社員管理システムとは?種類や導入するメリットを解説 |HR NOTE

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社員管理システムとは?種類や導入するメリットを解説

  • 組織
  • タレントマネジメント

社員管理システムを導入すれば、社員の情報を一元化できるため、人事や労務担当者の業務を効率化できます。

社員管理は組織経営をしていく上で、欠かせない業務の一つです。システムを活用して業務を効率化できれば、社員のレベルアップや組織の利益向上につながります。

しかし「社員を適正に評価できているのかわからない」「社員のスキル状況が把握できていない」など、悩むこともあるでしょう。

そこで本記事では、社員管理システムの概要や種類、導入するメリットについて解説します。社員管理を効率化して、会社の利益向上を実現したい方は、ぜひ最後までお読みください。

1. 社員管理システムとは

社員管理システムとは、社員情報を一元管理して、人事の業務を効率化できるシステムのことです。例えば、以下のような社員情報を一元管理できます。

  • 人事異動
  • 昇格
  • 性格
  • モチベーション
  • スキル取得状況
  • 研修の受講状況

システムを活用することで、社員に関する情報をグラフや数値で分析できます。分析した情報をもとに、能力を最大限に発揮できる部署に異動させたり、今後伸ばすべきスキルを可視化したりすることが可能です。

また人材育成や優秀な社員を選定する際にも活用できます。システムを使って効率よく社員管理をすることで、社員がのびのびと仕事ができる環境を整えられます。

社員管理システムの導入はさまざまなシーンで活用できるため、業務の生産性の向上や会社の利益アップなど、企業によってプラスの影響をもたらしてくれるでしょう。

2. 社員管理システムを導入する3つの目的

ここでは、社員管理システムを導入する目的を3つ解説します。

  1. 社員管理を効率化するため
  2. 社員のモチベーションを向上させるため
  3. 適切な人材配置を実現するため

どのような目的で社員管理システムを導入するのか把握しておきましょう。

2-1.社員管理を効率化するため

社員管理システムを導入すれば、勤怠管理や労務管理の効率化につながります。社員数が増えれば増えるほど、社員情報を適切に管理するのが難しくなるでしょう。

そこでシステムを導入して情報を一元化できれば、社員情報を管理する手間が省けます。また社員の情報管理を効率化できれば、業務に携わっている担当者の負担を減らせるでしょう。

システムの導入は、労働環境の改善にも役立ちます。

2-2.社員のモチベーションを向上させるため

システムを導入して適切に社員情報を管理・評価できれば、社員のモチベーションの向上につながるでしょう。

社員の意欲を高め、会社の生産性を向上させるには、公平な人事評価が必要です。自身が携わった業務や成果が正当に評価されれば、仕事に対するモチベーションが上がります。

社員管理システムで、取得しているスキルや実績を適切に管理することで、社員に対して正当な評価が下せるでしょう。

従業員は仕事を認められることで会社への愛着が湧いて定着率が高まるため、離職率の低下も期待できます。

2-3.適切な人材配置を実現するため

社員にとって適切な人材配置を実現するために、社員管理システムを導入するケースもあります。社員のスキルの取得状況や性格をシステムで一元管理すれば、社員の得意・不得意が見えてくるでしょう。

例えば「活発な性格でコミュニケーションが得意な社員を、1人で黙々とおこなう業務に従事させていた」など人材配置の改善点に気づけます。

適切な人材配置により社員のパフォーマンスが上がることで、生産性がアップして、会社の利益向上が期待できるでしょう。

3. 社員管理システムの5つの種類

ここでは、社員管理システムの種類を5つ紹介します。

  1. 給与管理システム
  2. 人事管理システム
  3. 勤怠管理システム
  4. タレントマネジメントシステム
  5. 労務管理システム

自社の問題が解決できる機能が搭載されているかを確認しておきましょう。

3-1.給与管理システム

給与管理システムは、社員に支払う給与の計算や支払い処理を効率化できるシステムです。人事データや勤怠データから給与の諸手当を算出して、社員ごとの支給額を自動で計算してくれます。

