人事評価システムとは、これまで人事担当者が行っていた人事評価に関するさまざまな業務を効率化できるシステムのことをいいます。
人事評価は適切に行わなければ社員のモチベーションを低下させたり、人間関係を悪化させたりするなどのリスクがあり、企業にとっては非常に大切な業務です。しかし、適切な人事評価をするためには、多大な時間や手間もかかります。
そこでおすすめしたいのが、今回ご紹介する人事評価システムです。本記事では、人事評価システムの具体的な機能やメリット、人事評価システムの選び方やおすすめのサービスなどをわかりやすく解説します。
目次
クラウド型人事システムでできることについてなんとなくのイメージはできたが、どんな操作画面でどんな情報が登録できるのかなど、より具体的な情報をお求めの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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1. 人事評価システムの機能
一口に人事評価システムといっても、その種類はさまざまであり、利用できる機能も製品によって異なります。
ここでは、そんなさまざまな人事評価システムの中でも、とくに多くの製品に見られる代表的な機能をご紹介します。
1-1. 人事評価システムとは
人事評価システムとは、これまで人事担当者がおこなっていた人事評価に関するさまざまな業務を効率化できるシステムのことです。評価シートの作成から人事の最適化までを一元管理できるため、人事評価にかかる手間や労力を大幅に削減することが可能です。
しかし、一口に人事評価システムと言っても機能は異なります。評価に特化したタイプを「人事考課システム」、多機能タイプを「タレントマネジメントシステム」「人材管理システム」などと呼ぶこともあります。
後ほど、人事評価に対応したシステムやサービスも紹介します。
1-2. 人事評価に関する機能
従来の人事評価業務では、エクセルで管理をしたり評価シートを紙に印刷したりするようなケースが少なくありませんでした。しかし、人事評価システムを使えば、クラウド上やソフトを使って評価の管理ができるため、複数の社員の間でスピーディーに情報共有ができます。
人事評価に関する情報が電子化されるため、評価シートをペーパーレスで共有することも可能です。
人事評価制度自体がまだ整っていないという場合には、制度の構築から行えるサービスもあります。
1-3. 人事情報の管理機能
人事評価システムの多くは、人事評価に関するツールだけでなく、社員の住所やプロフィール、マイナンバーの申請などの基本的な人事情報の管理も可能です。
たとえば複数の拠点で社員の情報を管理している状態でも、人事評価システムを使えば人事情報を一元管理できるため、人事情報を素早く検索・共有できます。特に人事情報は秘匿性の高いので、ツールを使った管理がおすすめです。
1-4. 人材管理に関する機能
人事評価システムの中には、社員のスキルや実績などを把握し、キャリアアップに活かせるための研修を自動的に管理できるサービスもあります。
このような機能を活用することで、採用管理だけではなく、その後の各社員のスキル開発をおこなうことができ、人材の戦略的な管理が可能になります。そうすれば、社員を無理なくそれぞれの適正やスキルに応じた部署に配属することができ、必要に応じてセミナーを実施したり、個別に指導をおこなったりすることもできるでしょう。
さらに、適切な人員に配置ができることで、過剰に社員を確保することが抑えられるため、人件費の削減にも繋がります。
クラウド型人事システムの機能についてなんとなくイメージはできたが、どんな操作画面でどんな情報が登録できるのかなど、より具体的な情報をお求めの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
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2. 人事評価システムのメリット
社員を評価するためには、必ず人の目や人の手が加わるものです。しかし、人が人を評価する以上、完全に客観性を持って評価をすることはなかなか容易ではありません。
しかし、人事評価システムを導入することで、個人の主観ではなくデータに基づいた評価が可能になるため、公平性の高い評価が実現できます。
そこで、以下では人事評価システムを導入するメリットを解説します。
2-1. 人事評価業務の効率化
人事評価は日々の勤務態度や業務の進め方、成果などを反映しなくてはならないため、かなりの時間や手間がかかります。
人事担当者や上司による評価シートの作成はもちろんのこと、面談の実施や面談内容のまとめなど、業務は多岐にわたります。さらに、これらをエクセルのような基本的な事務用ソフトで処理をしようとすると、フォーマットの作成だけではなく入力にも時間がかかってしまいます。
しかし、人事評価システムがあれば評価に必要なフォーマットがあらかじめ作成されているため、作業時間だけではなく人的コストも削減できます。さらに、集計や分析がスピーディーに行えるため、社員へのフィードバックも早くなるでしょう。
2-2. 人材配置の最適化
人事評価システムでは、評価基準が明確になるため、「どのような理由からこのような評価になったのか」「何を改善すれば評価が上がるのか」といったことも可視化できます。
人事評価の中に、企業として取り組むべき課題を取り入れることで社員の方向性が定まり、社員が一丸となってよりスムーズに経営課題に取り組むことができるでしょう。
さらに、抽出した社員のスキルや実績データを活用し、人員配置に利用すれば、より最適なメンバーでプロジェクトを進めることも可能になります。
2-3. 納得感のある評価が得られる
従来の人事評価は社員それぞれの成績や就業態度に加え、上司の主観に大きく左右されることも珍しくありませんでした。
なぜそのような評価になったのかを上司がきちんと社員に説明し、社員が納得できるものであれば問題はないでしょう。しかし、どれだけ上司が説明しても、評価の内容によっては不満を抱かれたり、納得感が得られなかったりして、結果として離職に繋がることもあります。
人事評価システムであれば、評価基準や結果が明確になり、評価自体もより客観的なものになります。上司だけの判断ではなく、きちんとシステムによって判断されているという意識を社員が持つことで、社員も納得感のある評価を得られるでしょう。
3. 人事評価システムのデメリット
上記のように、人事評価システムには多くのメリットがあります。しかし、以下のようなデメリットがあることも確認しておきましょう。
- 上司や管理職など評価する立場の人には人事評価の知識が必要であり、スムーズな運用には一定の時間がかかる
- 現行の評価シートをそのまま移行できない可能性がある
- 既存の人事システムや給与システムと連携できない可能性がある
- 自社に合う人事評価システムの見極めが必要になる
人事評価システムを導入したからといって、手放しで人事評価がおこなえるわけではありません。優れたシステムを導入しても、評価者の知識や分析力が十分でなければ適切な人事評価は実現できないでしょう。
