スキルマップの5段階評価とは？メリット・デメリットや注意点、具体例を解説！

スキルマップ（力量管理表）の5段階評価とは、従業員の能力やスキルを5段階で評価する方法です。ただし、目的やスキルの内容によっては、3段階評価や4段階評価が適しているケースもあります。本記事では、スキルマップの5段階評価の作り方やメリット・デメリット、注意点、具体例をわかりやすく解説します。

1. スキルマップの5段階評価とは？

スキルマップの5段階評価とは、スキルマップ（力量管理表）を用いて5段階で評価する手法のことです。ここでは、スキルマップとは何か説明したうえで、スキルマップの5段階評価の具体例について紹介します。

1-1. スキルマップとは？

スキルマップとは、「力量表」「力量管理表」「技能マップ」「スキル評価シート」「スキルマトリックス」などともよばれ、従業員の技術や能力のレベルを可視化するためのツールを指します。スキルマップを活用することで、従業員一人ひとりが業務遂行のためにどの程度のスキルを習得しているか客観的に把握しやすいでしょう。これにより、適材適所の人材配置や、効果的な人材育成につなげることができます。

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1-2. スキルマップの5段階評価の具体例

スキルマップの5段階評価では、1～5の数字や、A～Eのアルファベットなどを用いて評価を付けます。また、スキルマップの評価方法には「絶対評価」と「相対評価」の2種類があります。絶対評価とは、個人の成績や目標達成状況に応じて評価する方法です。ほかの従業員と比較はせず、目標100％に達成した従業員は全員最上級ランクとなります。

一方、相対評価とは、他の従業員と比較して評価を付ける手法を指します。相対評価を用いる場合は、各ランクにどのくらいの従業員を当てはめるのか、人数や割合をあらかじめ決めておきます。以上を踏まえ、スキルマップの5段階評価の具体例は次の通りです。

• スキルが求められるレベルの80%であったため、1～5の5段階評価のうち「4」を採用する（絶対評価）
• 従業員の中で最も高いレベルの能力を持っているので、S～Dの5段階評価のうち「S」を採用する（相対評価）

絶対評価と相対評価はどちらが優れているわけでもありません。自社の目的やニーズにあわせて選ぶことが大切です。このように、スキルマップで5段階評価すれば、定量的かつシンプルに従業員のスキルレベルを管理することができます。

2. スキルマップは何段階評価がベスト？

スキルマップを作成する際、3段階評価や4段階評価など、何段階評価にするか迷われる人も少なくないでしょう。スキルマップを何段階評価にするのがベストかは、目的や内容によって異なります。つまり、何段階評価が必ず最適ということはありません。ここでは、スキルマップの2段階評価、3段階評価、4段階評価それぞれの特徴について詳しく紹介します。

2-1. 2段階評価

スキルマップの2段階評価とは、「はいといいえ」「〇と×」のように、スキルレベルを2段階で評価する方法です。たとえば、「TOEIC700点以上」という質問に、達成しているのであれば「〇」、未達成であれば「×」を付けることで評価ができます。

スキルの有無を確認するだけであれば、2段階評価を採用することで、簡単にスキルレベルを把握することができます。また、評価する人にとっても、迷わずに評価することが可能です。ただし、中間のレベルがある場合、評価が極端になる恐れがあります。2段階評価は向き・不向きがはっきりしているので、目的や評価したい内容にあわせて導入するか検討しましょう。

2-2. 3段階評価

スキルマップの3段階評価とは、「A・B・C」「〇・△・×」「上・中・下」のように、スキルレベルを3段階で評価する手法を指します。目標を達成したか、未達成かわからないような場合、真ん中・中間の「B」「△」「中」を選ぶことで、2段階評価のような極端な評価を防止することができます。また、5段階と比べると、評価基準の段階が少ないので、シンプルに評価したり、管理したりすることが可能です。

ただし、3段階評価の場合、中間の評価に偏りやすく、本当は目標に達成しているのにもかかわらず、評価者は真ん中のレベルを選ぶ可能性があります。また、「ややできている」「ややできていない」という評価の場合も中間のレベルで評価されるため、細かくスキルレベルを把握することは難しいかもしれません。