給与計算業務の効率化や年末調整や所得税対応など、人的なミスが発生しやすい業務での間違いを削減できるでしょう。

また振込を忘れたことによる給与の未払いや、振込金額の間違いの防止にもつながります。

3-2.人事管理システム

人事管理システムとは、以下のような社員の人事情報を一括して管理するシステムです。

  • 基本情報
  • 採用管理
  • 勤怠管理
  • 雇用情報
  • 人事評価
  • 人材戦略

採用や労務関連まで幅広く人事に関する情報を一括管理できます。

社員の人事に関するデータを取り出しやすくなり、人事や労務管理に関する業務の生産性の向上につながるでしょう。

3-3.勤怠管理システム

勤怠管理システムは、社員の出退勤の打刻・記録をもとにおこなう、以下の業務を支援してくれるシステムです。

  • 残業代や各休日の申請
  • シフトの作成
  • 労働時間の集計

勤怠管理システムを導入すれば、残業時間や有給取得状況をリアルタイムで把握できます。社内の労働環境の改善にもつながるでしょう。

パソコン、スマートフォン、ICカード、指紋認証など多用な打刻方法を従業員や職場の環境に合わせて選択できるのも魅力です。

不正打刻を防止するため、特定の場所でしか打刻できない「GPS打刻機能」を搭載しているシステムもあります。勤怠に関する業務の全体的な効率アップを実現できるでしょう。

3-4.タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、社員のさまざまな情報を一元管理して、人材を最大限活用するためのシステムです。

タレントマネジメントシステムによって人材データを可視化すると、組織全体で見た適切な人材配置を実現できます。

個人のパフォーマンスの向上も期待できるため、組織全体の成長や目標達成が可能になるでしょう。人材配置から採用などさまざまな戦略に活かせるシステムです。

3-5.労務管理システム

労務管理システムとは、社員の出退勤や取得した休日や有給などを一元管理できるシステムです。労務管理システムを活用することで、以下のような社員を迅速に見つけられます。

  • 過度な残業をしている
  • 有給を取得していない
  • 遅刻・欠勤が多い

近年の働き方改革により、時間外労働の上限規制や有給休暇取得の義務化などが定められています。そのため、企業は社員の労働状況を、より正確に把握することが求められるようになりました。

社員の残業時間や有給取得日数を正確に把握できる労務管理システムの需要は、今後さらに高まっていくと考えられます。

4. 社員管理システムを導入する3つのメリット

ここでは、社員管理システムを導入するメリットを3つ解説します。

  1. 情報漏洩のリスクを軽減できる
  2. 複雑な手続きを簡略化できる
  3. 人的ミスを防げる

自社にどのようなメリットをもたらしてくれるのかを把握した上で、導入を検討しましょう。

4-1.情報漏洩のリスクを軽減できる

社員情報をシステムで管理することで、情報漏洩のリスクを軽減できます。

従来の方法である紙やExcelでおこなう社員管理は、セキュリティ面が脆弱です。盗難・紛失が起きたり、外部からの不正アクセスで個人情報が流出したりする可能性がつきまといます。

しかしシステムで管理すれば、以下のようなセキュリティ管理体制が整っているため情報漏洩のリスクを軽減できます。

  • ユーザーごとの閲覧制限
  • 情報の暗号化
  • 操作履歴の自動記録

またユーザーごとの閲覧制限で、社員による情報の書き換えなどの不正防止にもつながるでしょう。

4-2.複雑な手続きを簡略化できる

社員管理システムを活用すれば、複雑で面倒な手続きを簡略化できます。例えば、以下のような手続きを簡略化できるでしょう。

  • 引っ越しに伴う住所変更
  • 結婚・離婚による氏名変更
  • 残業代や各種休日の申請

これらの手続きを紙ではなく電子申請にできるので、承認する担当者だけでなく、申請する社員にとっても便利です。

社員管理システムで複雑な手続きを簡略化できれば、社員と部門担当者の双方にメリットがあります。

4-3.人的ミスを防げる

社員管理システムの導入は、人的ミスの軽減につながります。人的ミスは、うっかりしたものから手抜きによるものまでさまざまです。

Excelで管理していると、だれかが数式を壊したり、法令改正の変更内容を間違えて入力したりなど、ミスが起こりやすくなります。

ミスを見つけた場合、修正に時間がかかり管理している社員の負担が大きくなるでしょう。社員管理システムを導入すれば、入力作業が自動化されるので人的ミスが減ります。

人的ミスが減ることで、社員への負担も軽減できるでしょう。

5. 社員管理システムを選ぶ際の4つのポイント

社員管理システムにもさまざまな種類があります。自社に合ったシステムを選ばなければ、導入したのに活用できないといった事態が起こります。

そこで、ここでは社員管理システムを選ぶ際の3つのポイントについて解説します。

  1. 導入する目的を明確にする
  2. クラウド型かオンプレミス型かを決める
  3. 操作性が優れているか確認する
  4. サポートが充実しているシステムを選ぶ

