊して働くワーケーションや、コワーキングスペースを利用して働くことなどもテレワークに含まれます。
働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを推進する企業も増えてきました。テレワークの大きなメリットは、通勤時間や交通費の削減が可能なことです。
満員電車で移動する場面も減り、無駄なストレスも減らせるでしょう。ただし、テレワークには、業務の進捗状況を把握しにくい、コミュニケーションを取りにくいといったデメリットもあります。テレワークを導入するなら、便利なクラウドサービスをうまく活用することが大切です。
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2.「クラウド」とはインターネットを通してサービスを利用すること
「クラウド」とは、インターネットを介して、サービスを必要なタイミングで利用することです。従来は必要なソフトを購入して、自分のPCにインストールする必要がありました。クラウド型のサービスの場合は、わざわざソフトを購入してインストールする必要はありません。契約さえしておけば、基本的には時間や場所に関係なくサービスを利用することができます。
たとえば、多くの人が利用しているGmailもクラウドサービスの一つです。GmailはPCにインストールする必要はなく、アカウントを作成するだけで簡単に利用することができます。クラウドサービスは、インターネットに接続されたPCがあれば自宅や外出先でも利用可能なため、テレワークには欠かせない存在です。
3.テレワークでクラウドが必要になる2つの理由
テレワークでクラウドが欠かせない理由について、もう少し詳しくみていきましょう。
3-1. 仕事環境を簡単に整えられるから
従来のように通勤して働く場合は、会社のPCだけにソフトをインストールしておけば問題ありません。
しかし、テレワークの場合は自宅のPCでも作業できるような環境を整える必要があります。とはいえ、それぞれの家庭のPCにソフトをインストールするのは、あまり効率的ではありません。クラウドサービスであれば、契約をしておくだけで自宅のPCからも利用することができます。社員の仕事環境を簡単に整えられるため、テレワークをスムーズに推進することができるでしょう。
3-2. 自動的にアップデートされるから
クラウドサービスは自動的にアップデートされたり、定期的にメンテナンスされたりするため、常に最新の状態で利用することができます。PCにインストールされたソフトの場合は、自分で更新しなければならず手間がかかります。更新を忘れることで最新の機能が使えなかったり、脆弱性により情報漏洩の危険性が高まったりするケースもあるでしょう。
家庭のPCは会社側で管理しにくいため、クラウドサービスを利用してトラブルを回避するほうが安全です。
4.テレワークにおけるクラウド活用の3つのメリット
テレワークにおいてクラウドを活用することには、データ共有をスムーズにおこなえる、コミュニケーションを円滑化することができるといったメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく確認しておきましょう。
4-1. データ共有をスムーズにおこなえる
データ共有をスムーズにおこなえることは、クラウド活用のメリットの一つです。クラウドサービスを利用してファイルを保存しておけば、会社はもちろん、自宅や外出先からもアクセスすることができます。わざわざメールに添付して送付するような手間もかかりません。ファイル送信機能が付いているビジネスチャットツールやWeb会議システムも多いため、うまく活用しましょう。
4-2. コミュニケーションを円滑化することができる
社員同士のコミュニケーションが取りにくいことは、テレワークにおける課題の一つです。仕事の進め方を相談したいけれど気軽に質問できないというケースもあるでしょう。
クラウド型のコミュニケーションツールを導入すれば、自宅からでも上司や同僚と簡単につながることができます。画面共有機能を使って視覚的な情報を伝えることもできるため、電話で話すよりもスムーズにコミュニケーションを取れるでしょう。
4-3. 会社に行く必要性が減る
自宅で作業ができたとしても、勤怠管理や経費精算のために会社に行く必要があると、あまりテレワークの意味がありません。クラウド型の勤怠管理システムや経費精算システムを導入すれば、自宅のPCからでも必要な情報を入力することができます。承認作業もクラウドシステム上でおこなえるため、業務を効率化できるでしょう。
5.クラウドサービスを選ぶ際の2つのポイント
クラウドサービスを導入するときは、次のようなポイントで選びましょう。
5-1. 自社にとって必要な機能が搭載されているシステムを選ぶ
