プロセス評価とは?アウトカム評価との違いや書き方について詳しく解説! |HR NOTE

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プロセス評価とは?アウトカム評価との違いや書き方について詳しく解説!

  • 組織
  • 人事評価

的のイラストがかかれた積木

従業員の多くが人事評価の結果に納得する一方で、制度や結果に不満を感じる従業員も一定数いると考えられます。人事評価制度の不満解消につながるとして注目されているのが「プロセス評価」と呼ばれる手法です。プロセス評価を導入し、従業員の成果だけでなく、行動や仕事ぶりを評価しましょう。

本記事では、プロセス評価の重要性や導入するメリットを解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. プロセス評価とは?

雑談する男女

まず、プロセス評価の概要を解説します。

1-1. プロセス評価は「結果に至るまでの過程を評価する」手法

プロセス評価とは、仕事の進め方や働きぶりなど、成果を生み出すための過程(プロセス)に着目する人事評価です。プロセス評価の特徴は、企業が定めた「標準プロセス(望ましい業務の仕方)」を基準として、従業員の業務内容を評価する点にあります。

プロセス評価では、従業員の行動が結果につながったかどうかはあまり重視されません。従業員の行動が、自社の標準プロセスに沿っているかどうかに着目し、仕事ぶりや立ち振る舞いを評価します。

1-2. コンピテンシー評価はプロセス評価の一種

代表的なプロセス評価の例として、従業員の姿勢や意欲、勤務態度に着目する「情意評価」や、業務遂行に必要な資質やスキルを評価する「能力評価」などがありますが、最近注目を集めているのが「コンピテンシー評価」です。

コンピテンシー評価は、自社で好成績をおさめる従業員の行動特性(=コンピテンシー)と比較して、従業員の仕事ぶりを評価する手法です。自社に必要な人材(ハイパフォーマー)を的確に評価できる利点から、コンピテンシー評価を導入する企業が増えています。

1-3. プロセス評価とアウトカム評価の違い

プロセス評価と比較される評価方法にアウトカム評価があります。アウトカム評価とは、業務における目標の達成度や成果に対して評価をする技法です。

アウトカム評価はプロセス評価と違ってプロセスは評価の対象となりません。しかし、目に見える情報に基づいて評価をするため比較対象を設定しやすく、客観的な評価につながるため公平性を担保できるというメリットがあります。

1-4. プロセス評価の重要性

プロセス評価が重要視されるのは、近年の行き過ぎた成果主義(業績評価など)による悪影響を是正し、より公平な人事評価制度を作るためです。

従来の業績評価では、結果(成果や業績)につながらない従業員の行動は評価されず、人事評価に反映されませんでした。しかし、従業員の価値は表面的な成果だけでは測れません。たとえば、業績評価の場合、たまたま成果を出した従業員も高く評価されます。また、大きな成果を上げた従業員が、「なぜ結果を出せたのか」「ほかの従業員とどう違うのか」を分析する機会を持つこともできません。

このように、偏った人事評価制度は公平性を欠くだけでなく、将来を見越した人材開発にもつながりません。プロセス評価を取り入れ、従業員の行動や仕事ぶりを評価することで、現状の能力不足や将来的な課題が見つかり、「成果を生み出す人材」の育成に結びつけることができるでしょう。

2. プロセス評価の導入で得られる3つの効果

PCをみながら仕事をする女性

プロセス評価を導入するメリットは3つあります。

  • 人事評価制度の公平性が高まる
  • 従業員のモチベーションが上がる
  • 従業員が長期的な成果に目を向けるようになる

人事評価制度への不満が大きい場合は、プロセス評価の導入が解決策となる場合があります。また、プロセス評価を取り入れれば、従業員のモチベーションアップや意識改革も可能です。プロセス評価の利点を知り、人事評価制度を見直しましょう。

2-1. 人事評価制度の公平性が高まる

リクルートマネジメントソリューションズ社の調べによると、会社の人事評価制度に満足していない人(「まったく満足していない」「満足していない」「どちらかといえば満足していない」の合計)の割合は47.8%でした。[注1]