2-3. 4段階評価

スキルマップの4段階評価とは、「A・B・C・D」「1・2・3・4」のように、スキルレベルを4段階で評価する方法です。また、「非常によい」「よい」「悪い」「非常に悪い」のような、4段階評価の段階を作ることもできます。

4段階評価の場合、3段階評価よりも細かくスキルレベルを管理できるというメリットがあります。また、中間の指標への偏りも防止することが可能です。ただし、中間の評価ができないことから、目標達成度が50%だった場合など、評価者が判断に迷うケースが出てきやすくなります。

2-4. 5段階を超えた評価もある？

スキルマップでは、2段階～5段階以外にも、7段階、10段階など、より細かく評価基準を設けるケースもあります。評価段階を細かくすることで、従業員のスキルレベルをより詳細に把握することが可能です。とくに、中間の指標に集まりやすい場合などは、スキル段階をより細かくしてみるのも一つの手です。

ただし、評価レベルが増えるほど、管理も煩雑になります。また、回答者にとっても評価が難しくなり、回答率の低下などにつながる恐れもあります。目的を明確にし、リスクを洗い出したうえで、適切な段階で評価するスキルマップを導入しましょう。

3. スキルマップで5段階評価を導入するメリット

スキルマップの5段階評価を導入することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、スキルマップで5段階評価を導入するメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 従業員のモチベーションがアップする

従業員は5段階評価により、自分のスキルがどのレベルに位置しているのか数値を用いて客観的に把握することができます。たとえば、自分のスキルレベルが1～5のうち、4に位置していることがわかれば、最高評価である5を得られるように何をすればよいかが具体化されます。これにより、次の行動につながりやすくなり、従業員のモチベーションは向上します。結果として、生産性アップも期待できます。

3-2. 評価者のプレッシャーが軽減する

5段階評価は、2段階評価や4段階評価とは違い、中間の指標が設けられているので、回答者は評価が難しい場合、真ん中を選ぶことができます。また、3段階評価よりも細かな段階が設けられているため、極端な評価をしなくてすむこともメリットです。このように、5段階評価は評価者のプレッシャーを軽減させ、正確な回答率の向上にもつながります。

4. スキルマップで5段階評価を導入するデメリット

スキルマップの5段階評価を導入する場合、メリットだけでなく、デメリットが生じる可能性もあります。ここでは、スキルマップで5段階評価を導入するデメリットについて詳しく紹介します。

4-1. 中間評価に偏りやすい

日本人は「周囲と合わせることがよい」「謙虚な姿勢が美徳」などの意識もあり、最高値と最低値の評価を避け、無難な中間評価をつけやすい傾向にあります。そのため、5段階評価を採用したとしても、最高値5や最低値1は少なく、中間値3が多くなる可能性があります。

そうなると、従業員のスキルレベルを正しく把握できず、適切な人材配置や人材育成、人事評価などの人事施策につなげられなくなる恐れもあります。スキルマップの5段階評価を導入する場合、それぞれの段階の基準を明確に定めるなど、敢えて中間レベルを選ぶということが起きないようにしましょう。

4-2. 職種によっては評価が難しい

スキルを段階的に評価できる職種であれば、スキルマップの5段階評価は有効的です。たとえば、ITエンジニアであれば、プログラミングスキルのレベルに応じて5段階評価することは難しくないでしょう。一方、事務職などのように、スキルを5段階に区分してレベル別に評価することが困難なケースもあります。

このように、職種によっては5段階評価が向いていない可能性もあります。そのような場合、2段階評価にして、「できる」「できない」で評価したり、定性評価を取り入れたりして柔軟に対応することが求められます。

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5. スキルマップを5段階評価で作成・運用する方法

スキルマップを5段階評価で作成して運用するには、どのような手順が必要なのでしょうか。ここでは、スキルマップを5段階評価で作成・運用する方法について詳しく紹介します。

5-1. スキルマップを作成する目的を明確にする

まずはなぜスキルマップを作成するのか、その目的を明確にすることが大切です。目的を明確にせず、スキルマップを作成してしまうと、ただ作っただけになり、活用されず意味ないものとなってしまう可能性があります。スキルマップを作成してどのようなことを実現したいのか明らかにすることで、どのようなスキルマップを作るべきか具体化されます。