導入する前に必ず目を通しておきましょう。

5-1.導入する目的を明確にする

社会管理システムを選ぶ際は、導入する目的を明確にしなければなりません。

例えば、以下のような目的があれば導入を前向きに検討しましょう。

  • 社員の賃金を適切に管理したい
  • 離職率を下げたい
  • 優秀な人材を獲得したい

システムによって搭載されている機能が異なります。自社の解決したい目的にあった社員管理システムの導入が必要です。

5-2. クラウド型かオンプレミス型かを決める

従業員管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの種類があります。それぞれの概要や特徴は以下の通りです。

種類 概要や特徴
クラウド型
  • インターネット環境が整っていればアクセスできる
  • ベンダーが用意するシステムをそのまま利用するのでコストが抑えられる
  • 自社に合わせてカスタマイズすることが難しい
  • セキュリティ面においてやや不安が残る
オンプレミス型
  • 企業のインターネットサーバーに接続することで利用できる
  • コストがやや高め
  • 自社に合わせたカスタマイズが可能
  • セキュリティ性が高い
  • システム開発やカスタマイズに工数がかかる

手軽さを理由に、クラウド型を導入する企業が増えています。それぞれにメリット・デメリットがあるので、自社の目的に合う型を選びましょう。

なお、クラウド型は期間限定で無料お試しできるサービスもあります。機能性や操作性を確認し、必要に応じてオンプレミス型への切り替えを検討するのもよいでしょう。

5-3.操作性が優れているか確認する

社員管理システムを導入する際は、操作性も重要です。操作が難しいと覚えるまでに時間がかかる、上手く使いこなせないなどのおそれがあるでしょう。

複数人で管理する場合、操作を教える手間や時間もかかります。効率化のために導入したのに、操作に時間がかかってはかえって非効率です。導入する際は、操作が簡単でだれでも使いこなせるシステムを選びましょう。

5-4.サポートが充実しているシステムを選ぶ

導入前と導入後のサポートが充実している社員管理システムがおすすめです。初めて社員管理システムを導入する企業は、導入時の設定方法や、導入後の細かい操作がわからない場合があります。

そのようなときに運営会社からのサポートがあれば安心です。システムの使用方法がわからず活用できなければ、導入した費用や手間が無駄になります。

システムを検討している段階で、事前に以下のサポートがあるか確認しておいたほうがいいでしょう。

  • 導入時に設定方法などの相談に乗ってもらえるか
  • 電話やチャットで質問ができるか
  • 受付時間に不便がないか

サポートが充実しているシステムを選べば、安心して運用できます。

6. 【厳選5社】おすすめの従業員管理システムを比較

おすすめの従業員管理システムを5つ紹介します。

サービス名 特徴 費用
HRBrain
  • クラウド型の人事管理システム
  • 人材データベース機能は分析や活用が可能
  • 対象者の絞り込みを自由におこなえる
  • 人材データベースプランとタレントマネジメントプランの2つがある
要問い合わせ
スマカン
  • クラウド型の人事管理システム
  • 公官庁などへの導入実績が豊富
  • コストコントロールをしながら、自社に合うシステムにカスタマイズできる
  • オンプレミス型にも対応可能

月額5万円~

(ベーシックプランの場合)

カオナビ
  • クラウド型の人事管理システム
  • 従業員の顔社員を人材データベースに登録できる
  • 機能性が豊富なタレントマネジメントシステム
  • プランの種類やオプションも豊富
要問い合わせ
SmartHR
  • クラウド型の労務管理システム
  • 入退社手続きや雇用契約などをペーパーレス化でき、業務効率の改善が期待できる
  • 従業員データベース・人事評価・給与明細・年末調整・マイナンバー管理などにも対応できる
要問い合わせ

マネーフォワードクラウド

社会保険

  • クラウド型の労務管理システム
  • 社会保険手続きに必要な書類を電子化し、作成・提出・管理の手間を大幅に削減
  • 勤怠管理・給与計算・経費精算・人事管理・会計ソフトなど、同シリーズのシステムとも連携可能

2,980円/月~

(50名以下の場合)

7. 社員管理システムで一元管理しよう

いかがでしたか。社員管理システムの導入により社員情報を一元化することができれば、業務を大幅に効率化することができます。

システムにはさまざまなサービスがあり、特徴や機能も異なります。

ぜひ、システムを比較し、自社に合う社員管理システムの導入と活用を実現してください。

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