人事評価制度に満足できない理由の上位5つは以下のとおりです。

  1. 何を頑張ったら評価されるのかがあいまいだから(54.4%)
  2. 評価基準があいまいだから(47.6%)
  3. 評価の手続きに公正さを感じないから(38.3%)
  4. 努力しても報われないから(31.5%)
  5. 顧客・社会のために行う行動が、必ずしも評価されないから(25.8%)

人事評価の基準のあいまいさや不公平さへの不満が高まる一方で、「努力しても報われないから」「顧客・社会のために行う行動が、必ずしも評価されないから」など、自分の努力や行動をもっと評価してほしいという声もみられます。

プロセス評価を導入すれば、従来の業績評価の対象とならない日々の努力や仕事ぶり、勤務態度などを総合的に評価できます。プロセス評価により人事評価制度の公平性を高められるため、従業員の不満を解消することが可能です。

2-2. 従業員のモチベーションが上がる

業績評価と違って、プロセス評価は普段の行動も人事評価の対象となります。行動の結果、大きな成果や業績につながらなくても、企業が定めた基準に沿っていれば、人事評価上プラスになります。

そのため、失敗を恐れずどんどんチャレンジする土壌が生まれ、従業員のやる気やモチベーションの向上につながります。

2-3. 従業員が長期的な成果に目を向けるようになる

成果主義が行き過ぎると、従業員が目先の成果にしか目を向けなくなり、短期間でどれだけの成果を上げられるかだけにしか集中しなくなってしまいます。そのため、地道なスキルアップや、ほかのチームメンバーのフォローなど、成果につながらない行動をとらなくなり、長期的には企業の成長を阻害します。

プロセス評価を取り入れれば、長期的に企業の利益につながる行動を評価する仕組みが生まれ、人材開発に活かすことが可能です。

このように、人事評価制度の方針を決定する際に「何を主軸として評価をおこなうか」の考え方次第で、組織に与える影響は異なってきます。自社の現状にとって適切な人事評価制度を構築するためには、評価の主軸を決める必要があるのです。

しかし、人事評価制度を整えると言っても何から手をつければ良いか分からずお困りのもいらっしゃるかと思います。そのような方へ向けて、本サイトでは「人事評価の手引き」を無料で配布しています。自社にとって適切な人事評価制度を検討するためにまずは人事評価制度について網羅的に理解したいという方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3. プロセス評価にもデメリットがある

プロセス評価にも以下のようなデメリットがあります。

  • 評価基準の設定が困難
  • 評価者の主観で評価してしまうことがある
  • 手間やコストがかかる

プロセス評価は万能な評価制度ではありません。デメリットがあることを理解し、そのデメリットの影響を抑えるような工夫をしながら運用することが大切です。

3-1. 評価基準の設定が困難

プロセス評価は売上額や販売個数のように数字に基づく「成果」を評価しないため、明確な評価基準を設定するのが困難です。仕事に取り組む姿勢や立ち振る舞いなどを言語で目標化することが難しく、目標が曖昧だと評価にもブレが生じる可能性があります。

明確な評価基準が設定できない場合、従業員も何を目標にして業務に取り組むべきか迷ってしまうでしょう。また、評価結果の信ぴょう性も乏しいため、結果的に従業員の不満につながる可能性があります。

プロセス評価を確立させるには、明確な評価基準を設けることが重要なポイントと言えるでしょう。

3-2. 評価者の主観で評価してしまうことがある

業務に取り組む姿勢や業務中の態度などが評価の対象となるプロセス評価では、評価者の主観によって評価に差が出てしまうことがあります。評価者によって頑張っていると感じるポイントが異なったり、日頃から親しい関係にある部下を過剰に評価してしまったりと、評価に公平性を欠くケースも珍しくありません。

プロセス評価では、評価者に対する教育や研修も必要です。できるだけ公平な評価ができるよう、人事担当者として対策を講じる必要があります。

3-3. 手間やコストがかかる

これまで解説の通り、プロセス評価には手間やコストがかかることがおわかりいただけたと思います。評価基準の設定や評価者への教育など、導入前の準備や導入後の運用にもかなりの労力を割くことになるでしょう。

そのため、プロセス評価を導入する際は計画的な導入準備が必要です。手間やコストがかかることを理由に導入が遅れれば従業員のさらなる不満につながる可能性があるため、早めの準備と確実な導入・運用を目指しましょう。

