人事考課システムの機能やメリットは?選び方のポイントや厳選5社の特徴を比較 |HR NOTE

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人事考課システムの機能やメリットは?選び方のポイントや厳選5社の特徴を比較

  • 組織
  • 人事評価

同じ物差しで測ってシステム的に人事考課をおこなう人

従業員の能力や成果を査定する人事考課は、人事担当者にとって負担が大きい業務のひとつです。従業員一人ひとりの成績を評価し、集計し、昇給・賞与・昇格と紐づけるだけでも、非常に多くの工数がかかります。人事考課の効率化なら、「人事考課システム(人事評価システム)」を導入しましょう。

本記事では、人事考課システムの主な機能や、ツール選びのポイントをわかりやすく解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. 人事考課システムとは?

PCでグラフを作成する男性

まずは、人事考課システムがどのようなものなのかを理解しましょう。

1-1. 人事考課システムは「人事考課を効率化するツール」

人事考課システムは、人事考課に必要なさまざまな機能が揃ったツールです。人事考課システムがあれば、手間のかかる業務をシステム上で(クラウドサービスの場合はWebベースで)おこなうことができます。

1-2. 人事考課における課題

人事考課では、人事担当者、考課者(評価者)、考課対象者(従業員)など、さまざまな人々が関わります。評価シートを紙やエクセルで作成すると、従業員一人ひとりに配布したり、担当者が回収したりする手間がかかります。

人事考課システムを導入すれば、評価シートの作成や入力、集計がシステム上で完結するため、人事考課を効率化することが可能です。

1-3. 人事考課システムのメリット

人事考課システムの導入によるメリットには以下のようなものが挙げられます。

  • 人事評価業務の効率化
  • 人事情報が一元化でき、人材配置の最適化につながる
  • 従業員のモチベージョン維持・向上
  • 評価の公平性が確保されやすい

人事考課システム導入の最大のメリットは、人事評価業務の効率化です。このためにシステムを導入するといっても過言ではありません。

評価業務は多くの工数がかかり、担当者の精神的負担は計り知れません。システムによりアンケートの配布・回収から分析や改善策の提案・実施まで一貫しておこなうことができれば、人事評価業務の負担を大幅に削減できるでしょう。

また、人事考課システムなら評価者の主観を排除でき、さらに、人材配置のように人事評価以外のシーンでも活用することが可能です。

人事考課システムの導入によって評価制度の透明性が向上するため、従業員からの納得も得やすく、さまざまな方面においてよい影響をもたらしてくれるでしょう。

2. 人事考課システムに搭載された機能

電子パッドで操作する男性

人事考課システムの機能は、大きく分けて7つあります。

  • 従業員情報の一元管理
  • 評価項目の設定
  • PCやスマートフォンからの評価入力
  • 目標の進捗管理
  • 評価結果の分析
  • ワークフローの設定
  • ほかのシステムとの連携

人事考課システムの主な機能を知り、自社の業務に有効活用しましょう。

2-1. 従業員情報の一元管理

人事考課システムには、従業員の経歴や取得資格、研修の参加記録、過去の考課結果など、さまざまな情報を入力できます。入力した情報はデータベース化されるため、従業員情報を好きなときに閲覧し、人事考課に役立てることが可能です。

従業員データベースの情報は、ほかのシステムと連携して利用することもできます。

2-2. 評価項目の設定

人事考課システムでは、任意の評価項目を設定した評価シートを作成できます。評価項目ごとにウェイト(重み)を設定し、考課結果を数値化することも可能です。

また、人事考課システムによっては、考課者が自由にコメントを入力する機能もあります。人事考課の根拠や着眼点がわかるため、従業員により納得してもらうことが可能です。作成した評価シートは、システム上で配布したり、結果を集計したりできるため、人事担当者の負担も軽減できます。

2-3. PCやスマートフォンからの評価入力

紙やエクセルで評価シートを作成する場合、考課者一人ひとりに評価シートを送付し、記入してもらう手間がかかります。人事考課システムを導入すれば、PCのWebブラウザやスマートフォンのアプリから評価を入力できるため、スムーズに人事考課を終えることが可能です。

評価シートの配布や印刷といった事務作業を減らし、よりコアな業務にリソースを集中できます。また、評価シートのペーパーレス化により、インク代やコピー用紙代などのコスト削減にもつながります。

2-4. 目標の進捗管理

MBOやOKRなど、人事考課に目標管理を取り入れる企業が増えています。人事考課システムなら、従業員一人ひとりの目標や達成度をリアルタイムに管理することが可能です。従業員の進捗が遅れている場合は、システム画面を通じて上司が指示を出し、すばやく軌道修正を図ることもできます。