5-2. スキルの洗い出しを実施する

スキルマップの作成目的が明確になったら、その目的を達成するために、業務に必要なスキルの洗い出しをおこないましょう。人事担当者だけでスキルを洗い出すと、現場で必要なスキルと乖離してしまう可能性があります。従業員にアンケートやヒアリングを実施して、現場の意見も取り入れて抜けや漏れなくスキルの洗い出しをおこないましょう。

5-3. 項目を定める

スキルの洗い出しが完了したら、スキルマップに定める項目を決めましょう。すべてのスキルを項目として採用すると、複雑で管理の困難なスキルマップが出来上がってしまう恐れがあります。そのため、目的を達成するという観点から優先順位を付けて項目を定め、シンプルで使いやすいスキルマップを作りましょう。また、スキルごとに分類したり、階層化したりすると、理解しやすいスキルマップを作成することができます。

5-4. 評価基準を決める（5段階評価など）

実際にスキル項目を定めたら、どのように評価するのか決めましょう。5段階評価を導入すべきかどうかは、目的や内容によって異なります。一般的に5段階評価が導入されているからという理由で、5段階評価を導入しないように注意しましょう。スキルマップをどのように活用したいか想定すると、評価基準が定めやすくなるかもしれません。

5-5. 試験的に導入してみる

スキルマップの項目や評価基準が定まれば、スキルマップは完成です。しかし、いきなり全社的に導入すると、欠陥があった場合に混乱を招く恐れがあります。そのため、一部の部署や従業員に対して試験的にスキルマップを導入してみましょう。テストしてみたら、不足している項目はないか、評価基準は5段階で適切かどうかなど、対象者にヒアリングをします。課題や問題点があったら改善に努めましょう。

5-6. マニュアルを作成する

試験導入し、課題や問題点を踏まえ、スキルマップの運用マニュアルを作成しましょう。マニュアルを作成しておくことで、スムーズに運用することができるようになります。また、5段階評価する際の注意点もマニュアルに記載しておけば、未然にリスクを防止することが可能です。

5-7. 運用と改善を繰り返す

マニュアルが完成したら、実際に運用を開始しましょう。定期的に見直しを実施し、改善を繰り返すことで、効率よく従業員のスキルを管理し、目的達成を目指すことができるようになります。

6. スキルマップを5段階評価で作成する際の注意点

スキルマップを5段階評価で作成する際にはいくつか気を付けるべき点があります。ここでは、スキルマップを5段階評価で作成する際の注意点について詳しく紹介します。

6-1. 評価基準を従業員にアナウンスする

5段階評価を導入している目的や理由を事前に従業員にアナウンスすることで、企業が求めるスキル管理を実施しやすくなります。たとえば、人材育成を適切に実施したいことを従業員に伝えれば、スキル不足を隠すことなく正確にスキルマップを用いて自己評価してもらうことが可能です。スキルマップの目的や使い方、メリットなどをきちんと周知するためにも、研修やセミナーなどの場を設けるのも一つの手です。

6-2. 評価方法を評価者に指導する

5段階評価を導入する場合、中間の指標に回答が集まりやすいというデメリットがあります。そのため、評価方法について評価者に事前に指導し、気を付けるべき点を教育することで、適切な評価につなげることが可能です。また、スキルマップの5段階評価を導入した後に評価者の相談窓口を設けるのも推奨されます。

6-3. 評価を5段階を超えて増やさないようにする

スキルマップを5段階評価で作る際、さらに細やかな段階を設定しないようにしましょう。評価者の労力が増え、精神的な負担も大きくなるためです。評価段階が多ければ多いほど細やかな評価ができますが、評価者の負担も考慮し、5段階を超えて増やすのは避けましょう。

7. スキルマップの5段階評価を導入して効率よく管理しよう！

スキルマップの評価方法には、3段階評価や4段階評価、5段階評価など、さまざまな種類があります。それぞれメリット・デメリットがあり、どれが最適かは、目的や内容によって異なります。そのため、スキルマップを作成する目的を明確にし、スキル項目に応じて適切な評価基準を設けることが大切です。また、スキルマップを運用する前に、従業員に使い方や評価方法を教育することも重要です。