4. プロセス評価の導入手順

会議をするビジネスマン

プロセス評価の導入手順は以下のとおりです。

  1. 業務プロセスを標準化する
  2. 評価項目を設定する
  3. 評価シートを作成する
  4. 人事評価の実施ルールをまとめる

プロセス評価の目的は、自社にとってあるべき従業員の行動(=標準プロセス)を定義し、それに沿って従業員の仕事ぶりを評価することです。まずは優秀な従業員のノウハウや仕事の進め方を分析し、業務プロセスを標準化するところから始めましょう。

標準プロセスを定義したら、それに基づいて評価項目を設定し、評価シートを作成します。評価項目は、意欲、チームワーク、セルフマネジメントといった定性的な項目だけでなく、効果的な業務に費やした時間や、企業が与えた課題の達成率など、定量的な項目も取り入れることが大切です。

また、プロセス評価を導入すると、人事評価のあり方が大きく変わります。人事担当者向けにプロセス評価の実施ルールを作成し、既存の人事評価制度との違いを明らかにすることも大切です。

5. プロセス評価に欠かせない2つの評価基準

プロセス評価の評価基準は業態や業種によって異なります。しかし、多くの業種に共通する評価基準に「自己成熟性」と「意思決定」の2つがあります。

5-1. 自己成熟性

自己成熟性とは、自分の能力を客観的に把握できているかなど、自己理解度やビジネスマナーが身に付いているかなどを指します。自己成熟性を評価する具体的な項目は以下の通りです。

  • 有事にも冷静な判断ができるか
  • 誠実さがあるか
  • ストレスに対する耐性の有無
  • 周囲への思いやりや気配りができるか

5-2. 意思決定

意思決定とは、目標を達成するために自己責任の範囲内で適切な手段を選択して行動することです。業務中は意思決定を必要とするシーンが重なるため、欠かすことができない評価項目と言えるでしょう。

具体的には、意思決定に積極性があるか、柔軟性や迅速性があるかなどを評価します。ただし、意思決定は評価者によって評価結果に差が出るため、あらかじめ模範となるロールモデルを用意しておき、評価のポイントなどを明らかにしておく必要があります。また、このことは従業員にも周知し、目指すべき意思決定とは何かを従業員にも理解してもらいましょう。

6. プロセス評価シートの書き方

プロセス評価は評価シートを使うのが一般的です。記載項目は従業員の名前、評価者の名前、評価日、目標などです。

評価結果の記載方法としては、5段階評価や「できる/できない」で判断する形式などがあるため、自社に合う評価シートを使いましょう。また、従業員が自ら評価をおこない、評価者と面談をおこなって最終的な評価を決める形式もあります。

いずれにせよ、プロセス評価の内容を適切に管理できるシートを活用し、公平性の高い評価につなげましょう。

7. プロセス評価を導入するときの注意点

手帳をみながら悩む女性

プロセス評価を導入するときの注意点は2つあります。

  • あいまいな評価項目は逆効果
  • 結果とプロセスのバランスが重要

「十分に努力したか」「頑張っているか」など、あいまいな評価項目を設定すると、逆に人事評価制度の公平性を損なう可能性があります。プロセス評価は、長期的に企業の利益につながる行動を評価するための手法です。企業にとって望ましい人物像から逆算し、明確な評価項目を設定しましょう。

また、業績評価はデメリットばかりではなく、さまざまなメリットがあります。たとえば、業績評価は人事評価の基準がわかりやすく、うまく活用すれば短期的なモチベーションを高めることが可能です。業績評価とプロセス評価のバランスを意識し、両者のメリットを活かした人事評価をおこないましょう。

8. プロセス評価の重要性を知り、人事評価制度の見直しを

面談する女性

プロセス評価は、成果や業績につながる過程(プロセス)に着目する評価制度です。従来の業績評価とプロセス評価を組み合わせることで、より公平な人事評価制度を構築できます。プロセス評価は、従業員のモチベーションを高め、長期的な視野を養うことができる手法です。プロセス評価の重要性を知り、人事評価制度の見直しに向けて取り組みましょう。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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