また、過去の目標設定や達成状況をまとめて確認し、従業員の成長の推移を確認することも可能です。人事考課システムを適切に運用できれば、従業員のさらなる成長につなげることができます。

2-5. 評価結果の分析

人事考課システムには、「ダッシュボード」と呼ばれる機能が搭載されています。ダッシュボードとは、人事考課の結果などを自動で集計し、図やグラフで表す機能です。従業員一人ひとりの状況を視覚的に把握できるため、人事考課に基づく昇給・賞与・昇格の判断をすばやく下すことができます。

2-6. ワークフローの設定

人事考課は、公平性を保つために2人の考課者を設け、以下のような流れで行う企業が一般的です。

  1. 人事担当者が評価シートを作成する
  2. 評価シートを従業員に配布し、自己評価をさせる
  3. 評価シートを回収し、1次考課者(直属の上司)に配布する
  4. 評価シートを回収し、2次考課者(上司の上司)に配布する
  5. 評価シートを回収し、最終評価を実施する

人事考課では、人事担当者以外にも多くの人が関わるため、ワークフローを整備し、誰がいつどのような作業をするのかを明確化する必要があります。人事考課システムがあれば、ワークフローに沿って1次考課者や2次考課者を指定し、スムーズな流れで評価をおこなうことが可能です。

2-7. ほかのシステムとの連携

人事考課システムは、人事管理システムや給与計算システムなどのシステムと連携できます。人事管理システムと連携すれば、昇格や昇進などの考課結果を人事データに反映させることが可能です。同様に、人事考課システムと給与計算システムの連携により、考課結果を従業員の給与や賞与に自動で反映させ、手間を省くことができます。

3. 人事考課システムを比較する際のポイント

チェックボックスが並んでいる様子

人事考課システムを比較するときのポイントは4つあります。

  • クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型か
  • 評価シートが見やすく、操作しやすいか
  • ほかのシステムとの連携に手間がかからないか
  • さまざまな評価制度に対応しているか

3-1. クラウド型・オンプレミス型・パッケージ型から選ぶ

人事考課システムには主につの種類があり、それぞれに特徴が異なります。

種類 特徴
クラウド型
  • インターネット環境があれば利用できる
  • 利用場所を選ばない
  • 比較的コストが安価
  • カスタマイズ性が低い
オンプレミス型
  • 自社にサーバーを構築する必要がある
  • 初期費用が高い
  • カスタマイズ性が高い
パッケージ型
  • パソコンにインストールして使用する
  • 利用を継続する際に費用がかからない
  • カスタマイズ性が低い

人事考課システムは、インターネット環境があれば低コストで導入できる「オンライン型」が主流です。しかし、自社の目的に合わなければ、オンプレミス型やパッケージ型も検討してみるとよいでしょう。

3-2. 評価シートが見やすく、操作しやすいか

人事考課システムの主な用途は、評価シートの作成と入力です。評価シートには、業種ごとにさまざまな評価項目が記載されています。評価シートが見づらかったり、入力しづらかったりする場合、人事考課システムを導入しても作業が捗りません。無料トライアルなどを利用し、操作性や視認性が高い人事考課システムを探すことが大切です。

3-3. ほかのシステムとの連携に手間がかからないか

人事考課システムは、人事管理システムや給与計算システムと連携することで本領を発揮します。人事考課システムを導入するときは、ほかのシステムとの連携に手間がかからない製品を選びましょう。

システム連携の方法は、人事データをCSVファイルなどの形式で出力する方法と、API(Application Programming Interface)の仕組みを利用して、システム同士を直接連携させる方法の2種類に分けられます。API連携が可能な人事考課システムなら、システム連携の際にCSVファイルを出力したり、ほかのシステムに取り込んだりする手間がかかりません。

3-4. さまざまな評価制度に対応しているか

人事考課システムによっては、特定の評価制度にしか対応していない場合があります。目標管理制度(MBO)、コンピテンシー評価、360度評価、バリュー評価など、さまざまな評価制度に対応した人事考課システムを選びましょう。将来的に人事考課制度を見直しても、システムの評価項目を変更すれば、そのまま使い続けることができます。

人事考課制度は種類によって組織や従業員へもたらす影響が異なってきます。例えば、能力主義に主軸をおけば即戦力が評価される環境になりますが、応じられない従業員が離職を考えるリスクをはらみます。現状の自社には何が不足しておりどの点を伸ばすべきかといった点から導入する人事考課制度を選択する、といった考え方もできるのです。

当サイトでは一般的な人事評価制度の種類や導入の流れについてまとめた「人事評価の手引き」を無料で配布しています。自社にとって適切な人事評価制度を検討するために、まずは人事評価制度について網羅的に理解したいという方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