そのため、評価者に対して定期的に研修を実施するなどして、人事評価の知識や理解を促すことが大切です。
また、人事評価システムの導入に伴い、現行の評価システム・体制を引き継げない可能性があります。そのため、多数の人事評価システムの中から自社に合うサービスを選ぶことも重要なポイントです。
4. 人事評価システムの選び方と比較ポイント
人事評価システムにはさまざまな種類があり、いずれも従来煩雑化していた人事評価システムをスムーズに進められるような工夫がされています。
しかし、人事評価システムであればどれもが同じ内容というわけではなく、人事評価システムにもそれぞれ得意分野とそうでない分野があります。導入コストやランニングコストだけがかかってしまい、満足の得られない結果にならないためにも、人事評価システムの選び方にはいくつかの注意が必要です。
そこで、ここからは人事評価システムの選び方をご紹介します。
4-1. 目的の明確化
まずは、なぜ人事評価システムを導入したいのか、目的を明確にしましょう。
たとえば人事評価の効率化ができればいいという場合もあれば、人材育成や管理コストの削減も行いたいという場合もあるでしょう。
機能が充実していればいるほど、人事評価システムのコストも高くなってしまう傾向があるため、目的に応じたシステムを選びましょう。
4-2. 企業規模に合わせる
人事評価システムの中には、大企業、中小企業、ベンチャー企業など、企業のタイプによって搭載されている機能が異なる場合もあります。
たとえば、中小企業が大企業向けの人事評価システムを使うことで、余計な機能が多く、使いづらく感じてしまう可能性があります。人事評価システムを選ぶ際には企業規模や企業の状況に合ったものであるかも確認しましょう。
4-3. 操作性を確認する
どれだけ便利な機能が搭載されていても、使い方が複雑だったり、手順が多かったりするものだと日々の業務のストレスに繋がりかねません。また、使用する人数が多い場合は最初に説明をする必要があるため、操作性はよりシンプルなものが求められます。
人事評価システムを提供している企業の中には、無料で試用できる期間を設けていたり、体験を実施したりしているケースもあるため、積極的に利用してみましょう。
4-4. 連携性
既存のシステムがほかにある場合は、既存のシステムと連携できるかも大きなポイントです。
既存のシステムとスムーズに連携がとれ、データ移行などに時間がかからないものが理想です。導入までにあまりにも時間や労力がかかるものについては、再検討する余地があるといえるでしょう。
5. 【厳選10社】価格や機能を比較！自治体でも利用されるクラウド人事評価システム
人事評価システムは、大き分けて2種類あります。1つは人事管理全般に対応しているタイプ、もう1つは人事評価に特化したタイプです
ここでは、それぞれのタイプの人事評価システムサービスを紹介します。
5-1. 人事管理全般に対応している人事評価システム
| サービス名 | 特徴やメリット | 料金 |
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HRBrain （株式会社HRBrain）
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要問い合わせ |
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カオナビ （株式会社カオナビ） |
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要問い合わせ |
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HRMOSタレントマネジメント （株式会社ビズリーチ） |
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要問い合わせ |
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タレントパレット （株式会社プラスアルファ・コンサルティング） |
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要問い合わせ |
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One人事[タレントマネジメント] （One人事株式会社） |
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要問い合わせ |
5-2. 人事評価に特化した人事評価システム
| サービス名 | 特徴やメリット | 料金 |
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WiMS/SaaS人事考課システム （株式会社ソリューション・アンド・テクノロジー） |
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要問い合わせ |
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GooooN （株式会社ビジネスネットコーポレーション） |
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1ライセンス当たり、月額15,000円 |
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あしたのクラウド （株式会社あしたのチーム） |
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月額45,000円～ |
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SmartHR （株式会社SmartHR） |
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要問い合わせ |
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ヒョーカクラウド （株式会社シーグリーン） |
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月額30,000円～ |
6. 脱エクセルと人事評価システムの導入で業務効率化を目指そう
これまで、エクセルを使った独自の人事評価シートを使用していた企業は多かったですが、近年はペーパーレス化やクラウド化が進んでいることもあり、人事評価システムを導入する企業が増えています。
人事評価システムは、システムを扱う人の業務効率化だけではなく、その会社で働く社員の満足度にも繋がるものです。さまざまな種類の製品が販売されているため、比較・検討を重ねながら自社に合ったものを導入しましょう。
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