経費精算システムやWeb会議システム、ビジネスチャットツールなど、さまざまなクラウドサービスが提供されています。まずは自社に必要な機能を明確することが重要です。無理にすべての作業をクラウド上でおこなう必要はありません。会社の規模や働き方、社員のニーズに合わせて最適なシステムを選択しましょう。
5-2. 操作のしやすさやサポート体制をチェックしてから導入する
せっかく費用をかけてクラウドサービスを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。操作方法が複雑すぎないか、サポート体制はしっかりしているかなどをチェックしてから導入しましょう。無料トライアル期間が付いている場合は、社員に使い勝手を確認してもらってから契約を決めるのもおすすめです。
6.クラウドサービス導入時の2つの注意点
実際にクラウドサービスを導入するときは、次のような点に注意しましょう。
6-1. セキュリティに関するルールを明確にする
テレワークにクラウドサービスを導入するなら、セキュリティに関するルールを設けておくことが重要です。とくに外出先で作業をするときは、画面を開いたまま席を離れない、フリーWi-Fiは使用しないなど、情報漏洩が発生しないようなルールを作っておきましょう。
6-2. 必要に応じて社員研修を実施する
クラウドサービスに関する社員研修を実施することも大切です。クラウドサービスの操作方法はもちろん、導入の目的やセキュリティに関する注意点、困ったときの相談先なども含めて情報共有しておきましょう。実際にサービスを使用する社員の理解を深めておくことで、よりクラウドシステムを有効活用することができます。
7.テレワークにおすすめのクラウドサービスを3つ紹介
ここでは、テレワークと相性のよいクラウドサービスを3つ紹介します。
7-1. Web会議システム
Web会議システムとは、インターネットを通じて映像や音声を送受信するツールです。対面しているようなイメージで、相手の顔を見ながら会話することができるため、テレワークにおけるコミュニケーション円滑化に役立ちます。ファイル送信機能や画面共有機能などが搭載されたシステムも多く、スムーズな情報共有を実現することができるでしょう
。基本的にはPCやスマートフォンに付いているカメラとマイクを使用できるため、特別な機器を準備する必要はありません。社内会議はもちろん、顧客との打ち合わせにも活用することができます。1対1だけではなく複数人での打ち合わせも可能なため、わざわざ会議室に集まる必要もありません。テレワークを実施するなら、ぜひ導入を検討しましょう。
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7-2. ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールとは、業務上の会話を円滑化するためのツールです。クラウド上で利用できるツールが多く、個人のPCにインストールする必要はありません。スマートフォンアプリに対応したシステムもあり、会社はもちろん、自宅や外出先からでも簡単に利用することができます。
ビジネスチャットツールの大きなメリットは、離れていても気軽にコミュニケーションが取れることです。電話をして聞くほどのことではない内容も、ビジネスチャットツールなら気軽に質問できます。メールのように堅苦しい文章を書く必要もありません。雑談するようなイメージでやりとりすることができるため、テレワークでも円滑に業務を進めることができるでしょう。
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7-3. 勤怠管理システム
テレワークを実施するなら、クラウド上で利用できる勤怠管理システムの導入も欠かせません。
勤怠管理システムとは、社員の労働時間を正確に把握するためのツールです。クラウド型のシステムであれば、自宅で働く社員でも簡単に出勤時間や退勤時間を入力することができます。チェックする側も、クラウド上で各社員の労働状況をすぐに把握することが可能です。残業状況をチェックして、業務の再配分をおこなったり作業方法の指示を出したりすることもできます。
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8.クラウドシステムを導入してテレワークを効率化しよう
今回は、テレワークにクラウドシステムが必要な理由や、導入する際の注意点などを解説しました。クラウドシステムを有効活用すれば、社員同士のコミュニケーションを円滑化したり、情報共有を効率化したりすることができます。さまざまな機能が搭載されたクラウドシステムが提供されているため、費用や特徴をしっかりと比較したうえで、自社に最適なものを導入しましょう。