4. 人事考課システム導入の流れと注意点

人事考課システムを導入したからといって、すぐに公平性の高い評価を実施できるわではありません。スムーズな導入・運用にするには、事前に流れや注意点を確認しておくことが大切です。

4-1. 人事考課システムを導入する流れ

手順 概要

自社の課題を洗い出し、

導入の目的を明らかにする

  • 人事評価における課題や目的を洗い出す
  • 最適なシステムを選ぶ際にも重要
現状の評価制度を見直す
  • 今の評価制度を見直し、どのような評価方法が最適か見極める
  • 導入するシステムによって評価方法が異なるので、評価方法に問題がなければ、現状の評価方法を採用しているシステムを選ぶと導入がスムーズになる
システムに必要な機能を洗い出す
  • 自社でおこないたい評価制度が決まったら、それに必要な機能が何かを見極める
  • 一般的に機能が多いほどコストも高くなるため、本当に必要な機能だけを採用するのが堅実
システムの検討・選定
  • さまざまなサービスを比較することが大切
  • 無料体験などを利用して、操作性なども確認しておく
社員への通知
  • 評価制度の変更や、新たなシステムの導入などについて周知を徹底する
  • 評価制度は従業員の昇給・昇格に影響するため、従業員の納得を得られるようじっくりと時間をかけて丁寧に説明する
運用ルールの設定
  • アクセス権限の付与など、システムを運用するにあたって必要なルールを設定する
システムの導入
  • スムーズな運用までにはある程度時間がかかることを理解しておく
  • 導入後のトラブルに備え、サポート体制が充実したサービスを選ぶ

4-2. 人事考課システムの導入に関する注意点

人事考課システムの導入により評価業務の工数を大幅に削減することが期待できます。しかし、評価方法を変更したり、一部の業務については引き続き人事担当者がおこなったりと、以下のような点があるので注意が必要です。

  • 評価方法や評価シートを刷新するケースが出てくる
  • 人事評価のスキルは維持しなくてはならない
  • 社員からの質問や不満には誠実に対応する
  • 必要に応じてミーティングや1on1面談をおこなう

人事考課システムを導入しても、評価業務の一切を任せられるわけではありません。評価者としてのスキルを維持したり、従業員の生の声を聞く面談などをおこなったりして、自社の評価制度がより公平で納得感を得られるものにしていく必要があります。

5. 【厳選5社】おすすめの人事考課システムの特徴や料金を比較紹介

最後に、おすすめの人事考課システムを5つ厳選して紹介します。

サービス名 特徴 料金

HRBrain

(株式会社HRBrain)

  • 人事評価に加え、タレントマネジメントにも対応可能
  • 人事評価の集計作業は完全自動化
  • サポート体制が整備されていて、理想の運用ができるまで提案・サポートしてくれる
要問い合わせ

カオナビ

(株式会社カオナビ)

  • 従業員の顔社員を登録でき、シンプルな操作性が好評
  • 人材情報を一元管理し、人材配置・育成などを最適化する機能を搭載
  • OKRやMBO、360度評価など、幅広い種評価方法が魅力
要問い合わせ

HRMOSタレントマネジメント

(株式会社ビズリーチ)

  • 人事情報は顔写真付きの従業員データベースで一元管理
  • 評価シートはクラウド上で配布・回収が可能
  • 目標進捗や提出状況を一覧で把握し、未提出者には自動リマインドが可能
要問い合わせ

wevox

(株式会社アトラエ)

  • 人事制度や研修の効果測定が可能
  • 従業員エンゲージメントを、アンケート結果をもとに可視化
  • サーベイのやりっぱなしを防ぎ、組織改善のサイクルを生み出すためのサポート体制も整備されている
要問い合わせ

SmartHR

(株式会社SmartHR)

  • 入社手続きや年末調整対応などをメインとしたシステム
  • オプションで人事評価機能も搭載可能
  • 人事評価の納得度を確認するための従業員サーベイ機能
要問い合わせ

6. 人事考課システムの主な機能を知り、自社に合ったツールを選ぼう

輪になっている人のモチーフ

人事考課システムには、従業員情報の一元管理、評価項目の設定、PCやスマートフォンからの評価入力、目標の進捗管理、評価結果の分析など、さまざまな便利機能が搭載されています。人事考課のワークフローを設定し、人事担当者や考課者の役割を明確化することも可能です。

人事考課システムを導入するときは、評価シートが見やすく使いやすいものを選びましょう。また、ほかのシステムとシームレスに連携できる製品や、さまざまな評価制度に対応した製品を選べば、導入後に後悔することがありません。

これを機に、自社の人事考課制度を見直し、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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